高校收文工作提質增效的思考

文/漳州城市職業學院黨政辦公室 韓秾

根據由中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2012 年4月16 日發布的《黨政機關公文處理工作條例》規定，公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。其中收文階段主要包含簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復七個程序。學校收文管理工作作為公文處理的第一關，是學校溝通內外、聯系上下、開展工作的重要途徑，體現學校行政管理的工作效能。在學校“雙高”建設、提質培優、“三全育人”的背景下，如何在堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則下提高收文工作的規范性，提高收文質量和優化收文效率，助力學校實現提高效率，提升效能，提增效益，是收文工作必須重視的難題。

一、收文工作的現狀和特點

（一）收文的現狀。高校的收文渠道主要來自教育主管部門和本級行政主管部門，年收文數量約1800 份。文件處理采用線上線下雙規并行模式。借助信息化的廣泛運用，多數公文能實現全流程線上辦理，公文流轉效率顯著提升，公文辦理進一步規范化、科學化。與此同時，公文流轉的保密性、嚴肅性也不容忽視。如何在實現公文處理質量和效率最大化的同時，準確把握公文處理的基本原則，恪守政治底線，是做好收文工作必須思考的命題。

（二）收文的特點。1.渠道多。除常規教育主管部門的公文平臺和政務平臺外，各業務部門將收到的業務通知轉交辦文秘書統一處理。通知涵蓋宣傳教育、組織人事、教務管理、學生管理、思政教育、疫情防控、繼續教育、科研管理、信訪投訴、合作交流等方面。2.形式多。隨著信息化的普及，絕大多數非涉密的公文以電子公文的形式下發，但傳統的郵寄、傳真、光盤、電子郵件、電話通知、領取文件仍占有一定的比例。3.文種多。職業院校進入內涵式發展階段，在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等方面與本系統和企業、行業的工作交流、業務往來逐漸增加，相應的文種也日漸豐富，尤以通知、意見、通報、批復、函居多。4.數量多。通過統計，歷年來的公文數量呈逐年增加的趨勢。尤其是2020 年新冠肺炎疫情以來，公文數量陡增近30%，年均收文約2200 份，甚至出現一份公文先后在多個平臺下發的現象。

二、收文工作存在的難點與痛點

（一）職責分工不明確。在收文過程中，由收文秘書起草擬辦意見。校領導的工作分工和各部門的工作職責是起草擬辦意見的重要依據。通常而言，大多數文件指向明確，借鑒往年的處理經驗，能快速明確牽頭部門，相關部門協同配合完成。但一些非常規的無對口部門、涉及多部門、臨時性的緊急文件往往讓辦文秘書難以把握。非常規的工作若無及時劃分到部門的工作職責中，加以行文，收文秘書只能以相近的工作職責或有開展類似工作為依據進行擬辦，容易造成擬辦意見不準確。由此帶來的后果是相關部門之間互相推諉扯皮，需要多次請示領導方能交辦，造成人力和時間的浪費，而很多時限性強的文件難以如期辦結。

（二）交辦傳閱不規范。受限于信息化建設和設備的短板，許多學校尚未建立校園局域網，未能配齊內部國產計算機及相關設備。即使配備了，也可能會因使用程序繁瑣而不愿使用。由此引起的窘境是，一方面，現有的硬件難以滿足處理此類文件的信息安全保障要求，繼續使用則違反文件安全保密要求，甚至可能因處理不當造成嚴重的后果；另一方面，各部門依賴高效便捷的辦公系統，其文件傳閱范圍難以掌控[1]。

（三）公文管理不嚴謹。收文工作看似由七個步驟組成，實則是一個細致繁瑣的流程，每個步驟環環相扣，互相關聯，形成一個有機的整體。收文崗位因人員流動、工作調動無法及時做好銜接工作，缺乏辦文的連貫性[2]。每一任辦文秘書的工作方式和習慣不一，文件辦理質量參差不齊，缺乏辦文的一致性。收文臺賬登記不完整，登記的文件與簽收的文件無法一一對應，內部敏感文件保存介質隨意。

（四）催辦督辦不到位。在實際工作中，來自各渠道的公文一天可多達10 份左右，每份文件從簽收、登記、初審到承辦、傳閱，進度不一，秘書往往身兼數職，難以精準掌握經手的每一份公文的辦理進度和結果，只能急事急辦、特事特辦，盡可能在時限內把公文辦結。即便如此，逾期未辦結、待主管部門催辦的現象仍偶有發生，不僅延誤了重要材料的上報，而且極大地影響了學校的對外形象。對于多次催辦未辦結、辦理質量不高的行為存在考評空白地帶，普通催辦對承辦部門不具有約束力。

三、收文工作問題的原因分析

（一）制度建設不完善。收文工作雖然由人、設備、辦公系統三方共同完成，但并非不能實現標準化、規范化辦文，其中主觀因素對收文工作的影響最大。急事、特事、難事的處理十分考驗辦文秘書的綜合能力。收文無章可循、銜接不暢，收文辦理質量飄忽不定，錯辦、誤辦、漏辦無法追責，缺乏一套完整、符合校情并能行之有效的收文制度是問題的根源所在。

（二）未及時理清部門職責。學校發揮社會服務的功能日漸凸顯，一些非常規的工作在部門職責劃分時出現“真空”地帶，即無對口的承辦部門。由于沒有根據形勢的變化及時收文辦理更新各部門職責（含臨時成立的機構和掛靠的部門），造成一些部門“不敢為”“不能為”“不想為”，導致交辦工作時部門間“踢皮球”，勢弱的部門總是當“接盤俠”，影響工作積極性。

（三）收文辦理秘書素質不高。學校是政府履行教育職責的重要載體和實現公民受教育權的重要保障，收文工作是傳達黨和國家各項政策的主要方式，具有高度的政治性和嚴肅性。然而，多數秘書缺乏專業背景，上手慢且疏于總結提升，缺乏統籌全局的能力；重事務性工作，輕政治理論學習，政治敏銳性、政治鑒別力、文件保密意識、責任意識均有待提高。

（四）缺乏考核監管機制。收文辦理質量不穩定，誤辦、漏辦、漏報多次發生，公文要素登記不全，相同的錯誤一錯再錯，逾期未辦結等問題屢禁不止，除了缺乏收文辦理制度外，還缺少辦文考核監管機制。收文辦理的各環節均存在風險點，線上線下公文是否對應、程序是否規范、便宜行事是否妥當、公文是否按時辦結、材料是否按時報送、公文辦理效率、公文是否及時立卷歸檔等，這些風險點都能影響一份公文能否保質保量順利辦結[3]。缺乏考核監管機制，未增加對不當的收文辦理行為加以約束管制條例，沒有從根本上認識到不當行為造成的嚴重后果，輕則影響工作開展進度，重則違反紀律，突破紅線。

四、做好收文工作的對策與建議

（一）增強“三意識”，筑牢底線思維。1.增強政治意識。收文工作是大政方針、各類信息流轉的樞紐，國際形勢風起云涌，變幻莫測，科學技術迭代升級，學校作為教書育人、傳播文化知識的主陣地，面臨諸多挑戰，收文辦理秘書面對更加復雜多變的新情況。因此，收文辦理秘書要加強政治理論學習，堅定政治立場，在思想和行動上始終與黨和政府保持一致，堅決擁護黨的領導，落實立德樹人根本任務，在紛繁復雜的形勢下時刻保持清醒的頭腦，提高政治敏銳性、判斷力和領悟力。在實際工作中，對標對表黨中央的精神，嚴守政治紀律和政治規矩，始終繃緊政治這根弦，自律自省，修身立德，鍛造鋼鐵一般的優良品質；2.增強保密意識。收文工作涉及大量信息，崗位的特殊性決定了收文辦理秘書不可避免地會接觸到敏感、涉密信息，信息化的廣泛運用使線上辦公成為常態，在提供便捷的同時也增加了信息泄露的風險。作為公文的管理者和收文工作的信息源，保密意識是秘書的生命線，應加強保密知識學習，定期接受保密工作培訓，對于內部敏感資料和涉密文件從簽收到辦結全過程要嚴格遵守保密工作規定，完善借閱、復印、清退手續，在指定的涉密、內部設備上處理公文。技術部門升級辦公系統功能，嵌入智能識別敏感字句模塊，與各部門簽訂保密承諾書，加大力度開展保密宣傳教育，通過人防、物防、技防三管齊下，提升學校保密工作水平，杜絕泄密風險；3.增強責任意識。收文工作日漸繁重，已不再僅限于常規的上傳下達、承上啟下作用。辦文質量是否穩定、公文管理是否規范，能否在急難險重任務面前頂住壓力，保持高水準辦文，能否犧牲休息時間處理非工作日、非工作時間特急、緊急公文，都對收文辦理秘書的責任意識提出更高的要求。在思想上，要加強對收文辦理秘書責任意識的教育，切實承擔起崗位職責，做到“文經我手無差錯、事交我辦請放心”。在具體工作中，實行收文值班制度，做到周末與工作日、工作時間與非工作時間不間斷在崗值守，確保公文隨來隨辦、日清日結，嚴把政治關、程序關、審核關、辦理關，落實公文“零差錯”“零辦結”的要求。

（二）健全“三制度”，實行規范管理。1.健全收文辦理制度。健全收文制度是適應新形勢下高標準、高質量公文處理工作的必然要求。制定健全、與時俱進、因校制宜的收文辦理制度，輔以相應的催辦督辦、保密審核、追責獎懲制度，以清單式工作模式為抓手，實行臺賬管理、掛號銷賬，形成一套健全完備的責任機制，明確收文辦理程序和操作要求，明晰辦文各個環節、各類人員的職責和權限，形成壓力傳導，以制度的剛性約束力為收文工作提供長效的驅動力，為實現收文工作的規范化、科學化、安全化提供制度基礎，維護學校文件的規范性、嚴肅性和權威性；2.健全考核監管制度。根據收文辦理的原則，分析辦文各階段的特點、難點、目標，制定與之相對應的考核指標，例如臺賬登記要素是否齊全，擬辦意見是否準確，公文傳閱是否規范、電子公文與紙質公文區別辦理，是否按期辦結反饋，辦文時長跨度，是否正確使用內部涉密設備等，尤其是敏感事項、重要領域、關鍵環節、容易犯錯和疏忽的細節。要求秘書對公文做到心中有數，實時掌握辦理進度，及時反饋答復。同時制定公文錯情通報制度，定期“收錯”整理簽收辦理不及時、催辦未果、未按時報送的文件，通過“曬錯”達到反向“糾錯”的目的，以錯示警、以例促改[4]。在遵循收文辦理制度基礎上，建立考核監管制度，進一步提升辦文質量；3.健全經驗交流制度。學校收文工作經過多年的探索和磨合，逐漸形成較為固定的收文辦理模式，相應地缺乏對問題的發現和思考，對文件精神吃不透，容易陷入經驗主義和教條主義，創新意識不夠，不足以應對新情況。針對上述情況，可以實行“內部定期交流+外部培訓借鑒”模式。一方面，定期開展收文工作內部交流會，通過收集各層級人員對收文工作的意見建議，加強對重點環節的答疑解惑，使收文工作在實現規范化、精細化的同時兼具人性化；另一方面，積極參加辦公室業務技能培訓，通過培訓更新公文知識，提高辦文技能。增加橫向交流學習，密切與兄弟院校的溝通交流，借鑒先進的經驗和做法，切實提升辦文秘書的職業素養和專業水平，助力提高公文服務質量[5]。

（三）實行“三分類”，精細公文流轉。1.分類登記。明確區分涉密與非涉密文件，對非涉密文件根據文件的公開屬性分類登記，建立專項收文臺賬，對來文進行分類編號，全要素登記來文的日期、來文單位、收文來源、標題、文號、密級、公開屬性、收件人、呈送時間、領導批示、報送時間、經辦部門、交辦和辦結時間、是否歸檔等信息，以臺賬的形式呈現辦文各環節，通過分類登記實現收文辦理全流程管理閉環，做到隨時有“案”可查；2.分類處理。在初審環節，按照輕重緩急的原則快速甄別判斷公文的緊急和重要程度，可分為“緊急且重要”“緊急但非重要”“非緊急但重要”“非緊急且非重要”四類，采用“一類文一類策”，對緊急來文，如征求意見稿、會議通知等公文，實行“所涉單位先行閱辦+報送領導緊急批示”的公文“并聯”流轉模式，多渠道協同推進[4]；對有時限要求的公文，通過提醒督辦、參與指導等保證文件辦理有速度、有質量；對閱知性文件，要做到不漏傳、不漏辦，文件不遺失；3.分類跟蹤。前期的全要素全流程的臺賬登記可服務于后期的分類跟蹤。根據文件的公開屬性和緊急重要程度，靈活分類跟蹤。對于不予公開和內部敏感件，實行專項管理，建立專項臺賬、專人辦理、專柜存放，借閱手續完整，做到不過午、不過夜；對于主動公開件，實行辦公系統流轉，督促簽收實現收文閉環管理；對于定期報送件，借助臺賬設置提醒功能，顯示剩余時間，有條不紊地跟進各份報送材料，做到件件有著落、事事可追溯[6]。

收文工作是學校落實各項決策、推動教育教學工作有序開展的一項重要日常工作，是學校高效運轉的重要保障，具有高度的政治性、時效性和安全性。收文工作的質量是學校內部治理能力的縮影。通過增強收文辦理秘書的政治、保密、責任意識，完善收文工作相關制度，采用分類管理等方式提升收文工作的規范化、精細化、科學化，助力學校效能建設，為公文成果的利用轉化奠定基礎。