基于全面質量管理和標準化思維的醫院人事檔案審定研究

摘 要：檔案審定是保證人事檔案管理工作質量、確保人事檔案管理真實、規范的現實要求。本文以人事檔案審定為例，基于全面質量管理（TQM）和標準化思維，探討了新時代醫院人事檔案審定的現實矛盾、審定主要內容、標準、原則、方法及影響因素，并就做好醫院人事檔案審定工作、提升醫院人事檔案管理質量和水平提出意見建議，以期為進一步做好醫院人事檔案審定工作提供參考。

關鍵詞：全面質量管理；標準化思維；人事檔案審定

引言

煙臺市奇山醫院是一家肝病和感染病?？漆t院，在人事檔案審定及質量控制方面，通過分析影響人事檔案審定質量因素，有針對性地采取措施，加強人事檔案審定質量控制，對提高醫院管理效率和服務質量具有重要的現實意義和實踐價值。本文以人事檔案審定為例，基于全面質量管理（TQM）和標準化思維，探討醫院人事檔案審定的內容、標準和要求。

醫院人事檔案審定是指對醫院在黨的組織建設、人事管理、人才服務過程中形成的，反映個人政治品質、道德品行、工作經歷、專業素養、業務實績、廉潔自律及社會關系等情況的歷史記錄材料的真實性、完整性進行審核、認定和質量把關，做好醫院人事檔案審定工作，是醫院人事檔案管理的一項重要內容，對人員教育培養、選拔任用、監督管理、人才評鑒均具有重要作用，也是維護廣大醫療行政管理人員合法權益的重要依據。

1 全面質量管理與標準化

1.1 基本含義

全面質量管理（Total Quality Management，簡稱TQM）是一個組織以質量為中心，以全員參與為基礎，以服務對象滿意、本組織所有成員獲益、社會收益而達到長期成功的管理途徑。全面質量管理具有全面性、全員性、全過程性特點。標準化思維則是在編制標準，以及進行標準化活動過程中形成的科學總結和理論概括。標準化思維來源于標準化工作實踐，并接受實踐檢驗，反過來指導和影響標準化活動。

1.2 全面質量管理與標準化

隨著醫療衛生事業發展，醫院人事檔案管理快速走向信息化、數字化和智能化。這對人事檔案質量的要求越來越高，尤其是對“三齡兩歷一身份”的審定質量，需要對醫院人事檔案實行全過程質量控制、全要素內容涵蓋，全員參與的全面質量管理。全面質量管理與標準化管理二者相互聯系、相互影響。醫院人事檔案標準化管理是人事檔案全面質量管理的前提和基礎，醫院人事檔案全面質量管理則是標準化管理的重要保障。標準化管理是人事檔案管理過程中的重要媒介、支撐，具有規范、統一、權威及協調等基本特征。標準化作為新時代醫院人事檔案高質量管理的重要手段，推動醫院人事檔案管理從傳統向現代轉型發展。在此過程中需要積極探索構建醫院人事檔案管理頂層設計、精細規范的組織管理，建立人事檔案管理程序及要求，運用全面質量管理理念及手段，融入標準化思維，全面、系統、深入地推進醫院人事檔案審定工作，提升醫院人事檔案管理質量。

2 醫院人事檔案審定的現實矛盾

2.1 客觀性與主觀性

醫院人事檔案自身屬性及醫院管理的現實需要，體現醫院人事檔案價值的客觀性。一方面，醫院人事檔案是記載單位職工履歷、學歷、考核認定、專業技術職稱評定、表彰獎勵等客觀存在的、記錄人事信息的物質載體；另一方面，醫院人事檔案是人才資源優化配置、人才引進、培養的重要依據?？梢?，無論是醫院人事檔案自身屬性及其現實利用價值都決定其價值存在的客觀、固有屬性。但人事檔案審定則是一種主體的主觀性活動，受審定人員的認知、立場、觀點、業務能力等因素影響。因此，醫院人事檔案審定主體的主觀性與人事檔案價值客觀性之間存在著矛盾。

2.2 潛在性與實踐性

醫院人事檔案價值有其潛在性，從服務和保障醫療事業發展過程中逐漸顯現出來。隨著醫療衛生事業的發展、改革的深入，人事檔案價值會逐漸發揮出來，并為社會所認知。人事檔案審定實踐性強，歸檔前的審定決定著人事檔案保管期限及其納入歸檔范疇；管理過程中的審定則決定著人事檔案的“生死”命運。無論是歸檔前的審定還是管理過程中的審定，都離不開人事檔案價值判斷、真實性審核，而醫院人事檔案價值具有其潛在性、隱含性特點，與檔案價值審定的實踐性之間存在矛盾。

2.3 多維性與局限性

醫院人事檔案價值的主體性即同一客體（人事檔案）因不同利用主體（利用者）需要的不同而形成各種價值關系的存在，表現出人事檔案價值的多維性特點。如選拔任用、職級晉升、崗位調整等[1]?？梢?，同樣一份人事檔案，其價值有其多維性，這就要求檔案審定者要具有較高的專業知識，準確識別其多維價值屬性。但實際審定過程中，由于人員學識、實踐能力及客觀條件等因素制約，使其對多維人事檔案價值審定存在一定局限性。因此，醫院人事檔案價值多維性與檔案審定主體的審定能力、價值認知之間存在矛盾。

3 醫院人事檔案審定的主要標準、原則及方法

3.1 審定標準

3.1.1來源標準。醫院人事檔案是醫院組織或人事部門在人事管理過程中形成的，反映醫護人員個人政治品質、醫德醫風、專業素養、廉潔自律等歷史記錄材料。醫院人事檔案主要來源于政工科、辦公室、科教科、黨委辦、紀檢監察室等。

3.1.2內容標準。根據《干部人事檔案工作條例》第十九條等相關規定，屬于人事檔案歸檔內容主要有履歷類、自傳和思想類、考核審定類、學歷學位專業技術類、政審類、黨團類、表彰獎勵、違規違紀處分類、工資任免類及其他類等，內容要體現人事檔案的重要性、獨特性及時效性。

3.1.3特征標準。醫院人事檔案在檔案名稱、記錄方式、載體形態和形成時間等有其自身特征，可依據某種形式特征對檔案價值的影響作為依據進行審定。

3.2 審定原則

3.2.1全面分析原則。堅持做到依據的政策要全面，要以黨和國家醫療衛生事業發展，以及人事方針政策為指導，做好文書檔案價值審定。把握的需求要全面，要預測社會對醫院人事檔案利用需求，多層次、多角度、多方面分析人事檔案價值，既要立足當前，也要考慮長遠，既要立足現實應用價值，也要兼顧學術研究、編史修志功能。

3.2.2客觀真實原則。把握人事檔案是階段性人事工作的歷史記錄這一本質屬性，將醫院人事檔案價值放在其形成的歷史環境中，具體分析醫院人事檔案的內容、形式及其文件相互關系。要尊重歷史、尊重事實，以求“今世賴之以知古”。

3.2.3堅持發展原則。人事政策在變化，人事檔案價值會呈現出一定的時效性、擴展性，當前有價值的檔案隨著時間的變化，未來可能沒有“用處”；現在尚未用上的檔案，未來可能有“用處”，因此要堅持發展的觀點，以求“后世賴之以知今”。

3.2.4不唯職能原則。醫院人事檔案審定要緊緊圍繞其人事工作職能，把反映人事工作職能活動的資料作為歸檔重點。但“重職能”≠“唯職能”，聯系人事檔案工作實際，非職能活動產生的，但見證重要人事內容的，也應納入歸檔范疇[2-3]。

3.3 審定方法

目前，人事檔案審定主要采用直接審定法。所謂直接審定法，就是采用直接、具體、實地審查檔案，由檔案管理人員或審定員逐件逐張逐份審查醫院人事檔案，從人事檔案內容、名稱、可靠度、真實性、規范性等方面分析。還要根據人事檔案案卷目錄、標題、題名等判定。此外，現行人事行政主管部門（如人事科）與醫院檔案管理部門根據人事管理需要進行審定，確定保管范圍及保管期限。

3.4 審定步驟

一是采用人事檔案價值審定的原則、方法指導和劃定人事檔案歸檔范圍。二是根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關規定，確定劃入歸檔范圍的人事檔案的保管期。三是以“件”為單位進行人事檔案組卷、裝訂。四是檔案價值復審。保管期限屆滿需要對人事檔案價值進行復審，根據復審結果重新確定保管期限。五是銷毀無價值檔案。經歸檔審定及價值復審，失去保存價值的人事檔案，要按照規定程序進行銷毀[4]。

4 影響醫院人事檔案審定的主要因素

4.1 來源

醫院人事檔案審定中的“來源”，主要是指醫院人事檔案的“形成者”，是人事檔案“以我為主”審定規則的集中體現，也是判斷人事檔案價值的重要因素之一。通常情況下，人事檔案主要以組織、人事部門，以及本單位黨委（組）、人事科等發布的檔案價值要高于其他部門的人事檔案價值。上下級醫療衛生主管部門的人事檔案資料要高于非上下級人事檔案資料價值[5-6]。

4.2 內容

醫院人事檔案審定的又一重要考慮因素，是“內容”因素，這也是人事檔案審定應考慮的首要因素。與科技檔案、文書檔案不同，人事檔案涉及的主要是履歷、資歷、學歷等方面的內容，涉及到醫院人事調整、變動等管理活動。根據檔案內容的“獨特性”“重要性”兩大主要因素進行審定。其中，獨特性，就是指反映人事管理內容的決定、決議、通知、方案等。重要性則是指醫院人事檔案內容要較一般的、事務性工作形成的資料價值更高，更具有保存、歸檔的現實必要性[7]。此外，人事檔案中的“三齡兩歷一身份”信息是重要審定內容，要確保真實準確。

4.3 時間

“時間”是人事檔案審定的又一重要參考性因素?！稒n案法》明確提出“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿25年向社會開放”。《各級國家檔案館開放檔案辦法》中規定：“各級國家檔案館保存的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案，可提前開放。”

5 醫院人事檔案審定的對策措施

5.1 健全審定工作機制

醫院人事檔案審定工作是一項專業性、政治性極強的工作，具有涉及內容多、范圍廣、程序復雜等特點，需要醫院不斷健全人事檔案審定工作機制建設，推動人事檔案審定工作規范化、科學化[8]。一是建立“三同步”機制。將醫院人事檔案審定工作納入重要議事日程，與其他檔案工作、醫療業務工作同部署、同落實、同檢查，確保人事檔案審定工作常態化長效化。二是強化組織領導。成立由院領導、分管負責人、檔案管理員、人事科人員組成的檔案審定工作領導小組，加強人事檔案審定工作領導。三是健全規章制度。根據人事檔案管理的特點和要求，結合人事檔案業務工作實際，制定詳細的人事檔案審定標準、規范人事檔案審定流程，確保審定質量。

5.2 優化審定工作流程

按照人事檔案文件形成人員—形成部門—審定領導小組三級工作體系，優化醫院人事檔案審定工作流程。一是堅持“誰形成，誰審定”。由人事部門與檔案管理部門進行初步審定，提出初步審查審定意見，再由審定領導小組審核。二是堅持“詳論證，細把關”。組織人事科、檔案室等多部門協同審核審定，必要時組織論證，形成審定審查意見。三是“多留痕，多留檔”。人事檔案審定的各個環節形成的材料要注意做好收集保存，并根據審定結果作出相應的處理決定?；蚣{入存檔范疇，或重新確定保存期限，或予以銷毀。

5.3 完善審定工作標準

根據《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》《干部人事檔案工作條例》等相關規定，醫院要結合最新人事檔案管理規定和要求，結合館藏人事檔案管理情況，做好人事檔案分類匯總，細化審定標準。首先要組織審定人員學習、討論，細化人事檔案審定標準，統一認識。其次要及時劃定醫院人事檔案審定范圍，明確審定要求。再次是以檔案利用需求為導向，通過檔案審定成果服務于醫院人事管理工作。

5.4 明確審定工作內容

醫院人事檔案審定工作是醫院、檔案部門根據相關法律法規，通過審定以確定納入歸檔范圍、歸檔保存周期，以及是否需要銷毀等。需要醫院人事檔案形成部門與檔案部門共同做好人事檔案審定工作，明確人事檔案審定內容：一是重點做好涉密人事檔案清理，形成醫院涉密人事檔案目錄。一旦達到保密期限的，按照《國家秘密解密暫行辦法》進行審核。二是對人事檔案中非涉密文件按照控制使用標準，劃分“開放利用”與“控制利用”，并建立相應的人事檔案管理目錄：開放利用人事檔案目錄、控制利用人事檔案目錄。根據確定的相關目錄進行審定。

5.5 提升審定工作能力

醫院人事檔案審定工作的專業性強，不僅要熟練掌握檔案專業知識，還要具備一定的人事管理業務知識。一要加強業務學習。有計劃、有系統、有目的地做好業務知識培訓，重點是要加強檔案審定業務知識學習，掌握人事檔案審定流程、原則、標準和要求，熟練開展人事檔案業務審定工作。二要注重實踐鍛煉。通過業務評比、競賽等方式，加強檔案人員人事檔案審定的實踐能力和水平。尤其是業務新手，要安排跟班學習、鍛煉，逐漸提升審定能力。三要守牢職業底線。加強人事檔案審定人員的思想政治教育，增強職業榮譽感，守住清廉底線，不斷提升人事檔案審定綜合能力和水平。

參考文獻

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[7]倪道善.檔案審定研究的宏觀思考[J].四川檔案，2001（1）：4-6.

[8]高勇.檔案審定理論研究：問題與對策[J].四川檔案，2003（5）：10-11.

作者簡介：李美玲（1977— ），大學學歷，煙臺市奇山醫院館員，主要從事人事檔案管理研究。