水利檔案規范化管理存在的問題及優化路徑分析

劉琳 王啟國

摘 要：在黨和國家事業發展進程中，水利事業取得了歷史性成就、發生了歷史性變革。水利檔案作為各項水利業務活動中形成的數據、信息、圖表等各種形式的原始記錄，是反映水利事業發展的重要憑證。在新時代，相關部門應高度關注水利檔案的規范化管理，進而在推動水利事業前行的過程中提供更好的檔案服務。本文從新形勢下水利檔案規范化管理的意義及必要性、存在的問題與挑戰、未來優化路徑展開深入分析，為水利部門實現高質量發展提供決策參考。

關鍵詞：水利檔案；規范化管理；優化路徑

水是萬物之母、生存之本、文明之源，是經濟社會發展的重要支撐和基礎保障。在新時代，隨著中國社會經濟的快速發展，水利檔案管理工作作為水利工作的重要組成部分，對水利事業的發展起著至關重要的作用。這就需要部門領導者和管理人員充分認識到水利檔案工作的重要性，增強檔案意識，強化檔案管理規范化、標準化、智能化發展，實現檔案事業提質增效[1]。

1 水利檔案規范化管理必要性及意義

1.1 節約檔案資源管理成本

在新時代各項水利工程及相關工作的復雜度變強、涉及范圍變廣、數量增多、規模變大，隨時隨地都在生成大量的水利文件，并包含圖表、文書、聲像、實物等結構化與非結構化數據。在傳統檔案管理模式中，需要以人工的方式對其進行收集、歸檔、保存、管理、利用，要耗費大量的人力物力財力，且實際工作大多是重復低價值的人力勞動，不只耗費經濟成本，也耗費時間成本。現在依托數字掃描信息化技術和智慧庫房，使得絕大多數水利檔案轉變為電子數據，在管理過程中實現數據采集、自動整理、快速編目、智能分類等一系列標準化、自動化流程，避免人為疏漏，提升工作效率。大大節約了單位的財務成本、庫房成本和管理成本，實現人盡其能、物盡其用。

1.2 實現龐大信息高效管理

目前各項水利工作對實現數據快速傳遞、及時獲取信息、便捷高效利用檔案的需求不斷增大，然而水利檔案內容復雜、數量偏大，管理工作繁重，利用效率較低，沿用傳統的管理利用模式難以滿足水利事業發展需要。在新形勢下，依托信息化、現代化技術及智能化平臺，可提升數據收集效率及歸檔質量，解決以往檔案無法自動關聯、無法覆蓋工作全過程的問題，更減少了對紙質檔案、照片檔案的頻繁翻閱，降低破損率和丟失率，提升安全性。

1.3 促進檔案開發利用共享

水利檔案價值在于為水利工程建設等各項工作提供真實可靠信息。新形勢下實現對檔案的精準統計和深度挖掘，優化借閱流程，創新服務機制，定向主動提供信息，增強為重大項目提供檔案信息的針對性、精準性和及時性。利用信息化技術，在檔案開發利用過程中通過關鍵詞、單位信息、工程類型等進行高速檢索，大大節約了檔案查詢和調用時間。同時水利行業各部門之間通過大數據平臺實現共建共享，統一管理，形成檔案開放合力，推動健全并不斷完善全過程、全鏈條的檔案開放工作機制，促進檔案公共服務均等化、合理化，整體呈現良好的開發利用局面，彰顯了檔案的潛在價值[2]。

2 水利檔案規范化管理存在問題與挑戰

2.1 基礎軟硬件設施薄弱

目前，大多水利部門單位受辦公條件、財政資金、領導重視等因素，檔案基礎設施建設滯后。檔案庫房、查檔室、辦公室、數字化加工室沒有做到空間獨立，一些庫房存在面積小、裝具老舊、缺少消防設備、恒溫恒濕不達標等問題，滿足不了新形勢下檔案多元化、多樣化、多載體管理。同時，一些水利部門檔案信息化建設較為落后，沒有專業性較強的配套軟硬件設施。硬件僅限于日常辦公和計算機終端，軟件系統平臺功能單一，僅限于檔案錄入、存儲，甚至停留在單機管理層面，不能形成開放式檔案數據庫。對水利工作提供的數據分析、案例參考、綜合統計等信息嚴重不足，無法充分發揮檔案潛在價值，使得管理問題不斷增多，水利事業發展難以有重大突破。

2.2 信息資源收集不齊全

水利檔案分類紛繁復雜、內容多種多樣、保存介質各異。不僅包括文書檔案，還包括照片檔案、錄像檔案、音頻檔案、實物檔案等，檔案工作開展較為困難。在行業內存在收集不齊全、歸檔不及時、管理不規范等問題[3]。一是由于對檔案工作重要性宣傳不夠。內設業務科室沒有主動對日常工作信息進行匯總；水利工程開展與檔案工作建設不同步，在最終驗收時忽視檔案資料完整性，導致很多文件無章可循、無人知曉，對于后期水利項目運營管理造成較大影響，不僅嚴重耽誤工作進展，而且浪費大量人力物力。二是行業內部尚未形成自上而下、分級管理的歸檔網絡體系，缺乏檔案生成、收集、管理、利用相關流程標準；檔案的開放鑒定、保管期限劃分等制度不完善，給后續檔案整理、利用等工作帶來較大影響，嚴重制約了檔案管理質量效果的提升。三是由于檔案硬件設施不健全、管理人員技術水平較低等因素，檔案數字化開展力度不夠。在線歸檔模式尚未全面推行，收集方式仍停留在人工通知、分散接收層面，整合水平仍然較低，大大降低了征集效率。

2.3 檔案管理體系不完善

現階段，我國水利行業對檔案管理工作的重要性認識不足。“重發展、輕管理”思想較為嚴重，尚未形成完善的檔案管理體系。職責劃分不明確，沒有制定檔案工作專班與專職人員，組織架構不清晰，分工混亂，崗位職責不明確，效率低下，執行力度大打折扣。一旦出現問題，容易產生流程混亂、互不擔責、推諉扯皮的現象。同時水利檔案的規范管理、高效運作，離不開完善和可持續優化的制度建設機制。部分水利單位普遍缺乏規范的管理制度進行指導或規范行為，檔案管理人員無法按照科學合理的章程開展具體工作，導致工作流程不細致，隨意性強，漏洞百出。由此導致檔案信息可信性受到影響，不利于從整體上提高水利檔案管理工作的規范化水平，也降低了后續相關工作開展的效率，檔案價值大大下降。

2.4 人員業務能力不專業

檔案工作具有較強的實用性、專業性，尤其在新時代，對檔案管理工作人員的綜合能力要求較高。在水利部門，相關人員業務素質較差，人員變動較為頻繁，導致工作難以實現平穩開展。一是由于大多人員長期在傳統檔案管理模式下工作，已形成固定思維定式，工作內容僅局限在檔案分類、歸檔、存儲，無法在短時間內熟悉大數據信息化等先進技術，計算機終端操作水平難以得到提升。二是檔案部門在水利行業內處于邊緣地帶，單位及領導者檔案意識薄弱，簡單認為檔案工作僅僅是將分散的文件匯總即可，對檔案隊伍的職業發展規劃和定期培訓開展力度不夠，使得整體業務水平停滯不前。三是檔案隊伍業務理念陳舊、主動服務意識不強，安全化、規范化管理意識不夠，水利部門單位對日常檔案管理工作監督不力，尚未制定考核機制，使得檔案管理人員工作積極性不高、主觀能動性不強，容易出現檔案不齊全、案卷混亂、開展不及時等問題，無法滿足快節奏、高水準水利工作對檔案利用的需求。

3 水利檔案規范化管理優化路徑

3.1 優化資源配置，提升設施水平

隨著時代的發展，先進科學技術不斷融入各行各業中，大數據信息化管理模式已成為主流方向。新形勢下水利工程建設任務繁重，檔案管理工作日趨復雜，管理成本不斷提升，需要部門領導緊跟時代發展潮流，將部分工作重點轉移至檔案事業發展中，補齊短板，全面優化軟硬件設施。一是部門領導者要深刻學習領會政策方針，加大跑項爭資力度，定期與主要領導匯報工作難題，提高向上爭取資金的針對性、實效性，全面推動加大檔案管理工作資金落實力度。二是結合自身發展實際，扎實開展市場調研，尋求適合水利工作發展的檔案庫房、業務技術用房等軟硬件配套設施，徹底解決檔案保管場地不夠、設施設備簡陋等問題，進一步保證檔案安全保障能力和公共服務能力的有效提升。同時要積極轉變思想觀念，注重現代信息技術的應用，及時引進大數據、人工智能、區塊鏈等現代信息技術，構建功能齊全、高效運轉的檔案管理系統平臺，使其更好地服務于互聯網時代的水利工作。三是做好檔案庫房建設日常管理，完善項目法人責任制，規范招投標行為，理順監理管理體制，加強設施質量監管，采取“統一管理，分級負責”的建設管理體制，切實抓好項目審批、技術指導、質量監督和竣工驗收等環節，全面更新檔案工作軟硬件設施，從而滿足檔案管理的日常和升級需求，改善檔案管理工作的整體環境。四是爭取專項基金，按照“存量數字化、增量電子化”要求，扎實開展檔案數字化掃描工作，提高水利檔案數字化率，從而進一步加快檔案資源數字轉型，提升檔案數字管理水平，實現水利檔案管理的現代化、規范化[4]。

3.2 加強文件征集，豐富檔案資源

一是在水利行業內要大力宣傳檔案工作，強化檔案知識宣傳，提升全體人員檔案意識、歸檔意識，加強信息采編、數據獲取環節，將檔案工作納入水利部門整體規劃、工作計劃、考核體系，與各項業務工作同部署、同實施、同發展，及時為歸檔工作提供有效指引，不斷豐富完善水利檔案數據庫。二是積極探索編制本地區“電子檔案管理規范”，建立數據集中歸檔規范化標準，明確檔案預歸檔、立卷、整理、借閱、催還等一系列工作流程。推行在線歸檔方式，同時全面把控安全性能，及時控制數字檔案資源的訪問與獲取，防范數字檔案被篡改，杜絕涉密檔案信息高密低傳，有效保障檔案管理的安全，降低安全保密管理的風險。三是推動水利檔案管理數字化轉型，提高數據治理能力。著力加強數字化工作，促進水利檔案數字化轉型，并利用信息化手段以及智能化管理利用系統，為電子檔案數據的線上管理賦能，明確電子檔案的歸檔范圍、時間、程序和格式要求，統一全市檔案管理準則，保證電子檔案整合機制的規范化運行，為加強水利部門的數據治理能力提供基礎支撐。四是緩解檔案存儲壓力，將各類檔案數據以電子檔案的形式保存至存儲器、光盤柜、硬盤庫等介質中，并及時開展異地備份工作，建立科學、合理、高效的數字檔案存儲機制[5]。

3.3 健全管理體系，強化職能使命

檔案工作屬于系統性工作，且具備一定的復雜性，需依賴高效的管理體系。一要成立檔案工作領導小組與檔案業務科室。統籌規劃、明確職責，細化具體的責任分工，進一步壓實工作責任，強化系統內各方面的檔案管理責任意識，要求部門內各業務科室要配備專職或兼職檔案管理人員，形成“主管領導親自抓、部門領導主要抓、主管科室具體抓”的良好檔案管理工作配合體系，促進檔案管理工作科學規范、有序高效、與時俱進、依法管檔、依規治檔的水平得到進一步提升。二要嚴格制定工作制度。結合自身發展情況制定“檔案保管制度”“檔案保密制度”“檔案借閱制度”“檔案信息化管理制度”等管理制度，對文書檔案、財務檔案、工程檔案的歸檔中各項環節的規范化管理作出明確的規定和要求，創新適合自身發展的檔案管理流程，促進水利檔案科學、規范管理，充分發揮檔案在貫徹落實水利改革發展總基調中的作用，推進水利治理體系和治理能力現代化[6]。

3.4 提高業務水準，打造精英團隊

一是要求檔案管理者要牢固樹立安全第一的意識。以高度政治責任感和強烈的歷史使命感確保檔案及時歸檔、安全保管、安全轉遞、安全利用。二是要求檔案管理者必須牢固樹立規范管理的意識。嚴格落實水利部辦公廳向全國水利系統印發的《關于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》，從提高認識，完善體制機制，強化規范化管理，加強“三個體系”建設，提高保障力度等方面出發，對每一卷檔案進行科學整理，從嚴落實檔案接收、保管、利用、信息化、統計和保密等各方面制度，按時間節點和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作，確保檔案完整齊全。三是水利部門要以多種類、多渠道、多類型、多方式的活動增強檔案管理人員業務水平，以教授講學、內部交流、外出調研、聯合培養等方式提升檔案管理人才的數量和質量，努力為其搭建好學習平臺和培養環境，為水利事業應對新形勢下檔案工作出現的新情況新問題打好人才基礎。四是著力構建全面性、科學性、權威性的平時考核工作機制，部門領導層要結合當前工作重點，明確考核對象和考核內容，制定考核對象隨機、材料上報時間限定、考核結果及時反饋等特點的監督方案條例，全面掌握本地區各級水利檔案管理水平，促進各項工作扎實穩定開展，發揮平時考核激勵約束作用，切實調動干部職工干事創業精氣神，為書寫水利事業高質量發展新篇章貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]位鐵強.為全面建成小康社會提供堅實的水利支撐[J].河北水利，2021（12）：6-7.

[2]張新.奮進“十四五”：體現人民立場，走向更加開放的檔案利用體系建設[J].中國檔案，2021（12）：32-33.

[3]汪福學，王凡.水利檔案工作規范化管理綜合評估現狀分析與思考[J].中國水利，2019（21）：63-64.

[4]李演科.新時代背景下水利檔案管理工作研究[J].城建檔案，2020（07）：63-64.

[5]宋婷婷.電子政務環境下數字檔案管理策略研究[J].文化產業，2022（23）：4-6.

[6]汪福學，王凡.水利檔案工作規范化管理綜合評估現狀分析與思考[J].中國水利，2019（21）：63-64.

（作者單位：陜西省引漢濟渭工程建設有限公司）