數字化時代企業檔案管理轉型發展探討

文/菏澤市財政金融研究院 林娟

數字經濟是一種全新的經濟形態，數字化知識和信息是其關鍵的生產要素。我國經歷了農業經濟和工業經濟發展階段，已正式邁入數字經濟快速發展時期[1]。數字經濟的出現基于現代計算機技術的成熟和數字通訊技術的迅猛發展。數據算力和網絡通信技術為經濟社會提供了智能化和數字化服務，因此，數字經濟具有沖破時空的及時性、便捷性、直接性和數字化特點。數字經濟時代，數據資源是最重要的生產要素，數據可變形、擴展和共享，因此數據資源不具備傳統意義上供給資源的封閉性特質，它誕生于信息技術和經濟產業的多種合作之中，能夠為企業的決策和生產提供強有力的數據支撐[2]。也正是在數據資源的影響下，企業的檔案管理系統亟待突破和重組，傳統資源管理模式顯然不能應對數據資源的保護要求。因此，是數字經濟的發展催生了企業檔案管理系統的變革。

一、數字化時代企業檔案管理轉型的挑戰與機遇

（一）來自數字化時代的環境挑戰。數字經濟時代，社會經濟發展的不確定性、突破性和跳躍式特點導致企業在捕捉信息的過程中無規律可循。但越是不確定性數據資源，其本身帶有的發展空間可能更大，可為企業帶來更大的發展機遇。因此，合理控制數字信息的不確定性質，辨別并有效控制數據資源，能夠極大地拓寬企業的發展空間，是提高企業市場競爭優勢和核心競爭潛力的關鍵。

當今時代，數字化轉型已經成為企業戰略發展的核心要素，但數字經濟大環境下能夠為企業創收的“具體機遇事件”存在極大的不確定性，企業將面臨全方位的挑戰[3]。檔案管理是企業運行和發展的基礎，但外部環境的改變直接影響了數據資源的產生模式和數據本體構成，企業的信息數據產生與儲存都出現了顛覆性的變化。例如線下文件和線上電子文件需求開始趨同，電子文化數量越來越多，儲存要求越來越高，技術含量越發豐富。數字信息的產生使得傳統且單一的管理模式無法發揮出自己的管理價值，因此，根據信息和數據本體來為企業構建新的檔案管理模式，是未來發展的必然。

（二）信息化轉型影響為企業帶來的發展機遇。數字經濟時代，挑戰與機遇并存。從大環境對企業整體建設發展實力的影響這一角度觀察，優先具備數據資源管理能力的企業，就能先一步建設和完善智慧發展驅動力。未來檔案系統的構建，數字化、網絡化是關鍵，因此企業數字化轉型越積極，對大數據資源和綜合管理系統的轉型需求就越大，正向積極的影響下，其處理實力也就越強。從企業內部智能驅動整體建設角度觀察，檔案管理機制的轉型影響著企業整體信息系統的構建。檔案管理負責有序維持企業的發展優勢，它處理的所有信息內容來自企業的各個崗位和項目執行的各個單元。因此檔案管理本身持有全流程、全范圍、全方位的特點[4]。檔案管理系統數字化、網絡化發展將進一步幫助企業內部其他單元實現服務智能化和執行網絡化。因此，在信息化轉型影響下，企業將迎來自己的發展轉型高峰期，擺脫傳統的經營模式束縛，從檔案管理系統入手，利用信息技術代替傳統的技術種類，幫助企業凝聚數字經濟時代下更多的智慧數據資源，這是提升企業核心競爭能力，占據更大市場話語權的關鍵。

二、數字化時代企業檔案管理的轉型發展內容

（一）基礎業務轉型。基礎業務包括企業檔案管理制度、檔案管理模式、檔案管理業務流程等內容?；A業務就是幫助實現企業檔案管理系統有序運轉的框架式內容，也是傳統管理風格最鮮明的部分[5]?；A業務是企業基于自身發展情況和當下發展環境構建起的管理框架，在這個框架內部，企業可以實現檔案管理的有序運轉，不同的檔案內容都可由框架匯總進行分類管理。而以上這種較為簡單的基礎業務執行手段，適合傳統的業務形式。數字化時代，基礎業務也需要具備數字化轉換能力，以保障企業能夠為更多的數據資源提供儲存和管理的空間?；A業務轉型需要考慮兩點：（1）基礎單元改革，最需要“大刀闊斧”斬斷的通常是業務管理程序，很多不必要的傳統管理流程應當集中去除，全面肅清基礎業務，保證業務執行效率；（2）檔案管理制度，需要按照企業的實際發展需求，實行雙套制或單套制管理。制度的改變以企業數字化業務的執行能力為基準，單套制是未來企業檔案管理轉型的必然，但在完全實現單套制之前，企業需要保證數據資源和傳統的文件檔案資源均得到有效的保護。

（二）檔案數字化轉型。檔案數字化轉型完全獨立于傳統的檔案管理形式，是在數字化背景下新生的檔案管理內容。已有的存量檔案也需要按照要求完成數字化加工，存量檔案中電子數據的存量較小，大多數是傳統的紙質檔案，因此數字化加工過程中需要考慮兩點內容：（1）要在傳統檔案管理模式構建基礎之上對傳統的文件檔案進行分類整理，先行確定文件檔案的準確性、完整性，后連接數字化檔案管理制度，按照數字化檔案處理標準，以原有檔案分類的形式完成對其掃描、上傳、刻錄、整理等工作，在聯網系統中順序性編號，并對應留出查閱端口，第一步實現檔案數字化后查閱便捷、取用便捷、管理便捷[6]；（2）要遵照檔案管理制度的要求，按照檔案文件的應用價值、情報價值來先后信息化處理文件檔案，原本為電子檔案的信息應該瀏覽和查閱信息的完整性，并獲取信息本源，后統一按照傳統文件數字化后的形式進行保存，不必刻意劃分傳統文件與電子文件信息，除非是在系統更新后出現的直接性數字化信息，則直接交由數字化檔案處理系統進行保管，不必遵照檔案轉型這一程序。

（三）數字化檔案管理體系建設。電子檔案管理信息系統是數字化檔案管理體系的最終形成模式，也是數字化經濟大背景下企業檔案管理轉型的最終落腳點。管理信息系統的建設需要企業能夠運用現代科技手段，完全實現檔案管理數字化，保證線上運行能力。體系建設為企業提出的硬性要求是要實現完全數字化管理，當企業檔案管理轉型到這一階段，完成體系建設之后，就代表轉型成功。傳統管理形式的影子將不復存在，取而代之的是完全數字化系統管理。在此，企業需要具備：（1）數字化管理軟件系統，操作系統可享受一體化信息服務；（2）智能信息傳輸系統，操作系統可充分接觸到任何部門的任何項目，實現數據資源的及時儲存；（3）數據信息共享平臺，可將數據信息上傳平臺，完成企業內部完全共享，擴大檔案資源的管理價值，實現數據的共享利用。

三、數字化時代企業檔案管理轉型的主要方向

（一）雙套制向單套制轉型。雙套制就是傳統意義上的檔案管理常規形式，也是如今大多數企業正在應用的檔案管理形式。單套制摒除了傳統的紙質檔案管理，只保留電子文件內容，在檔案歸檔時只處理電子文件，保留形成電子檔案，而不再生成和管理紙質檔案[7]。單套制是未來企業檔案管理轉型的必然，因為伴隨著數字化時代的不斷發展，電子數據資源的應用場景無限拓寬，應用價值、應用需求、應用形式都可無限的轉換和發展，相對的紙質文件因為并非數據類文件，受時間和空間的限制，無法發揮更多的數字化效能。但目前單套制的執行制度和標準尚未完善，其應用仍存在一些問題。

單套制是一種描述檔案管理載體的形式，將檔案以完全數字化形式呈現就是單套制的應用目標。實際上無論何種數據資源、現實資源、紙質文件，都可以看作是在生產經營過程中析出的文件檔案副本，真正歸檔到檔案系統中的都是副本資源，因此按照檔案管理價值的概念，無法真正認同這些檔案文件的價值，這是單套制操作過程中的問題之一。除此之外，單套制和雙套制的運行軌跡及生命周期規劃不同，文件的生命周期對檔案管理工作來說至關重要，所以管理需要以檔案的析出為前提，如果析出檔案是雙套，刻意執行單套制屬于本末倒置行為。

總結以上問題，企業在向著檔案單套制管理方向發展時，還需要考慮兩點內容：（1）完全丟棄紙質文件是否會影響企業其他單元的運行，單套制管理需要限制在檔案管理這一具體單元，但為了避免在執行過程中出現本末倒置的行為，需要加強與企業其他部門的聯系，實現整體信息化模式運營，才是單套制管理真正展現管理效率的重點[8]；（2）檔案價值如何保持，目前單套制的執行并沒有科學的概念劃分，因此一切執行過程都是按照紙質檔案管理時期的標準來進行的，這樣一來，其文件價值被忽視，脫離了檔案本身的本質屬性，價值喪失會影響企業后續對檔案文件的應用，因此在單套制管理執行的過程中，要關注檔案管理單元提出的電子檔案歸檔方針，按照最新方針政策完成檔案管理轉型工作，而不是一味地遵循單套制管理要求，忽略實際形勢的變化。

（二）傳統模式向信息化模式轉型。檔案管理本身有影響力外擴的特點，企業在完善和轉變檔案管理形式的過程中，不能將其單拎出來進行對應管理，而是要從管理模式整體出發進行轉型。傳統模式能夠生存和應用的最根本原因，是企業整體發展形式按照傳統概念在運轉，因此信息化水平在企業內部是持平的，檔案管理系統不屬于信息化水平最集中、需求最大的集體，因此企業也就不需要單獨對檔案管理的相關內容進行改革。如今，外部數字化環境的發展打破了企業傳統發展思路，信息化模式自上而下地影響了企業的各個單元，不止檔案管理。因此，為了實現資源的有序流轉，企業應當將檔案管理模式的信息化轉型思路與企業運行發展思路結合起來看待，在形成檔案管理信息化、智能化的同時，也要同步構建企業內部整體信息化運行框架。其一，保障企業內部信息流通的對應性，雙軌流轉則歸為雙軌管理，單軌流轉則歸為單軌管理，不同單元信息檔案的析出均與檔案管理系統有相應的維持端口，通過端口可直接連通信息數據，完成線上檔案的及時保存和處理。其二，避免出現信息孤島，為后續建設信息共享平臺打好地基。內部信息的流轉最終在檔案管理單元完成集合，而信息數據資源彼此之間缺乏必要的溝通機制，實現內部信息化只是平臺建設的第一步。

（三）金字塔管理向扁平化管理轉型。數字資源的流通并不存在明顯的等級關系，又因為在數據資源電子化保存的過程中無法對檔案的原始價值進行呈現，因此檔案管理系統也無法實行金字塔式管理。金字塔管理是傳統檔案管理系統的執行方式，自上而下根據檔案本身的價值進行劃分，對不同的檔案資源按照金字塔級別進行歸類。但是這種管理模式無法及時捕捉電子檔案信息，因為電子檔案缺乏實體支撐，可能在金字塔運行過程中丟失。在數字化時代，數據資源的流通在更為廣闊、平坦的空間，因此需要將金字塔管理向扁平化管理形式轉變，扁平化管理有兩點特征：（1）對內管理扁平化，不同的數據資源，按照各自的歸檔需求進行歸類，保證真實性、安全性和長期可讀性，并與各自的資源流通渠道進行連接。除此之外，不對檔案的其他內容進行過多干涉；（2）對外執行扁平化，所有單元、項目、部門析出的檔案資源均通過平等、一致的渠道流向檔案管理系統，中間不對檔案內容進行劃分，而是按照各自的匯總路線完成明顯信號的標記，之后將電子檔案根據其性質進行歸類。

這樣的管理模式公平、公正、公開，符合電子檔案的保存需求，檔案不容易在缺乏實體支撐的情況下失去痕跡，造成檔案損失。數據信息數量越多，越需要穩固窗口和匯總渠道，這是保障數字檔案管理系統的關鍵。

四、結語

企業檔案管理數字化轉型符合時代發展要求，也滿足企業的發展需求。因此企業應當充分了解數字經濟時代大背景下，檔案管理的未來發展出路及具體轉型目標。檔案資源實現數字化、信息化發展是大勢所趨，單套制檔案管理系統是未來的主流管理內容，企業當從管理手段開始轉型，進而牽動管理模式和管理制度，實現企業整體的數字化發展，體現企業在數字化時代下的實體驅動力。