溝通，外部董事有效履職的重要方法

陳國慶

溝通中要有同理心，養成換位思考的習慣，凡事要多站在對方的立場上體驗，思考和分析問題，而不能一味地考慮自我。比如，在溝通交流具有一定風險的事項時，既要一五一十完整提示風險，也要考慮企業的具體情況，并盡可能給企業留出完善材料、查缺補漏的時間和空間，避免直接立即否定

建設中國特色現代企業制度是國有企業改革發展的重要方向，其中建立外部董事占多數的董事會又是其中的重要內容。外部董事是企業出資人機構派出的代表，一般情況下不在企業坐班，因此掌握企業信息的廣度、思考分析問題的角度，可能與企業內部董事和經營管理團隊不盡相同。外部董事要與企業內部董事共同履行好董事會“定戰略、作決策、防風險”職責，就需要在企業重大經營管理事項上盡可能形成一致看法和共同主張，要做到這一點，外部董事與履職相關方的經常性溝通就顯得尤為重要；通過有效溝通就重大問題統一思想、凝聚共識、形成合力，從而保障企業的管理工作效率和改革發展質量。因此，溝通應該成為企業外部董事有效履職的一項經常性的工作和有效方法。

溝通是一門管理必修課

馬克思說：“人的本質是一切社會關系的總和。”人的本質決定了人的言行和思想，并直接對社會和人際關系造成不同程度的影響。人際關系的實質，是人與人的溝通。溝通是傳輸和交流信息、思想、感情、需求的過程，也是求同存異、形成共識的過程。領導干部要做好管理工作，需要上傳下達、協調左右，也必須通過經常性溝通有效傳遞信息、處理各種關系、調動團隊資源、促成良好合作，最終達成目標。

第一，溝通能力決定領導能力。不同的人成長經歷、工作經歷、熟悉領域不同，對事物的認知和見解也不盡相同，唯有溝通才能統一思想、消除分歧、增進共識、形成工作合力。高明的領導者無一不是溝通的高手，具有出色的表達能力、傾聽能力和掌控能力。

第二，溝通基礎決定合作基礎。人們常說，天下的事都是談出來的。有效的溝通，可以架起思想的橋梁、跨越認知的鴻溝，找到共同點，達成一致性。戴爾·卡耐基在他的著作中提到，“一個人的成就，85%決定于與人溝通的能力，而專業知識只占15%。”工作中，“你不問，我不說”往往就會增添誤會和隔閡，而“你不問，我說了”就容易增加好感和信任，如果能達到“你想問，我想說”就會進一步提升工作的默契。通過有效溝通，把思想和行動調整到同一個頻道上，不僅有利于形成共識、贏得支持，更可以了解各方訴求和意見，增強工作的針對性、避免盲目性。

第三，溝通成效決定管理成效。企業管理中的有效溝通非常重要。溝通是企業有效決策的基本前提和基礎，也是提高管理效率的保證。企業唯有借助有效溝通，才能使內部成員充分理解企業的決策目標，準確反饋對企業決策的意見和建議。憑借有效溝通，信息的正確率將極大提升，決策的科學性和合理性也能得到有效保障。同時，有效溝通能充分化解矛盾、營造企業良好工作氛圍、激發大家的工作熱情、顯著提升團隊凝聚力。

溝通是外部董事履職基本功

外部董事占多數的董事會建設是目前我國國有企業深化改革的重要內容之一。外部董事不在履職企業坐班，到企業履職的主要方式包括參加董事會及各專業委員會的會議、參加企業的相關重要會議、深入企業調研，參加各類學習培訓以及相關工作溝通會、交流活動。有效的工作溝通是貫穿外部董事履職全過程的重要內容。

關于外部董事履職過程中的工作溝通，國家在董事會建設的頂層設計中非常重視，作出了一系列明確規定。2021年先后發布的《關于中央企業在完善公司治理中加強黨的領導的意見》《中央企業董事會工作規則（試行）》在很多方面都強調了企業管理層與企業外部董事之間開展工作溝通的履職要求。

外部董事履職過程中需要經常與履職相關方保持溝通，包括與企業出資人及其相關部門的溝通、與企業董事長的溝通、與企業總經理及其他經營團隊成員的溝通、與企業職能部門之間的溝通、外部董事之間的溝通，以及上市公司的外部董事必要時與資本市場投資者之間的溝通，等等。

1.加強與出資人之間的溝通

企業外部董事是出資人代表，要始終牢記對組織的責任、對出資人的義務，既要保持企業“外部人”的獨立性，又要增強企業“內部人”的責任心。外部董事在企業履職，要努力做到既掌握上情——出資人意見，又熟悉下情——企業實際情況，既保證上情下達的順暢有效，又做到下情上報的及時準確。

要積極參加出資人組織的各類外部董事溝通協調會議，及時掌握國家宏觀經濟政策最新調整變化、出資人工作部署的最新要求和企業生產經營面臨的市場形勢等情況，通過一定方式及時將相關信息傳遞給企業管理層，并督促履職企業認真落實出資人提出的相關工作要求，做到上情下達順暢有效。

同時，外部董事也要按照履職規定要求，定期向出資人匯報個人履職情況、報告履職企業經營綜合分析情況，并及時向出資人主管部門口頭或書面報告履職企業的重大成就、履職過程中發現的企業重大問題、重大風險或者重大異常情況。如果外部董事在企業董事會上針對某項議題投了“反對”或“棄權”票，最好也要及時報告，確保下情上報的及時準確，有效發揮外部董事的“信息前哨”和“工作紐帶”作用。

2.加強與企業董事長的溝通

外部董事在履職期間對企業重大經營管理事項的決策不能看董事長臉色行事，必須客觀公正發表個人意見，這是外部董事履職獨立性要求的體現。

但企業董事長畢竟是董事會的第一責任人，對企業的經營發展、對董事會運行的規范性有效性承擔著第一責任，其政治站位、大局觀念、系統思維、責任意識都是比較強的。作為一種積極的工作方法，外部董事在履職過程中保持獨立性的同時，也應注重與企業董事長的溝通，定期交換思想認識，把握企業總體工作部署，了解董事長個人的思路想法，爭取更多的工作支持和指導，并及時報告履職過程中發現的重大問題和風險隱患，針對企業改革發展的方向性問題、重大決策事項征詢董事長意見、交流自己的分析看法、商討董事會相關工作安排等。要通過經常性工作溝通交流，與董事長個人之間建立良好的工作關系。

3.加強與企業經理層的日常溝通

總經理及企業經營班子是企業生產經營的直接指揮者和責任人，董事會決策事項一般都是通過公司經營班子組織實施，他們也掌握著企業生產經營最全面、最準確、最實時的信息。

外部董事在履職過程中與企業總經理和經營班子成員的溝通非常重要。經常性與經營團隊開展常規會議之外的溝通交流，有利于外部董事及時掌握企業生產經營的最新信息，及時跟蹤董事會決策事項的執行進展和落實工作質量狀況，全面了解企業生產經營、改革發展面臨的現實問題和困難，從而更有針對性地指導和幫助經營班子解決問題、提升經營業績和管理水平，并在與管理團隊的溝通交流、并肩戰斗中建立更和諧的合作關系，形成更深厚的工作友誼。

4.加強與企業職能部門的細節溝通

企業總部職能部門是企業生產經營管理的專業部門，董事會辦公室以及戰略發展、財務、審計、法務、人力資源等專業部門也是董事會及其專委會的工作支撐機構，董事會決策的議案材料基本上出自這些部門，重大事項的專業審核意見也出自這些部門。某種意義上講，職能部門也是公司在不同業務領域最完整、最直接的信息源。因此，外部董事在履職過程中，要想深入了解、具體澄清一些決策事項的工作背景、深層原因、邏輯關系、具體細節等信息，最直接的方式就是加強與企業職能部門之間的細節溝通，獲得更加原汁原味的信息資料。我在三家中央企業的履職過程中，非常注重與職能部門負責人的溝通交流。比如每當在董事會會議前審閱議案材料出現文字描述不清楚的時候，我都會直接打電話給議案材料相關部門負責人，請他們給予解釋說明或提供進一步的背景材料，這樣做比找企業分管領導咨詢來的更為直截了當。

5.加強與其他外部董事的合作溝通

按照目前國有企業董事會建設的通常做法，企業董事會中一般都配有多名外部董事并占多數。外部董事一般按照“確保董事會專業經驗的多元化和能力結構的互補性”原則合理搭配，因此企業外部董事的專業背景是各不相同的，在公司治理、專業技術、法律財務等專業背景上各有側重。專業背景的不同、工作經歷的差異，往往對同一問題的看法也會不盡相同，因此外部董事在履職過程中也需要加強溝通，相互學習、相互啟發，通過多維度看待問題、多角度分析問題以及深度研究問題，形成最合適的工作方案，提升履職質量水平。

我在履職過程中經常針對某一議題與在同一企業履職的其他外部董事討論分析、溝通看法、交流意見；有時候遇到專業難題和棘手問題，也喜歡找自己身邊的其他專職外部董事咨詢請教、探討分析，每次都能獲得很多啟發、得到不少工作靈感。

6.加強與投資者的溝通交流

對于上市公司，外部董事一般就是公司的獨立董事。獨立董事在有些情形下，如業績說明會，也可以根據需要出席并參加與投資者的交流，國家相關監管部門對此也持鼓勵支持的態度。

國務院國資委《提高央企控股上市公司質量工作方案》中就要求，推動上市公司業績說明會常態化召開，鼓勵更多獨立董事參會并直接與投資者溝通交流。《上海證券交易所上市公司自律監管指引第1號——規范運作》也規定，上市公司獨立董事應當參加投資者說明會，與投資者進行交流。作為一名積極有為的外部董事，應該在適當的時候多與資本市場的投資者溝通交流，宣傳推介公司，進一步增強資本市場對公司的信心、提振上市公司的市場形象。

綜上所述，溝通應該成為企業外部董事履職的基本功。外部董事在履職過程中要以積極主動的姿態加強與相關各方的經常性溝通交流，從而努力做到全面掌握企業信息，了解企業管理者及干部員工的想法和訴求，進而更準確地發現問題、更深入地分析問題、更客觀地發表意見、更有效地提出建議，努力做企業的知情人、知心人、知音人，與企業管理團隊一道，共同提升企業董事會的工作效率和質量，實現企業高水平治理、高效率經營、高質量發展。

溝通要善于釋放真情感

以上我們論述了工作溝通的重要性，也解析了外部董事履職過程中需要開展的不同層次的各種工作溝通。工作溝通中，還需要把握一定的原則和方法。

1.溝通需要坦蕩真誠、樸實自然

溝通的魅力并不在于說話多么流暢甜美，而在于真誠。真誠是有效溝通的基本原則和前提。外部董事在溝通交談中要多以推心置腹的態度、交朋友的方式與企業的同志坦誠交流，拉進與交流者的心理距離。

一是實事求是的表達。真誠的表達首先要做到實事求是，基于客觀事實的基礎，想了解什么就問什么，沒有必要對問題進行包裝或者過分掩飾。

二是平等真誠的探討。雙方之間的交流應該建立在內心和諧的基礎上，敞開心胸、開誠布公，以商量的口吻進行平等探討，爭取在一種和諧的氛圍中進行更深的交流，絕不可有絲毫高人一等、盛氣凌人的流露。

三是樸實自然的談話。樸實得體、親切自然的談話是真誠的一種表現，更容易讓人接受，可以達到潤物細無聲的效果。同時，真誠的溝通還應表現出一種積極的態度，以及對溝通形式、溝通內容的尊重。

2.溝通要做到耐心傾聽、適度互動

與人溝通，要養成善于傾聽的品德。越是善于傾聽的人，越能讓對方敞開心扉，與對方關系就越融洽。能夠耐心傾聽的人，在工作協作中也越容易成為受歡迎的人和值得信賴的人。

在溝通、傾聽時，也不能只是一味地默默聽，還要適度進行回應，懂得適時提問。對方會覺得自己被尊重，也表示你自己一直在認真傾聽，鼓勵對方繼續講下去，有利于獲得更有價值的信息。

3.溝通要設身處地、換位思考

溝通中要有同理心，養成換位思考的習慣，凡事要多站在對方的立場上思考和體驗分析問題，而不能一味地考慮自我。比如，在溝通交流具有一定風險的事項時，既要一五一十完整提示風險，又要考慮企業的具體情況，還要盡可能給企業留出完善材料、查缺補漏的時間和空間，避免直接立即否定。這樣做更能獲得對方的理解和好感，也容易促使對方工作更加嚴謹，最終研究出雙方都能夠接受、實現“雙贏”的工作思路和方案。

4.溝通要減少分歧、凝聚共識

俗話說，隔行不隔理。國有企業的干部都是黨的干部，所接受的人生觀、世界觀、價值觀教育都是一致的，在工作中出現對同一問題的不同看法，大都是因為信息不對稱、認識有差異造成的。我認為，只要不存私心雜念就不會有本質上的分歧，只要通過有效溝通把道理講清楚、把問題分析明白，就應該能找到辦法、消除分歧、形成共識。

總之，企業外部董事履職中要針對企業重大問題開展經常性溝通，通過積極主動的溝通和協商，最大限度與企業管理團隊形成思想共識和工作合力，群策群力共同推動企業又好又快發展。

作者系中央企業專職外部董事