數智化時代高校財務報銷的優化與建議
——以W 高校為例

王珊珊

（廣東外語外貿大學財務處）

一、W 高校財務報銷信息化演變歷程

第一階段，信息化建設的初期探索階段。

2018 年之前，W 高校在實踐報銷工作中全部采取線下報賬模式，經辦人員填寫紙質的柜臺報銷審批表，黏貼好報銷票據，完成線下審批流程后，到財務部門進行現場報銷。該模式的缺點在于，如果經辦人資料不齊全、手續不完備時，需要多次往返財務部門，流程較為繁瑣。同時，如經費使用部門日常資金使用進度不及時，往往在期末、年末會聚集大量的報賬業務，且隨著W 高校資金規模不斷擴大、報銷業務量不斷增加，此種情況愈加嚴重。期末及年末，報賬人員現場排長隊報賬、財務審核人員加班加點處理報賬業務。至此，W 高校開始探索通過信息化手段，提升財務人員工作效率。

（一）薪酬系統開發建設。W 高校績效工資改革后，財務部門需要處理大量的薪酬業務。W 高校委托第三方公司開發薪酬系統，經辦人員在薪酬系統上制單，錄入項目卡號、發放人員身份信息、發放標準及金額等，系統自動計算稅款并生成薪酬單，報賬人員打印薪酬單并聯系相應的審批人簽字審批。每一張薪酬單對應一個薪酬單號，財務人員可以通過薪酬單號調取薪酬單信息，并自動在會計核算系統中生成一張對應的薪酬臨時憑證。但該薪酬系統尚不具備智能化的稽核功能，需要會計人員調取并檢查項目余額、支出標準等信息是否合規，且需要報賬人員完成線下的審批流程。

（二）網報系統的開發。網報系統區分日常經費報銷、科研項目報銷及借款等不同模塊。原有柜臺報銷單只是簡單羅列報銷摘要、支出項目及金額等信息，無法滿足會計人員信息核對的需求。網報系統的開發取代了原有的柜臺報銷單，需要報賬人員在系統上填列具體的報銷事項、經濟科目及金額等信息，然后由網報系統自動生成一張線上報銷審批表，報賬人員打印該審批表并完成線下審批流程，連同發票一起提交財務部門審批報銷。該系統開發初期的缺點在于，無法關聯項目預算信息，無法掃描識別發票信息，且不能進行線上審批。

（三）發票掃描查重。2016 年開始，隨著增值稅電子發票的啟用及推廣，報賬人員報銷的電子發票越來越多，為防止電子發票重復打印報銷的情況，W 高校在財務核算系統中內嵌發票掃描查重模塊，以檢查報賬人員提交的電子發票是否重復報銷。但該功能模塊尚無法檢驗發票真偽信息。

第二階段，信息化建設的高速發展階段。

2019 年12 月新冠疫情暴發，突發的疫情給高校財務報銷工作帶來了巨大的挑戰。W 高校財務部門積極響應，攻堅克難，2020 年2 月24 日發布了《關于新冠肺炎疫情防控期間財務報賬工作的通知》，全面推行網上報賬，改革審批方式，實行線上審批，且陸續開展遠程辦公，包括預借發票、票據領用、財務資料查閱、財務系統權限申請、科研項目立項及入賬等各項業務，經辦人員都可以通過網上辦理。財務部門以疫情為契機，在實踐中積極推進信息化建設，取得了跨越式的發展。然而，因缺乏事前的統籌規劃，信息化發展過程中也發現了一系列系統不兼容、信息無法共享等問題。例如，網報系統與線上審批系統不兼容，即報賬人員在網報系統填列的報銷信息，無法直接推送至審批環節，而是需要在審批系統上重新填列信息，單獨完成線上審批，手續繁瑣。

第三階段，信息化建設的智能化發展階段。

2022 年11 月，W 高校聯合第三方軟件公司進行的信息化第三期建設項目開始全面試運行。該信息化建設項目目標為建成一體化財務管理平臺，主要為解決財務信息孤島、服務效率低及技術落后等問題。該項目建設具體包括W 高校財務電子檔案云簽批系統、學分收費管理系統、新會計核算系統、票據管理系統、統一繳費平臺、經濟合同管理系統、財務信息化系統的移動應用以及建設專項項目庫管理系統。該項目信息系統采用先進主流技術建設，在將來一段時間能很好地支撐W 高校業務需要。例如，該項目在網上報銷系統的基礎上實現了線上審批的功能，改革了原網上報賬系統與審批系統不兼容相互獨立的狀況，報賬人員在網上報銷系統錄入好報銷相關信息后，由系統直接推送至相關責任人審批，實現了流程的整合精簡。會計審核人員調取網上報銷單據后，可直接在會計核算系統中將相應的報賬溝通信息通過短信的形式反饋給報銷人員。財務信息化系統的移動化應用，使得教職工可在微信公眾號和校園APP 上，查詢所負責或被授權經費項目的收入、支出、借款和預算執行情況、查詢個人月薪酬發放詳情、查詢網上報銷系統所提交的報銷單的流程進度和審批結果等。同時，該信息化建設項目能夠提供靈活的業務定制和系統定制功能，滿足未來一段時間系統業務變更的需要，減少二次開發的工作量，并預留開放、標準的接口，為將來進一步的智能化改進提供了基礎。

二、高校財務報銷信息化建設現狀及存在的問題

（一）信息化建設缺乏信息共享機制，業財融合有待加強

財務信息化建設最初是由財務部門牽頭，解決財務審核人員工作量日益增加，報賬人員線下排隊等一系列報賬難問題。然而，以財務工作為出發點的信息化建設進程中，還涉及學校各部門的日常工作。如何將各部門的業務數據關聯對接到財務信息系統中，減少信息認證環節，實現電子數據的共享及流轉，是今后需要思考的問題。

（二）信息系統智能化程度較低，用戶體驗有待提升

雖然W 高校當前已開展了三期信息化建設工作，但在實際報銷過程中，主要還是將線下業務線上化，智能化程度較低。從報賬人視角來看，以科研經費報銷為例，原線下報銷模式中，報賬人只需要在紙質的報銷審批單中填列摘要、項目及支出總金額等基本信息，連同發票一同提交給財務人員具體審核。轉化為網上報銷模式后，報賬人員還需將發票按類別細分歸類，分別填列各個經濟分類下的發票金額及張數，如報賬人員對會計經濟分類不了解，還會經常出現填寫錯誤、經濟分類預算不足等一系列問題。因此，雖然線上報銷模式解決了原線下排隊報賬的問題，但時常有報賬人員反饋該模式比原線下報銷模式更為復雜，用戶體驗有待提升。從財務審核人員視角來看，以薪酬、勞務費等業務為例，該類簡單重復且大量的業務，通過信息化建設后，雖然財務人員可以通過薪酬單號調取每一張薪酬單信息并自動生成憑證，但財務人員仍然要檢查核對該憑證的摘要、經濟分類以及審批等具體信息。W 高校每月有近千張薪酬單憑證，需要會計人員一一核對，這種重復審核大大降低了財務人員的工作效率。

（三）復合型會計人才缺乏，后續系統維護能力薄弱

當前，高校領域財務信息化建設，大多是外包給第三方軟件公司進行。雖然軟件交付使用后，軟件公司后續會跟進維護及指導，但高校財務部門實際使用過程中，仍需財務人員通過一定的規則、參數設定來實現其想要的財務功能。因此，既能掌握高校財務會計制度又具備計算機能力的復合型人才，將是高校財務信息化建設中不可或缺的中堅力量。然而現實情況中，很多高校財務信息系統的后續維護，大多是依靠會計人員兼職完成。少部分高校在財務部門下單獨設立信息科室，但科室人員多半為會計人員或信息技術人員，缺乏復合型人才，不利于財務信息系統數字化、智能化的深入推進。因此，在實踐工作中，應重點加強財務信息化復合型人才的培養。

三、高校財務報銷智能化優化建議

（一）加強頂層戰略規劃，推進業財融合

高校財務報銷業務往往涉及多個部門。高校財務信息系統建設工作，不能簡單的將高校其他部門的原有系統納入財務管理平臺，而是要從源頭開始進行戰略規劃，從業財融合的角度對業務流程進行重塑，打造財務共享服務中心，實現財務系統與業務系統之間的數據共享，為智能化的深入推進打好基礎。頂層戰略規劃的制定，離不開高校管理層的高度重視。高校管理層應就高校信息化建設工作進行深入調研，并結合高校整體戰略規劃，制定出具有前瞻性、先進性、開放性、安全性、易用性的高校一體化財務信息系統。同時，高校管理層還應協調各部門工作，共同推進業財融合的深入發展。

（二）推動電子發票全流程電子化管理，加快數字化轉型

高校財務信息化過程中，普遍開發建設了符合自身需求的網上報銷審批系統。但因為報銷票據還未實現全部電子化，必然還離不開紙制單據的投遞過程，從而無法實現全流程的電子化。針對這一情況，2023 年5 月廣東省檔案局、廣東省財政廳、廣東省商務廳、國家稅務總局廣東省稅務局聯合發布了《關于進一步做好電子發票全流程電子化管理工作的通知》（粵檔發(2023）8 號），要求各級機關、團體、企業事業單位認真學習領會相關法律法規、政策文件與標準規范,結合廣東省全面數字化電子發票試點工作的深入推廣,加快推進數電票在電子化報銷、入賬、歸檔工作中的應用,盡快實現包括電子發票在內的電子會計原始憑證全領域、全環節、全要素電子化。高校為實現電子發票全流程電子化管理工作，更應加強數字化、智能化的財務管理平臺建設。例如，利用OCR 技術自動識別發票具體內容，并將內部財務管理系統與外部國家稅務系統對接，使掃描上傳的電子發票可直接同步至稅務系統進行驗真，以防止虛假電子發票及惡意篡改行為。同時，經財務報銷的電子發票，亦可反向同步至國家稅局系統，防止電子發票在不同單位重復報銷的行為。財務報銷過程中，報賬人員只需掃描上傳電子發票，系統即可自動識別發票要素信息，網上報銷系統中無需再手工錄入報銷發票的具體內容，且報賬人員無需再提交紙質發票報銷，報賬流程簡單便捷。

（三）利用RPA 等人工智能信息技術，發展智能報銷及稽核

高校財務報銷的智能化發展，離不開現代化的信息技術工具。在電子發票全流程電子化發展的背景下，利用RPA 技術進行智能報銷，系統自動提取業務數據并進行智能化處理，生成會計憑證，并自動推送至國庫集中支付系統或銀企互聯系統進行后續支付。智能報銷可以極大減輕財務審核人員工作量，使財務人員能聚焦核心業務，提高會計核算的準確性。同時，通過人工智能技術的應用，可以加強高校財務報銷過程中的稽核。通過在會計核算系統中設置一定的稽核規則，違反規則時將觸發“預警機制”，及時提醒財務審核人員檢查報銷業務風險點。“預警機制”也可以前置到網上報銷環節，通過人工智能設定檢查規則，將網上報銷過程中發現的問題及疑點及時反饋給報賬人員，報賬人員可以及時認識并糾正財務報銷中的問題行為，“預警機制”的設立也可以有效的增強報賬人員的財務風險防控意識。

（四）加強財務信息系統的移動化應用，提升服務質量

隨著高校智慧校園服務的不斷發展，財務信息系統的移動化應用需求也越來越迫切。以W 高校為例，經三期信息化建設工作，財務信息系統的移動化應用已實現了項目經費、薪酬業務及網上報銷業務的移動端查詢功能。同時，報賬人員提交的網上報銷業務，項目相關責任人可在移動端查看報銷業務詳情及附件信息，及時完成電子簽批。該簽批系統使用數字簽章、數字簽名、CA 認證等技術手段，確保信息安全。然而，W 高校教職工雖然可以通過手機端進行查詢及相關業務審批，但尚無法通過移動客戶端進行財務報銷的業務辦理。移動終端實現報銷功能后，報賬人員可以通過手機端直接進入網上報銷流程，進行上傳電子發票、填列報銷信息、推送至簽批流程、查詢業務辦理及支付進度等一系列操作，該功能的實現將能更加智能便捷為高校師生服務，提升用戶體驗。

（五）加強復合型人才培養，提升財務人員綜合能力

隨著高校財務報銷信息化深入發展，智能報銷的逐步應用，財務人員可以逐漸從繁重的報銷業務中解放出來。但數字化智能化財務平臺的運營，需要財務人員進行日常維護工作。特別是高校自身的特殊性，致使其項目資金的來源廣泛，不同的項目資金屬性、不同的報銷業務類型，適用于不同的管理制度，且審核要求也越來越精細化，高校財務人員需要進行大量的財務信息系統規則及參數的設定、維護工作。例如，W 高校科研項目中，部分項目可以報銷調研加油費，部分項目則不能報銷調研加油費，這就需要在智能報賬環節進行預先規則設定。對于無法開支加油費的項目，財務人員須在系統該類項目中進行提前設定，當報賬人員上傳加油費電子發票時，系統進行預警提示，使其無法上傳加油費發票報銷。財務人員需要根據高校各類項目報銷的特點及變化，及時在財務系統中進行規則設定及信息維護，并需不斷加強利用大數據進行決策分析及決策支持的能力。因此，高校進行財務人員招聘時，應吸納更多財務兼具大數據及計算機相關專業背景的復合型人才。對于原有財務人員，高校也應加強其計算機應用、大數據分析處理等相關知識的培訓，不斷提升財務團隊人員的綜合能力，更好適應高校財務數字化、智能化轉型。