加快干部人事檔案數字化建設進程的前期準備

文/福建省邵武市勞動人事爭議仲裁院 廖桂梅

近年來，我國社會經濟的快速發展和科技水平的不斷進步，促使人們越來越重視檔案信息資源的開發利用。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的一個主要內容，必然要在全國范圍內逐步全面鋪開。對于干部人事檔案而言，在當下許多發達地區已基本實現了檔案的數字化建設，但一些欠發達地區基層的干部人事檔案數字化建設尚未真正展開，導致了信息化建設不規范、檔案信息質量參差不齊、信息安全管控不到位等問題的出現，直接影響了干部人事檔案信息化工作落地見效。為此，加快推進基層干部人事檔案管理數字化建設進程顯得極為必要，做好前期準備工作更為急迫。

一、干部人事檔案數字化建設的必要性

（一）提高檔案工作服務水平，適應時代發展的需要。加快建設數字中國是我國建設社會主義現代化強國的需要，檔案數字化建設已成必然趨勢。當下部分欠發達地區的基層干部人事檔案數字化建設工作存在滯后現象，這必將拖延數字化建設的進程，影響國家戰略發展。為此，加快基層干部人事檔案管理數字化建設進程，不斷提高服務水平，盡快融入我國經濟建設發展之中并為之服務是適應時代發展的需求。

（二）提高檔案資料的利用效率，實現資源共享的需要。以往的人事檔案“重藏輕用”，人工查找資料的工作效率較低。而采取數字化檔案信息管理，干部人事檔案人員和使用人員可以快速地從資料室中查找自己想要的資料，而且不用拘泥于“孤本”，可以一次向所有有需求的人員開放。采用數字化存儲的電子材料可以由局域網或廣域網進行遠距離傳送，極大地方便了各單位的存取和利用，拓寬了干部人事檔案資料的應用范圍。檔案的數字化建設是提高檔案利用效率，實現資源共享的現實需要。

（三）提高檔案工作效率，實現節能環保的需要。數字化電子系統，大大降低了工作程序的復雜度。在權限允許的情況下，查檔人員可以利用電子文件系統隨時查閱和利用干部人事資料，大大提高了工作的效率。同時也避免因此產生的紙質材料的多次復印以及破損造成的浪費，降低了人工和檔案資料管理的費用，符合節能環保的需要。

（四）提高檔案安全性能，實現保密的需要。由于數字化檔案的建立，需求人員獲取檔案資料只需在互聯網上由授權管理人員直接查詢、輸出，大大降低了紙質干部人事文件的出庫數量，有效地避免了重復使用紙質干部人事文件與紙質干部人事檔案安全性的矛盾。采用異地異構方式對多個領導干部個人資料進行異同備份，以保證其資料的安全性，避免因自然災害或人為破壞而產生的嚴重影響[1]。由于數字化的電子文檔在防止人為偽造方面具有更強的優越性，在電子文檔的數字化過程中，可以有效防止一些人通過文件的方式進行修改和偽造，提高了檔案的安全性能，進而實現了保密的要求。

二、干部人事檔案數字化建設的主要內容

（一）工作人員的素質建設。干部人事檔案工作人員的業務和素質的高低，將直接影響檔案數字化建設進程的快慢。因為檔案工作人員不僅要對組織管理知識和檔案知識很熟悉，還要掌握現代信息技術，熟練運用數字化干部人事檔案管理軟件知識。另外檔案工作者還應具有高度責任感、政治敏銳性及保密意識。這就要求做好干部人事檔案數字化過程中工作人員、工作環節和工作區域的安全保密管理，特別是要注意屬于國家秘密、工作秘密、商業秘密及個人隱私的材料和信息的保密管理，應按要求嚴格保密，保證檔案和數據安全。對干部人事檔案數字化工作中發生失泄密問題的，要嚴格按照有關規定追究相關責任人的責任。

（二）檔案室（館）的基礎設施建設。基層干部人事檔案數字化建設的基礎設施建設主要分為硬件建設和軟件建設。硬件設施建設主要包括庫房、辦公場所、計算機、掃描儀、光盤、磁帶等存儲介質以及打印機等。在掃描儀配置上應該按照實際情況合理配置，針對人事檔案的紙質比較脆弱的特點，一般應采用平板掃描儀以保護檔案原件[2]。軟件系統建設主要包括日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化檔案查閱系統三大部分。日常業務管理模塊主要實現檔案的日常管理和信息維護;檔案數字化采集系統主要實現系統建庫階段檔案信息的數字化采集;數字化檔案查閱系統主要利用組織系統專網，實現對數字化檔案的查閱申請、審批、本地及遠程查閱等功能[3]。有條件的地區可以根據中央組織部辦公廳印發的《關于貫徹實施〈干部人事檔案數字化技術規范〉的通知》文件要求進行干部人事檔案數字化工作應用軟件的研發。而無條件的地區還是選擇使用中央組織部免費發放的《干部人事檔案信息管理系統》（標準版）軟件，按照國家標準使用方面的有關規定做好檔案室（館）的標準化基礎設施建設。

（三）組織管理建設。干部人事檔案的數字化是一個復雜的系統工程。這一項目要求建設人員、數字化設備和技術等多方面的協調，最后才能形成高品質的干部人事檔案。由于數字化干部人事檔案系統工程涉及大量的人力、物力、財力，其中包括數字化流程、組織、監控、管理等內容。因此基層干部人事檔案管理部門在實施數字化建設的過程中，要做好組織管理建設。可根據當地縣市委組織部的要求，建立領導小組，組長由單位主要領導擔任。該小組下設一個辦公室，由科室主任或干部人事檔案管理中心主任兼任，其成員為科室干部、管理中心干部，并在發文后設立領導小組，并明確各成員的職務職責[4]。當然，數字干部人事檔案工作領導小組的工作人員，也是數字干部人事檔案項目的一員。

（四）數字化工作的技術規范和執行標準建設。早在2017 年，國家就已頒布了《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017），以下簡稱《規范》。《規范》已明確了干部人事檔案數字化的主要內容、工作環節、工作要求和指標參數。目前基層干部人事檔案室（館）要按照該標準對干部人事檔案進行數字化管理，具體在目錄建庫、檔案掃描、圖像處理，數據的存儲、驗收、交換及安全管理等基本環節要按照相關的標準及技術進行量化規范。基層人事部門必須嚴格按照《規范》做好數字化工作的技術規范和執行標準建設的前期準備工作。

三、干部人事檔案數字化建設的前期準備工作

（一）加強干部人事檔案管理人員的隊伍建設。干部人事檔案的工作具有很強的政策性和專業性，但當前我國干部人事檔案專業人才缺乏，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才更緊缺。所以，檔案數字化建設首先要做好檔案管理人員隊伍建設。

一是單位領導要提高認識，切實擔負起檔案數字化建設工作的主體責任，加強統籌謀劃和調查研究。干部人事檔案工作是一項既細致繁重又枯燥乏味的工作，往往工作業績表現不突出，工作人員職位提升緩慢，這些都是制約檔案工作人員工作積極性的重要因素。所以，各級領導單位要嚴格按照《干部人事檔案工作條例》第二章第十七條之規定：組織人事部門應當選配政治素質好、專業能力強、作風正派的黨員干部從事干部人事檔案，強化黨性教育和業務培訓。要注重培養使用表現優秀的干部人事檔案工作人員，要積極運用職務、職稱的砝碼來調動干部人事檔案工作人員的工作積極性，還可以在評優評先等方面進行政策傾斜，以此激勵他們安心做好干部人事檔案管理工作，確保干部人事檔案工作的基本平穩和延續開展。

二是各級領導單位應注重對干部人事檔案人員的業務技能培訓，提高其職業素養；同時要強化干部人事檔案管理人員的計算機技術訓練。由于計算機信息技術發展日新月異，而我們的檔案管理工作人員在計算機技術水平上相對薄弱[5]，因此，要事先通過嚴格的培訓開展好信息技術學習，提升干部人事檔案工作人員運用數字化技術手段，為下一階段的檔案數據庫建立、軟件操作和維護打下堅實的基礎。竭力為干部人事檔案數字化建設打造一支政治堅定、堅持原則、忠于職守、甘于奉獻和嚴守紀律的高素質人才隊伍。

（二）加強干部人事檔案材料的收集工作。一是建立健全收集歸檔制度。干部人事檔案管理工作中的一個關鍵環節就是做好干部人事檔案材料的收集。各級組織人事部門和有關形成干部人事檔案材料的部門，都要依據干部的管理權限和檔案收集的范圍，積極做好能反映干部德、能、勤、績、廉和自然情況的重點材料的收集工作，并確保材料的真實性、準確性、完整性和時效性。在此工作中，主要是收集年度考核登記表和考核鑒定、學歷學位、專業技術職務、政審審計和審核、黨（團）表彰獎勵、違規違紀違法、工資、任免和錄（聘）用等材料，并要求收集完整齊全。特別是對以前缺少的檔案材料要及時補充收集，經認真鑒別后進行整理歸檔，確保在數字化工作前期做到檔案材料的真實、準確、完整，符合數字化規范標準要求。二是抓好干部人事檔案材料的“入口關”。針對收集的材料，要認真把關，仔細鑒別，嚴格審核，以防不達標的材料進入檔案之中。對偽造、涂改的檔案材料，要對當事人進行批評教育，情節嚴重的依法依規給予處分，為推進干部人事檔案數字化建設提質增效。

（三）強化干部人事檔案材料的整理歸檔工作。干部人事檔案材料的整理歸檔是干部人事檔案管理工作中的又一個關鍵環節，也是各級黨政機關、國有企事業單位和組織人事部門開展的基礎性工作。干部人事檔案材料的整理歸檔，要嚴格按照中央組織部的要求，統一明確歸檔材料的內容填寫、格式規范等。首先，把收集到的材料，按人員的身份分類、編目、技術加工、編印，形成一套有條理的文件，并依這些文件的形式，對其進行補充整理。其次，對檔案材料進行鑒定，主要鑒別材料內容是否真實、檢查材料填寫是否規范、所辦手續是否完備等，確保檔案材料的有效性。第三是對檔案材料進行分類排序，同時要特別注意一些文件號和書頁的標識。比如標識的位置常設置在右上方右上1 厘米，右下角右下1厘米，左下角左下1厘米等處。此外還要留意橫幅上的標號，若標記的地方不符合規范，會對文件的后續掃描和記錄產生不利的影響。最后，裝訂文件材料要科學實用。一般情況下，左邊要對齊并打洞，不掉頁、倒頁、壓字和損壞文件，做到整齊、美觀且方便閱讀。目前均采用國際標準長297毫米、寬210毫米的A4型公文用紙，材料左邊應當留有20～25毫米裝訂邊。早期使用的長260毫米、寬184 毫米的16 開型公文紙左側空白不夠，要進行托裱，不能壓字，字跡材料要符合檔案保護要求。檔案材料的全部整理過程都要嚴格符合要求和標準，為即將開展的干部人事檔案數字化建設提高效率。

（四）加強干部人事檔案專項審核工作。干部人事檔案專項審核工作是確保檔案信息真實有效，提高檔案質量管理的重要手段。要堅持“凡進必審，凡審必嚴，有錯必查”的審查認定原則，要對每人、每卷、每頁、每項逐一審核認定。在全面審核檔案內容的基礎上，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”（出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷、工作經歷、干部身份）及專業技術職務職稱、獎懲、學術評鑒等重要社會關系信息。此外，還應審核檔案內容是否齊全和是否真實、記載內容之間的關聯性是否合理、是否會影響干部使用的情況等，并形成相應的干部任免審批表和干部人事檔案專項審核認定表，為后期干部人事檔案數字化建設夯實基礎。

（五）有序做好干部人事檔案數字化所需資金與場地的準備。要做好干部人事檔案數字化，就必須嚴格按照數字化建設的要求，進行人力配備、資金、場地、技術支持等前期的準備工作。要加大經費和硬件設施投入，同時還要在數字化辦公場所安裝高清監控攝像頭，實現全天候全方位無死角監控，確保工作平穩有序開展，為干部人事檔案數字化建設整體協同推進提供有力的物質保障。

（六）做好干部人事檔案數字化技術服務公司篩選。干部人事檔案的數字化建設要選擇最好的技術服務公司，要有相應的保密資質，要在中國的信息資源行業中居于領導地位，有能力在全球范圍內立足。要具有超前的市場意識，專業從事檔案、標準資料資源的研發和開發，具備完備的檔案及標準信息化技術、產品及方案；同時，能夠根據有關法規，制定項目合同，對掃描質量、保密安全、軟件更新和維護進行嚴格要求；有一定的工作經驗，嚴格執行進出庫的文件交接和簽署，簽署保密協議，以保證干部人事檔案的數字化建設工作的安全和有效。

（七）不斷創新干部人事檔案管理的機制。在建立健全干部人事檔案管理規章制度和工作機制的基礎上，我國當前的干部人事檔案管理工作，還要積極創建出一套與人力資源管理相適應的檔案工作體制，才能真正實現檔案管理的制度化、數字化和高效化。特別是當前網絡信息技術發展迅猛，要根據干部人事檔案保密的特點，制定更有力的管理體制來加強檔案的保護。比如，在電子檔案系統中，不僅要對所有的管理檔案信息進行加密處理，還要對信息使用者進行信息維護、查詢的權限等進行分級設置，進一步加強檔案保護。這樣不僅筑牢保密和網絡安全防線，也加快了干部人事檔案信息化工作建設的進程。

四、結語

綜上所述，加快推進基層干部人事檔案數字化建設是當前數字化中國建設的需求，更是進入全面建設中國式現代化的必然要求。為此，基層干部人事檔案管理部門務必努力做好數字化建設的前期準備工作，為后期干部人事檔案數字化建設的順利開展夯實基礎。