機電設備制造安裝檔案管理存在問題及建議

陳慶忠，馮 洋，孟勝蘭

（1.山東環(huán)發(fā)工程管理有限公司，山東 濟南 250100；2.山東潤魯工程咨詢集團有限公司，山東 濟南 250100）

機電設備是水利工程運行的核心，涉及水泵、電機、水輪機、發(fā)電機、變壓器、高低壓電器、吊裝等機電設備及閘門、啟閉機等金屬結構。機電設備涉及專業(yè)跨度大、技術復雜，直接影響到工程運行的安全和效益，這就從客觀上對設備技術檔案提出了較高的要求，只有從源頭抓好設備資料的搜集、整理、歸檔，才能真正建立完善、翔實、規(guī)范的設備檔案臺賬，為設備制造和安裝的質量評定、運行安全評價、效率分析、大修分析提供可以借鑒的第一手資料。

1 機電設備檔案管理存在問題

1.1 設備生產(chǎn)廠家提供的檔案資料不完整

設備制造廠家不能按規(guī)范和合同的約定提供設備生產(chǎn)、出廠所需要的資料，已經(jīng)提供的資料未按合同中約定的設備檔案制備要求進行整理和裝訂，給產(chǎn)品質量鑒定、出廠驗收和運行管理單位建立設備臺帳造成了困難。提供設備基礎圖紙不及時或有缺陷，造成安裝被動。采購的原材料、外協(xié)外購件缺失聯(lián)合考察和監(jiān)理審批資料、缺少復測復試合格資料。工序資料不齊全、與規(guī)范相對應過程試驗、檢測資料不齊全等。

1.2 監(jiān)造單位提供的檔案資料不齊全

監(jiān)造單位和設備生產(chǎn)單位在執(zhí)行合同的過程中，由于對合同了解的深度不同或者對合同條文的理解不同，出現(xiàn)檢測、檢查、試驗不到位，沒有及時進行資料搜集和整理，致使采集數(shù)據(jù)和資料丟失，造成無法彌補的資料缺失。有些監(jiān)造單位提供的檔案資料（尤其是檢測、試驗資料或記錄）是通用資料，沒有與合同設備相符的指向性和唯一性。資料與設備沒有一一對應的關系，資料編號和設備編號不對應。

2 機電設備生產(chǎn)前及生產(chǎn)過程檔案

2.1 機電設備生產(chǎn)前的檔案資料

1）設計及建設單位的資料。設計單位提交的設備（系統(tǒng)）設計資料，設計圖紙、設計說明書、設計變更文件、技術要求、技術交底書等。建設單位提交的設備招投標環(huán)節(jié)資料，主要包括設備招標標段的劃分文件、招標技術文件專家評審資料、招標公告、招標圖紙、招標文件、投標文件、答疑文件、設備廠家考察報告、中標通知書、合同、技術協(xié)議等。

2）設備生產(chǎn)廠家及監(jiān)理或監(jiān)造自身的資料。設備生產(chǎn)制造前生成的文件，設備生產(chǎn)制造施工組織書、設備生產(chǎn)項目部成立文件，質量控制文件、工藝控制文件、進度控制文件、廠家提交的設備（系統(tǒng)）設計說明書、計算書、設計圖紙、設計聯(lián)絡會會議紀要及設計評審文件（一般2～3 次）、設備廠家之間的關聯(lián)溝通記錄、設備材料采購文件、外協(xié)外購件采購文件、設備試驗報告、檢測報告、廠標資料。

監(jiān)理或監(jiān)造單位生成的文件，設備監(jiān)造或監(jiān)理項目部成立文件、監(jiān)理監(jiān)造規(guī)劃、監(jiān)理監(jiān)造大綱、監(jiān)理監(jiān)造細則等。

2.2 機電設備生產(chǎn)過程檔案資料

1）設備生產(chǎn)廠家檔案資料。一是設備生產(chǎn)過程生成的文件，監(jiān)理簽發(fā)的設計圖紙、監(jiān)理審批的材料設備報驗單、外協(xié)外購件聯(lián)合考察文件、材料的物理化學試驗單（合格證）、材料的復試復測合格證明、外購件的合格證、外購件的復試復測資料、派工單、元器件的實驗資料、配件的試驗資料、金屬構件的材質證明和幾何尺寸檢驗資料，過程工序（工藝）控制資料、加工精度資料、過程試驗文件、電器試驗資料、耐壓試驗資料、密封試驗資料、動作（行程）實驗報告、平衡實驗報告、重量檢測報告、防腐檢測報告、焊縫檢測報告、制造缺陷及處理報告等。二是設備出廠試驗大綱、出廠實驗報告、出廠驗收報告、合格證、預裝預試文件、材料設備裝箱清單、設備生產(chǎn)竣工圖紙、基礎圖紙、設備包裝運輸文件等。三是設備生產(chǎn)聯(lián)合驗收報告、抽檢資料、設備生產(chǎn)制造總結報告。主機組或新研發(fā)設備（系統(tǒng)）的CFD 試驗報告、模型試驗報告、模型驗收報告、計量支付申請資料。

2）監(jiān)理監(jiān)造及設計單位檔案資料。設備生產(chǎn)過程中監(jiān)理生成的文件，材料設備變更審批文件、旁站監(jiān)理監(jiān)造記錄、監(jiān)理監(jiān)造日志、監(jiān)理監(jiān)造指令、監(jiān)理監(jiān)造工作總結報告。生產(chǎn)過程中審批的文件、計量支付審核資料。設計單位生成的文件，變更通知單、設備建造設計總結報告、聯(lián)合實驗文件等。

3 機電設備安裝調試及試運行檔案

1）設備到貨驗收資料。主要包括：開箱記錄、各類隨機資料（圖紙、合格證、實驗資料、安裝使用說明書）、備品備件資料、專用工具資料等，設備的現(xiàn)場倒運與存儲資料。

2）安裝過程生成的資料。主要包括：預埋清冊、電纜清冊、設備（系統(tǒng)）安裝施工組織設計、安裝調試試驗大綱及實施方案及評審資料、調試試驗方案的審批資料、設備安裝基礎資料、各類試驗檢測資料、單元評定資料、電氣（吊裝設備、壓力容器）等第三方檢驗試驗資料、設備（系統(tǒng)）單系統(tǒng)調試資料、聯(lián)合動作調試資料、設備補涂資料。安裝設備、儀器、儀表的檢測合格認證資料，安裝調試總結報告。

3）監(jiān)理生成的資料。主要包括：安裝旁站、各類方案計劃審批、監(jiān)理安裝調試總結、變更審批、計量審批、聯(lián)合會審資料等。

4）試運行過程生成的資料。主要包括：試運行大綱及實施方案、聯(lián)合試運行生成的各類電氣參數(shù)記錄、動作參數(shù)記錄、機械參數(shù)記錄、聯(lián)合試運行總結等。

5）設備投入運行生成的資料。包括：設備啟動驗收、設備運行參數(shù)與設計參數(shù)的對比分析、設備缺項整改、試運行聯(lián)合驗收（階段性驗收）資料等。

4 機電設備檔案管理措施

4.1 在合同的通用條款中對檔案資料進行約定

除招標文件的技術規(guī)范中另有規(guī)定的，承包人應根據(jù)發(fā)包人編制的設備生產(chǎn)單位資料歸檔內容提供與合同設備相符的中文技術資料，上述一套完整的資料應組卷、整理、裝盒包裝好后隨每批設備一起發(fā)運。對進口資料應由承包方翻譯成中文資料與外文原版資料一起提交。

4.2 在合同的專用條款及技術條款中對檔案資料進行約定

在合同的專用條款、技術條款中，對承包人提供資料的內容、要求及份數(shù)進行明確約定。一是對出廠驗收資料的要求：每個項目產(chǎn)品出廠前，承包人應提交如下驗收資料（不少于一式四份，其中一份為電子版）。二是要提供主要零件及結構件的材質證明文件、化驗實驗報告，包括主要部件的裝配檢查記錄、設計修改通知單和主要零件及主要結構件的材料代用通知單。三是提供產(chǎn)品的預裝檢查報告、產(chǎn)品出廠試驗報告、制造后的竣工圖、易損件圖、部件裝配圖及產(chǎn)品維護使用說明書、外購件的合格證、產(chǎn)品質量檢驗報告、產(chǎn)品合格證、延長保質期或服務期承諾函。四是提供監(jiān)理單位和技術條款中要求的其他材料。

4.3 合同技術條款應明確要求提供的檔案資料

根據(jù)工程項目不同，一般在合同的技術條款中對合同產(chǎn)品從加工制造到貨驗收需要提交的技術資料應有詳細的約定，沒有約定的應按設備行業(yè)階段驗收規(guī)范的要求執(zhí)行。

技術條款關于供貨范圍的描述中一般應把提交圖紙、說明和其他資料作為供貨范圍，說明資料和設備同等重要，供貨就是供設備和資料，二者缺一不可，設備檔案資料是設備驗收的一部分，設備檔案資料不合格，不能進行出廠驗收和計量支付。技術條款一般技術要求中對于材料、部件及整機所需要提供的各種資料應有明確規(guī)定，這是上述通用條款對資料要求之外的更具針對性的要求，更能反映設備的特質和特性，因此也更重要。

4.4 設備生產(chǎn)聲像資料方面的相關要求

設備生產(chǎn)廠家應將全部設備制造重要環(huán)節(jié)的照片和影像資料提供給設備監(jiān)造單位及發(fā)包方，以反映設備加工制造的重要階段或每個重要環(huán)節(jié)的情況。這些重要環(huán)節(jié)一般應包括重要工序、重要裝配環(huán)節(jié)、重要檢測、重要調試過程的照片，照片背面應文字注明設備的名稱、規(guī)格、型號、工號、照片反映的環(huán)節(jié)（內容）、照片拍攝的時間等。各階段的生產(chǎn)過程照片要隨進度報告一并提交。

4.5 監(jiān)理或監(jiān)造需要提供的相關資料

監(jiān)造工程師在駐廠監(jiān)造期間，一是要根據(jù)合同的約定和規(guī)范的要求指導督催設備生產(chǎn)廠家實事求是的做好檔案資料；二是也要高質量的完成并提交給驗收小組和發(fā)包方的相關監(jiān)造資料，這些資料一般包括：監(jiān)理監(jiān)造日記、監(jiān)理監(jiān)造大事記、監(jiān)理監(jiān)造通知或指令、監(jiān)理監(jiān)造工作總結等；三是由監(jiān)造單位牽頭，與生產(chǎn)廠家、發(fā)包方、設計單位、安裝單位共同建設機電設備技術檔案管理平臺，保證技術檔案的完整性，提高工作效率。