淺談新時期企業的公文管理工作

文/中國電子科技集團公司第二十九研究所 賀穎 周華

一、概述

公文，即公務文書，它是黨政機關、人民團體和企事業單位在實施管理、處理公務過程中形成的具有法定效力和規范格式的文本，是傳達貫徹黨和國家方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，溝通信息，交流經驗和記錄情況的重要工具。公文具有指令策令作用、行為規范作用、傳遞信息作用和憑證記載作用。

公文傳遞正能量，它源于管理活動，同時，又反過來指導、規范管理活動，它傳遞的信息最準確、最真實、最誠信，價值含量最高。公文承載著一個企業的生命周期，記錄著企業的發展與改革，包含了企業發展中的重要信息，其核心架構可能涉及企業的商業秘密，甚至國家秘密。因此，做好公文管理對于企業的運轉至關重要，若管理不當，不僅會對企業的生產經營和對外形象造成影響，甚至還會危害國家安全，給國家和人民帶來重大損失。因此，做好公文管理工作，對企業的進步與發展有著顯著的積極作用。

本文首先介紹了公文管理的特點；其次，面對新時期的復雜環境形勢，客觀分析當前企業公文管理工作面臨和存在的問題；針對管理現狀，提出提高公文管理質量的措施和辦法，以保證公文管理工作在企業運營過程中發揮積極有效的作用。

二、公文的特點

公文是法定機關與組織在公務活動中按照特定形式，經過一定的處理程序而形成的書面材料。通過公文傳達政策指令、處理行政事務、協調合作關系，以保證工作能夠準確、高效地開展。公文具有以下幾個特點[1]：

（一）作者的法定性。法定的作者，是指依法成立的，能以自己名義行使權力和承擔義務的機關、組織和領導人。公文的作者不是指擬制公文的草擬者，而是指公文的發文機關。公文的發文機關是依照國家法律成立，并被授予相應行政職權的機關，其基本職權之一就是制發公文。

（二）法定的權威性。公文具有權威性。公文的權威性是指公文在一定時間和空間內對其受文對象具有指揮、約束、協調等強制作用。

（三）效用的現實性。公文是在現實工作中使用的，能夠作用于現實公務活動并對其產生直接影響。公文對現實公務活動有指導、指揮、約束及溝通協調的作用。

公文的現實效用具有一定的時間性，任何公文都不可能永久有效。

（四）體式的規范性。公文是一個組織的代言者，是一個組織履行職能、實施管理、處理公務的重要工具，它反映了一個組織的基本職能和核心價值。

公文具有特定的規范格式，格式不規范，不僅影響公文的質量和美觀，更重要的是會影響公文的效力和嚴肅性，甚至產生謬誤。2012 年4 月16 日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布了《黨政機關公文處理工作條例》，并于同年7 月1 日正式實施。為適應《條例》的規定要求，中共中央辦公廳和國務院辦公廳又對《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704-1999）進行修訂，最終形成國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）。《黨政機關公文格式》是公文處理工作的統一法規，規定了公文寫作的準則和標準，為公文的規范性提供了指導依據。

（五）處理的程序性。公文處理的程序性是指公文在辦理和管理過程中要依據國家有關法律法規進行管理，制定相關程序，規范公文的活動過程。

三、當前企業公文管理存在的問題

公文管理對于企業的發展起到顯著的作用，良好的管理機制可以促使企業充分開展信息交流、對外協作以及監督檢查等。然而在新時期的復雜環境下，仍不可避免地存在著諸多問題。

（一）差錯頻率高。公文作為一種指導和規范管理活動的文體，作為信息溝通的重要工具，需嚴格遵循相應的行文規則和寫作標準[2]。當前企業制發的公文都或多或少在不同程度上違背了標準行文準則和寫作規范，常見的問題包括：文種混用、越級行文、混淆行文方向、通用格式錯誤等。

1.文種混用。2012年4月6號頒布的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14 號）規定黨政公文的法定文種共計15種，見圖1。

圖1 黨政機關公文種類

黨政機關公文種類共有15 種，目前企業比較常用的文種有：請示、報告、函、通知、通報、決定、批復等，最容易混用的文種是報告和請示，見表1。

表1 請示與報告的區別

報告和請示都是向上級機關行文，且都不能抄送給下級機關，公文格式也相同。但報告是向上級機關匯報工作，重在呈報，無須答復；請示必須事先行文，須在得到上級機關的指示或者答復后方可行文，故有“事前請示”“事后報告”的說法。

2.越級行文。《黨政機關公文處理工作條例》規定“一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關”[3]。

所謂“一般不得越級請示”，是指各級機關應按隸屬關系和職權范圍逐級行文，體現一級管一級，一級對一級負責的原則，按照這個原則，各級機關都應有固定的受理請示范圍。

屬于特殊情況需越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。特殊情況包括：多次請示上級機關但得不到解決，而又非解決不可的事項；回復更高一級上級機關的詢問或匯報更高一級上級機關直接交辦的事項；情況緊急，若逐級行文會貽誤時機，造成重大損失。

3.混淆行文方向。行文方向也稱行文方式，即根據組織之間不同的行文關系，可以將組織的行文分為上行文、下行文和平行文三個方向，或稱三種行文方式：（1）上行文：指下級機關或單位向所屬上級單位或者只對直屬上級單位呈送公文的一種行文方式，例如請示、報告。（2）下行文：指上級機關或單位對所屬下級機關或單位的行文。下行文屬于指揮性、指導性、指示性和部署性的公文，例如決定、批復、通報、通知等。（3）平行文：指沒有隸屬關系、業務指導關系的同級機關、同級單位或者不相隸屬的機關或單位之間的一種行文。在法定公文中最典型，也是唯一的平行文文種，就是“函”。

在日常的公文制發過程中常出現向上級單位報“通知”，或者在給下級單位下發“通知”中抄送給上級機關，混淆行文關系。

4.通用格式錯誤。公文的文面結構是由版頭、主體和版記組成，每個結構的各要素都需遵循相應的編排規則和要求。例如，版頭中包含了份號、密級及保密期限、發文機關標志、發文字號、簽發人等，對于涉密的公文，必須標注份號、密級及保密期限，若漏寫，則會對公文的管理帶來保密風險。

（二）存在安全保密隱患。公文記載了企業發展的重要信息，可能包含商業秘密和國家秘密，對公文的保密管理，尤其是對涉密公文的保密管理是企業生產運營中須引起高度重視的一項重要工作[8-10]。盡管國家在相關保密法律法規中嚴格規定了涉密文件的管理，但在執行過程中仍存在諸多問題，導致失泄密事件時有發生。

1.保密意識不到位。公文管理工作人員保密意識淡薄，沒有將保密管理要求融入實際工作中。主要存在以下幾個現象：一是對文件登記不及時，要素登記不全，信息登記不準確；二是對文件的知悉范圍控制不當；三是對文件的管理不當，涉密文件應按照保密要求妥善保管；四是未按照保密要求正確使用信息設備，隨意拍攝電腦，在互聯網設備上處理、傳輸涉密文件等。以上現象都直接反映出公文管理人員對保密管理工作意識不到位，缺乏紅線意識，最終導致發生失泄密事件。

2.管理制度不健全：（1）缺少管理制度。公文的擬制、審簽、分發、歸檔各環節都緊密相連，至關重要，缺少相應的管理制度約束和規范活動，對公文的收發、查詢、歸檔把控不嚴，會對公文的信息安全留下隱患。（2）制度執行力不強。雖然建立了相關管理制度，但在實際工作中卻未能得到有效實施，從業人員未能嚴格按照規章制度執行，管理規范形同虛設，未能將責任和義務落實到位，導致在實際工作中出現監控不當或不到位的現象。

3.定密流程不規范。缺少規范的定密制度，沒有做到依法定密、及時準確，導致定密不當，高密低出、低密高傳的現象時有發生，存在極大的保密隱患。

（三）管理時效性欠缺。時效性是公文管理最關注的重點問題之一，及時辦理，日結日清，是對公文辦理人員的基本要求。但在實際工作中，這一基本要求卻很難做到，究其原因：首先，程序復雜煩瑣。管理者在制定程序的過程中缺少對公文時效性的思考，制定的程序過于復雜，導致經辦人需要經歷一系列煩瑣的流程才能辦結，影響企業的運轉效率。其次，督辦催辦效率低。督辦制度不健全，特別對于有時限的公文，推諉不辦、過期未辦的現象時有發生，導致文件積壓，公文管理質量大打折扣。再次，管理靈活性不夠。管理人員缺少主觀能動性，過于強調程序要求，管理死板，缺乏實際與理論相結合，執行效率低。

四、提高公文管理質量的措施

（一）加強公文質量要求。1.強化公文寫作。第一，制定公文寫作規范要求，從行文原則、公文種類、公文格式、行文規則等幾方面規范寫作；第二，制定標準的行文模板，經辦人可根據模板框架行文，從根本上減少公文差錯；第三，加強公文寫作培訓，有針對性地對發文數量較多的部門開展專題培訓，其一是熟悉和了解基本的公文辦理流程和要求，其二是提高公文寫作能力，結構合理、語言準確、主旨清晰。2.加強審核力度。加強對公文的審核，包括兩個方面：首先，對行文規范進行審核，若發現文種混淆、越級行文等情況，不予審核通過；其次，加強對內容的審核，公文寫作是公文管理的核心體現，公文應簡明扼要、思路清晰、重點突出、卷面簡潔。3.提高反饋力度，建立獎懲機制。加強反饋力度，公文管理人員應定期對公文辦理質量較差的部門及人員反饋差錯情況，對差錯率較高的部門或人員予以指導；若反饋后屢次不改，則予以通報批評。

（二）完善公文管理制度。公文管理制度應具有實際的指導意義，應當細化收發文的具體辦理流程、明確角色劃分、落實職責要求，以保證公文辦理的每一環節都有條不蓄地進行，每一流程都符合相關制度的要求。建立考核機制，制定收發文管理的KPI。加強公文督辦和催辦力度，以保證公文辦理的時效性，對于推諉不辦、超期未辦的，應予以考核結果不合格，給予相應處罰，以提高公文辦理效率。

（三）加強公文管理保密要求。1.提升管理人員的保密意識。首先，公文管理人員應進行保密審查，持證上崗，并簽訂保密責任書和承諾書；其次，加強對公文管理人員的日常保密培訓和思想政治教育；再次，強化監督檢查，定期對公文管理工作進行保密抽查，發現隱患及時處理。2.完善保密機制。建立健全的保密管理機制，完善公文管理制度，以降低安全保密隱患，保證公文運轉有序而高效地進行。第一，公文管理工作應設定專門的崗位，實行專人專管，“業務誰主管，保密誰負責”，管理人員須對自己管轄范圍內業務的保密工作負責；第二，明確責任落實，將保密管理工作落實到每一個環節的辦理人員，并明確其職責要求；第三，嚴格定密管理，確保公文密級準確無誤。第四，保密融合業務，將保密要求與業務制度相融合，完善公文管理制度，做到有章可循，有規可查。3.嚴格過程管理。公文管理包含了公文的制作、傳遞（外發）、銷毀及歸檔的過程，應針對每一過程制定與之相應的保密管理制度，杜絕保密違規現象，減少保密風險。

（四）加強信息化建設。加強公文管理系統的信息化建設：建立電子信息管理平臺，使各管理環節有機結合、緊密相扣；解放雙手，操作便捷，在實現資源共享的同時，又能做到安全保密；利用強大的文件處理能力，有效提高公文辦理的時效性及公文管理的規范性。

五、結語

做好公文管理對于提高辦公效率、規范企業管理以及穩定企業運營發展都具有重要的意義。企業應當不斷提高公文管理質量、提升公文辦理效率、加強安全保密管理、完善公文管理制度，從而實現公文的高效運轉，為企業的發展提供支撐與保障。