檔案數智化管理優化路徑

趙文玉 陜西省漢中市環境衛生管理處

當前人工智能、大數據等技術迅猛發展，已經逐漸覆蓋于各領域的發展建設中，其主要依托的技術有RFID 等，具體來講就是依照用戶協議進行網絡資源互通，進而實現資源間的智能化運用，比如定位、跟蹤等功能。數智化的發展，簡單而言就是將大數據技術、人工智能技術以及數字化技術等進行有效融合，從而達到人機互動的目的。在新時期下，企業檔案管理工作也應適應時代發展變化，創新管理思路，打破傳統管理理念，實現檔案管理工作的數智化轉型。企業檔案資源開展數智化管理主要依托大數據、數字化技術等實現檔案資源的高效管理與利用，更加貼合用戶的多元化需求，這也是檔案管理事業未來發展的必然趨勢。

一、企業檔案數智化管理建設現狀

（一）工作方式與思想觀念過于陳舊

在數智化檔案管理中具備多元化的工作模式，同時資源利用也具有開放性和共享性的特點。但在實際管理中，企業檔案管理人員仍舊沿用傳統工作方式，缺乏與時俱進的創新思維，這種陳舊的工作方式與思想觀念嚴重制約著數智化檔案管理工作的有效推進。

（二）缺乏健全的檔案管理體系

部分企業僅注重主營業務的開發與營銷，缺乏對檔案管理工作的重視，并沒有結合企業發展的實際需求制定一套完善的檔案管理體系，而且管理流程混亂，致使檔案管理工作缺乏嚴謹性與規范性。

（三）檔案管理人員素質有待提升

多數企業檔案管理的相關人員缺乏專業的管理知識，管理能力較差，直接影響著檔案管理工作的質量與效率[1]。而且有些企業還沒有安排專門的檔案管理人員，而是由其他部門人員兼職管理，導致檔案信息無法實現有效利用。

二、企業檔案管理實現數智化轉型的關鍵要素

（一）檔案資源建設模式

1.改變檔案資源建設后置工作模式。目前許多企業內的檔案管理部門還在沿用傳統的資源建設后置工作模式，也就是檔案資料經各個部門流轉之后再進行歸檔，而這種工作模式往往會造成檔案資源雜亂無章、信息不全面等多樣性問題，不符合檔案管理的規定與要求。想要解決這些問題，就要從根本上改變檔案資源建設的后置工作模式，將檔案資源管理工作的重點移向前端，形成前端控制，也就是將檔案資源建設工作安排在檔案資源形成初期[2]。具體實施需要注意以下幾方面：首先，檔案管理人員要根據企業文件形成特點制定檔案資源歸檔范圍表，并明確保管期限，奠定良好的檔案資源建設基礎。其次，檔案管理人員要以國家相關法律法規為基礎，結合本單位的檔案管理工作需求，制定檔案管理規范要求，確保檔案管理工作的推進有章可循、有據可依，時刻關注國家相關行業法律法規的變化及時對本單位的規章制度進行調整與優化。最后，推進落實檔案資源建設前端控制的一個有效方法便是部門立卷。部門立卷方法可以充分體現出資源形成者與收集歸檔者的紐帶作用，以此來加強檔案管理部門對檔案資料歸檔的掌控能力，幫助企業提升檔案資源建設的效果。

2.采用智能化歸檔模式。隨著企業文件逐漸發展為電子化形式，電子文件的歸檔管理儼然成為企業檔案管理數智化建設的核心內容，電子檔案的管理質量決定了檔案資源管理的科學性與檔案資源利用的有效性，直接影響著數智化系統的運行效率。企業檔案部門想要實現智能化歸檔模式，在檔案管理數智化建設初期就應介入，將預先設計好的功能模塊嵌入到資源系統當中，形成對電子檔案的全生命周期管控，并在電子檔案的流轉過程中做好原始數據的保存和過程信息的記錄，從而確保電子檔案的真實性與完整性，與此同時，實現檔案資源的前端控制和智能化歸檔。

3.搭建大數據平臺。積極建立大數據平臺是檔案管理模式發展的必經之路，利用大數據管理平臺可以將企業內部的各個子系統進行整合，并將形成的電子檔案進行統一管理，便于各個子系統的信息數據共享[3]。這樣做有效彌補了檔案管理系統與各系統之間傳統對接方式中成本高、耦合性強等缺陷。

（二）檔案利用模式

1.檔案工作現場利用工作前置。企業在提供現場檔案資源查閱服務時，經常會發生因沒有進行提前溝通而無法查閱資料或者查閱人員過多，導致等候時間過長等現象。檔案工作現場利用工作前置，是指通過企業內部系統完成檔案資源查閱預約以及審批流程，這樣一來，檔案管理人員可以根據系統信息提前做好準備，確保查閱人員可以及時查閱到需要的資料。同時，系統可設定單位時間內的查詢人數，避免出現等待時間過長的現象。此外，檔案服務部門可以將系統信息作為根據合理安排工作時間，如有工作變動，也可以通過系統發送通知，大幅度提升了查閱人員的服務體驗，同時也保證了檔案部門的服務質量。

2.檔案應用實施遠程服務。目前指紋驗證技術以及人臉識別技術都已經成熟應用于各發展領域，在檔案管理工作實現數智化管理的前提下，電子檔案服務可以利用人臉識別或者指紋識別來確認身份，再通過網絡系統進行層層審批，實現檔案資源查閱者不用東奔西走就可以順利查閱到自己需要的檔案資料。電子檔案遠程服務的實現促進了電子檔案利用效率的進一步提升。

3.部門之間形成聯盟協作模式。在企業檔案管理數智化建設過程中，檔案部門作為一個單獨的個體通常會顯得格格不入[4]。因此，檔案管理部門應結合自身工作需要與相關部門形成聯盟協作關系，方便部門之間的溝通交流與信息共享。

（三）檔案工作數智化模式

企業在檔案資源管理工作中想要實現數智化工作模式，首先要保證資源內容的完全數智化。在大數據時代背景下，注重的是檔案資源的充分利用以及快速流通，形成無縫檢索。具體來講，數智化主要是指將檔案資源內容轉化為方便檢索的電子數據，從而達到檔案資源無縫檢索的目的。其次，還要加強檔案資源保管方式的數智化建設，隨著信息化進程的不斷加快，各種網絡技術層出不窮，促使企業檔案管理工作向著數智化方向不斷邁進。在這種環境下，企業檔案管理工作應加強對各項網絡技術的有效應用，比如視頻監控系統、門禁控制系統等。此外，做好檔案資源利用的數智化也同樣非常重要，能夠改善傳統模式下檔案資源利用的缺陷，幫助檔案管理部門提升檔案管理質量。

（四）檔案工作內容

首先，目前好多企業都存在信息管理系統不統一、信息數據分散的現象，隨著時間積累，許多有價值的檔案信息會被湮沒。為了避免這種現象的發生，檔案管理人員應將檔案工作內容中的“管文件”逐漸轉型為“管數據”，參與到檔案資源形成、收集、歸檔、利用等整個管理流程，實現檔案資源全生命周期的動態化管理[5]。其次，將館藏紙質檔案中蘊含的檔案信息利用信息化技術提取出來，以電子檔案的形式加以保存管理，才能使紙質檔案資源在信息化環境下得以發揮應有價值，因此也體現出了檔案工作內容向“管數據”轉型的重要意義。最后，隨著檔案資源管理工作數字化技術的廣泛應用，所產生的三維數據日益增多，部分實體企業在新產品研發過程中所產生的信息數據均以電子數據形式存在，因此電子數據必然是未來檔案管理工作的主要對象。

三、新時代背景下企業檔案實施數智化管理的創新路徑

（一）完善檔案管理體系，提供綜合性服務

面對企業檔案管理數智化建設過程中存在的各種挑戰，企業應該從根本上轉變管理理念，利用數智化技術完善檔案管理體系建設。以此為目標，應該對企業的檔案管理體系進行層次性劃分，包括數據層、服務層和工具層。其中數據層是較為關鍵的部分，用于對企業的各種檔案信息進行存儲，滿足隨時調用信息的需求，要求具備較大的存儲量，同時對于檔案信息的分析處理具有較快的反應能力。利用云計算的并列式等技術，可以幫助企業實現網絡資源的優化配置，保證檔案資源及時共享、快速交付，有效緩解海量數據信息為企業檔案管理工作帶來的巨大沖擊[6]。采用云存儲方式，將企業檔案信息傳輸至云端進行統一管理，建設相應的數據庫，可以有效保證檔案信息的完整性與安全性，為檔案信息的開發利用奠定良好基礎。服務層擔負著各項檔案信息的重要服務功能，比如在網站內提供檔案信息檢索功能，為企業內部各部門提供檔案服務功能。除了提供基礎服務功能以外，也可以深入開發，提供專項服務，比如根據企業的人事狀況、經營狀況、財務狀況等數據信息進行收集、分析等，制作在線專題檔案匯編，為開展相關管理工作提供依據支撐。工具層主要采取模塊化設計，包括各種資源管理工具、流程管理工具、人員管理工具等。對于資源管理模塊的設計，是根據角色定義進行訪問權限的設置，實現各個環節權限的有效管理，保證檔案資源的安全性以及資源查找、發布的合規性。對于流程管理模塊的設計，是規范檔案管理工作所涉及的工作流程，明確各部門之間的連接關系，按照檔案管理工作的標準要求進行檔案資料的收集與整理。對于人員管理模塊的設計，主要是通過采集人員綜合信息、明確檔案人員的工作職責，為訪問權限設置、績效考核評定提供信息支持。在檔案管理體系的支持下，明確企業服務內容，并建立對應的服務功能，從而實現檔案信息深層次加工，提升檔案信息使用方式的靈活性，將檔案管理工作與企業經營發展進行高度融合。

（二）構建檔案管理系統，實現數智化管理

想要依靠完善的檔案數據體系開展多元化服務模式，首先需要利用先進技術解決檔案信息高效收集、分析、歸檔、利用等一系列工作流程問題。解決這些問題的首選方案就是利用物聯網、大數據、數字化等技術的檔案資源在線智能處理功能完成檔案管理系統的構建，有效保證各項檔案信息的真實性與完整性，從而為企業內部的各項決策提供依據支撐。在數據處理環節，需要加強對數字化、大數據等技術的有效應用，借助智能算法提升檔案資源的判別能力，按照標準要求進行信息數據的整合、挖掘等環節，從中獲取更有價值的深層次信息。在檔案管理系統實際建設過程中，企業需要搭建起統一的信息化集成平臺，實現與客戶管理系統等其他系統的有效對接，按照統一標準進行資源整合，同時配備齊全的硬件設備完成數字資源系統建設[7]。在系統開發環節，首先要明確檔案信息在收集、分析、處理、歸檔等各個環節的加工流程，借助互聯網技術實現信息服務的無縫對接。另外，為了便于用戶使用，應盡快完成檔案管理智能App 的開發利用。用戶可以通過移動設備直接登錄檔案管理系統，簡化操作流程，利用智能工具的優勢實現人機交互。這樣，有利于提升檔案資源的處理效率，滿足日常經營過程中對于檔案資源高效管理的需求。

（三）建立智能檔案庫房，提升檔案管理水平

多數企業的檔案管理庫房都存放著重要的紙質檔案文件和相關設備，因此，構建數智化的庫房管控系統對于保證檔案安全性、提升檔案管理水平具有重要影響。檔案管理庫房數智化管控系統一般包括智能檔案管理系統、密集架控制系統、煙霧報警系統、門禁視頻控制系統和消殺控制系統等。智能檔案管理系統是檔案歸檔入庫，在系統內錄入信息時，利用RFID技術標注文件名稱、卷案號等信息，形成檔案文件獨一無二的電子標簽。同時，將檔案盒與密集架等與檔案文件相關的設施信息也錄入系統，貼上對應的RFID 電子標簽，由此可以通過物聯網技術實現檔案文件的智能定位。密集架控制系統則是由密集架借助電腦和手持PDA共同構成的，有手動和電動兩種模式，能夠快速定位檔案位置，有效提高調檔效率，同時也能有效避免檔案文件傾覆危險的發生。煙霧報警系統主要由溫度探測器、煙感探測器、報警器和計算機控制器等組成[8]。一旦出現火情，會自動發出語音報警，同時計算機控制器會自動發出滅火程序指令噴射滅火氣體。門禁設備控制系統結合了視頻監控技術、人臉識別技術、計算機技術等，實現了對檔案庫房進出人員以及其持有的檔案資源信息進行自動讀取識別，禁止非授權人員進入，能有效防止檔案資源丟失、泄密等情況的發生。同時門禁設備控制系統可以實現多畫面的智能輪流切換，便于安全巡查。消殺控制系統可以手動、自動或者定時開啟，幫助檔案資源凈化載體，保障檔案資源的安全使用，有利于延長檔案使用壽命，同時還可以起到防蟲、防霉等作用。

（四）培養優質人才隊伍，推動企業高效管理

企業檔案管理的數智化建設離不開專業團隊的支持。隨著大數據、互聯網、數字化等先進科學技術的迅猛發展，企業檔案管理工作也應該順應時代發展趨勢，要求檔案管理人員不僅要具備較高的專業素質，同時還要具備創新、學習能力，可以通過不斷探索學習，明確企業未來發展方向，創新檔案管理工作模式。因此，企業應結合新時期下檔案管理工作的開展需求組建一支具有創新意識的優質人才隊伍。對于此，企業應該面向高校、社會平臺聘請高端信息技術人才從事企業檔案管理工作，加強對大數據、云計算、數字化等技術的研究與應用，推動企業檔案管理工作數智化建設進程[9]。同時也要加強對企業內部人員的技術培訓工作，比如MapReduce、設備處理等相關信息處理技能，確保檔案工作人員在具備檔案管理專業知識的同時也能熟練掌握各項信息化技術的應用，提高檔案的利用效率。由于目前大數據領域人才比較緊缺，企業也可以與技術服務機構合作，共同完成檔案管理系統的開發，便于為企業檔案管理人員開展數智化檔案管理提供專業技術指導服務[10]。在人才隊伍培養期間，為從根本上改變檔案管理人員的管理意識，正確認識數智化管理模式的重要意義，可以由企業領導人員擔任團隊主要負責人，做好團隊檔案管理工作的創新規劃，實現檔案管理工作模式的不斷創新。在內部人員培訓活動中，也要注重培訓效果，結合利用激勵與處罰的雙重考核機制，充分激發相關人員參與培訓工作的積極性，使其能夠自覺學習新技術、新技能并能將技術賦能落實到檔案管理的創新工作當中，助力檔案管理工作的數智化建設。

四、結語

“十三五”規劃明確指出，要以信息化建設為核心，實現檔案資源的現代化管理，因此，企業應立足于實際，結合自身檔案管理現狀，積極推進檔案管理工作模式與大數據時代的融合，真正實現檔案數智化管理的高效性，加速推動檔案事業的現代化轉型。