基于信息化平臺的地勘單位合同內控管理優化思路研究

呂蘇欣

（山東省物化探勘查院，山東 濟南 250013）

一、地勘單位合同內部控制管理存在的問題

（一）合同管理意識較差

由于地勘單位在我國起步時間較晚，地勘工作具有特殊性，經濟體制改革相對遲緩，參與市場競爭較晚，相較于市場化程度高、管理成熟的行業，其現代化、科學化水平仍需提升。在合同內部控制的管理方面，部分管理者合同管理意識相對薄弱，沒有形成完整的管理觀念，整體上呈現出傳統與滯后的特性，對合同內部控制管理不夠重視。單位內部未形成完備的制度體系，合同管理權責不清、主體不明導致管理部門管理意識缺位，相關審核流于形式；合同的簽訂、執行、驗收、結算與監督管理等各環節仍采用紙質審批居多，對于信息化平臺建設不夠重視，利用信息化工具輔助合同內部控制管理起步相對較晚，還未形成系統化、全覆蓋的合同管理體系，進一步增加了合同管理的難度。相關紙質資料一旦丟失損毀，將會面臨較高的管理風險與法律風險，影響后續的債權債務管理、質量管理等后續環節。

（二）專業人才缺乏

合同管理涉及經濟、法律、財務、技術、安全等多方面，對于地勘單位這一類事業單位來說，還面臨審計、巡查、巡視等上級監管，相關管理人員需兼顧合同的市場性與事業單位管理要求，同時要不斷地更新知識體系以應對市場競爭加劇、監管要求提升以及國家法律法規、行業規章的變動。由于部分地勘單位的不重視，人才培養相對落后，梯隊建設不健全，相關培訓教育缺位，導致合同管理人員缺乏。隨著合同管理工作量的增加，人才缺乏的劣勢也隨之凸顯。同時，地勘行業作為傳統行業，信息化建設人才較少，信息化平臺的搭建多依賴于外部公司，所用產品為標準化產物，定制功能需要另外再投入時間與資金，且工作效率與信息安全難以保證。人才不足、體系不完善，均進一步地阻礙了地勘單位提升合同管理水平的步伐。

（三）合同管理流程整體性、實時性、閉環性不強

合同管理主要由合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理三項工作內容，合同管理方法主要包括建立合同臺賬、合同動態管理制度、合同評價評審制度、合同完成后總結分析制度等方法。涉及合同簽訂、執行、驗收、結算、收付款等多個環節，甚至是后續的變更、解除等。以上各環節并不是獨立的，以簽訂合同為起始，不斷向外發散，并且相互聯動。但對于部分地勘單位來說，各個環節的審批相對獨立，合同的信息流轉依靠審批人員的被動詢問，而非主動匯總呈現，通過有限的信息，審批人員很難掌握合同的整體情況。并且管理的關鍵環節全部依托于“人治”，存在一定的隨意性、偶然性。信息數據之間沒有聯動，相關數據涉及不同部門，查詢相對困難，管理效率低下，信息更新速度較慢。合同的閉環管理較差，需要人員定期梳理，定期催要，對管理人員要求較高。對于合同管理沒有實現整體性、實時性、閉環性，不利于實現地勘單位維護自身權益，實現高質量發展。

二、基于信息化平臺的地勘單位合同內控管理優化思路

（一）提高對合同內控管理的重視度

切實抓好對于合同管理、內部控制重要性的宣傳培訓，從意識上提升對于合同內部控制的關注與重視，轉變合同管理觀念，積極提升管理現代化、科技化水平，利用信息化平臺提升合同管理的工作效率和工作質量。一是重視對《民法典》等相關法律法規的培訓學習，增強依法經營與依法辦事的法律理念，提升對市場主體的合同意識，認識到合同利用信息化平臺的緊迫性與必要性。二是強化制度建設，形成完備的管理制度體系，填補制度空白，明確各部門權責，避免權力真空，將主體責任落到實處。三是多渠道樹立“以制度管人管事”理念，為執行制度立信立威，切實提高制度執行意識。四是梳理制度落實的關鍵環節，與信息化平臺相結合，形成控制節點。五是建立覆蓋全院的學習機制，在管理層帶頭學習的同時，也要切實的落實到基層。通過定期學習、培訓、考核以及日常交流等方式，增強廣大干部職工對于合同內部控制管理信息化的認識與重視，適應當下信息化的發展與融入，建立起良好的合同管理思想體系。

（二）加強對合同管理信息化人才的培養

管理歸根結底是對人的管理，因此，提升合同內部控制管理與信息化平臺建設各環節參與者的人員素質和專業實力尤為重要。提升合同的內部控制管理，首先，鼓勵職工有計劃、積極地參與內外部培訓，利用財政廳、工商行政管理機關等舉辦的專業人員培訓以及單位內部法律、經管、技術、安全培訓，提升個人專業素養。緊跟政策，熟悉國家、地方法律法規及行業規章對合同管理的要求，做到專業能力與法律意識的雙重夯實。其次，培養合同管理員工的敬業精神與責任意識，增強合同風險的防范意識，提升合同管理人員對信息化平臺的熟悉程度和操作水平。信息化平臺的數據質量很大程度上依賴于操作人員的輸入質量，相關數據作為基礎信息深入影響了后續的管理質量。隨著信息化平臺的不斷提升，填報內容、審批流程以及信息關聯程度都會產生相應變化，合同管理人員需要秉持終身學習的理念，忠于職守、恪盡職責，嚴格地遵循信息化平臺的操作流程進行管控。再次，明確自身的工作職責，切實落實好合同管理責任，協調其他部門的員工共同推進合同的信息化管理，完善基礎工作，利用信息化平臺來相應地增強合同的管理水平。最后，要積極引進與培養信息化人才，將信息化管理平臺建設的關鍵節點掌握在單位內部，提高數據的穩定性與安全性。可以充分地定制符合自身管理要求的平臺功能，提升工作效率，從而更好推動合同管理體系化建設。

（三）構建信息化管理平臺

一是要結合自身業務的實際狀況構建合理、科學的信息化管理平臺，對企業涉及的所有合同進行一體化管理，聯合平臺的其它業務模塊以及客戶關系管理模塊，打通合同管理通道，實現全過程管控。將管理的觸角延至客戶端，提高合同的審核效率，加強執行和管控，規避合同糾紛導致的法律風險。讓各崗位的權限等級、審批流程、操作記錄等在系統上進行清晰的留痕，方便日后的管理與相應的責任追究，從而更好地強化責任擔當。二是要提升信息化管理平臺操作人員的能力，切實地將合同的信息化管理從理論知識轉化為實踐應用，降低合同的人為風險。三是加強信息化管理平臺的監督與管控，可以采取合同資質審查、專家及法務審查進行管控節點的監察，提高對信息化管理的監督力度，從而更好地保障合同的安全性與穩定性。四是搭建與開發信息化管理平臺的數據傳輸功能，讓數據傳輸與共享更加便捷，同時也能讓數據的存儲更具安全性。五是應用信息化管理平臺及時對合同履約的結果進行驗收，有效地對合同簽訂、驗收進行全程監督與管控，確保合同按期履行。地勘企業通過信息化管理平臺有效地實現動態化管理，讓合同的管控更加精細化，有效降低合同的管理風險，增強企業內部管控工作的整體水平。

三、結語

在新形勢下，地勘單位應轉變合同管理理念，提高對合同管理的重視程度，通過法制教育、合同培訓、信息化平臺應用等措施，增強員工的法制觀念、合同理念以及信息化管理能力，增強合同管理人員的風險防范意識，提升信息化平臺的操作能力及管理能力。地勘單位還應搭建完善的信息化管理平臺，建立科學、合理的合同管控制度，從而有效降低合同管理風險，高效提升信息化管理水平，推動地勘單位的高質量發展。