“大智移云”時代高校財務系統智能化轉型探索

陳敏璇 深圳大學

引言

“大智移云”即大數據、人工智能、移動互聯網和云計算。2013 年8 月，中國工程院院士、未來移動通信論壇理事長鄔賀銓在中國互聯網大會上首次提出了“大智移云”概念，該概念提出至今剛好第十載，這十年來，幾項技術之間相互交融滲透，給人們的工作生活都帶來了巨大影響。在高校財務領域，抓住“大智移云”時代帶來的發展機遇進行財務智能化轉型，成為各大高校關注的焦點。而財務智能化轉型中，構建智能財務系統是最直接、最基礎、最重要的實踐路徑之一。本文以“大智移云”時代為背景，以高校目前財務工作面臨的困境為出發點，分析智能財務系統的報銷模式和實施優勢，探索智能財務系統的構建路徑和實施保障，希望為高校財務系統智能化轉型提供有益參考。

一、高校財務工作面臨的困境

早期，高校財務報銷采用傳統線下報賬模式，即報銷人填寫手工報銷單，現場排隊提交單據，再由財務審核無誤后安排制證、復核、付款，整個流程費時費力且效率過低。近年來，隨著“互聯網+”的廣泛應用，各大高校財務相繼進行深化改革，致力打造現代信息財務，其中一項重大舉措是推行網上預約無等候報賬系統，具體流程為：報銷人粘貼整齊原始憑證，從財務處網站進入系統，按要求線上填寫報銷單信息，保存提交并打印報銷單，完成線下財務審批相關手續后，遞交財務處收單窗口即可離開，再由財務人員辦理后臺審核、制證、復核、付款。整個流程，報銷人均可通過系統實時查詢跟蹤報銷進度。與傳統線下報賬模式相比，該系統實現了“網上預約+無等候+無現金+票據物流”全過程信息化管理，更加方便、快捷、高效。但是，該系統無法解決當下“報銷繁”困境，主要體現在：

（一）網上預約填報手續煩瑣，填報工作量及難度偏大

在整個報銷流程中，報銷人普遍反映最“頭疼”的環節是網上預約填報環節，主要原因是填報手續煩瑣且填報工作量和難度偏大。以日常網報單為例，網上預約填報流程為：①根據發票內容判斷所報銷的經濟業務事項類別并進行歸類貼票、匯總計算；②根據經濟業務事項選擇對應的會計科目，錄入票據數量、金額等信息；③錄入收款方信息。整個流程不僅需要具備簡單的會計業務知識，還需要報銷人足夠有耐心和細心匯總計算填寫，否則，可能會因為金額計算有誤、經濟業務事項或會計科目判斷有誤而實際報銷事項無對應可用額度、收款信息填寫有誤等問題被退單，而這些繁雜費時的填報工作，在一定程度上擠占了報銷人本該用于專心科研、教學的時間和精力，成了他們的負擔。

（二）線下簽批手續煩瑣

網上預約無等候報賬系統實行“線上預約+線下簽批+線下投單”的報銷模式，雖然實現了可在任何時間與任何地點線上填寫網報單的功能，解決了報銷人排長隊等候交單的問題，卻沒有解決線下簽批手續煩瑣的問題。高校經費種類繁多且體量大，審批規則種類多且部分報銷審批環節長，導致部分報銷人或者因為不清楚報銷審批規則和權限，或者因為審批環節長，或者因為審批人出差或開會，或者因為審批人跨校區，需要耗費大量時間精力來回奔波找審批人簽字。

（三）電子發票重復報銷

電子發票的普及，給報銷人獲取發票帶來了便利，但對于財務人員而言，卻是一個“甜蜜”的負擔，電子發票由于可重復打印的特點，帶來了易出現重復報銷的風險，財務人員在收到發票時，需要增加一道查重環節。目前，高校財務普遍采取的查重手段是制度約束加建立電子發票數據庫。制度約束，即建立重復報銷的懲罰機制，對首次重復報銷的報銷人進行提醒，如再次重復報銷，則暫停其報賬權限。靠制度的約束，能夠震懾惡意重復報銷行為，但客觀上無法杜絕由于粗心或者個人疏忽導致的重復報銷。建立電子發票數據庫，是指在會計人員制證、復核完畢后，利用掃描槍將電子發票信息掃描錄入電子發票數據庫并進行自動查重校驗，當發現電子發票重復報銷時，需對相應憑證進行反復核對，取消制證，通知報銷人取回單據。此方法雖然解決了電子發票重復報銷問題，但是仍需耗費人工掃描，自動化程度較低。而對于報銷人，往往只能依靠記憶力或者手工錄入“電子發票臺賬”方式防止電子發票重復報銷，這無疑也給報銷人增加了不少工作量。

二、智能財務系統報銷模式及實施優勢

（一）智能財務系統報銷模式

智能財務系統是基于“大智移云”的財務系統，支持手機端和電腦端雙平臺登錄，集智能采集、智能識別、智能查驗、智能填報、在線審批、智能稽核、智能控制等多種功能于一體，實行報銷全流程數字化管理模式。

智能財務系統致力于為師生提供更方便、更快捷、更智能的財務服務。具體報銷流程如下：①報銷人通過手機端或客戶端登錄智能財務系統，通過手機拍照或上傳電子票據，系統智能識別和查驗票據，智能生成網報單；②報銷人提交網報單，發起線上審批申請，系統按照預設的報銷審批節點自動觸發審批流程，審批人根據電子資料進行線上簽批；③完成線上簽批后，報銷人打印出網報單，連同票據及相關附件一起遞交至財務處報賬大廳或自助投單機。

（二）智能財務系統實施優勢

智能財務系統借助“大智移云”等新技術，更多地運用智能化的系統工具，實現了智能采集、智能識別、智能查驗、智能填報、在線審批、智能稽核、智能控制等多種功能，能有效緩解當前存在的“報銷繁”難題，與網上預約無等候報賬系統相比，有以下優勢：

1.支持雙平臺報銷

網上預約無等候報賬系統僅支持電腦端登錄，智能財務系統在此基礎上，新增了支持手機端登錄功能，且雙平臺資源同步更新。報銷人不再受校內網的局限，也不再受時間和空間的限制，可隨時隨地進行線上網報單填報及報銷進度查詢，審批人也可隨時隨地進行業務查看和線上簽批，更方便、靈活、快捷，大大提高了報銷效率。

2.智能識別、智能查驗、智能填報

智能財務系統通過引入OCR 識別技術、關聯國家稅務發票查驗平臺、內嵌財務報銷制度等手段實現智能識別、智能查驗、智能填報代替手工查驗及錄入。報銷人通過手機拍照或者上傳電子票據，系統基于大數據的票據池一鍵識別并提取票據信息，如發票抬頭、發票金額、發票項目明細等；系統關聯國家稅務發票查驗平臺，自動進行發票合規性檢查，包括發票真偽查驗、發票抬頭核對、電子發票重復報銷預警、發票過期預警等，通過智能查驗，將報銷單據的不合規點暴露在報銷前端，從源頭減少退單率。完成票據查驗后，系統根據內嵌的票據信息與會計科目的勾稽關系自動匹配會計科目并分類匯總計算金額，自動填寫收款信息并引導報銷人進行其他信息的補充或修改后即可提交網報單。

3.實現全流程線上簽批

智能財務系統運用互聯網技術和電子審批技術，內嵌財務開支審批制度，根據經費號、金額、經濟事項自動識別并推送審批環節至對應審批人，實現了全流程線上簽批。對于報銷人，不再需要費力學習開支審批制度摸索審批節點，不再需要攜帶紙質資料在各個環節尋找審批人簽字，用數據跑腿代替了報銷人跑腿，大大減少了時間消耗，提升了報銷體驗；對于審批人，可以自主安排簽批時間，避免每天不定時被各類線下報銷簽批打斷原本的工作安排，增強了辦公靈活性；對于高校財務，通過在簽批系統內嵌強制性約束和規范代替財務人工核對簽字，無需再考慮冒簽代簽等風險，減輕了財務人員的負擔。

4.智能稽核、智能控制

智能稽核相當于人工初審階段，是智能化的內部控制。通過在智能財務系統內嵌內部控制制度、稽核模型數據庫等，不僅能對單筆報銷單據進行邏輯性稽核，還延伸到高校層面，對高校全范圍的經濟業務進行聯動稽核。在單筆報銷單據層面，智能財務系統依靠人工智能對提交的報銷單據進行附件完整性、金額準確性、額度控制等方面的邏輯性判斷。在高校層面，智能財務系統基于大數據，對高校全范圍的經濟業務是否存在頻發性交易、是否存在拆單規避招標等問題進行實時監控、動態監督、風險預警。一方面，減少了財務人員的審核工作量，另一方面，借助人工智能的稽核能有效加大內部控制力度。

三、智能財務系統構建路徑

（一）以問題為導向構建智能財務系統

在構建智能財務系統時，以現行的網上預約無等候報賬系統使用過程中暴露的問題為導向，廣泛征詢各類報銷人、項目負責人、各級審批人對新系統的需求和建議，前往已施行智能財務系統的院校調研，學習相關先進經驗，與系統軟件開發公司充分溝通，結合學校實際，設計出適應本校發展需求的財務系統。

（二）梳理優化業務流程

財務系統的智能化構建離不開業務流程的梳理和優化，高校財務部門需要針對不同的業務類型（日常報銷業務、差旅費業務、借款業務、沖賬業務、薪酬發放業務、資產業務等）進行業務流程分類梳理，重新審視業務流程設計的合理性和必要性，對影響效率、容易出錯、合規性要求較高等業務流程，運用信息技術手段進行優化改造，使業務流程更加合規、簡潔且高效。

（三）設置線上審批流程

智能財務系統實現了報銷審批全流程線上化，這項功能的實現，有賴于對系統后臺審批流程的設置。在設置審批流程時，應關注以下幾個方面：1.確保審批流程的合規性。高校財務報銷按照“預算控制、分級授權、逐級審批、責任明確”原則，實行分級逐級審批模式，在設置線上審批流程層級時，內嵌內部控制制度和相關財經法律法規，來規范各個審批層級審批人員的權限和責任，從而確保審批流程的合規性；2.確保審批流程的高效性。重新梳理審批流程，分析審批節點設置的必要性和完整性，在確保審批流程合規的前提下，去除冗余的審批節點，不遺漏必要的審批節點，確保審批流程的高效性；3.應實現審批流程的自動推送。在審批系統內嵌財務開支審批權限制度，系統根據填報的經費號、金額、經濟事項自動識別并推送審批環節至對應審批人，避免出現漏簽、錯簽、重復簽以及不知道找誰簽等問題。

（四）夯實多維度的財務規則體系

高校財務應從財務管理規定、財務報銷指南、會計核算規則、會計稽核等多種維度建立一套完善的財務規則體系。財務管理規定、財務報銷指南相當于報銷人報銷、會計審核的財務規則知識庫，使財務報銷有據可依，更加規范化和標準化。將會計核算規則內嵌智能財務系統，使系統可以在查驗完票據信息后根據內嵌的票據信息與會計科目的勾稽關系自動匹配會計科目，實現智能填報和智能制證。針對不同業務類型梳理出對應稽核規則，建立稽核模型數據庫，系統基于稽核模型數據庫對高校全范圍的報銷單據進行聯動的邏輯性判斷和風險管控。一套全面完善多維度的財務規則體系是智能財務系統高效運行的基石和保障，也是高校財務實現從“經驗型的人治管理”向“知識庫型的智能管理”轉變的關鍵。

四、智能財務系統實施保障

（一）強化風險防范意識，做好系統數據和網絡安全保障

高校財務要強化網絡風險防范意識，積極采取措施做好系統數據和網絡安全保障。在網絡安全方面，高校財務應強化系統安全維護，安裝防火墻，定期優化升級殺毒軟件，加強師生網絡安全教育，引進專業網絡安全防護人員，提升網絡安全防護等級；在系統數據方面，加強用戶權限管理，提升密碼強度并定期更換，及時做好系統數據多地備份，筑牢數據安全防線。如使用智能財務系統應用“大智移云”等新技術，此網絡結構較之前更加復雜，受到病毒侵害、黑客攻擊而導致網站癱瘓、系統數據被篡改、泄露、丟失的風險更小，從而提高網絡安全。

（二）加強宣傳培訓，做好新系統順利施行保障

智能財務系統作為“大智移云”時代的新生事物，在推行初期，不可避免存在部分師生對新系統上線產生抵觸或畏難心理，為保障新系統平穩有序地順利施行，高校財務應多措并舉加強宣傳培訓。一方面，制作宣傳視頻向師生展示新系統的便捷高效，打消部分師生的抵觸或畏難心理。另一方面，通過制作操作指引手冊、操作演示視頻、舉辦現場操作培訓等多種渠道保障師生全面了解和掌握新系統的操作流程和使用規范。

（三）做好售后服務保障，提升財務服務滿意度

財務系統智能化轉型的目標是通過解決“報銷繁”難題，提升師生財務服務滿意度，從而釋放師生活力，助力高校教學科研事業發展。因此，對師生的意見征詢，不能僅局限于財務系統構建階段，在財務系統后續實施過程中，也應充分考慮師生的意見和建議，對智能財務系統進行不斷的改進和升級，做好售后服務保障，從而提升財務服務滿意度。

結語

隨著信息技術的快速發展，傳統模式下的財務工作不可避免地受到沖擊和挑戰。構建智能財務系統，利用大數據技術建立各類數據庫，為高校財務審核、分析、決策、監督提供更有力的數據支撐；利用人工智能技術，實現報銷單據的智能化處理，解決“報銷繁”難題，提升報銷效率；利用移動互聯網技術，突破了時間和空間的限制，大大減少了時間消耗，提升了師生報銷體驗；利用云計算技術，對報銷單據中的數據進行快速整理和計算，提高數據處理的效率和準確性。高校財務系統向智能化轉型，是“大智移云”時代高校財務改革的必然趨勢，高校財務應高度重視，充分準備，深化改革，力求借助“大智移云”時代帶來的發展機遇為全校師生提供更方便、更快捷、更智能的財務服務，為高校教學科研事業添磚加瓦。