《建設項目檔案管理規范》結構及內容解讀

摘 要：《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）的制定為建設項目檔案管理提供了詳細的工作規范，提升建設項目檔案管理規范化水平。本文對《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）的內容進行詳細解讀，首先分析該規范制定的主要社會、制度及技術背景，重點探討該規范的框架內容以及主要特點，并提出進一步完善的對策建議。對全面深入了解該規范的結構內容，把其握具體要求，提升建設項目檔案管理水平，具有一定參考價值。

關鍵詞：《建設項目檔案管理規范》；內容解讀

概述

近年來，隨著建設項目管理水平越來越高，要求越來越嚴，2002年頒布實施的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（以下簡稱《整理規范》）已經難以滿足新時期建設項目檔案管理的現實要求。為此，國家檔案局經過廣泛的調研論證，征求意見，經全國檔案工作標準化技術委員會審查通過后，于2018年4月8日，正式對外發布《建設項目檔案管理規范》（DA/2018）（以下簡稱《規范》），并于2018年10月1日正式實施。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》同時廢止。《規范》的制定和實施填補了建設項目檔案管理業務標準領域的空白，為建設項目檔案管理提供更為清晰、科學的管理方法和思路，對提升新時期建設項目人員檔案意識、增強建設項目檔案規范化管理，提高建設項目檔案工作整體水平都發揮著極其重要作用。本文就《規范》的結構及內容進行解讀，理解《規范》的精神實質和內涵，旨在助力《規范》在實際工作中具體貫徹執行。

1 出臺背景

隨著我國各個行業、領域建設項目數量和規模飛速擴大，2002年實施的《整理規范》已經不適應時代發展變化，無法覆蓋全部類型的建設項目檔案管理，尤其是檔案領域陸續出臺了一系列新的規章制度、新的技術標準，迫切需要出臺一部較為全面的建設項目檔案管理規范。

1.1 社會背景

隨著經濟社會的快速發展，每年有大量的新開工建設項目。為進一步提升建設項目管理水平，2017年10月7日，國務院第一次審議通過《建設工程質量管理條例》修改，細化建設單位質量責任和義務，明確了施工圖設計文件使用標準，進一步加強建設項目的科學化、規范化管理。作為建設項目重要組成部分的檔案資源，也是建設領域乃至國家的核心信息資源，詳細記錄建設項目從立項、到施工建設、竣工驗收的全部過程，是建設項目管理的重要依據，對推動經濟社會發展發揮重要作用。因此，在加強建設項目檔案規范化管理的社會背景下，做好建設項目檔案信息資源開發利用，需要一部專門的規范標準予以規制和約束。

1.2 制度背景

《整理規范》頒布實施的十余年，我國建設領域和檔案管理領域均出臺一系列規章制度、標準規范。2004年，建設部出臺《建設工程項目管理試行辦法》；2011年，編制發布《城市軌道交通建設項目管理規范》（GB50722-2011）；2015年，國家安監總局發布《建設項目安全設施“三同時”管理規定》，2017年住建部先后制定出臺《建設工程項目管理規范》（GB/T50326-2017）、《建設項目工程總承包管理規范》（GB/T50358-2017）、《全宗卷規范》（DA/T12-2012）、《技術制圖? 復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）等。一系列規章制度、規范標準的制定和出臺，使得《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》已經無法滿足建設項目檔案管理的現實需要，迫切需要從制度上加以完善和健全。

1.3 技術背景

《規范》出臺前，我國的計算機信息技術、OA系統自動化技術等廣泛應用于建設等各個領域，也進一步推動了檔案管理的信息化轉型。為適應日益增長的電子文件管理需要，推動電子建設項目文件歸檔及管理走上信息化、智能化發展之路，在信息技術發展背景下，通過《規范》的出臺推動電子檔案管理轉型升級，豐富電子建設項目檔案資源管理內涵、品質。

2 框架內容

2018年出臺的《規范》替代了2002年版的《整理規范》，框架結構由2002年的8個章節1個附錄修改為10個章節和2個附錄。其中《規范》新增了“竣工圖章、竣工圖審核章式樣”目錄（詳見表1）。

2.1 明確相關術語及定義

2018年《規范》一共有17個術語，較2002年《整理規范》增加了4個術語，刪除了“單項工程”“項目竣工文件”。其中新增了“分部工程”“建設單位”“參建單位”“項目電子文件”“項目檔案管理卷”。將“項目前期文件”“項目施工文件”“項目竣工圖”“項目監理文件”“項目竣工驗收文件”修改為“前期文件”“施工文件”“竣工圖”“監理文件”“竣工驗收文件”。并且設定了每一個術語的具體定義內涵，使術語更加準確、科學，符合時代特色。

2.2 明確責任主體及內容

與《整理規范》相比，《規范》第五章“項目檔案工作的組織及職責任務”詳細規定了建設單位、建設單位檔案管理機構、建設單位工程管理相關部門、參建單位等組織的項目檔案工作職責。其中建設單位共有6項職責：制定項目建設檔案管理規章制度；與參建單位簽訂項目文件管理合同或協議；制定項目檔案工作方案；建立歸檔考核機制；同步做好檔案信息化建設；做好建設項目檔案驗收準備及整改工作。建設單位檔案管理機構承擔著5項職責：監督、指導本單位落實檔案制度；開展檔案業務培訓；參加項目建設重要會議、重要活動；審查項目文件；接收、移交項目檔案。建設單位工程管理相關部門承擔著3項職責：提出工程技術文件規范性要求，并審查歸檔文件的“四性”；做好本部門項目文件收集整理；做好項目文件交接。參建單位共承擔著5項職責：建立文件管理制度；做好承擔工程文件收集整理；監理單位需要審查歸檔文件；配備相應的設備設施。

2.3 明確歸檔標準及要求

《規范》第七章第四節詳細規定了建設項目文件歸檔的各項標準和要求。例如，歸檔應堅持“及時性”原則。其中前期文件歸檔在其工作結束時；管理文件以年度歸檔為原則，跨年度歸檔為例外；施工文件則以驗收結束歸檔為原則，以分部或分階段歸檔為例外；科研項目文件歸檔應在結題驗收后進行；竣工驗收文件以驗收通過為歸檔時間節點。進一步明確歸檔文件審查流程。例如，施工文件先由施工單位自查，然后再依次交由監理、工程管理部門、檔案管理機構審查；監理文件先自查，再依次交由工程管理部門、檔案管理機構審查；信息系統文件則由監理單位、信息化管理部門、檔案管理機構進行審查。

2.4 電子文件歸檔及管理

《規范》還增設了第九章“項目電子文件歸檔與電子檔案管理”，分為“項目電子文件的歸檔”“項目電子檔案管理”“項目檔案數字化”三個部分。其中“項目電子文件的歸檔”提出項目管理信息系統的標準和要求，電子文件歸檔范圍的確立。除了收集整理項目電子文件外，還要一并收集“電子文件的過程信息、版本信息和背景信息”等相關元數據。“項目電子檔案管理”明確其整理、保管、鑒定執行的標準，以及電子檔案銷毀程序。“項目檔案數字化”則規定了數字化范圍、委托第三方數字化加工的具體規定，這些具體的規定和要求也是落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）的具體體現。

3 主要特點

3.1 標準的通用性

《整理規范》主要是“國家重大建設項目”檔案管理的依據，而《規范》則將其直接擴展為“建設項目”，除了國家投資建設的項目外，一般主體的建設項目檔案管理也應滿足該《規范》要求。此外，《規范》還詳細規定了建設單位、參建單位，以及建設單位檔案管理機構、建設單位工程管理相關部門等責任主體的職責。還明確了建設單位包含但不限于管理辦法、分類方案、歸檔范圍、保管期限表、整理編目細則等“項目檔案管理業務規范內容”。這些規定適用于不同規模建設項目檔案管理，也滿足檔案行政管理部門履行監督指導職責的要求，為建設項目檔案管理提供了一部通用的業務標準。

3.2 標準的操作性

與《整理規范》只規定了建設項目文件收集、竣工文件編制、項目文件整理與歸檔、項目檔案整理與移交不同的是，《規范》則更為詳細地規定了項目檔案工作的組織及職責任務，使不同主體職責任務更為清晰，提出了制度規范建設的責任主體，要求不同主體落實相應的制度規范建設職責。此外，還專門規定了電子文件歸檔與電子檔案管理的篇幅內容。這些規定內容都體現了項目建設的基本規律和一般程序，執行要求更為具體明確，責任定位更為精準，使《規范》執行更具可操作性。

3.3 標準的兼容性

2002年《整理規范》出臺后的十余年時間里，我國檔案領域出臺一系列的規章制度、技術規范，為了與這些標準規范相銜接，2018年新出臺的《規范》兼顧不同行業、不同領域、不同規模及不同類型的建設項目檔案管理實際，也兼顧其他行業標準和管理要求，使標準執行更具兼容性。例如竣工圖明確應按《技術制圖-復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）規定統一折疊，紙質照片整理按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），錄音帶、錄像帶等磁性載體文件整理則按照《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）。

3.4 標準的時代性

《規范》的制定和實施，充分體現了新時期建設項目特點和規律，符合建設項目檔案管理的實際需要。與《整理規范》相比，《規范》從各個方面規定建設項目檔案管理新要求新標準。例如，甲方管理資料除了傳統的文件外，還新增了征地拆遷文件、移民文件，分類更加清晰，基本按照建設項目程序和涉及到的工作內容。施工文件中增加了施工月報、年報、竣工圖編制說明等相關內容。此外，隨著信息技術的發展和應用，為做好項目電子文件管理，還新增了信息系統開發文件的管理。竣工驗收文件則進一步細化歸檔要求，增加項目申報材料、會議文件、簽字表、驗收證書等，這些新規定和新要求都也體現了新時期建設項目的建設特點和要求。

4 改進建議

4.1 部分內容規定還需進一步的細化

與《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》相比，對建設項目主體發生變更等特殊情況下的歸檔單位的移交時間、范圍、流程及接收對象等，還需細化，以增強《規范》的指導性和可操作性。

4.2 部分術語界定還需進一步的精準

術語和定義越規范越準確，描述的檔案相關規定和內容就越具體越形象，也就讓具體執行人員理解的更深，執行的更到位。如“項目電子檔案”的術語定義與《電子檔案管理基本術語》中的“電子檔案”術語定義就有一定區別，并未把“電子檔案”中的具有“憑證”價值予以規定。

4.3 部分引用參照還需進一步精細

《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規程》等均將電子檔案管理及移交等方面的內容作出非常詳細的規定，《規范》中應將項目電子檔案移交的相關內容納入第十章“項目檔案移交”章節，進一步的優化和完善。

4.4 規范銜接還需進一步精確

2018年《規范》頒布實施后，近年來檔案數字化領域又陸續出臺了新的規范和標準，如《實物檔案數字化規范》《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規范》《政務服務事項電子文件歸檔規范》等，新的規范標準的頒布和實施，要及時做好《規范》的修訂和完善，使《規范》與時俱進，始終與檔案管理的最新要求相適應。

結語

《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）的制定和實施使建設項目檔案管理擁有了詳細的工作規范作為依據，也極大地提升建設項目檔案管理規范化水平。只有不斷地加強對《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）的內容學習、消化、吸收和貫徹落實，才能做到熟練運用，把握《規范》的具體要求，切實提升建設項目檔案管理水平。

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作者簡介：陳練（1972— ），大學學歷，玉林市疾病預防控制中心館員，主要從事檔案管理、編研、服務利用研究。