企業數字檔案管理系統建設的實踐與思考

曾鋮 中核建中核燃料元件有限公司

企業檔案是在企業的生產、經營以及管理活動中所形成的對國家、社會以及企業具備一定保存價值的文件資料，其對于企業來講是非常重要的財富。習近平總書記對檔案事業的健康發展給予了高度的重視，其在浙江工作期間就曾指出，檔案工作非常重要，無論是經驗的總結、規律的認識、歷史的延續，還是事業的發展，都需要檔案的支持，并且明確地提出了檔案工作的目標是實現依法治理、走向開放、走向現代化[2]。伴隨著大數據技術的發展，檔案工作的環境出現了巨大的變化，檔案的記錄形式以及管理方式也出現了巨大的變化，這些都要求檔案管理工作積極地進行數字化轉型。

《企業數字檔案館（室）建設指南》（檔辦發〔2017〕2 號）中明確要求企業數字檔案館應當具備“檔案資源數字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化”的特點，通過企業數字檔案館建設，推動企業檔案工作的創新發展以及提質增效，增強檔案管理以及開發共享服務的能力，有效改善企業檔案管理水平，增強企業核心競爭力，進而為企業的可持續發展提供良好的支持[3]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，到2025 年，檔案信息化建設將會再上一個新臺階。因此，企業要進一步完善檔案信息化發展的保障機制，將檔案信息化建設與數字中國建設相融合，加速檔案資源的數字化轉型[4]。

為了適應時代和社會發展，數字檔案管理體系建設刻不容緩。通過實際參與《數字檔案管理系統》建設，本文嘗試提出一些實踐經驗和思考。

一、企業數字檔案管理系統建設的意義

（一）有效保護企業檔案資源

傳統手工收集模式下，檔案的歸檔范圍、歸檔內容都較窄，歸檔的及時性較弱。大數據時代，隨著“全數據”概念的流行，檔案資源信息的范圍更加寬廣，通過在不同系統間及時抓取資源，按照設定好的規則自動歸檔，能夠更全面、更高效地收集、存儲企業檔案資源，避免歸檔時的遺漏或不及時。數字化的檔案信息小巧很多，占用的空間小，占用的設施相對較小，也非常便于備份、復制、轉移，有利于企業檔案資源的保存和保管。

（二）提升檔案利用效率

紙張作為傳統檔案的承載媒體，不易被更改。紙張、字跡、內容三者結合，使得紙質檔案一旦形成，再進行任何形式的修改都會留下痕跡，因此，其證據作用得到廣泛的認可。再加上紙張的耐久性，使得大部分企業依然會選擇這種傳統模式作為檔案管理的主要存儲介質。但是，紙質檔案提供利用主要依靠手工檢索，這會耗費大量的時間和人力。單從檢索結果來看，如果每20 秒能夠瀏覽一頁紙質目錄，那么翻閱完一本一百頁的紙質目錄大概需要30 分鐘。而使用數字化管理系統，百萬條記錄的系統響應時間為5 秒，這就大大縮短了提供利用的時間，隨著新檔案法的頒布施行，電子檔案和傳統檔案具備相同的效力，可以通過電子形式來作為憑證進行直接的利用。在多人需要同一份文書檔案時，可以直接利用數據庫進行審批、發起借閱，并根據自己的權限進行打印、下載，可以更加高效地工作。

（三）增加異地備份的便利性和可能性

我國是一個地震、洪澇災害多發的國家，特別是近年來，各種自然災害頻發，對檔案建筑及檔案實體本身的安全構成了極大的威脅和考驗。2008 年汶川地震導致的檔案館實體損失使國家更加重視檔案實體安全，國家檔案局因此要求各級國家檔案館通過建立異地備份制度等形式保障重要檔案的實體安全。在四川召開的全國檔案實體安全體系建設會議上，也就檔案工作的開展進行了全面部署，并且再次強調了檔案異地備份制度建設的重要性和緊迫性[5]。以筆者參與的檔案異地備份工作為例，兩個重要項目檔案移交時因為沒有電子版，必須先復制一套紙質檔案，重新整理造冊后移交，這就不得不耗費人力物力及時間進行移交前的準備工作。而在移交時，需要檔案工作人員與押運人員相配合，裝車轉運、入庫排架。如果以電子檔案提交備份單位，假設互聯網為100Mbps,則理論傳輸速率為25MB/s,那么，傳送一個10G 左右的壓縮包理論上僅需耗時6.827 分鐘，只消片刻即可實現異地備份，同時還能省下運送的專人、車輛和搬運的人員的費用。

（四）深層次挖掘檔案增值信息

企業檔案最終的價值是為企業科研、生產、建設提供可查考的依據，避免企業走彎路。企業數字檔案管理系統的建設,可以充分利用大數據優勢對檔案資源中的信息進行深層次的分析和加工，知識化地提供檔案資源中的信息，能夠提煉出對一線員工或科研人員更有用、更直接、更貼合工作實際的數據、材料，也是對檔案增值信息的深挖和整合，檔案信息資源服務可以更加人性化、個性化、智能化和知識化[6]。

二、企業數字檔案管理系統需求設計

企業數字檔案管理系統應當立足于為企業構建一個檔案管理數據中心，依靠現有的網絡設施環境，開發、部署一個符合企業自身實際管理需求的綜合檔案數字化管理系統，通過紙質檔案的數字化，實現館藏檔案的信息化管理及提供利用，加速深挖檔案信息的深層次信息價值[7]。充分考慮系統接口開發及擴展，以應對未來業務發展的需求和變化。只有充分理解企業自身對于檔案“收、存、管、用”整個生命周期的需求，才能部署一套適應企業生產應用與發展的檔案數字化管理系統。

（一）功能性設計

一套完備的數字檔案管理系統，除了檔案管理的基本功能外，還應當符合用戶使用習慣，具備系統管理必需的功能，并提高兼容性和可擴展性，搭建起不同系統的信息孤島之間的橋梁，最終實現檔案信息的知識化管理利用。

檔案數字化管理系統的建立要充分考慮企業實際情況，在接收、管理、利用等每一個中心下根據工作需求擴展出不同的分支，以滿足日常工作需求。

（二）非功能性設計

非功能性設計包括系統性設計、可靠性設計、可擴展性和可維護性設計、系統安全性設計等。非功能性設計的主要目的是維護系統的穩定高效運行。

三、企業數字檔案管理系統建設過程控制

當完成了企業數字檔案管理系統的需求調研及設計，就要對項目的進程進行全周期控制。系統搭建的成功與否，進度控制是非常重要的一個方面。只有每一個環節都按照既定目標推進，才能最終成功建設檔案數字化管理系統并將其投入使用。

（一）建立進度表

數字檔案管理系統建設是全新的嘗試，高效的工作是促使這一嘗試變現的有效手段，過程中各類影響因素的產生使得進度控制顯得尤為重要。系統建設過程受到了不可抗力的影響，導致系統提供方無法按時進入現場開展工作。但由于調研時間足夠，需求清晰，開發及部署所花費時間有效縮短。雙方在合同簽訂后通過視頻會議、語音會議等方式初步確認需求，并由供方先行遠程開發，至再次確認需求，并加速部署，最終在周期內完成了該項目的驗收。預留足夠的開發時間并彈性控制，是保障檔案數字化管理系統建設按時完成的前提條件。

（二）建立周報制度

為了追趕工期，在與供方開展需求調研時我方要求其建立項目進度周報制度，由開發人員按周匯總系統開發進度，以便及時調整，加派人員或延長工作時間以配合完成軟件部署。

（三）設置考核指標并驗證

在簽訂數字檔案管理系統技術服務合同時，明確的考核指標能夠有效控制項目建設質量，確保最終建成的數字檔案管理系統符合企業的使用需求。合同共設置了七個考核指標，覆蓋了檔案生命周期、用戶使用習慣、系統兼容性、OCR 識別技術、檔案安全、XML 技術標準、自定義功能等各方面，同時考核指標要求該系統具備二次研發的接口及能力，保證后期的調整與擴展。企業在設置這些考核指標之后，應當在驗收時一一校驗指標的完成情況，并以此支付最后的款項。

四、企業數字檔案管理系統建設經費控制

該項目費用使用率為76.43%。經復核發現，是由于做項目預算時以調研報價最高費用為基準，后經技術服務招標，實際發生金額較調研減少許多，加之原定外出調研因不可抗力改為電話及視頻調研，因此結余較多。由此可見，在開展檔案數字化管理系統建設時，僅靠檔案管理人員或者系統技術人員，無法有效地實現經費管控。在項目立項之時最好能夠配備專業的財務管理人員，以更好地控制經費預算及支出，確保項目經費使用合理、充分。

五、企業數字檔案管理系統建設產生的問題與對策

（一）問題

1.對存儲環境的要求較高。相對于材質穩定的紙質檔案來說，電子檔案本身對環境的敏感程度更高，系統服務器的穩定程度、硬盤陣列的大小和排列方式、溫度、濕度等客觀條件都會成為影響電子檔案安全的因素。以硬盤為例，正常情況下一般硬盤的溫度會比室溫高出10～20℃，在夏天時有時可以達到60～70℃，而SCSI 硬盤的溫度會更高。一枚普通的IDE 硬盤，正常的工作溫度在30～50℃。如果室內溫度過高，硬盤就會面臨無法正常工作的危險。另外，硬盤的使用壽命大概在3 萬小時左右，根據硬盤的工作原理，在日常工作中要穩定供電、避免在工作時振動等。硬盤本身是各類硬件之中比較脆弱的，一旦數據因硬盤損壞而丟失，將很難恢復，即使能恢復，費用也極高，這樣的損失對于檔案來說，無疑是災難性的。

2.對檔案信息安全的要求較高。（1）對檔案信息的保密要求較高。檔案數字化固然非常便于管理，但企業檔案進入信息化管理系統，就會面臨對信息安全的威脅。影響檔案保密的因素主要有兩方面：一是人為因素，包括檔案管理人員及使用人員的保密意識是否足夠，將電子檔案發布到系統上或申請利用時是否嚴格遵守相關規定，會否存在泄露企業商業秘密的風險[8]；二是技術因素，在信息技術高速發展的今天，電腦病毒也在快速地更新和發展，檔案管理系統的防護措施也就變得尤為重要。（2）對電子檔案的真實性要求較高。電子檔案在形成的過程中，由于技術參數的選擇和格式轉換等問題會產生失真或損耗，且電子檔案的更改比紙質的更加容易，這對檔案最重要的特質——真實性提出了非常嚴峻的考驗。（3）對電子檔案的穩定性要求較高。電子檔案形成后存儲在數據庫上，一旦服務器崩潰，檔案安全便失去保障。如何保障數字檔案管理系統的穩定運行，確保檔案數據安全，是建設系統時必須考慮的問題。

3.對檔案人員的綜合能力要求較高。企業檔案的信息化管理，要利用電子設備、新的技術、軟件等等，這對檔案人員的綜合能力提出了新的要求。要求檔案管理人員既要懂得業務知識，又要有一定的數碼、網絡知識，能夠快速學會使用電子化設備和管理系統。同時在系統建設過程中，要有一定的綜合協調、進度控制能力和財務基礎知識。

（二）對策

1.物理防護。（1）改善存儲環境及存儲設備。在進行紙質檔案向電子檔案的轉變時，最大的問題是如何保存。除了足夠大的存儲空間之外，還需要合適的環境——這就要求溫度、濕度、磁盤陣列、使用環境等保持穩定。充分考慮存量及增量檔案數字化可能需要的存儲空間，最起碼搭建兩個文件服務器、一個數據庫服務器。三個數據庫部署在恒溫恒濕的機房環境中交互工作，能夠有效改善檔案數據的存儲環境。（2）系統備份自動化。為避免系統崩潰導致檔案數據受損，在建立數字檔案管理系統時根據自身數據量設置周/月/季自動備份機制，在服務器宕機或軟件系統出錯時，能夠快速有效地實現數據恢復，保障已歸檔信息受損最小化。（3）建立有效的信息安全防護體系。為了確保檔案信息安全，可在物理層和網絡層兩個方面來建立防護體系。物理安全是保護網絡設備、設施以及其他的各種媒體免受各種災害和人為原因導致的破壞的過程。網絡安全則是通過配備網絡安全分析、入侵監測以及網絡監控系統等方法，對網絡上的通信數據進行監控，在發現了可疑的網絡活動時及時地報警，并通過和其他各種專用的網絡安全設備之間的聯動進行處理，同時提供詳細的網絡安全審計分析報告。對于數據中心局域網的網絡基礎如局域網主干交換機、網絡邊界安全設備（如防火墻）等考慮采用冗余設計，以保證業務信息的可靠傳輸[9]。（4）有效控制檔案信息安全。為有效控制檔案管理及利用過程中的信息安全，系統的登錄控制功能可以記錄檔案管理人員的操作過程。對于檔案利用人員，則可以采用添加水印的方式，這樣其瀏覽的信息一旦外泄，就能夠快速追查泄露的機器和人員并進行處置。

2.人防戰略。（1）制度支持。在企業數字檔案管理系統建立之時，應同時編撰發布相應的管理制度,實現電子檔案管理過程受控。對增量檔案，則應要求立卷單位移交時交紙質、電子檔案各一份。將檔案歸檔工作前移，為企業檔案的信息化管理打下基礎。（2）人員配備。在整個企業數字檔案管理系統的建設過程中，人是至關重要的環節，只有檔案管理人員發揮主觀能動性，才能使企業檔案的信息化、知識化管理進程進一步加快。因此，更新企業檔案管理人員的年齡層次和知識層次，從專業院校引進既懂得檔案管理又懂得新型知識，具備綜合協調能力、過程控制能力和財務基本知識的綜合性人才，在企業檔案信息化管理進程中是非常重要的。

六、結語

現代科技的高速發展，尤其是大數據時代的到來，使各行各業都面臨著數據量龐大而復雜，如何才能進行高效管理的難題，檔案事業也面臨前所未有的機遇和挑戰。但是無論技術如何發展，只有從源頭上重視檔案，深入基層，創新思維、改變檔案管理模式和方法，才能更有效地實現過程控制，也只有發揮檔案人的主觀能動性,努力學習新技術、新知識，在掌握檔案管理技能的同時也掌握一部分信息化、財務、項目管理知識等，切實加強人才隊伍建設，培養一專多能的檔案管理人才，才能使得企業數字檔案管理系統建設更加規范和完善。