淺談檔案編研中大事記的收集編寫方法

文/上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第九人民醫(yī)院 張紅

檔案編研是指對(duì)某一方面的檔案材料進(jìn)行整理，并按照一定的原則和方法對(duì)這些材料進(jìn)行分析、研究、加工，揭示其中所包含的歷史知識(shí)的活動(dòng)。在檔案編研過程中，大事記是編研的核心部分之一。大事記具有簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容翔實(shí)、時(shí)間精確等特點(diǎn)，是編研工作中不可缺少的一環(huán)。將大事記納入檔案編研工作體系，能有效整合檔案資源，對(duì)宣傳黨和國家方針政策、推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展、推進(jìn)精神文明建設(shè)起到積極作用。但在實(shí)際工作中，由于種種原因，有些單位對(duì)大事記收集編寫工作不夠重視，導(dǎo)致大事記收集編寫工作流于形式。為此，本文結(jié)合個(gè)人多年經(jīng)驗(yàn)就大事記在收集編寫方面存在的問題及解決辦法提出了幾點(diǎn)建議。

一、當(dāng)前檔案編研工作中存在的問題

（一）編研工作缺乏計(jì)劃性。檔案編研工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要做好統(tǒng)籌安排，需要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。目前許多單位都存在檔案編研工作無計(jì)劃、無目標(biāo)的現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)劃，而且有的單位只注重編研成果的出版，而忽視了編研成果的使用及反饋。要在檔案工作中建立一套完整、科學(xué)、合理的編研計(jì)劃與實(shí)施方案是十分必要的，它能保證檔案編研工作順利進(jìn)行。但是有些單位對(duì)此沒有足夠重視或缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，從而造成有些單位和個(gè)人對(duì)本單位和個(gè)人已形成的文件材料只收集不整理、只編不用等現(xiàn)象[1]。

（二）編研方式比較單一。目前，檔案編研工作大多停留在傳統(tǒng)的方法上，編研出來的成果多數(shù)以本單位檔案目錄、資料匯編等形式存在，用的人也不多。可以說檔案編研工作已經(jīng)進(jìn)入了瓶頸期。要改變這種局面，就要從思想觀念上進(jìn)行突破。筆者認(rèn)為檔案編研工作要適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案編研工作提出的新要求、新挑戰(zhàn)，必須更新觀念，開拓思路，創(chuàng)新方式，大膽探索新路子。

一是變被動(dòng)為主動(dòng)。變等待上級(jí)部門安排任務(wù)為主動(dòng)尋求課題進(jìn)行編研，變被動(dòng)接受為主動(dòng)深挖研究對(duì)象；二是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立和發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息資源需求越來越大；三是突出檔案編研特色和優(yōu)勢(shì)。注重編研成果的實(shí)用性、針對(duì)性和實(shí)效性，編研成果要具有深度、廣度和高度，能幫助人們認(rèn)識(shí)問題、分析問題或解決問題。只有這樣才能最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求。

（三）編研成果質(zhì)量不高。由于檔案編研工作不受重視，缺乏經(jīng)費(fèi)支持，相關(guān)配套制度不完善，編研人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高等因素影響，導(dǎo)致了檔案編研成果質(zhì)量不高。有的雖然也有選題，但選題不夠集中、新穎，缺乏新意；有的雖有選題，但內(nèi)容單薄，缺乏深度；還有的雖然選題廣泛，但質(zhì)量不高。有很大一部分檔案編研成果只是把整理后的文件材料簡(jiǎn)單裝訂成冊(cè)，不僅內(nèi)容陳舊簡(jiǎn)單，還缺乏學(xué)術(shù)性和系統(tǒng)性；有的檔案編研成果只是簡(jiǎn)單復(fù)制文字或?qū)⑽淖謴?fù)制粘貼到一起；有的則是單純的摘抄一些他人撰寫的文章，沒有自己的獨(dú)到見解。這說明檔案編研工作人員的綜合素質(zhì)還有待提高。這就需要我們多組織檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和開展多種形式的業(yè)務(wù)競(jìng)賽活動(dòng)來提高檔案編研人員的素質(zhì)。

（四）編研人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，知識(shí)面不寬。檔案編研人員除了要具備必要的政治素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具備一定的社會(huì)文化知識(shí)及文獻(xiàn)檢索能力，以及一定的歷史知識(shí)和文學(xué)常識(shí)，以保證其編研工作不會(huì)出現(xiàn)“斷層”現(xiàn)象。但在實(shí)際工作中，不少檔案工作者對(duì)自身的“硬功夫”沒有足夠重視。有的檔案工作者雖然有一定的歷史文化知識(shí)和文學(xué)常識(shí)，但不能把這些知識(shí)有效地運(yùn)用到編研工作中去，僅憑自己的經(jīng)驗(yàn)和感覺去編研，這樣就會(huì)出現(xiàn)歷史概念模糊、編研質(zhì)量不高的現(xiàn)象。在一些編研項(xiàng)目中，一些人對(duì)檔案文獻(xiàn)、史料、文物等了解不夠，缺乏理論功底和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。再加上現(xiàn)在的檔案工作者較少從事歷史研究工作，這就造成了部分編研人員對(duì)檔案文獻(xiàn)、史料等了解不深不透。

（五）編研隊(duì)伍素質(zhì)有待提高。檔案編研人員對(duì)檔案編研工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。沒有把編研工作作為自身的重要任務(wù)來完成，只注重檔案整理，忽視了檔案編研工作。工作方法和手段比較落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案服務(wù)的要求。有些檔案工作者對(duì)所編利用材料不能進(jìn)行深入研究和分析，不能提出有價(jià)值的建議，也不能將自己搜集到的材料提供給利用者使用。造成了館藏檔案的開發(fā)利用效率低，利用效果差。同時(shí)也影響了檔案館（室）的形象與聲譽(yù)。

編研工作是一個(gè)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。只有在實(shí)際工作中不斷研究新情況、解決新問題、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)、探索新路子，才能使編研工作不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的需要。通過實(shí)際工作中遇到的問題探索出解決問題的辦法才是關(guān)鍵所在。

對(duì)于檔案編研工作者而言既要有“志不求易”的執(zhí)著精神也要有“路不求遠(yuǎn)”的創(chuàng)新思維。

（六）編研基礎(chǔ)設(shè)施不健全。檔案編研出版，需要有良好的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障。從當(dāng)前情況看，一些檔案館館藏尚不能滿足編研出版的需要，有些檔案館編研室的編制還停留在10 人以內(nèi)的水平上；有些檔案館沒有專門從事檔案編研出版工作的人員，也沒有配備相關(guān)的技術(shù)人員、設(shè)備和場(chǎng)地。這些因素都會(huì)影響編研出版質(zhì)量與水平。檔案編研室的功能應(yīng)定位于：按照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》及有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用；圍繞各級(jí)黨委、政府中心工作開展編研工作；做好各方面利用和開發(fā)檔案信息資源工作；推進(jìn)檔案信息化建設(shè)；組織編寫地方或部門年鑒等。還要加強(qiáng)與上級(jí)檔案館及有關(guān)部門之間的聯(lián)系，積極爭(zhēng)取政策、經(jīng)費(fèi)等支持[2]。

二、如何提高檔案編研中大事記的收集編寫水平

（一）注重資料收集，拓寬征集渠道。要做好大事記的收集工作，首先要做好資料的收集工作。只有收集到充分、可靠、有效的資料，才能保證編研工作的順利進(jìn)行。因此，在進(jìn)行編研工作前，要根據(jù)單位實(shí)際情況拓寬征集渠道，把收集的重點(diǎn)放在單位各部門形成的文件材料上。對(duì)收集到的資料要及時(shí)整理歸檔，并將其與單位發(fā)展相結(jié)合。

一是通過對(duì)單位各部門形成的文件材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)有重大歷史價(jià)值、文化價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值的資料及時(shí)予以登記歸檔，為編研提供豐富翔實(shí)的檔案資源。二是通過向單位各部門了解和走訪，可以了解到相關(guān)部門在工作中形成了哪些檔案資料及存在問題。三是可以通過對(duì)社會(huì)上發(fā)生的重大事件、有影響的事件進(jìn)行收集，形成對(duì)單位發(fā)展具有重要意義的檔案資料。四是在日常工作中要做好信息收集工作，及時(shí)整理和收集本單位新情況、新變化等有關(guān)信息。五是通過與社會(huì)各界人士建立聯(lián)系，可以了解到不同領(lǐng)域、不同行業(yè)產(chǎn)生或發(fā)生過哪些具有重大影響和意義的事件和現(xiàn)象。

（二）統(tǒng)一歸檔時(shí)間，規(guī)范匯編格式，作為檔案編研成果，大事記應(yīng)該做到及時(shí)收集，統(tǒng)一歸檔。應(yīng)在文件材料形成后的一個(gè)月內(nèi)把文件材料全部收集齊全，并及時(shí)向檔案館移交。但在實(shí)際工作中，由于檔案移交時(shí)間和歸檔時(shí)間的不統(tǒng)一，給編研工作者造成了很大困擾。例如某單位在開展“院際交流”活動(dòng)時(shí)，由于沒有檔案部門提供相應(yīng)的檔案材料，無法對(duì)此項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行歸檔；還有的單位雖然提供了相關(guān)材料，但在編研人員收集整理時(shí)未及時(shí)歸檔。針對(duì)這種情況，編研工作者應(yīng)把這些材料進(jìn)行梳理整理并統(tǒng)一歸檔時(shí)間。

另外，文件匯編是大事記收集編寫工作的重要部分。目前大多數(shù)大事記都是由“大事記匯編”形式編印而成的[3]。雖然匯編形式不需重新編排內(nèi)容和格式，但在編寫時(shí)應(yīng)盡量采用統(tǒng)一格式要求、統(tǒng)一排版要求和統(tǒng)一時(shí)間要求等規(guī)范方式進(jìn)行編排制作。否則會(huì)給檔案編研工作帶來很大困擾。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編撰水平。編研工作人員的業(yè)務(wù)能力對(duì)其自身能力的提高起著重要作用。檔案編研工作不僅要求其有扎實(shí)的文字功底，還要求對(duì)所研究對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等要素進(jìn)行準(zhǔn)確的把握和深入的挖掘，從內(nèi)容到形式都要進(jìn)行創(chuàng)新。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案編研人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案編研工作需要具備更高的知識(shí)水平和素質(zhì)。

一是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在編研過程中，對(duì)于編寫內(nèi)容涉及其他部門資料時(shí)，要積極征求相關(guān)部門的意見和建議，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)檔案人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和總結(jié)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。二是加大編研人員工作責(zé)任心。為保證大事記材料質(zhì)量和時(shí)間準(zhǔn)確無誤，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案編研人員工作責(zé)任心的培養(yǎng)，要求其嚴(yán)格按照編寫規(guī)范進(jìn)行編寫，杜絕出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等情況。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大事記匯編資料的審核力度，確保資料齊全完整。

（四）明確記載范圍，分類規(guī)范編撰。要使大事記收集編寫工作更有效地開展，最根本的就是要明確大事記的記載范圍，將其列入編研工作的范圍。為了更好地服務(wù)于教育事業(yè)，并能更好地對(duì)教育事業(yè)進(jìn)行總結(jié)和回顧，使大事記真正起到服務(wù)教學(xué)、科研和社會(huì)發(fā)展的作用。首先，要明確編寫大事記的目的。編研工作是為了總結(jié)單位建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)單位工作、推動(dòng)教育發(fā)展而設(shè)立的一種學(xué)術(shù)活動(dòng)，其主要目的是“鑒往知來”“鑒人知己”。因此，編寫大事記是為了服務(wù)于單位建設(shè)和發(fā)展而設(shè)立的一個(gè)學(xué)術(shù)活動(dòng)過程。其次，要對(duì)大事記的記載范圍進(jìn)行規(guī)范和確定。對(duì)于記錄范圍廣、涉及內(nèi)容多的大事記項(xiàng)目，編研者應(yīng)該有選擇地將其列入檔案編研目錄中；對(duì)于一些內(nèi)容集中、較少涉及單位建設(shè)和發(fā)展的大事記項(xiàng)目，可不列入檔案編研目錄中。最后，要明確編研工作人員的責(zé)任范圍。

（五）建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享。大事記編研數(shù)據(jù)來自單位各職能部門，一般情況下，一些事件總會(huì)有某個(gè)或幾個(gè)重點(diǎn)的職能部門牽頭開展，與此同時(shí)也會(huì)形成大量相關(guān)的其他檔案材料，比如照片、視頻、實(shí)物等，這些檔案材料具有重要的存檔價(jià)值。因此為保證最終歸檔和大事記編研信息完整準(zhǔn)確，必須由各主辦部門的人來進(jìn)行收集整理后轉(zhuǎn)由專職檔案部門進(jìn)行匯總。

可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，在事件發(fā)展之初或剛剛完畢后，將所有需要編研的檔案材料同步進(jìn)行錄入，并輸入數(shù)據(jù)庫內(nèi)。通過計(jì)算機(jī)錄入后，編研人員可以根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)出使用，方便快捷。這樣不僅提高了工作效率，而且便于查找利用。例如：在院史館中可設(shè)立《發(fā)展大事記》子數(shù)據(jù)庫供各部門查閱；也可以在檔案編研室設(shè)立《大事記》子數(shù)據(jù)庫供各部門查閱；還可以設(shè)立《大事記》子數(shù)據(jù)庫供新聞媒體查詢等各種途徑。這樣就實(shí)現(xiàn)了資源共享、信息互用。不僅能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和師生提供服務(wù)，而且提高了編研工作的效率和質(zhì)量。

（六）加強(qiáng)單位內(nèi)外合作交流，充分利用社會(huì)資源。通過各種渠道加強(qiáng)與各單位之間的聯(lián)系，多溝通。建議醫(yī)院檔案部門主動(dòng)與本院及兄弟醫(yī)院相關(guān)檔案部門進(jìn)行聯(lián)系與溝通，虛心向兄弟單位學(xué)習(xí)交流。

一是通過書面交流方式，借鑒兄弟單位經(jīng)驗(yàn)做法，不斷改進(jìn)自身工作；二是加強(qiáng)與兄弟單位檔案工作人員之間的橫向交流學(xué)習(xí)，以借鑒他們的工作方法和管理經(jīng)驗(yàn)。

此外，加強(qiáng)院內(nèi)外合作編寫大事記也是一種有效途徑。例如可請(qǐng)有關(guān)專家、學(xué)者為我們編寫大事記提供參考意見等。編研工作只有專家們的指導(dǎo)，才能更加科學(xué)、有效地進(jìn)行。

綜上所述，要提高大事記收集編寫質(zhì)量，必須首先樹立“大事必編”的意識(shí)，在思想上高度重視此項(xiàng)工作；其次是規(guī)范編研流程。嚴(yán)格按編研流程辦事，規(guī)范編研過程；最后要加強(qiáng)檔案資料的收集與整理、加強(qiáng)單位各部門之間的溝通與交流、加強(qiáng)社會(huì)資源利用。

（七）建立完善的管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)大事記收集編寫工作重視起來，建立完善的管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)每一年的大事記收集編寫工作進(jìn)行跟蹤記錄，并將完成情況納入績(jī)效考核，使大事記收集編寫工作經(jīng)常化、制度化、規(guī)范化。同時(shí)，要定期舉行相關(guān)會(huì)議或主題討論，交流工作經(jīng)驗(yàn)，討論編研成果；定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；鼓勵(lì)干部職工積極提供整理資料。總之，要讓編寫大事記成為單位每一個(gè)人的自覺行為和一種習(xí)慣，從根本上解決一些單位對(duì)編研工作不重視、不支持的問題，使編研成果真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。只有這樣才能使編研成果有價(jià)值、有意義。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案編研中大事記的收集編寫是醫(yī)院工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。醫(yī)院檔案編研中大事記的收集編寫，需要從多角度、多層面來進(jìn)行分析。首先，要做好組織、動(dòng)員、宣傳等工作，讓每個(gè)人都充分認(rèn)識(shí)到編研中大事記的重要性，進(jìn)而積極參與其中；其次，要充分了解醫(yī)院發(fā)展脈絡(luò)和歷史沿革，才能將每一個(gè)發(fā)展階段的大事做好記錄；再次，要做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等工作，讓每一個(gè)人都能夠熟悉和掌握相關(guān)知識(shí)及技巧；最后，要充分利用計(jì)算機(jī)等智能化手段，對(duì)收集編寫大事記的信息進(jìn)行跟蹤記錄和總結(jié)分析，并合理的提供給各項(xiàng)查閱服務(wù)。通過信息化手段對(duì)單位大事進(jìn)行匯總和有效處理。只有這樣才能使檔案大事記編研成果真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為社會(huì)提供更多有價(jià)值的服務(wù)。