人性化管理賦能事業單位檔案工作

◎謝慧嬌

在事業單位檔案工作中推行人性化管理，既要制定良好的管理模式，又要創造良好的環境，還要為檔案的使用者提供便捷的檔案使用渠道。事業單位各部門應積極配合檔案部門的工作，同時檔案管理人員也要了解事業單位各業務部門的檔案使用需求，通過優化檔案管理方式為檔案使用者提供便利。但在管理實踐中，檔案管理人員的技術水平、檔案管理制度等都會對檔案管理工作產生一定影響，導致人性化管理方式遲遲難以落實。這就需要事業單位明確人性化管理的重要性，并結合事業單位檔案管理工作現狀，剖析檔案管理工作中存在的問題，進而有針對性地解決這些問題。

■在事業單位檔案管理工作中開展人性化管理的意義

首先，可以幫助事業單位打破傳統檔案管理模式。在傳統的檔案管理模式中，員工僅僅依靠檔案進行管理，這種物本管理方式雖然能夠達到梳理檔案內容的目的，但是忽略了員工的內心需求。尤其是部分檔案管理工作重復性較強，員工在沒有情感投入、自身需求沒有得到滿足的情況下，長期做重復性工作很容易產生倦怠感，影響檔案管理效率。長此以往，部分員工還會對自身價值產生困惑。人性化管理更加注重員工的內在需求，能夠使員工在工作中充分發揮自己的作用，從而有效地激發員工的工作熱情。其次，對提升事業單位檔案管理水平具有重要的意義。事業單位在推行人性化管理時，需要從人員素質、管理環境、管理制度等多方面入手。在人才培養方面，需要為檔案管理人員提供學習機會，檔案管理人員在學習過程中要提高自身的技能，使自身的管理手段與事業單位檔案管理現狀相匹配，這樣才能更好地解決當前事業單位檔案管理工作中存在的問題。最后，可以優化事業單位檔案管理工作。傳統的檔案管理模式主要以檔案為中心，單位在考核階段也是考察檔案管理工作的物料管理成果，沒有關注員工的情緒和需求。而在人性化管理模式下，事業單位的管理人員既關注檔案管理的實際成果，也關注工作人員的內心需求。在人性化管理模式下，檔案管理人員與其他各部門工作人員的溝通日益密切，檔案管理工作的開展也更為順暢，進而可以使事業單位內部形成良好的工作氛圍。

■事業單位檔案管理工作中存在的問題

對檔案管理工作重視度不足

一些行政人員對檔案管理工作的重視程度不夠。在日常的行政工作中，部分管理人員往往將精力放在事業單位業務部門、后勤部門的管理上，沒有注意到檔案部門的發展。同時，一些單位的領導對檔案管理工作不夠重視，不能及時處理檔案管理工作中出現的問題。此外，檔案管理人員的獎金不多，導致檔案管理人員的工作積極性逐漸下降，甚至導致部分檔案管理人員產生負面情緒，對檔案管理工作存在抵觸心理。檔案管理工作內容十分復雜，包括人事檔案、實物檔案、藝術檔案、聲像檔案、文書檔案、科研技術檔案、財務檔案等方面的管理。所以，檔案管理人員在開展檔案管理工作時需要各個部門的配合。然而，一些單位的領導對檔案管理工作的關注不夠，導致其他部門的員工在工作過程中對檔案管理工作的配合度較低。這不僅會影響檔案管理工作的開展，甚至還會影響事業單位內部的工作氛圍和員工之間的關系。

缺乏專業檔案管理人才

首先，部分檔案管理人員并非科班出身，而是從其他部門轉到檔案管理部門的，對檔案管理工作的認識不夠深入。一些檔案管理人員把檔案管理工作與資料管理工作等同，并沒有認識到檔案管理工作在事業單位今后的發展中所起的作用。此外，檔案管理工作要求檔案管理人員具備一定的專業技術。由于部分檔案管理人員非科班出身，缺乏相應的管理手段，導致檔案管理工作的效率較低。其次，當前我國事業單位檔案管理工作的開展情況已經有了一定的改變，由傳統的物本管理方式轉為人本管理方式。一些單位也引進了先進的檔案管理制度，以更好地開展檔案管理工作。然而，部分檔案管理人員不熟悉檔案管理制度，對計算機技術的掌握不熟練，難以有效開展檔案管理工作。

檔案管理工作機制有待完善

人性化管理強調以人為核心，注重檔案管理人員的需求。但從當前的檔案管理工作機制來看，總體的管理體制較為松散，沒有突出人性化管理特征。首先，獎懲機制有待完善。部分事業單位在設置獎勵方式時往往以檔案管理人員的學歷、職稱以及年齡為主要考量依據，不利于能力較強的檔案管理人員實現自身價值，甚至會消磨優秀工作人員的工作熱情。其次，部分檔案管理制度聚焦檔案管理流程，忽略了檔案管理人員的需求。比如，檔案管理人員的培訓機會和外出學習機會相對較少，晉升空間相對狹窄。因此，事業單位需要建立完善的檔案管理機制，將粗放管理轉為精細化管理，突出人員優勢，發揮人員特長。

■事業單位檔案管理工作中的人性化管理策略

更新檔案管理觀念

首先，管理者要轉變檔案管理理念。管理者應認識到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作的開展情況，主動向檔案管理人員了解其工作中遇到的問題，利用自己的權限協助檔案管理人員破除困境。管理者應加大對檔案管理的經費投入力度，及時購置和更新檔案管理工具和軟件，為檔案管理人員提供培訓機會，優化檔案管理工作環境。其次，管理者要大力支持檔案管理工作，特別是當前檔案管理方式發生了一些變化，資料收集規則和處理方式也發生了變化。管理者應根據檔案管理人員的需求不斷改進和完善檔案管理工作，并在事業單位內部落實工作規范，讓事業單位其他各部門工作人員積極配合檔案管理工作，在日常工作中有意識地收集、保存活動痕跡。在召開有關檔案管理工作的會議時，管理者應關注檔案管理工作的實際效果，并積極提出建議，以促進檔案管理工作的開展。

優化檔案管理工作環境

事業單位可以從硬件環境和工作氛圍兩方面出發優化檔案管理工作環境。首先，在硬件環境層面，事業單位要及時購買或更換計算機設備以及檔案儲存設備。現階段，事業單位檔案管理工作向信息化辦公、無紙化辦公方向發展。傳統的紙質版檔案資料逐漸減少，檔案管理人員應將紙質版資料通過掃描的方式存儲起來，方便后續查閱。然而，部分事業單位打印機的掃描效果較差，掃描生成的電子版檔案清晰度較低，無法正常使用。再加上檔案內容逐漸增多，但是電腦的內存較小，運行卡頓，還有部分電腦系統相對落后，無法適應事業單位現階段的檔案管理工作開展需求。因此，事業單位相關工作人員要統計檔案管理部門的打印機設備和計算機設備的使用情況，及時采購先進的設備。在檔案管理過程中，除了圖文檔案外，還有視頻檔案。視頻檔案占據的存儲空間較大，事業單位可以購買大容量硬盤，滿足檔案管理的需求。其次，事業單位要加強輿論宣傳工作和思想引領工作，使其他部門充分認識到檔案管理工作的重要意義。在日常工作中也可以舉辦部門聯誼活動，讓檔案管理人員與其他各部門人員進行溝通交流，建立良好的關系。檔案管理部門在每年初收集各部門檔案資料時，需要各部門全力配合，初篩整理好手頭上的歷史資料，辦理好交接工作，以減輕檔案管理人員的工作壓力。

完善檔案管理工作制度

首先，要完善獎懲制度。在制定激勵機制時，要采用分層設置的方式，為新入職的檔案管理人員提供更多獲得獎勵的機會，激發新入職工作人員的積極性。而對于工齡較長的檔案管理人員，事業單位需要從工作成效、管理規范等方面出發，對檔案管理人員進行適當的獎勵。其次，要健全評價體系。事業單位可以采取季度考評的方法，考核人員要將每次的考核結果反饋給檔案管理人員，并根據當前檔案管理工作的實際情況向其提出建議。如果檔案管理人員工作積極、工作成效較好，那么單位就要給予其相應的獎勵，為其提供晉升機會；如果其工作懈怠，單位也要扣除相應的獎金。完善考核制度能夠激發檔案管理人員工作的積極性，助推檔案管理人員進行自主學習，凸顯自我價值。在檔案管理人員晉升的過程中，單位不能只看職稱和工齡，還要看其工作能力。部分新入職的員工對現代化檔案管理手段掌握得相對熟練，在工作中比較仔細，并做出了相應的成績。那么事業單位要公平地將晉升機會給予能力較強的員工。

培養專業的檔案管理人才

各單位要經常對檔案管理人員進行培訓。首先，在培訓過程中，要加強理論培訓。現階段的檔案管理工作與過去的檔案管理工作存在較大差異。傳統檔案管理模式主要是對檔案材料進行管理，管理人員在管理過程中的主觀能動性相對較大。但這導致檔案管理完成之后，部分檔案調取難度較大，不利于其他工作人員查閱檔案內容。在人性化管理模式下，檔案管理人員應注重檔案使用者的需求，與各部門的工作人員進行有效的交流，了解有關人員存檔的頻次和存檔內容。將經常使用的檔案放在容易調取的位置，以滿足檔案使用人員的需求。其次，要加強技能培訓。特別是要對非檔案管理專業畢業的員工進行系統的技能訓練，使其掌握檔案管理的基本概念和操作流程，從而提升工作能力。以目前的檔案管理工作來說，檔案管理人員需要掌握計算機技術，并能夠熟練地使用檔案管理系統。部分事業單位借助微信公眾號定期發布檔案管理的相關信息，因此檔案管理人員還需要具備自媒體運營的基本技能。在培訓完成之后，事業單位要對檔案管理人員進行考核。最后，在日常工作中，事業單位檔案管理人員應定期進行檔案管理工作的經驗交流，以提升自身的工作能力。

豐富檔案管理方式

在人性化管理模式下，事業單位應通過多種方式開展檔案管理工作，滿足多類人員的檔案需求。首先，檔案管理人員要結合事業單位的發展現狀對檔案進行分類。部分檔案可以采用紙質版儲存方式歸納整理，還有部分檔案可以采用電子版儲存方式歸納整理。但是對于部分重要的檔案，既要采用電子版儲存方式，也要保存紙質版材料，要留好備份，避免出現檔案丟失問題。其次，要完善事業單位檔案管理手段。隨著信息化水平的提高，檔案管理手段也越來越多。檔案管理系統是現階段事業單位比較常用的管理工具。市場上檔案管理系統的供應商較多，部分事業單位直接從市場采購檔案管理系統，雖然功能齊全，但是與事業單位內部的實際管理需求存在差異。在條件允許的情況下，事業單位可以更改系統內容或者使用自研系統。在“以人為本”的管理模式下，事業單位要重視檔案管理人員的工作需要，如果檔案管理系統出現卡頓、閃退等問題，會直接影響檔案管理人員的工作效率。這就要求事業單位定期向檔案管理人員了解檔案管理系統的使用情況，并安排專人進行日常的檔案管理系統維護。同時，在使用檔案管理系統的過程中，要注意檔案資料的保密，防止檔案資料外泄。最后，檔案管理人員也要創新檔案管理模式，使其他部門的員工都能積極地參與到檔案管理工作中來。

在人性化管理模式下，檔案管理人員應充分了解檔案使用者的需求，優化檔案管理方法。事業單位要合理配置檔案管理工具，完善檔案管理工作機制，營造良好的檔案管理工作環境，使其他部門的員工也能主動地與檔案管理人員合作。此外，事業單位的領導要從思想上重視檔案管理工作，通過調撥資金、完善制度、配置設備等方式提高事業單位檔案管理工作的水平。事業單位檔案管理人員要積極學習，掌握現代化管理手段，提高自身的檔案管理素養。