中藥檢測實驗室風險管理與應對措施

蘇志明 ,陸 穎 ,劉筱嘉,鄒 潔,季 紅,張海燕*

(1．中國合格評定國家認可中心,北京 100062;2．思茅海關綜合技術服務中心,云南普洱 665000;3．廣州海關技術中心,廣州 510623;4．江蘇省產品質量監督檢驗研究院,南京 210007)

風險是中藥檢測實驗室活動中面臨的一個重要問題,貫穿于實驗室活動中的各個環節。中藥種類繁多、化學成分與組成復雜,其檢測結果與人民健康息息相關,因此,中藥檢測實驗室的風險管理工作尤其重要。就現在的情況而言,大部分中藥檢測實驗室均開展了風險管理活動。不過,部分實驗室的風險管理活動不滿足實際需要,如識別了風險源,但沒有制定應對措施,如識別了風險源且制定了應對措施,但沒有對應對措施進行評價等。此外,也有極個別的實驗室沒有開展風險源的識別活動。中藥檢測實驗室需不斷提高風險管理意識、有效配置和使用風險管理資源,根據風險的性質、程度等使用相關方法開展風險管理工作。在風險管理活動的基礎上,調整預期目標、改善內部控制、提高實驗室活動的效果和效率、改進事故預防與處理、制定質量控制活動計劃、制定內部審核計劃、識別機遇等。

開展中藥檢測實驗室風險管理研究,對于提高中藥檢測實驗室活動質量,推動中藥產品高質量發展等具有積極意義。王磊[1]分析了獸藥檢測實驗室的接樣流程、檢測記錄、儀器設備使用、質量控制計劃執行環節出現風險事件的次數與發生率。研究表明,采取科學的風險應對措施后,各項風險事件出現的次數與發生率明顯降低。白媛媛[2]分析了食品藥品抽樣檢測及實驗室管理等方面的風險,并建議實驗室科學識別、分析、處置、評估、傳播、利用實驗室風險。付本相[3]等討論了食品藥品檢測實驗室的法律風險、技術風險、管理風險,在此基礎上,提出建立完善事前預警機制、精準分析風險類型、制訂實驗室風險處置方案、開展風險管理效果評估等風險應對措施。許家琦[4]等分析了生物醫藥產業園區公共平臺CNAS認可實驗室在合同評審、人員、儀器設備、環境和設施、外部提供的產品和服務、檢測樣品與方法、報告結果等方面的風險因素,建議實驗室在日?；顒又?要注重學習相關認可文件、努力確保體系的有效運行、認真及時處理各種投訴等。已有的研究在風險管理原則、風險管理過程等方面比較薄弱;在風險應對措施方面,主要是從要素、活動環節、管理等方面展開。本文在論述風險管理原則、風險管理過程的基礎上,從體系文件、風險評估技術、質量控制等方面討論風險應對措施。

1 風險管理原則

為了有效管理風險,中藥檢測實驗室在開展風險管理活動時,可遵循(但不限于)以下原則:(1)全員參與原則。每個員工的日常實驗室活動都存在著風險,為保證風險管理的有效性與針對性,中藥檢測實驗室全體員工需參加風險管理工作。如要求熟悉業務程序、合同中規定的標準以及中國藥典與美國藥典、日本藥典、歐洲藥典等之間的差異的合同評審人員開展風險源識別活動等。(2)持續改進原則。風險不是一成不變的,而是隨著各種關系、各種資源等的變化而變化。不同時期的風險來源、嚴重程度可能不同。中藥檢測實驗室宜持續識別風險,以改進管理體系、實驗室活動和客戶服務。(3)服務質量目標原則。切實的服務質量目標和服務質量承諾是實驗室工作的靈魂,服務質量目標的風險管理有助于中藥檢測實驗室做出決策、實現目標、持續發展。(4)融入中藥檢測實驗室活動管理原則。風險管理不是單獨的活動,是中藥檢測實驗室活動管理過程中的一個重要組成部分,每個管理過程中都有風險管理的影子。(5)以信息工作為基礎原則。風險管理是以信息工作為基礎的。宜從多種渠道獲取相關信息,但須確保信息的準確性、全面性。

2 風險管理過程

風險管理過程是中藥檢測實驗室管理的重要組成部分,貫穿于中藥檢測實驗室的全部活動過程之中。一般而言,風險管理過程由確定環境信息、風險評估、風險應對、監督檢查、溝通與記錄、風險評估報告等活動組成。

2.1 確定環境信息 中藥檢測實驗室明確外部和內部的環境信息之后,確定其風險管理的目標、與實驗室活動相關的外部和內部因素、風險管理的范圍與準則等。

2.1.1 外部環境信息 外部環境信息是中藥檢測實驗室在實現其目標的過程中所面臨的外界環境的各種相關信息。了解外部環境信息,便于實驗室在管理風險過程中能夠充分考慮外部利益相關方的目標和關注點。一般而言,外部環境信息可能涉及到(不限于)醫院、患者、醫生、國內外市場、科研能力、檢測水平、生態環境、文化傳承、重要貢獻、法律法規及政策規定等方面。以市場中的冬蟲夏草為例。青海、甘肅、云南、四川的冬蟲夏草中的重金屬及有害元素的種類與含量、外觀和藥效等都有差異,因此,開展風險管理活動時的側重點與方法可能有所不同,針對風險的應對措施也可能有所區別。

2.1.2 內部環境信息 內部環境信息是中藥檢測實驗室在實現其目標的過程中所面臨的內在環境的各種相關信息。通常情況下,內部環境信息可能涉及到(不限于)體系文件、人員、設施和環境條件、設備、外部提供的產品和服務、合同評審、方法、抽樣、記錄、質量控制、報告結果、投訴、廢棄物處置等方面。如開展藥用植物種子的水分測定活動時,藥用植物種子儲存環境的溫度、濕度以及儲存時間等均是開展風險管理活動需要考慮的因素。如檢測藥材和飲片中的黃曲霉毒素、汞、農藥殘留等項目時,要注意廢棄物的處置方式。

2.1.3 明確風險準則 風險準則是中藥檢測實驗室用于評價風險重要程度的標準。風險準則應與中藥檢測實驗室的風險管理方針一致。具體的風險準則應盡可能在風險管理過程開始時制定,并要不斷檢查和完善。在確定風險準則時,首先要考慮的是中藥對人民群眾的健康需求。

2.2 風險評估 風險評估包括風險識別、風險分析和風險評價三個步驟。

2.2.1 風險識別 中藥檢測實驗室的風險源可從公正性、保密性、人員、設施和環境條件、設備、外部提供的產品和服務、合同評審、方法、抽樣、樣品、記錄、質量控制、報告結果、投訴、體系文件、資質管理等方面識別。如提供能力驗證活動服務、標準物質、校準服務等的機構是不是中國合格評定國家認可委員會認可的機構,如檢測委托單是否記錄接收樣品丁香的狀態和外觀,如實驗室是否按照《中國藥典》的要求對色譜純甲醇、乙腈開展技術驗收活動等。

2.2.2 風險分析 風險分析結果內容包括風險源、風險后果、風險發生的可能性、不同風險之間的關系、風險應對措施、風險應對效果等。在川芎的檢測活動中,如果客戶提供的樣品量不充分,則可能會導致實驗室只保留分析用樣品和留樣保存樣品,而不按照《中國藥典》的規定保留復核用樣品。針對客戶提供的樣品量不充分這一風險源,制定應對措施時,應評估沒有復核用樣品的可能后果。

2.2.3 風險評價 根據風險分析結果確定風險嚴重程度,以便做出應對措施。具體見表1。

表1 風險評價表Tab 1 Risk assessment

對于川貝母粉的委托檢測活動而言,檢測委托書中沒有規定具體檢測方法的風險的嚴重程度為輕微;檢測活動中未檢測總皂苷含量的風險的嚴重程度為一般或中等;如果川貝母粉中的重金屬含量實際為5PPM左右、農藥殘留含量實際為0.5PPM左右,但是,檢測報告中的重金屬含量為0.5PPM、農藥殘留含量為5PPM,出現這種結果的風險的嚴重程度為嚴重或非常嚴重。

2.3 風險應對 風險應對是選擇并執行一種或幾種能夠改變風險的措施。風險應對宜考慮各種環境信息并將應對措施融入管理體系之中。風險的應對措施通常包括規避風險、增加風險、消除風險源、改變風險發生的可能性、改變風險發生的可能后果、轉移風險、分擔風險、保留風險等。將應對措施融入管理體系之中。

2.3.1 選擇風險應對措施 中藥檢測實驗室根據實際情況編制風險應對措施,常見的風險應對措施有:(1)轉移。中藥檢測實驗室沒有能力或不打算管理的風險,可采取分包、購買保險、簽署協議等方式來轉移。(2)降低。中藥檢測實驗室通過努力,采取措施來降低風險的發生頻率或減少已發生損失的程度。(3)回避。中藥檢測實驗室放棄可能產生風險的活動。一般用于風險后果嚴重且發生概率高的情形。(4)接受。慎重考慮后,對于中藥檢測實驗室可以接受的風險,不采取任何措施應對。中藥檢測實驗室可以采取日常監督予以保證。

2.3.2 制定風險應對計劃 對于輕微或一般風險,只對其進行監控。對于中等風險,應制定措施降低風險,并對措施的有效性進行評估。對于嚴重或非常嚴重風險,應立即停止相關活動。

2.4 監督檢查 須明確監督和檢查責任。監督和檢查內容包括事件、信息、次生風險、應對工作進度、應對效果、應對效率等。監督和檢查活動包括監控已知風險、定期或不定期檢查風險源、跟蹤應對措施的實施情況等。

2.5 溝通與記錄 溝通與記錄貫穿于風險管理過程的各項活動之中。風險管理過程中,須與風險相關人進行充分、有效的溝通,以便保證相關責任人能夠理解實施風險管理措施的依據與目的。應建立記錄,必要時形成風險報告。中藥檢測實驗室須明確報告機制,以便有效溝通風險管理過程中的相關情況,主動了解風險應對措施的效率與效果,為風險管理活動的進一步開展提供必要的資源。

2.6 風險評估報告 中藥檢測實驗室風險評估報告應重點分析評估中藥檢測實驗室應予關注的事件或風險及其等級,并提出有針對性的風險控制措施建議。風險評估報告可包括目標及范圍、事件及風險等級、管理建議、結論等。

2.6.1 目標及范圍 說明評估的目標、方法和適用范圍等。

2.6.2 事件及風險等級 就識別出的重點事件或風險分別說明其風險等級以及主要的評估依據,必要時可對事件的發生風險、發展趨勢進行詳細描述。

2.6.3 管理建議 提出預警、風險溝通和控制措施的建議,在風險分析、評價的基礎上,對重點事件或風險,提出風險控制應采取的措施建議。

2.6.4 結論 對風險評估的結果和專家建議的綜合概括,主要從總體上概況性地描述、評價本次評估所識別出的重點事件或風險,包括風險的等級或優先順序以及控制相關風險的重點措施和建議。

3 風險應對措施

對于識別的風險需采取相應的應對措施。應對措施可從不斷完善體系文件、選擇和應用適宜的風險評估技術、強化檢驗質量控制工作等方面考慮。

3.1 不斷完善體系文件 中藥檢測實驗室組織實施風險管理時,需要明確風險管理體系,以便將風險管理貫穿于中藥檢測實驗室的各個活動、各個要素之中。風險管理體系包括風險管理目標、風險管理方針、風險管理工作程序、風險管理組織機構、風險管理資源配置等。在風險管理的基礎上,根據中藥檢測實驗室的需求,并結合以往的工作經驗、存在的問題、預期目標、資源等,不斷完善相關體系文件,進一步強調一個活動的原因、目的、方法、實施者、實施地點、實施時間、監督、評價等內容。與此同時,日常工作中,要嚴格按照體系文件的規定開展相應的活動,在確?；顒咏Y果準確的同時,不斷提高活動水平。如為了減少中藥檢測樣品的抽樣代表性存在的風險,可進一步規范樣品抽樣程序,明確中藥的抽樣數量、抽樣方式、抽樣環境等的要求;薄層色譜法檢驗是中藥材檢驗的常規手段,為了保證檢測規范性,防止因中藥成分的復雜、難提取等技術問題造成對實驗結果的影響,實驗室應制定中藥薄層色譜法標準操作規程,明確每一步的操作,以減少檢驗結果誤判的風險。

3.2 選擇和應用適宜的風險評估技術 風險評估技術對風險評估過程、風險評估結果等至關重要。陳婷[5]識別并分析了血站實驗室檢測前、中、后三個階段的風險源,采用LEC風險評估法和風險優先因子法(RPN)相結合的方法對實驗室活動過程中的風險進行了評估。劉芳[6]等識別與分析了合同評審、樣品、人員、設備、設施、環境條件、試劑耗材、檢測方法、數據結果、報告、公正性、保密性、體系運行、質量管理等方面的風險因素,選用風險矩陣分析法對地質實驗室活動過程中的風險進行了評估。李筱玲[7]等以失效模式與效應分析(FMEA)為評估工具,對藥品檢驗實驗室新建凈化空調系統從風險的嚴重性、可能性、可檢測性三方面開展了風險評估活動。霍斌[8]等采用德爾菲法建立評價指標體系,利用層次分析法確定指標權重,對電磁兼容實驗室的安全風險進行評估。王志國[9]等利用故障報告、分析及糾正措施系統(FRACAS)識別和評估了大規模新型冠狀病毒核酸篩查氣膜實驗室的質量風險,有效降低了不良事件的發生風險。徐雪梅[10]等采用工作危害分析法全面評估了食品藥品實驗室活動過程中的風險。馬達開[11]等討論了矩陣法、量規法、風險樹法、層次分析法、LEC風險評估法、大數據法等實驗室活動風險評估方法的優缺點。國家標準《風險管理 風險評估技術》(GB/T 27921-2011)[12]列舉了32種風險評估技術。實驗室應根據風險評估人員的教育背景、工作經驗、工作能力及數據和信息的可獲得性、評估時間、配套經費、辦公條件等選擇合適的風險評估技術,以便能夠及時獲得準確的風險評估結果。

3.3 強化檢驗質量控制工作 中藥實驗室與其他藥品檢測實驗室一樣,在環境、設施、設備、方法、樣品、檢測過程等方面均應按照實驗室認可要求規范管理,不斷識別活動風險。另外,也應從中藥檢測的專業性方面加強控制。一是要注重中藥專業人員的管理。中藥檢測有其獨特性,從事中藥檢驗的人員首先應具有中藥專業知識,沒有中藥專業知識的人員對中藥材的顯微鑒別等是很難理解與掌握的。二是由于中藥材與中藥制劑的化學成分復雜,中藥樣品檢測前處理一般比常規化學藥品程序多,常需要經驗的累積,如何規范開展檢測是防范風險的重要環節,因此對中藥檢測人員應有一段時間充分的專業培訓,對各個檢測參數均有一定的檢測經驗,經考核合格后才能上崗。三是要積極參加能力驗證活動。目前中藥檢測的能力驗證活動還比較少,尤其是針對中藥的顯微鑒別、指紋特征圖譜等更少,中藥檢測實驗室可以在參加常規的高效液相色譜法測定含量等活動基礎上,積極尋找盡可能的中藥特色的能力驗證活動,驗證本身能力。也可以主動組織實驗室比對活動,保證自身檢測結果的正確性,降低檢驗風險。四是組織好實驗室內部質量控制活動。充分分析自身的檢測參數、環境、儀器設備、人員檢測水平等存在的風險,合理制定人員比對、儀器比對、留樣再測等質量控制方案。

總而言之,策劃并采取措施應對風險是中藥檢測實驗室活動質量保障的一個重要因素。中藥檢測實驗室需從管理體系要求、過程要求、資源要求等方面識別風險,不斷提升中藥檢測實驗室的活動質量,為中藥產品質量提升和產業高質量發展提供技術支撐。