提升企業辦公室文字工作能力的對策

張苗雨 西安石油大學 黨政辦公室

文字工作是企業辦公室的重要任務之一。提高辦公室的文字綜合水平，做好辦公室文字工作，有助于辦公室參謀助手、政務服務等重要職能更好地發揮，以確保機關的政令暢通、運轉高效。文字能力與工作者的理論、政策、思想、溝通、協調等多項工作水平緊密相關。在新的時代背景下，辦公室文字工作也有了新的要求，文字工作者須不斷提高自身的認知素質及綜合素質，才能夠切實有效地保障辦公室文字工作有條不紊地開展。

一、提高企業辦公室文字工作能力的重要性

概括來講，辦公室的文字工作是一種匯總性的文字材料，它體現著對各項工作要求、內容、問題以及政策實施、工作落實等情況。辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和一定的后勤服務等工作，其最重要的參謀助手作用則主要通過公文寫作的途徑來發揮，辦公室的工作水平標準也主要依靠文章質量得以衡量[1]。辦公室文字材料需包含全面性的內容、系統性的體系及實操性的做法，且作為交流信息的有效載體，必須能夠清晰準確地表達工作思想，切實有效地推動實際工作的開展。因此，規范辦公室文字工作的內容及流程至關重要，這需要辦公室文字工作者在日常工作中多聽、多看、多思、多悟，才能夠全面地提升綜合寫作能力，駕馭本職工作并有所作為，做好以文輔政。

二、當前企業辦公室文字工作中存在的問題

當下來看，辦公室文字工作存在的問題主要集中在以下幾個方面：第一，辦公室人員的思想意識不夠與時俱進。當今時代黨的理論和工作要點也在不斷發展，要求我們的觀念、行動和時代一起進步。此外，目前處于信息時代，信息量急劇增加，傳播速度大大加快。辦公室人員在認知體系方面，要緊跟時代步伐，保持時不我待、不進則退的思想緊迫感。第二，文字材料的內容上缺乏深入性。公文的文種較為繁多復雜，在注意遵守固有的寫作標準之外，還應在文字材料中體現較強的思想性和指導性。既要主題凝練、要點鮮明、篇章干練，做到一文一事一議，也不可在文中只就事論事、從現象到現象、只見人不見思想，避免文章層次淺薄、毫無深度。第三，文字工作者缺乏實踐能力。文字工作者經手的許多文字工作都處于預制方案或匯總總結階段，因此文字工作者欠缺實際參與到一項工作中的機會，對一些工作的具體實施方法和細節性過程缺乏深入的了解，而往往工作中的小細節卻可以挖掘出大亮點。這就在一定程度上阻礙了文字工作者對工作經驗的積累與開拓創新能力的增強，在整體上限制了文字工作總體水平的提升。

三、提高企業辦公室文字工作能力的優化建議

（一）提升自我認知體系

辦公室文字工作是兼具多樣性和復雜性的，并非簡單的文字梳理。因而做好辦公室文字工作需具備較強的理論學習能力、分析研究能力、概括總結能力等，即能夠多角度、全方位地對涉及的工作進行了解、深化和處理，以保證形成的文字材料具有實操性及科學性，能夠真正意義上為上級決策提供高質量、高水準的服務。總而言之，唯有提升辦公室文字工作者的自我認知體系、深化自我認知層次，才能夠切實提升文字工作水平，錘煉過硬的文字功底，強化辦公室以文輔政的作用。

提升辦公室文字工作者的自我認知體系，是對其綜合素質的提升，其中包括：第一，學習力。這種學習能力除了對政治理論知識、黨的路線方針政策及多項知識的學習，還包括對企業的發展戰略、組織架構、業務流程等方面的了解。辦公室文字工作者要全面了解企業的情況，才能更好地進行文字表達和協調工作。第二，觀察力。辦公室文字工作者要加強對企業工作環境、內外部動態的觀察，能夠敏銳地發現問題和趨勢，及時做出判斷和決策。第三，表達力。辦公室文字工作者要具備準確、簡潔、形象的語言表達能力，能夠清晰地傳達信息、思想和意圖。此外，還要注重語言的規范性和邏輯性，避免啰唆和贅述，確保文字表達的準確性和流暢性。通過提升上述素質，辦公室文字工作者可以更好地為企業服務，為企業的發展和工作提供有力支持。他們能夠準確把握企業的需求和目標，以專業的文字表達能力，為企業的決策、溝通和推廣工作提供有力的支持。同時，他們還能夠通過觀察和分析，發現企業存在的問題和挑戰，提出合理的建議和解決方案。總之，提升辦公室文字工作者的自我認知體系，是一個持續學習和提升的過程。辦公室文字工作者需要不斷提高專業素養，加強對企業的了解和認知，提升對語言表達的能力，為企業的發展和工作貢獻自己的力量。

（二）拓展工作理論知識

做好辦公室文字工作，務必具有廣闊的知識儲備，充足的知識量是寫作素材的根本和思維發散的根源，知識積蓄到何種程度，文字寫作才能相應地達到何種水準。文字工作者須做到敏學，廣泛地學習各項領域的多種知識，最主要的學習方向集中在以下三個方面：

1.掌握基本知識

辦公室文字工作要加強政治理論修養，與企業核心價值觀保持一致，熟悉發展戰略和政策，廣泛學習知識，收集新聞信息，掌握專業知識和技能，豐富學習內容。同時，要提升思考問題的全面性和深刻性，準確引用核心價值觀和相關信息，注重語言的準確性和邏輯性，簡潔明了地表達復雜的概念和信息。通過加強政治理論修養、拓寬知識面、培養專業素養和寫作技巧，辦公室文字工作者可以為企業提供高質量的文字工作支持，準確把握發展方向，為決策、溝通和宣傳提供支持，為企業提供科學的決策建議。提升綜合素質需要持續學習和了解企業，加強語言表達能力，為企業發展貢獻力量。

2.瞄準材料定位

辦公室文字工作者在撰寫文字材料時，首先要明確文體定位。不要追求華麗辭藻和創新，而是應以輔助政務或公務為目的。根據不同的公文種類，如決定、公告、通知、通報、請示、紀要等，嚴格把握工作的政治屬性，明確指揮意圖和辦公室意向，確保文章目的明確。同時要規范不同文體的寫法和書寫要求，避免格式混亂。其次是角色定位。要根據工作性質選擇適當的文字體裁，注意變換角色的主體和客體。要研究上級部門的要求，確保文章符合國家法律規定和上級部門要求。應細致研究工作現狀，了解具體工作內容，及時發現問題。同時，要學習其他單位部門的經驗，不斷擴大學習范圍，避免封閉思維。最后是撰寫有側重性的文字內容。根據工作重點，把握好中心思想在文章中的統率作用，使文章的中心思想清晰明確。要圍繞主題談論思路和重點，避免瑣碎感。在此基礎上，加入企業辦公室的具體內容，重新生成文段。通過明確文體定位，準確把握角色定位，撰寫有側重性的文字內容。辦公室文字工作者可以通過高質量的文字工作為企業的決策、溝通和宣傳工作提供有力的支持。

3.提升寫作思維

辦公室文字工作的寫作技巧核心在于鍛煉思維能力。思維能力可以從不同角度劃分為邏輯思維能力和形象思維能力、縱深思維能力和發散思維能力、正向思維能力和逆向思維能力。邏輯思維能力是指能夠進行正確、合理思考的能力。辦公室文字工作者需要及時發現問題、剖析問題、解決問題。形象思維能力是指以具體而直觀的形象或圖像作為思維形態進行思考。辦公室文字工作者應善于捕捉和處理形象信息，迅速把握工作問題的關鍵。縱深思維能力是從表層現象出發，通過理性剖析深入發展和深挖問題本質的能力。同時，還要具備發散思維能力，能夠準確把握多項工作事務之間的聯系。正向思維能力是迅速地按照邏輯有條理地理順問題的脈絡[2]，而逆向思維能力則是打破常規，反向思考問題，避免思維誤區。通過鍛煉這些思維能力，辦公室文字工作者能夠提高自己的寫作水平和質量，為企業辦公室提供更加高效和優秀的文字工作支持。

以上談到的三個學習方向屬于文字工作者的基本功范疇，辦公室文字工作在很大程度上限制著寫作人員想象力和創造力的發揮，它要比文學寫作的自由度窄得多。文字工作本身的準確性、規范性、權威性特點要求辦公室文字工作者需不斷錘煉過硬扎實的寫作基本功，這就離不開文字工作者日積月累地在實踐中積累與鉆研，堅持勤學博覽、博采眾長，從而培養起文字寫作方面的深厚素養。

（三）提升實踐工作能力

1.做好調查研究

習近平總書記指出，研究問題、制定政策、推進工作，刻舟求劍不行，閉門造車不行，異想天開更不行，必須進行全面深入的調查研究。辦公室處在承上啟下、溝通內外的特殊位置，唯有充分做好調查研究，做到“干一行、懂一行”，才能充分發揮好辦公室參謀助手、綜合協調、督辦檢查的重要作用。

辦公室工作人員應全心關注和把握企業的全局工作開展動態。平時要將心思和精力用在研究工作上，牢牢把握各項重點工作進展的脈絡和趨勢。在瑣碎的工作中，要能夠發現大題材，從平淡中提煉新觀點，以提高發現問題、認識問題、分析問題、解決問題的能力。要深入了解工作，聯系實際，有重點地進行調研，客觀真實地了解基層單位各項工作的開展情況、難點問題和亮點，善于收集有參考價值的信息和相關資料。在調研中，要透徹了解問題，制定對策，汲取啟示，研究要深入，措施要實際。要讓文章內容切實豐盈起來，用事實說話，憑借理性和實際的論據，避免廢話和空洞口號的使用。

2.提升創新能力

辦公室文字工作要力求思想深刻、富有新意，提升創新力需要從多個方面著手，包括觀念、學習和舉措。一方面，要將中央精神、黨的方針政策與企業實際緊密結合，在工作問題上產生新的理念、思路和舉措，通過新的工作方法取得新的成果，根據新的工作態勢謀劃新的篇章和布局。另一方面，要堅持學習和創新相結合，力求從新的角度、新的材料和新的語言表達方式入手。首先，許多企業辦公室文字工作者在寫作時會參考多篇范文，學習借鑒范文中的寫作框架、成熟思想、獨到經驗和亮點辭藻等。然而，這種照搬的學習方式在一定程度上會導致后期寫作時的思維局限。此外，企業辦公室文字寫作要求在形式上嚴格規范，在措辭上嚴謹細致。這使得許多企業辦公室文字工作者在語言表達上存在畏難心理，更傾向于使用廣泛、保守和穩妥的詞句，以確保所寫的材料不出錯。因此，在借鑒他人成功材料的同時，要提升自己的寫作技巧，使自己的文章充滿新意、達到新的高度。可以借鑒他人的好的寫作經驗，并將其轉化和創新到自己的寫作中。在行文邏輯上不應拘泥于傳統的三段論等形式，在語言結構和規范的基礎上要勇于創新，形成自己獨特而鮮明的文風，追求獨具感召力的個性表達，不斷實現再創新和再創造。

四、提高企業辦公室文字工作能力的具體對策

第一，實行規范化管理。首先，規范化管理的基礎在于建立健全的制度。企業辦公室應及時對過去的實踐工作進行總結和復盤，對主要職責、重要工作和重大事項進行系統梳理，完善相應的工作程序和流程。同時，要根據企業辦公室的主要職責和工作任務，設計科學、全面覆蓋、溝通順暢且符合時代要求的制度體系。其次，要加強執行力的建設，確保制度得到有效執行。辦公室成員要嚴格按照程序和規定辦事，注重紀律和規范，還應強化責任追究，不斷增強按照制度和程序辦事的意識。要定期或不定期對辦公室內部各項制度進行督導和檢查，以此激發辦公室工作的內在動力，促使每個人都養成按制度行事的習慣。同時，要將防范各類風險貫穿到工作的始終，持續優化辦公室的工作環境，確保制度的嚴肅性。通過這些措施，辦公室內部將形成規范有序、執行高效的良好工作格局。

第二，強化發展意識。企業辦公室工作具有政治性、政策性和全局性的特點，企業辦公室工作者需將發展視為工作的目標。在辦公室各項主要工作的基礎上，深刻認識到新形勢下工作發展的緊迫性和必要性，以不同發展階段重點內容的變化為著眼點，及時進行工作方式和方法的創新和改進，全面提升辦公室工作的效能[3]。例如，在信息全球化快速發展的背景下，要提高對互聯網思維在社會發展中的重要應用價值的認識，創新“互聯網+”模式下的工作管理方式，推動辦公室工作體系與互聯網思維的深度融合。要結合辦公室工作的黨政性、服務性和協同性等特點，推動辦事、辦會以及傳統辦文向更深層次、更現代化發展。通過這樣的措施，企業辦公室能夠更好地適應快速發展的時代需求，提高工作的創新性和實效性。

第三，推動精細化管理。隨著時代的發展和經濟社會的變革，現代企業辦公室管理已經不能脫離“精細化”這一新的管理趨勢。精細化管理的主要特點是依據科學和規范執行，注重從細節抓起，實施高度準確、嚴格和精細的管理。其重點在于將各項工作細化、量化、標準化、協同化、實證化和精益化，以全面提升企業辦公室的管理水平和工作效率。只有在有條不紊地管理下，才能創造出優質的工作成果。為了實現精細化管理，必須詳細了解企業辦公室的工作內容，保持認真負責的工作態度，優化每一個辦公環節，把工作的每個細節都做到精細化、詳盡化、深入化。要深入研究各種方法和規律，為解決存在的問題提供精準的決策，全面提升辦公室的文書工作水平。

五、結語

綜上所述，提高企業辦公室文字工作水平對于推動企業積極發展和提高管理效能具有重要意義。要切實加強對企業辦公室工作人員的教育和管理，提升專業隊伍素質，不斷提高辦公室人員的服務意識和能力，以使辦公室成為企業決策智囊、執行中樞和服務標桿，從而全面提升企業辦公室的綜合效能。為了實現這一目標，企業應該重視對辦公室工作人員的培訓，提供專業知識和技能的學習機會，不斷提升他們的綜合素質和專業能力。同時，企業應該建立科學的管理體制，明確辦公室工作的職責和要求，制定詳細的工作流程和標準，提供必要的工具和支持，使辦公室工作人員能夠高效地完成各項任務。此外，企業還應加強對辦公室工作的監督和評估，建立績效考核機制，對工作人員的表現進行及時的反饋和獎懲，激勵他們不斷提升工作質量和效率。同時，企業應鼓勵辦公室工作人員進行創新和改進，提出優化工作流程和提高工作效率的建議，以促進辦公室工作的持續改進和提高。通過以上措施，企業辦公室能夠提升文字工作水平，提高管理效能，為企業的發展和綜合競爭力的提高做出積極貢獻。