加強企業物資采購風險預防及管控的措施

□ 廣州 高長年

對于所有的企業來說，物資采購都是企業管理工作當中非常重要的一項工作，因為物資是保障，整個企業可以正常經營和運行的重要基礎之一，所以，對于企業來說所采購的物資的質量，很大程度上影響著企業的整體生產經營和管理等多方面工作的有效開展。所有的企業對于企業當中的物資采購環節都是非常重視的，但是在實際的生產過程當中，企業的物資采購會面臨非常多的不確定因素，導致企業物資采購發生問題的影響因素是非常多的，包括外部的和內部的多種因素，這些因素很容易導致企業的物資采購環節受到一些不太好的影響，從而對企業的正常運行產生一些影響。因此，所有的企業都需要對企業物資采購環節當中會出現的風險進行更加深入的探究，結合企業自身的實際問題來采取更加有效的和有針對性的措施來解決或者一定程度上控制物資采購當中容易出現的這些風險。

一、前言

對于企業的物資采購來說，整體的物資涉及的非常多，比如企業生產所需要的原材料和一些設備，或者一些工具和其他的輔助材料等，所以企業的物資采夠其實主要就是指以生產為目的的原料和主要的材料，以及輔助材料和設備配件以及工具等生產所需要的物資購買活動，很明顯物資采購這個環節是整個企業的物資管理過程當中非常重要的環節，那么，在實際的工作過程當中，就會發現在企業管理當中，物資采購所涉及的環節非常的多，所需要進行的流程也比較長，在這個過程當中出現的各種各樣的風險也比較大，為了更好地讓企業適應當前激烈的市場競爭，并在這樣激烈的市場競爭當中提高自身的競爭力，就必須要對企業的物資采購環節進行全面的梳理和整頓，對當中容易出現的風險進行分析，并根據這些風險，提出更加有針對性的解決措施，有效的控制和防范采購過程當中出現的這些風險。

二、企業物資采購當中存在的風險分析

因為整個企業的物資采購所要涉及的環節和流程都是非常多的，所需要的時間也比較長，那么，在這樣的長周期的工作過程當中，就非常容易產生更多的風險，如果想要在工作的過程當中更好地利用一些措施來解決或者避免這些風險的產生，或者在風險產生后及時地解決問題，首先就需要對企業采購過程當中可能會出現的問題和風險進行深入的分析，進一步明確，在企業物資采購過程當中容易出現的所有主要風險和問題，其次再進一步探討解決這些問題，或者避免這些風險的具體措施。

1.外因型風險。所謂的外因型風險，其實就是指在企業物資采購的過程當中，企業外部的一些因素對整個物資采購過程當中產生的一些影響而導致整個企業的物資采購出現一些意外和風險。那么，在企業外部的這些主要影響因素大概有五個方面：意外風險、價格風險、質量風險、技術風險和欺詐風險。這個風險詳細的來說，一旦出現任何一個問題，都會對企業的物資采購產生非常重大的影響。比如意外風險，就是指在企業進行物資采購的過程當中，遇到的各種意外突發情況所導致的企業采購的風險，比如在進行物資采購的過程當中突然受到經濟政策的影響，或者受到一些自然因素的影響而產生了比較大的價格變動，比如，在2021年入冬的時候，煤炭的價格一度漲到1800元一噸，但是在后來，國家的調控下煤炭的價格迅速回落，那么在這個過程當中如果企業在價格比較高的階段購入了大量的煤炭，對于企業的物資采購來說，就是非常重大的意外風險，因為沒有人會料到今年的煤炭價格會這么高，對于政府的相關政策也沒有辦法有效進行預測，因為這樣的高價格能源導致了后續生產的整個價格都上漲了。而價格風險就很好理解了，就是字面意思，如果企業需要采購的物資的價格波動比較大，那么一旦采購人員的判斷出現失誤，對所購買的物資的價格預判出現了錯誤，很容易就會導致在采購的過程當中出現問題，或者是在采購的過程當中遇到的一些供應商惡意提價，也會造成企業的物資采購的成本偏高，對整體的生產造成一定的影響。質量風險指的是在購買物資的過程當中，對于所購買的物資的質量檢驗出現了疏漏或者采購的供應商故意以次充好，后期提供的物資質量和前期溝通的物資質量不相符，那么對于企業來說，如果購買的物資的質量出現了問題，就會對后續的生產活動產生非常重大的影響。技術風險就是指的是在一個行業當中，所應用的一些技術的更新換代比較快，那么所購買的技術可能很快就會被淘汰，對于企業來說，如果企業當中需要更換的設備和技術的速度過快，就會對企業造成比較大的成本浪費，對整個企業的發展起到非常不好的影響。而最后一個欺詐風險，就是指企業在進行物資采購的過程當中，可能會存在一些欺詐行為，比如一些皮包公司會進行倒買倒賣，或者一些人利用虛假的主體身份和偽造的票據，以及不存在的產品證明來和企業簽訂相關的采購協議，那么這種欺詐對于企業的采購影響是比較大的。

2.內因型風險。企業在采購的過程當中，除了要面對外部的這些影響以外，還要面對企業內部可能會出現的一些問題所導致的物資采購風險。因此，對于企業來說，內部會存在的采購風險也包括五個方面：計劃風險、合同風險、驗收風險、存量風險和責任風險，這五大風險是企業內部對于企業采購所造成風險的主要原因。計劃風險對于整個企業的影響來說是最大的，因為所謂的計劃風險就是主要體現在企業要對市場的需求進行預判，然后根據市場需求的預判來決定企業物資采購的內容，所以，如果企業對于市場的需求預判不夠準確，或者是后期對于物資采購的需求和市場的需求預判，不能有效的結合，所采購的物資就會出現不符合企業需要進行的生產經營需求的問題，導致企業生產的內容沒有辦法符合市場的需求，或者導致企業缺乏必要的物資來生產原本預判的生產內容。那么企業所生產的內容與市場的需求不符的話，對于企業的影響就會非常大。合同風險主要指的是在企業進行物資采購的時候，需要簽訂購買合同，在購買合同的過程當中，如果對合同中的一些條款沒有進行仔細認真的核對，一些條款存在著界限不清或者主體模糊等問題，就會導致物資采購的過程當中出現問題的時候，對問題的解決缺乏足夠的依據。這樣的問題會對企業的整體經營和發展存在非常不良的影響。驗收風險主要指的是企業在進行物資的購買以后，要讓物資進入企業自己的倉庫，在入庫的時候就要對所購買的物資進行質量的檢查，如果這個檢查的過程不夠嚴格，對于所購買的物資的數量和規格以及具體的型號與質量等問題都不能進行更加有效的檢驗，在后期進行生產的過程當中，就會出現非常多的問題。存量風險則是指企業在進行生產的過程當中，對于物資是需要有一定的存儲量的，這個存儲量計不能過多，也不能過少，所以這就要求在企業進行購買物資的過程當中，要對所需要的物資進行有計劃的采購，不能讓物資存量和企業的實際生產規模不匹配，如果一旦企業的物資存量出現問題的話，很容易就會對企業的生產產生一些不好的影響，如果太少會給企業帶來損失，如果存量太多，也會占用企業的太多資金。最后一個責任風險主要指的是在整個采購環節當中的所有工作人員的責任心問題，如果在工作的具體環節當中所涉及的工作人員責任心不夠，或者自身的能力不足，對于采購業務還不能有效地完成，就會導致企業的物資采購出現或大或小的問題，這也是整個企業的物資采購當中的一些不可避免的風險。

三、對企業物資采購過程當中存在風險的預防和控制措施

通過對企業進行物資采購過程當中容易出現的一些風險，以及會產生這些風險和問題的根本原因以后，主要針對這些存在的問題，提出相應的解決措施或者防范措施，對一些可以避免的風險進行有效的解決，對于一些不可避免的風險，也要提出更加有效的解決措施，讓這些問題在產生以后可以得到及時的彌補，盡量減小這些風險對企業帶來的危害。

1.提出完整、準確的物資采購計劃。完整、準確的物資采購計劃是企業能夠進行采購的前提。企業生產技術部門根據自身的生產情況按年度、季度、月編制物資采購計劃，并按照企業的流程進行審批。

2.建立完善的物資采購管理流程。對于一家企業來說，整個物資采購是一個非常復雜的過程，所需要的環節是比較多的，所需要的時間也會比較長，如果在整個的物資采購過程當中，可以設計一個比較嚴謹的，有效率的采購流程，設計一個比較完善的物資管理制度，對于物資采購的整個環節進行有效管理，就可以很好地降低在采購過程當中出現問題的一些風險。比如從企業開始進行市場的需求調研，到市場的需求預判，再到物資的具體購買內容的確定，再到具體的采購過程，以及最終的合同簽訂以及產品驗收入庫等過程，全部都放到采購制度當中來，每一個環節都要制定比較嚴格有效的制度，并在企業的實際采購過程當中，有效地落實這些制度，讓每一個環節都可以在具體的制度下去進行，這樣明確的制度可以避免非常多的問題，同時還有對整個采購過程的管理制度的標準進行不斷的調整和完善，讓這樣的制度更加符合企業自身的現狀和需求，為企業的物資采購的每一個環節提供有效的開展依據。比如在進行物資采購的過程當中，對供應商的資質和產品的質量根據一定的要求和內容進行更加有效的調查，必須要確保采購的物資是符合企業需求的，在簽訂采購合同的時候，對于合同當中涉及的每一條條款都進行仔細的審查，最大程度上保障合同的有效性和公正性，如果采購的每一個環節都可以按照公司的相關規章制度做到盡善盡美，那么相信整個企業物資采購的風險就會大大降低。

3.強化采購合同。對于企業的物資采購來說，所簽訂的采購合同是非常重要的，合同當中不僅會體現前期已經談好了企業對于所采購物資的具體需求，以及相應的供應商索要提供的物資的所有數量、規格、質量等內容，還會涉及后續出現問題的時候主要的責任人應當歸誰，遇到一些問題時解決的方案等等。因此，在企業進行物資采購的過程當中，就必須要對合同進行強化，有效提高履約的效力，降低企業在后續物資采購過程當中出現的一些風險。為了有效提高所簽訂的采購合同的效力，在合同簽訂的過程當中，就要對合同進行會簽審批，及時的發現合同當中存在的一些不合理或者不合法的問題，并對這些存在的問題進行及時的糾正。如果遇到大額的采購或者一些專業性比較強的合同，還可以讓不同的更加專業的部門參與到會簽當中來，有效規避合同當中存在的風險。合同的內容如果足夠準確和真實，在后續出現問題的時候，就可以根據合同內容更加及時地解決問題。

4.加強采購人員的職業道德和業務能力。不管多么嚴謹的流程和制度，最終落實到位的都是人，如果可以有效地實現對整個參與企業物資采購流程的所有人進行培訓，讓參與物資采購的人員都可以具有比較高的職業道德和比較強的業務能力，那么就可以有效避免在企業的物資采購過程當中容易出現的一些問題和風險。如果采購人員具有比較高的職業道德，那么行賄受賄這樣的問題就會少很多，采購的物資就不會出現以次充好或者高價購買等問題，如果采購人員的業務能力比較強，那么它們就可以在物資采購的過程中實現更加專業的物資采購，比如在采購的過程當中用法律來維護企業的相關利益，購買到更加符合企業需求的高質量的物資等等。企業定期對采購人員加強廉潔教育和監察，確保采購行為公平、公正、陽光、透明。企業制定采購人員培訓計劃，對采購人員進行法律法規、采購流程和方法等方面的培訓，加強采購人員業務能力。

5.加強供應商管理。企業應定期對供應商的營業范圍、財務狀況、稅務資格、資質條件、質量保證能力、供貨業績、服務信譽等方面進行評價，擇優選擇供應商，建立合格供應商名錄。企業在物資采購時優先選擇長期合作、供應良好、質量優質的合格供應商，降低采購風險。對于惡意起訴、斷供、供應質量不合格產品或者有欺詐等行為的供應商，企業將其列入供應商合作警示名錄。

6.采取合理的定價機制。企業根據采購物資的特征，采取合理的定價機制。對于價格受市場影響較大的物資，企業采購時應采取浮動價結算機制，根據市場價格調整供應價格，這樣有利于保證買賣雙方的利益，避免在價格大跌時企業受損失，大漲時供應商又不愿意供。對于價格長期穩定、供應充足的物資，企業可以采取固定價結算方式，但雙方要約定好緊急情況下價格劇烈波動的處理方式。

四、結語

總體來說，在整個企業的物資采購過程當中，因為涉及的人和環節都比較多，所以存在著非常多的不確定性因素，這些不確定性因素對于物資采購自然會產生比較多的風險，因此，只要企業抓準自身物資采購所存在的主要問題，就可以進行有針對性的解決，那么一定可以在后續的工作當中，有效降低物資采購的風險。