淺析檔案管理數據化內涵、困境與對策

一、引言

檔案工作對文化傳承、歷史研究和社會發展具有重要作用。大數據時代，檔案管理數據化已經成為一種必然趨勢，檔案管理數據化是指將傳統的紙質檔案數字化，實現數字化存儲、處理和共享。隨著數字化技術的不斷發展，檔案工作逐漸實現了數據化。然而，檔案管理數據化過程中仍面臨數據安全、數據準確性、數據標準化和數據管理等困境和挑戰。為此，加強檔案管理數據化意味著要進一步加強檔案數據安全管理，提高檔案數據的準確性，同時建立標準化、規范化流程，保障檔案管理數據化工作的有序、長效推進。

基于此，在厘清檔案管理數據化內涵的基礎上，明確其當前階段面臨的主要困境與挑戰，并尋求積極的應對之策是一項重要的現實課題。

二、檔案管理數據化基本內涵

檔案管理數據化是指在檔案工作中使用信息技術手段，對檔案管理、檔案服務等各個環節中產生的數據進行整合、分析、應用，從而提高檔案工作的效率、質量和價值。實現檔案管理數據化，可以更加高效地管理和利用檔案資源，推動檔案事業的發展，同時也能為社會各界提供更加便捷、高效的檔案服務。隨著信息化和數字化的發展，越來越多的行業和領域都開始了數字化轉型，檔案事業也不例外。檔案管理數據化的具體內涵體現為檔案工作的數字化管理、檔案資源的信息化建設、檔案數據的利用、檔案安全保護四個維度。

（一）檔案數字化管理

數字化管理是檔案管理數字化轉型的核心內容之一。數字化管理是指將紙質檔案資料轉換成數字化檔案資料，并通過數字化方式進行存儲、傳輸和利用的管理模式。數字化管理可以實現檔案的快速查詢、便捷共享和高效利用。[1]數字化管理不僅能夠提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，還能夠更好地保護檔案資料的安全性和完整性。

（二）檔案信息化建設

檔案信息化建設包括檔案管理信息系統建設、數字化檔案庫建設等方面。檔案管理信息系統是實現檔案數字化管理的重要手段，通過檔案管理信息系統可以對數字化檔案進行管理和查詢。數字化檔案庫則是存儲數字化檔案的重要場所，數字化檔案庫應當具備高效的存儲、傳輸和檢索能力，以滿足數字化檔案管理的需求。

（三）檔案大數據應用

隨著數字化管理和信息化建設的不斷發展，檔案管理領域產生的數據量越來越大。通過對這些數據的分析和挖掘，可以為檔案管理決策提供更加科學和有效的支持。檔案大數據應用可以實現檔案管理的智能化、自動化和規模化，提高檔案管理水平和效率。

（四）檔案數字化保護

數字化檔案雖然可以提高檔案管理效率和便捷性，但也存在著信息泄露和數據損壞的風險。因此，檔案數字化保護成為檔案管理至關重要的環節。檔案數字化保護包括數字化檔案的加密和備份、數字化檔案的權限管理等方面。通過對數字化檔案進行加密和備份，可以保證數字化檔案資料的安全性和完整性。數字化檔案的權限管理則可以限制數字化檔案的訪問范圍，保護數字化檔案資料的隱私性和保密性。

三、檔案管理數據化存在的現實困境

檔案數據化管理過程需要借助信息技術手段對檔案進行管理、處理、共享和利用，以提高檔案工作效率和服務質量。盡管檔案數據化處理后能夠提升檔案工作效率和質量，但基于現有的人員、技術、管理方法等客觀條件，檔案管理數據化工作的進度與理想目標仍存在一定差距，現存的一些問題仍制約著檔案工作數字化轉型升級。

（一）數據安全問題

檔案管理數據化的發展已經帶來了諸多便利，但同時也面臨著數據安全方面的挑戰。首先，存在數據泄露風險。隨著檔案管理工作的數字化進程不斷加快，信息系統和網絡安全方面的問題日益突出，數據泄露的風險也隨之增加。特別是在檔案中涉及的個人隱私信息和重要文件，如果發生數據泄露，會給個人和組織帶來巨大的損失。其次，存在數據被篡改的可能性。數據篡改是指黑客或攻擊者對檔案數據進行非法修改，破壞數據完整性和可信度。[2]數據篡改可能導致檔案記錄失真，存儲信息錯誤，影響檔案管理工作的正常運行。因此，檔案管理數據化工作需要建立完善的數據防篡改機制，提高數據安全性和數據完整性。最后，數據存儲方面也可能出現問題。傳統的檔案存儲方式是以紙質文檔為主，而數字檔案的存儲涉及檔案管理信息系統、數據庫等多個方面，對數據存儲設備和設施的安全性等要求更高。若存儲設備的安全性不能得到保障，容易導致數據的損壞和泄露，對檔案管理工作的正常運行帶來不良影響。

（二）數據準確性問題

首先，數據錄入不準確。在檔案數字化工作中，數據錄入這一環節是至關重要的。數據錄入不準確會導致檔案信息的錯誤，進而對檔案工作的正常運行產生嚴重影響。例如，檔案信息被錄入錯誤或者遺漏，會影響正常的檔案管理和查詢工作，從而影響檔案的可用性和準確性。其次，數據處理不當也會對數據準確性造成影響。在數字化檔案工作中，數據處理的環節也是至關重要的。數據處理不當可能會導致檔案信息的錯誤、丟失或損壞。例如，數據傳輸過程中可能會發生數據丟失或損壞，而這些錯誤可能無法被及時發現和糾正，從而影響到檔案信息的準確性和完整性。最后，數據管理不當也會對數據準確性產生影響。檔案數據的管理包括數據的存儲、備份和恢復等環節。如果這些環節管理不當，可能會導致數據的丟失或損壞，進而影響到檔案工作的質量和效率。例如，如果沒有建立完善的數據備份機制，數據丟失后可能無法恢復，這將導致檔案信息的損失和不完整。

（三）數據標準化問題

首先，數據格式和結構不統一。不同的數據格式和結構可能會導致數據的混淆和錯誤的解讀。例如，一些檔案可能以文本文檔的形式存儲，而另一些則以圖像的形式存儲。這些存儲方式上的不同可能會導致數據在轉換和解析過程中出現問題，從而導致數據出現錯誤。其次，標準化流程不完善。在數字化檔案工作中會涉及不同的標準化流程和標準化工具，進而會導致部分檔案在經過標準化轉換之后存在差異。此外，一些檔案管理部門在工作中缺乏標準化的流程和規范，也會導致數據的不一致和混亂。最后，標準化意識不強。由于數字化檔案工作相對處于起步較晚的發展階段，一些檔案工作人員可能缺乏對數字檔案標準化工作的認識和理解，在數字化檔案處理過程中沒有遵循標準化規范和標準化流程，從而導致數據標準化問題的出現。

（四）數據管理問題

檔案管理部門在進行數字化檔案工作時，需要面對大量的檔案數據。這些數據的產生和流轉需要建立科學的數據管理體系，才能確保檔案工作的順利進行。如果數據管理體系不健全，會導致數據冗余、數據質量下降、數據管理混亂等問題。[3]首先，數據訪問控制問題亟待解決。檔案數據是非常敏感的信息，需要進行嚴格的訪問控制。如果沒有有效的數據訪問控制機制，檔案數據可能會被非法獲取或者篡改，給檔案工作帶來嚴重的安全隱患。其次，存在數據質量問題。數據質量問題主要包括數據準確性、數據完整性和數據一致性等方面，檔案數據質量不高，會影響到檔案工作的效率和質量。最后，數據管理問題也值得引起重視。如果數據管理不規范，可能會導致數據丟失、數據不一致等問題，嚴重影響檔案工作的正常開展。

四、檔案管理數據化的有效對策

針對檔案管理數據化工作中存在的各類問題，需要采取一系列的措施來推進檔案管理數據化，進一步提升檔案管理質量。具體而言，應充分重視檔案數據安全，保障檔案數據準確，推動檔案標準化建設，為檔案數據管理提供全方位保障。

第一，重視檔案數據化安全。首先，加強技術保障。檔案部門要采用專業的加密技術，確保數據在傳輸和存儲過程中不被惡意攻擊或竊取。還要建立權限控制機制，對檔案數據的查看、修改、刪除等訪問操作進行控制，限制非授權人員的操作。除此之外，檔案管理部門要定期進行安全審計和漏洞掃描，及時發現和修補系統中的安全漏洞。其次，加強人員培訓。檔案部門要加強人員培訓，提高員工的安全意識和技能水平。[4]通過加強內部安全培訓，讓員工了解檔案工作中的安全風險和安全策略，掌握信息安全相關的基本知識和技能，提高數據安全意識和能力。通過定期的安全演練，讓員工了解應對安全事件的流程和方法，提高應急處理能力。最后，建立完善的數據備份和恢復機制。檔案部門要建立完善的數據備份和恢復機制，對數據進行定期備份，并將備份數據存儲在不同的地點，確保數據不會因為單點故障而丟失。此外，還要制定災難恢復計劃，在突發情況發生后能夠及時恢復數據，確保檔案工作的連續性。

第二，提升檔案管理數據準確性。首先，加強數據管理和處理培訓。檔案工作人員要具備數據管理和處理的基礎知識和技能，以保證數據的準確性。因此，檔案管理單位應加強對檔案工作人員的培訓，使他們能夠掌握數據管理和處理的方法和技巧，提高數據錄入和處理的準確性。培訓的內容可以包括數據管理和處理的原理、流程和方法等。[5]其次，建立數據準確性檢測機制。為了確保數據的準確性，采用相應的數據準確性檢測方法。這些方法包括數據輸入、存儲、傳輸、處理、輸出等環節的檢測，以及數據比對、驗證等方法。通過這些檢測手段，可以及時發現數據錯誤和不準確的地方，并及時予以修改和糾正。最后，建立數據質量控制制度。包括數據質量管理的規章制度、數據質量監督和檢查制度等。通過相關制度的落實，提升數據質量，從檔案數據收集、檔案數據管理和檔案數據利用的全過程出發，提高整個管理過程的規范性，保障檔案數據源頭準確，過程安全，利用有效。

第三，提升檔案管理數據標準化水平。首先，建立數據標準化規范和流程。數據標準化規范是指制定一套統一的數據格式、數據存儲和數據交換標準，以確保不同檔案工作單位之間的數據可以互相兼容和共享。同時，建立完善的數據標準化流程，確保數據標準化的過程可以被規范化、標準化地執行，提高數據標準化的效率和準確性。其次，加強數據標準化的培訓和宣傳。對檔案工作人員進行數據標準化重要性的培訓和宣傳，讓他們了解數據標準化的重要性，掌握數據標準化的方法和技巧，以及如何應對標準化過程中可能遇到的問題。通過相關培訓和宣傳，可以提高檔案工作人員的標準化意識和能力。最后，積極參與制定和推廣相關的標準化規范。檔案部門要積極參與制定和推廣相關的標準化規范，包括國家、行業、地方等層面的標準化規范。并引導相關單位在檔案工作中按照規范化的標準執行數據標準化工作，促進數據標準化的普及和提高。

第四，完善檔案管理數據化管理體系。首先，建立科學的數據管理流程和決策機制。檔案工作單位要建立科學的數據管理流程和決策機制，確保數據管理的規范性和高效性。檔案工作單位要對數據管理的責任和權限進行明確劃分，避免數據管理的決策權和執行權重疊，導致數據管理的混亂和失控。檔案工作單位要建立完善的數據管理流程，包括數據的采集、存儲、處理、傳輸、共享等環節。[6]每個環節都應該有明確的責任人和操作規范，確保數據管理的規范化和標準化。制定科學的數據管理決策機制對檔案管理工作也尤為重要。檔案工作單位需要制定科學的數據管理決策機制，包括數據管理的目標、規劃、標準等方面。同時，還需要根據實際情況不斷進行調整和完善，確保數據管理決策的科學性和前瞻性。其次，加強數據監控和評估。檔案工作單位要加強對數據的監控和評估，及時發現和解決數據管理中的問題，提高數據管理的效率和質量。檔案工作單位要建立數據監控體系，包括數據監控的目標、指標、頻率、責任人等方面。同時，還需要采取相應的監控措施，如實時監測、定期檢查、異常預警等，確保數據管理的實時性和準確性。檔案工作單位要定期開展數據評估活動，對數據的準確性、完整性、一致性、時效性等方面進行評估。評估結果可以作為數據管理決策和調整的參考依據，幫助檔案工作單位及時發現和解決數據管理中的問題。

五、結語

綜上所述，推進檔案管理數據化是新時期檔案事業高質量發展的新探索，在實踐過程中也會面臨諸多困境，如何平穩推進檔案管理數據化，保障其建設成效是當前檔案管理過程中應深入思考的問題。對此，要從檔案管理本身的實際需求出發，提升數據安全性、準確性和標準化水平。同時構建檔案管理數據化管理體系，持續提升檔案工作效率和質量。

參考文獻：

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（作者簡介：李青，女，本科，濮陽市安陽地區醫院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）