企業物資管理中的采購風險管理策略

卓麗莉

（國網福建省電力有限公司超高壓分公司，福州 350000）

1 引言

狹義上的物資采購是指企業根據自己的生產經營需求擬定采購計劃，然后挑選供應商、簽訂采購合同，以及完成物資購買、運輸、檢查等一系列流程。其中，采購風險存在于物資采購的整個過程中，如果采購計劃不合理、供應商信譽差，或者是采購合同存在漏洞，都有可能引發采購風險，進而損害企業的利益。面對激烈的市場競爭，企業的風險防控意識得到增強，對采購風險的重視程度也有所提升，在這種情況下探究采購風險的防控策略成為熱門研究課題。

2 企業物資采購的常見風險

2.1 外部風險

物資采購中的外部風險主要包括：①自然風險，由于遇到自然災害等不可抗力導致物資采購工作受到干擾，例如，強降雨引發的洪水、泥石流導致交通受阻、物流中斷，物資無法按時運送。②政策風險，因為國家經濟政策調整，或者是宏觀調控等變化，對物資采購產生影響。例如，國家修改了某項原材料的標準規范，現有的物資因為不符合最新的標準規范無法使用，需要重新生產，無法在約定時間內供應。③市場風險，市場行情始終處于波動變化中，如人工成本、物流成本的增加，都會導致物資采購成本的上漲，很有可能因為預算不足導致采購任務無法順利完成。④信用風險，企業雖然與供應商簽訂了合同，但是無法杜絕違約風險。供應商可能會利用合同條款中的漏洞提供價格更低、質量更差的原材料，或者是低價中標后以次充好，這種失信行為也會使企業面臨采購風險。

2.2 內部風險

物資采購中的內部風險主要包括：①計劃風險，企業在采購物資前要根據自身的生產需求、資金狀況編制采購計劃，如果采購計劃不合理，會對采購工作的開展產生負面影響，由此導致了采購計劃風險。例如，物資采購計劃滯后于實際生產，出現物資短缺情況，影響企業生產活動的正常開展。②驗收風險，企業對于供應商提供的貨物沒有進行仔細、嚴格的驗收，出現貨物型號、規格與合同約定不符等情況，或者是存在嚴重質量缺陷等問題，這些原材料一旦投入生產，不僅會給企業帶來經濟損失，而且嚴重損害企業的商業信譽[1]。

3 企業物資采購風險的管理原則

3.1 預防性原則

采購風險會產生連鎖效應，例如，采購價格上漲，企業生產成本也會同步增加。如果企業提高產品價格，產品的市場競爭力就會下降，終端銷售壓力增加；如果企業不提高產品價格，那么企業的銷售利潤被壓縮。因此，企業采購風險必須堅持“預防優先”原則，從源頭上采取多種措施預防采購風險的發生，將采購風險的發生率以及采購風險帶來的負面影響降至最低。例如，企業需要采購大宗物資時，采取公開招標的方式選擇合適的供應商。所有符合招標要求的供應商都可以參與投標，做到公平競爭。企業選擇多個評價指標（如商業信譽、供貨能力、運輸距離、產品報價等）對所有參與競標的供應商作出綜合評價。選出信譽較好、供貨穩定、報價較低的供應商，與之簽訂合同。這樣一來，能夠有效減少因為供貨不及時、質量不合格等問題導致的采購風險，切實維護了企業的利益。

3.2 信息共享原則

經驗表明，企業物資采購風險的發生，多數情況下與信息不對稱、溝通不到位有關。在物資采購風險管理中貫徹落實信息共享原則，就是要求各方之間保持良好的溝通，打破信息屏障，做到相互協調，確保物資采購任務順利完成，讓企業與供應商實現“雙贏”。在企業內部要建立良好溝通機制，讓采購部門、財務部門、倉管部門、生產部門等平行部門之間做到信息的無障礙交流。采購部門在了解生產部門的生產計劃后，明確下一步生產所需的物資。同時，采購部門向倉管部門了解物資的庫存情況，并判斷物資是否充盈。如果物資不夠，則編制物資采購計劃，并向財務部門申請資金。最后利用財務部門劃撥的資金完成物資采購，及時核驗入庫，保證生產計劃的順利執行。多個平行部門之間做到信息共享，讓物資采購任務得以順利完成，有效預防物資采購風險的發生。

3.3 全過程管理原則

采購風險具有突發性特點，實行全過程管理能夠結合采購流程，從各個環節上采取有效應對措施，實現對采購風險的超前預防、精準控制。基于全過程原則的采購風險管理，需要抓好事前預防、事中控制、事后總結3 個環節：事前預防包括編制合理的采購計劃，綜合比選供應商，以及精簡招標采購流程等；事中控制則是對采購進度風險、采購質量風險、價格變動風險等一系列可能發生的風險，采取行之有效的控制措施；事后總結是根據物資采購工作中遇到的問題，或者是暴露出來的缺點，展開總結、討論，提出對策、建議，從中吸取教訓，進一步提高采購風險管理水平[2]。嚴格遵循全過程管理原則，有助于提高企業對采購風險的識別和控制能力，對降低采購風險的危害、維護企業自身的經濟利益有積極幫助。

4 企業物資管理中采購風險的防控措施

4.1 采購前期的風險管理

4.1.1 編制合理的采購計劃

采購計劃對物資采購的全過程起到了指導作用，保證采購計劃的合理性是預防采購風險的有效途徑。企業物資管理人員在編制采購計劃時，應做到以下幾點：首先，兼顧現實需求和前瞻需求，采購計劃要體現出一定的超前性。在企業財力允許的基礎上，提前確定下一階段的采購計劃，并按照該計劃采購物資，從而保證企業各項生產活動的前后銜接、有序進行，有利于提高物資利用率、實現利潤最大化。其次，在控制現實支出預算的同時，節約后續成本。所謂現實支出，是指企業采購當前物資或服務實際支出的款項；而后續成本，則是各類設備的維護、升級等相關費用。企業采購部門在編制采購計劃時，既要加強對現實支出預算的控制，避免超預算等情況的發生，也要充分考慮物資、服務的后續成本支出，這樣才能切實降低企業運行成本。最后，編制物資采購計劃時要區分輕重緩急，特別是在企業預算有限、資金周轉存在一定困難的情況下，應當將急需的物資列在采購計劃的前面，優先采購。

4.1.2 篩選供應商

供應商的資質、信譽、實力等，對采購風險也有深刻影響。有些供應商信譽不良，沒有按照采購合同提供符合標準的物資，而是用價格更低、質量更差的物資以次充好，由此引發采購風險。為了杜絕此類問題，企業采購部門必須要嚴格篩選信譽良好、實力較強的供應商，并通過簽署采購合同的方式維護自身合法權益，從源頭上預防采購風險的發生。企業必須建立完善的供應商準入制度，如果條件允許應當成立專門的供應商審查小組，小組成員從企業的采購部門、研發部門、質管部門、生產部門等抽調，發揮各自的專業特長協商制定供應商的評定標準，重點從供應商的物資價格、商業信譽、供貨能力、創新能力、售后服務、產品合格率等方面展開綜合評價[3]。多方對比、優中選優，選擇最合適的供應商與其簽訂采購合同。在甲乙雙方簽訂采購合同后，企業方面要進一步規范對供應商的管理。例如，引入淘汰機制，在雙方合作過程中，如果供應商出現了產能不足、產品質量欠佳等問題，可以依據合同解除合作關系，重新選擇更加理想的供應商。

4.1.3 實行價格計劃管理

采購價格與企業經濟利益密切相關，在保證物資質量過關的前提下盡量壓低采購價格，能夠降低企業生產成本，提升企業經營效益。企業采購部門實行價格計劃管理，對預防采購風險將會產生積極影響。一方面，企業需要構建更加公平的價格管理體系，依托大數據、物聯網等信息技術設立價格庫，通過多種渠道收集物資的歷史采購價格，掌握某一類物資的價格變動規律，并根據這一規律預測未來一段時間的價格變化。對于非緊缺物資，可以根據采購價格的周期性變化規律，選擇在價格相對較低的時間段進行采購，從而幫助企業節約采購資金。基于共享理念，選擇有相同采購需求的企業進行價格資源共享，掌握最新的物資價格信息，并以此為依據靈活調整采購時間和采購規模。另一方面，采購部門嘗試多種方法壓低采購價格，例如，增加采購數量壓低采購價格，或者是采取招標方式選擇報價更低的供應商。需要注意的是，無論采取何種策略，必須要保證物資質量過關、符合使用要求，堅決杜絕以次充好等情況。

4.2 采購期間的風險管理

4.2.1 價格變動風險控制

供應商的漲價行為是造成采購風險的常見因素。受到原材料和勞動力成本上漲的影響，供應商為了維持自身的經營利潤會相應地抬升供貨價格，如果漲幅較大，容易引起采購風險。對于此類情況，企業采購部門可采取以下措施：首先，企業與供應商之間保持良好溝通，當供應商迫于成本壓力需要漲價時，雙方應召開會議分析漲價的原因、制定相應的策略。對于外部因素（如人工成本、原料成本的增加）引起的成本增加，企業判斷漲價是否在可接受范圍之內，并分析漲幅對企業生產、產品銷售、經營利潤等帶來的影響。經過內部討論后，再判斷是否維持與供應商的合作關系。有效的溝通能夠減少雙方的爭端，最終達到“雙贏”的效果。其次，企業方面應當認識到，物資價格的波動變化是常態，因此在確定采購預算時可以適當提高預算。即便是后期因為不可抗力采購價格出現小幅度的上漲，也不會影響正常采購，從而保證物資的穩定供應和維持企業生產的正常進行。

4.2.2 采購進度風險控制

采購進度風險主要表現為兩個方面：一是供應商方面因為產能不足、生產線故障等，無法在合同約定時間內提供相應數量的物資；二是企業方面因為項目進度變更，或者是擴大生產規模，需要使用更多的物資，企業需求超出了供應商的供貨能力，引發采購進度風險。對于不同情況，應采取差異化的風險控制措施。如果是供應商方面的問題，企業方面發揮自身的人才優勢，指派經驗豐富、能力較強的技術人才對供應商提供生產支持或培訓指導，使供應商能夠保質保量地完成任務，提供符合采購需求的物資。采取上述措施仍然不能滿足采購進度，企業可以考慮更換供應商[4]。如果是企業項目變更、擴大生產出現供應風險，一方面，要盡早通知供應商，方便供應商根據甲方需求靈活調度資源，按時交貨，防止出現貨物延期的情況；另一方面，企業可以臨時選擇其他供應商采購物資解決燃眉之急。通過控制采購進度風險，保證了企業生產所需物資能夠按時、穩定供應，讓企業的生產經營活動得以順利開展。

4.2.3 物資質量風險控制

在物資采購管理中，保證物資的穩定和及時供應固然重要，但是采購物資的質量是否符合標準也必須予以重視。尤其是在市場競爭加劇的背景下，一部分供應商以低價為噱頭，吸引企業與其簽訂合同，然后再提供假冒偽劣材料，嚴重影響了企業產品質量、損害了企業商業信譽。因此，在采購風險管理中，采購物資的質量風險控制尤為重要。建議企業采取以下3 點控制措施：第一，制定并實施采購質量計劃。企業采購部門按照“質量優先”原則，在編制采購計劃時要詳細說明每一類物資的采購要求，包括規格、品種、型號、數量，等等。在采購物資時嚴格按照該計劃進行采購，同時采取抽樣檢查的方式，核驗物資的品種、規格等是否符合采購要求，對于不符合要求的一律不得使用，從根本上避免物資質量風險。第二，明確質量控制要點，企業采購人員要熟悉相關的技術規范、工藝要求、國家標準，在此基礎上核驗采購的物資是否符合規范標準。凡是不符合的，一律不得使用。第三，設立采購質量信息臺賬，加強質量信息反饋。對于采購、接收、使用等各個環節出現質量問題的物資，均應當做好記錄。采購部門根據采購質量信息臺賬分析引起物資質量風險的原因，并尋找可行性的應對策略，為今后物資采購工作的開展積累經驗。

4.3 采購后期的風險管理

企業采購部門圍繞采購流程，全面梳理采購中存在的各類風險，同時結合以往的采購風險管理措施，制定一套完善的內部控制制度，降低采購風險的發生率。企業盡快設置獨立的風險控制部門，每當采購部門進行大宗采購時，風控部門必須做到全程監督、全程審計，實現采購風險的超前識別、有效控制。由于風險控制部門具有較強的獨立性，在風險信息的收集、利用和反饋上具有極大的便利性，為采購風險控制創造了良好條件。風險控制部門在收集和分析風險信息的基礎上，編制采購風險報告，提交給企業的管理層作為決策依據。除此之外，企業還要加快推進管理流程改革，提升治理現代化水平。通過精簡采購流程，減少審批環節，保證責任得以層層壓實，這對于防控物資采購風險也有積極效果[5]。鑒于物資采購風險管理對企業生產活動、經營效益的重要影響，有必要根據風險管理內容細化績效考核標準，將采購風險管理水平與個人的薪資績效掛鉤，通過這種方式倒逼采購人員強化風險意識、提高風險控制水平。

5 結語

采購風險除了會影響正常的物資供應，干擾企業的生產經營外，還有可能導致企業無法如期交付產品，進而損害企業的商業信譽或者是帶來違約風險。在市場競爭日趨激烈的大環境下，企業要高度重視采購風險的危害性，將全過程管理理念貫徹到采購風險管理中，做到事前預防、事中控制、事后總結，切實提高采購風險管理水平，將采購風險的發生率，以及采購風險產生的危害降到最低，保障生產活動正常開展，維護企業自身經濟利益。