探討全面推進企業檔案信息數字化建設

李 敏

（貴陽航發精密鑄造有限公司，貴州貴陽 550000）

1 影響企業檔案信息化和數字檔案室建設的因素

1.1 不重視數字檔案室及檔案信息化建設工作

一方面，在實際的檔案管理工作中，企業相關管理人員、領導層對其信息數字化建設工作并不注重，投入的精力較少，而且疏于人才引進，一味重視企業的經濟利潤，單一地憑借效率的高低來判斷工作完成的質量，使得數字化建設進程十分緩慢，導致數量龐大的檔案資料無法獲得科學合理的分類保管，有關工作人員在查找、調閱檔案資料時也不太便利，嚴重影響了檔案價值的發揮以及相關管理工作的正常開展，無法充分體現出檔案管理工作的價值與存在的意義[1]。另一方面，在信息化時代，檔案管理人員不重視檔案信息數字化建設，依舊堅持傳統的管理理念與處理方法，因循守舊，無法在新時代背景下積極投身到創新工作中，未有效支持數字化檔案建設工作，此種情況必定會為企業的綜合發展帶來負面影響。

1.2 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設工作的持續推進，檔案管理工作也慢慢由傳統的紙質檔案管理轉變成電子信息數字化檔案管理，給過往的檔案管理方式帶來了重大沖擊，對相關管理人員提出更加嚴格的要求。檔案管理人員既要掌握檔案管理的基礎知識，并且還需要掌握各種先進的信息，對計算機、大數據等技術做到靈活應用，保證數字化檔案具有較強的安全性、可靠性、正式性，增加對先進技術設備的使用，但單位過分追求經濟利益，檔案管理人員多數兼職且水平能力嚴重不足。

1.3 檔案信息化建設工作缺乏統一的標準

檔案信息化建設工作涉及的范圍廣、人員較多，相較于普通管理工作存在較大區別，即使企業內部制定了相關的信息化方案與管理規范機制，但是由于相關工作人員缺乏對制度執行的重視，導致有關制度淪為擺設，使得工作落實不到位，無法發揮出應有的指導與約束作用。在新時期，應當依照統一的指導性要求和規定，勒令每位工作人員遵照統一規定完整落實每處細節，并確定合理的數字化檔案建設目標。不過，在具體工作開展過程中，難免存在部分工作人員工作責任意識不強、態度敷衍懶散，不能按照統一性標準開展工作，在細節層面無法達成統一，導致數字化建設工作效率較低，嚴重影響了數字化檔案建設的基礎框架搭建。

1.4 紙質檔案管理基礎較差

企業數字化檔案一方面來源于電子文件的在線歸檔，另一方面來源于紙質檔案的數字化整理。目前，紙質檔案未按照檔案要求進行邏輯梳理、分類組卷且散落在各部門的業務員手中，有關業務人員責任感、風控意識不強，會導致檔案管理工作在實施過程中容易發生檔案信息遺失、被篡改等情況，從而無法保證檔案的原始性和真實性。紙質檔案過于分散管理，會導致企業檔案歸口管理部門對檔案類別、數量、質量無法做出有效的估算設想，不利于紙質檔案的數字化推進，無法更好地為企業的經營管理工作提供有效的支撐。

2 全面推進企業檔案信息數字化建設的有效途徑

2.1 加強企業管理部門對檔案信息化管理的重視

從長遠發展的角度出發，信息數字化檔案的建設在企業的經營管理活動中占據著越來越重要的地位。一個企業若想在日益激烈的市場競爭中站穩腳跟，獲得持續、穩定的發展，就必須要建立一套完整的檔案信息化系統。同時，從時效性的層面分析，企業檔案還要保證信息的完整性、全面性、實效性[2]。在信息海量爆炸的時代，企業內部的信息資源利用效率、整合技能顯得更加重要，一個優秀的企業能夠從過往中歸納總結經驗，站在前人的肩膀上看得更遠，而要想達成這些目標都必須要保證企業的檔案信息化系統足夠詳細、健全。隨著企業合規、審計工作的日漸增加，檔案歸檔的完整性、真實性愈加重要，一套完整有效的檔案管理體系既有助于企業內部經營活動的順利、有序開展，也有利于簡化管理流程，減輕了管理工作量，提升了企業整體的工作效率。所以，領導層也逐漸意識到企業檔案信息數字化建設的重要意義，只有緊緊跟隨時代發展腳步，及時扭轉固有思維方式，引入先進的管理思想與技術，積極實行創新研究，對信息資源管理做到足夠重視，方可讓企業在激烈的市場競爭中占有優勢。

2.2 提高檔案管理人員素質

開展檔案信息數字化建設工作，建立一支專業水平較高、綜合素養較強的管理團隊是重要基礎，只有提供充分的人才支持，才能確保檔案管理工作的順利落實。首先，構建自上而下的檔案管理隊伍，檔案管理不僅僅是檔案人員的工作，更是各個形成單位工作的一部分，各單位應安排兼職檔案員參加檔案知識學習，在日常工作中融入檔案收集、整理理念，為后續檔案歸檔工作起到事半功倍的作用。其次，企業應當定期安排正式的、兼職的檔案管理人員接受專業技術與知識的培訓教育活動，并為其提供系統化的職業道德教育，提供企業經驗交流學習機會，知行合一，讓管理人員能夠在理論學習和實踐交流中逐漸提升自身的管理能力，讓企業的整體檔案管理工作取得最佳效果，也讓檔案管理的數字化水平顯著提高。

2.3 制定企業檔案信息數字化管理制度

若想迅速提升企業檔案信息數字化管理效果，就一定要做好下面幾點工作。其一，應當制定統一的規章制度與標準條例，確保企業內部所有部門、工作人員所提交的檔案資料規格一致，滿足檔案管理、存檔的要求，有助于相關管理人員與需要使用檔案的人員迅速整理、瀏覽、檢索有關檔案資料。因此，檔案管理部門應當制定一套企業內部統一的信息管理制度與規范性操作章程，確保所有部門進行信息的輸入、存儲、查找、檢索時都有相應的規范標準，使得檔案信息管理工作更加系統、完善，確保檔案資料能夠隨時根據使用者的需要完成更新。其二，強化檔案資料的采集與歸檔工作。企業的檔案資料是否健全、真實、合理，主要取決于檔案資料采集和歸檔工作的質量。在傳統的檔案管理理念下，因為不夠注重檔案管理方面的工作，使得一些檔案信息未能得到及時的采集與整理，檔案的不完整性會使得數字化建設工作受到嚴重阻礙。因此，務必要做好檔案資料的采集與歸檔工作，從源頭出發，反復核實是否存在未及時歸檔的檔案信息，并對全部紙質檔案進行數字化轉換。而在數字化處理過程中，則要按照檔案資料的重要程度進行數字化轉換。其三，搭建企業數據共通平臺。信息化管理部門與檔案管理部門需統籌謀劃，將企業業務系統進行資源整合，面對同一業務多個平臺功能重疊的情況，要有破釜沉舟的勇氣，將企業業務信息流歸口梳理并與檔案系統進行接口建設，以實現業務系統的在線數據收集與歸檔，實現真正的無紙化辦公，確保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性。

2.4 加大企業檔案管理信息化的基礎設施投入

為了使得檔案數字化更具科學性、規范性，就必須要配置好相應的硬件設施。首先，考慮到當下無法徹底實現無紙化辦公的實際，應建立智能化檔案管理庫房，配備溫濕度自控系統，實現檔案有序排放、快速查找定位功能，將庫房管理與檔案管理共通，實現紙質檔案的集中統一管理。但傳統的檔案管理形式，即紙質檔案資料更容易遺失或受損，時間一長企業的檔案管理工作便會陷入惡性循環的境地。若想徹底規避此種問題的發生，企業需要加大檔案信息化基礎設施的投入，持續提升企業檔案管理部門的信息化技術水平以及相應的硬件設施完備性，將檔案信息化系統作為核心，在紙質檔案數字化的基礎上進行知識分解，以便從數據庫體系中開展檔案資料的搜索、整理與使用。另外，還需對檔案信息數據庫進行備份，加大安全加密系統的創建力度。如果發生病毒入侵、文件丟失等問題，企業便可利用檔案備份系統將受損的檔案及時找回與恢復，更好地保障了檔案的完整性、安全性、可靠性，把企業的損失控制在最低水平，保障企業的正常經營。

2.5 豐富數字檔案的采集途徑，建立海量檔案信息資源庫和檔案網站

隨著企業逐漸發展壯大，檔案部門也必須積極開辟新的檔案信息收集渠道與方式，并且要能輔助相關部門有效推進檔案數字化建設，形成完善的檔案數字資源庫。若想做到對數字檔案資料的最大程度應用，首先，應當確保數字檔案的形成環境以及整體質量，這是取得理想的檔案數字化建設效果的基礎。其次，還要創建專門的檔案室，作為存儲、管理數字化檔案的渠道，確保各項信息的順利傳遞。再次，要對各種異構數據庫檔案信息實行遷移與集成，不斷擴大檔案信息資源庫的總規模。最后，必須選取合適的發布檔案信息的網絡平臺[3]。

在構建數據庫期間，可一邊輸入一邊進行打印，將卷內文件目錄補充完整，同時檢查輸入資料是否正確，以此保障檔案數據庫內容的真實可靠性。使用掃描儀、數碼相機等設備可做到對初始文件內容的數字化。部分初始檔案已經較為陳舊、破爛，處于隨時可能損壞的狀態，只有將其數字化，方可保證源文件中的關鍵信息永久留存下來[4-5]。檔案網站和企業內網間建立共享渠道，變被動為主動，主動推送科研檔案編研成果、公司大事記等，充分展現檔案的價值，創建現行文件的網絡檢索平臺，以供相關人員隨時查找、閱覽，有序提升辦公自動化程度，構建有助于企業長期持續、健康發展的環境。

2.6 構建安全高效的防護體系

保證企業信息化檔案的安全性，應從以下幾點入手。其一，利用先進的防護技術讓檔案信息更加安全、完整、可靠。其二，要制定健全的檔案資料安全管理機制，以此防范檔案資料的對外泄漏，降低各種意外風險給企業帶來的負面影響。其三，還要建立機密信息保密機制，合理設置加密權限、各級職工查詢權限、信息數據貢獻權限等，將共享范圍進行清晰劃分[6-7]。

3 結語

隨著科技水平的不斷提高，促使信息、數字等技術在各大企業中廣泛推廣應用。檔案資料是記錄企業發展歷程、經營活動等各方面信息的重要載體，能為企業今后的發展、重大決策的確定提供參考。所以，檔案管理必須要做到高效、安全，不斷完善數字化管理制度，還要重視培養有關管理人員的專業能力，確保其能滿足新時代背景下的檔案管理需求。要利用數字化技術，建立完善的數字化檔案管理系統，提高檔案查閱頻率，帶動企業經營效益的提高，實現企業更快更好的發展。