云時代為數字信息資源館插上智慧之翼

◎曾仰惠

隨著互聯網的快速發展，我國數字檔案館建設在近20年獲得了較快發展，已經從國家級檔案館逐步擴展到主要城市、縣鎮的檔案館。目前，我國大多數地區已經建成了數字檔案館，數字檔案管理體系不斷完善。但數字檔案管理并不僅僅是將紙質檔案數字化，將普通檔案轉變為文檔類檔案。隨著大數據技術及云服務的發展，各類電子檔案的數量呈井噴式增加，傳統的檔案管理模式亟待更新。云時代下的數字檔案館不僅需要將檔案數字化，還需要對檔案管理模式、檔案管理應用的軟硬件系統進行深入研究與分析，同時考慮系統的延展性，實現更大范圍的信息共享和分析。因此，充分應用信息技術及大數據分析理念對傳統檔案館的業務模式進行改進，建設現代化數字檔案館，是新時代檔案管理的必由之路。

■數字檔案館建設中存在的問題

相對于其他前沿行業，數字檔案館的建設緩慢。甚至在傳統行業積極進行“數智化”轉型升級的背景下，數字檔案館的信息化水平依舊不高。雖然數字檔案館早已不是新鮮事物，但是絕大部分數字檔案館只是單純將紙質檔案通過掃描、編碼轉化為電子文檔存儲到服務器中，并未對檔案管理方式進行創新；在檔案使用方式上，雖然運用檔案管理系統進行檔案檢索，但是受數字檔案管理系統封閉性、單一性的影響，檢索的準確性和速度都不夠，極大影響了檔案的使用效率。因此，總體來看，我國數字檔案館的建設仍然處于改革和探索期。

數字檔案館建設不均衡

數字檔案館建設包含軟硬件建設、人才梯隊建設、持續業務投入、軟硬件管理維護等方面，需要花費大量的資金，這就導致各地區數字檔案館建設不均衡。從地域來看，東部地區尤其是沿海地區及大型城市的經濟實力雄厚，教育資源豐富，因此在數字檔案館建設中投入的經費和人才力量相對較大。同時，發達地區的基礎設施比較完善，5G、物聯網等信息化技術應用得較早，培育了更多信息企業，而數字檔案館的建設需要大量信息企業的支持，因此發達地區的數字檔案館建設具有較大優勢。與之形成鮮明對比，欠發達地區的經濟發展落后，數字檔案館建設的資金不足，往往只能購買一些基礎的軟硬件設施，數字化程度較低。

此外，不同級別的檔案館由于經費來源不同、服務層級不同、覆蓋群體不同，同樣存在投入不均衡、發展不均衡的問題。例如，中央及省部級的檔案館相較于縣級檔案館發展得更加迅速，數字化檔案館的建設也更快。

數字檔案利用率不高

目前，很多數字檔案館只是將檔案資源以數字形式存儲起來，并沒有將檔案充分利用起來，這給數字檔案館建設帶來了很多問題。例如，數字檔案館工作人員沒有對數字檔案資源進行有效分類，并設置時間、地點、作者等多層級關鍵詞，導致檔案檢索非常困難。又如，某些視頻類檔案或者照片類檔案雖然已經存儲在服務器中，但是并沒有標注資源的屬性以及內容的關鍵字，導致用戶檢索時無法有效、快速地搜索到所需的資源。再如，一些數字檔案館為了增加數字檔案資源會收集大量檔案資源存入資源庫，但是對資源的質量、時效性、類型等未做太多管控，導致檔案館存在大量無效資源；同時，有效資源與無效資源摻雜在一起，導致資源的檢索效率大大降低。

人才梯隊建設力度不足

數字檔案館的建設涉及檔案管理、網絡管理、信息系統應用、云服務應用、大數據分析等領域，對人才提出了更高的要求。但從目前我國數字檔案館人才梯隊建設情況來看，大部分數字檔案館的工作人員特別是基層檔案館的工作人員都存在學習能力不高、知識結構單一、認知面窄等問題。此外，這些工作人員缺乏信息化素養，尤其是對云計算、人工智能、大數據等前沿技術缺乏了解，因此無法促進數字檔案館的建設。數字檔案館建成后，如果沒有專業的人才進行管理，就需要尋求外部技術團隊的幫助，這給數字檔案館的數據安全、信息安全、保密信息管理等帶來了一系列問題。因此，必須加強人才梯隊建設，為數字檔案館培養人才。

數字檔案館系統開發周期長、要求高

電子檔案管理系統是數字檔案館建設的基礎。從電子檔案管理系統建設的時間來看，電子檔案管理系統建設周期長，往往需要數年時間。從電子檔案管理系統建設的技術層面看，新老系統不兼容、掃描存儲文檔的格式不統一、原始數據信息錯誤、系統建設缺乏測試環境、系統問題多、丟失數據的情況經常發生。從電子檔案管理系統的開發和使用來看，在開發電子檔案管理系統的過程中，使用端的需求往往會發生變化，這就導致系統的開發計劃需要進行調整，進而影響整體進度。由于電子檔案管理系統的開發周期較長，開發人員變動頻繁，容易造成項目安全隱患。開發人員在工作過程中接觸原始數據、系統代碼，容易帶來涉密電子檔案泄露的風險。

除了電子檔案管理系統外，數字檔案館還要用到恒溫控制、智能門禁、智能安防、智能監控等智慧管理系統，進而避免失火、盜竊、暴力破壞等不可控因素給數字檔案館帶來損失。總體而言，電子檔案管理系統和智慧管理系統的開發周期較長，有一定難度。

■云模式下數字檔案館建設的優勢

云計算是近年來快速發展的資源部署及應用方式，運用分布式計算、負載均衡、冗雜和虛擬化等計算機技術將資源部署在云端進行組合和應用，能夠以統一的邏輯和資源對外提供計算服務。這種化繁為簡、資源整合的新興IT架構對整個社會的發展都產生了重大影響，并為當前數字檔案館建設提供了新的技術支持，改變了數字檔案館“重硬件、重軟件、高投入”的特點。

減少資金投入

傳統數字檔案館的建設需要將大量的硬件設備作為數據存儲單元。同時，為了確保數據安全，還會配備數據備份服務器、容災服務器以及安全應急管理系統等，這些服務器的采購及后期維護需要花費大量的資金。隨著檔案資源的不斷增多，數字檔案館對服務器的要求也越來越高，電力資源消耗也會越來越大，最終會給數字檔案館帶來沉重的負擔。而云計算能夠通過云端存儲數字檔案庫資源，從而極大地減少硬件設施建設的經費投入，進而減少數字檔案館建設的資金投入。

打破人才匱乏的困境

數字檔案館的建設和運營需要大量的專業人員。因此，數字檔案館要建立完善的人才培養機制，通過多種渠道不斷提高人才的信息素養和檔案管理專業知識水平，可以采用線上線下相結合的模式進行人才培養。在線上，通過網課、微信群、騰訊視頻會議等形式組織工作人員進行學習；在線下，定期組織工作人員參加講座、座談會等活動，不斷增加工作人員的知識儲備，同時促進工作人員之間相互交流。

創新檔案管理模式

云模式下，傳統的檔案管理模式已經不再適用，因此數字檔案館要積極創新檔案管理模式，以提高檔案管理效率。例如，簡化檔案管理流程，實現檔案資源共享。另外，數字檔案館中的檔案信息變成了數據資源，能夠實現快速分類、排序，檔案管理人員的工作壓力大大減小。在此背景下，檔案管理人員要積極探索提高檔案資源利用率和實現檔案資源共享的有效路徑，讓數字檔案館中的資源“活起來”。

■云模式下數字檔案館的建設模式分析

由云計算架構驅動的數字檔案館能夠快速進行檔案分類和管理，并為未來的數據治理提供更多空間和可能性，因此，從我國的國情出發，可以從三個維度進行數字檔案館建設。

混合式訪問數字檔案館建設

檔案館中的資源往往具有一定的私密性，但是部分資源又具備公共屬性，這部分資源需要向公眾開放檢索。因此，數字檔案館應當根據數字檔案的屬性采取混合式訪問模式，通過對數字檔案進行屬性區分，將其劃分為對公眾開放和不對公眾開放兩類，并在此基礎上根據檔案所涉人群和保密級別將其向不同人群開放，最終實現在同一個數字檔案館中，用戶可以根據各自的權限訪問不同的資源。混合式訪問數字檔案館能夠實現資源的分類查詢和訪問，兼顧了資源的保密性和公共性，能夠最大程度地發揮資源的作用，實現數字檔案館的價值。

共建共享型數字檔案館建設

當前，各數字檔案館既有共性，又有個性。一些檔案館的資源存在重復現象，這造成了存儲空間的浪費。造成這一問題的主要原因之一是各檔案館之間沒有實現信息共享，因此，探索建立共建共享型數字檔案館具有重要意義。通過建立共建共享型數字檔案館，各數字檔案館的資源可以實現館際共享，打破信息壁壘，如此一來，各數字檔案館便不用再收集其他檔案館的已有資源，數字檔案館的存儲空間將得到更高效的利用。此外，云模式架構下的共建共享型數字檔案館還可以對工作人員進行統一管理，集中多個數字檔案館的資金和人才進行數字檔案館建設。例如，某一區域內的數字檔案館可以建設統一的數字檔案館共享平臺，各檔案館根據自身實際情況進行檔案共享，一方面可以提高檔案的利用效率，另一方面可以讓檔案充分流動起來。

應用型數字檔案館建設

在數字化時代，各類檔案資源的存儲、流動和分析尤為重要。例如，社保數據與購房數據的聯動、人才檔案與招聘信息的聯查等，這些涉及不同類型檔案數據的應用。

應用型數字檔案館實際上是一個中央檔案數據庫，能夠采集各個子檔案館的數字資源信息，經過數據清洗和分析后將其匯總至中央服務器。這種應用型數字檔案館實際上就是將各類檔案資源進行整合，然后回流至各個業務部門，支撐其調取檔案資源的需求。隨著我國各業務部門的發展、業務流程的線上化以及電子政務的推進，社會對應用型數字檔案館建設提出了越來越高的要求。在未來，應用型數字檔案館將會逐步完善，最終在更高層主管部門的推動下，形成區域甚至全國范圍的巨型數字平臺，為全國各城市的業務辦理提供便利。

數據時代下，云計算逐步成為主流技術，因此，利用云計算技術實現更多維度和功能的數字檔案館建設成為數字檔案館的主要發展趨勢。本文探索了當前數字檔案館建設中存在的問題，并提出了混合式訪問數字檔案館、共建共享型數字檔案館和應用型數字檔案館三種云模式數字檔案館的建設方向，以期為數字檔案館的建設提供有效參考。