信息化背景下醫院圖書管理創新研究

文/山東省濱州醫學院附屬醫院 劉秀秀

醫院圖書在臨床診斷、教學科研、行政管理等領域扮演著重要角色，但是，傳統的醫院圖書管理模式，多以人工操作為主，這種模式不僅增加了工作量與人力資源成本，還給圖書分類、查詢、借閱、保管等基礎性工作帶來諸多困擾。而信息時代的到來，使這些問題得到有效解決，圖書管理人員應用計算機、互聯網等信息技術建立了一套流程簡化、查詢便捷、安全高效的圖書管理系統，這就為智慧圖書館的建立奠定了堅實基礎。

一、利用搜索痕跡，滿足個性需求

目前，各類搜索引擎都具有強大的搜索痕跡記憶功能，根據系統的這一特點，圖書管理人員能夠精準地識別出各類人群對圖書資源的個性化需求。當圖書管理員獲取了圖書需求者的這些需求信息之后，完全可以增加“熱搜”的書籍數量，一方面可以保證圖書的庫存量，另一方面可以最大限度地滿足各類人員的個性化需求。但是，在采用這種圖書管理方法時，需要注意以下三個問題：第一，圖書管理員不得盲目的增加某一類書籍的庫存量，在識別出圖書需求者的搜索痕跡之后，首先應當考慮科室及所在部門的人員數量，如果科室或者部門崗位設置少，人員數量有限，圖書管理員可以根據現有人員數量來適當增加圖書的數量，以避免浪費大量的圖書資源；第二，為了清晰準確的識別出圖書需求者的搜索痕跡，圖書管理員需要定期對搜索引擎的系統后臺進行清理，清理的時間間隔以一周為限，即一周時間內所瀏覽的痕跡都需要清理，以確保后臺瀏覽痕跡能夠始終保持最新的時間段；第三，對于一些搜索量小、需求范圍相對較窄的圖書資源，圖書管理員可以適當予以調整，或者利用一些搜索量大、需求范圍寬泛的圖書資源予以替代，這樣可以大幅提升圖書資源的利用率。在實際工作當中，圖書管理員只有遵循以上原則，圖書管理工作的實效性才能凸顯出來。

比如腦外科醫生在使用圖書管理系統來查找相關的圖書資源時，首先需要登錄系統界面，然后在搜索框輸入相關書籍的關鍵詞，當關鍵詞輸入完畢，可以直接點擊確定圖標進入到圖書明細列表。而醫生的這一系列操作，實際上已經被系統后臺完整記錄下來。以某一位腦外科醫生的搜索記錄為例，在搜索圖書資源過程中，這位醫生依次輸入了“神經外科、顱腦創傷、臨床救治、危重急癥搶救、手術入路”等關鍵詞，這時，搜索引擎后臺在精準識別這些關鍵詞的同時，能夠完整記錄這些信息。圖書管理員只需要登錄系統后臺，便可以快速獲取這位腦外科醫生的搜索記錄。在獲取了這些重要的信息之后，圖書管理員可以適當對圖書資源庫的圖書資源進行調整。比如可以增加與“神經外科學、顱腦創傷臨床救治指南、腦系科危重急癥搶救手冊、神經外科手術入路圖譜、實用神經外科手術彩色圖譜”相關的腦外科專業書籍，當圖書資源庫當中的書籍量增加以后，腦外科醫生能夠在最短的時間內獲取更多實用的腦外科書籍。而這一過程實際只需要三個基本流程便可以完成，即圖書資源需求信息的導入流程、搜索引擎系統的痕跡識別流程、圖書管理員的圖書資源調整流程，這一清晰完整的圖書搜索鏈條的實現，給醫院各科室及各部門提供了最佳的服務體驗。

由此可以看出，利用圖書管理系統搜索引擎的記憶功能，能夠將一些煩瑣的業務流程變得簡單化，將一些復雜的圖書管理工作變得直觀化，這對工作效率以及圖書資源利用率的提升將起到關鍵性作用。可見，這種靈活機動的管理思維對提高圖書管理工作績效將產生以下積極影響：第一，節省圖書資源的搜索時間。對于醫院的醫護人員來說，最為寶貴的便是時間，而這種管理模式能夠幫助醫護人員在最短的時間內獲取更多有價值的圖書資源，這就給臨床診斷與救治工作的展開節省了大量的圖書搜索時間；第二，為圖書資源需求者提供最佳的服務體驗。這種高效的管理模式能夠簡化過去煩瑣的搜索流程，圖書資源需求者只需要輸入圖書名目的關鍵詞，便可以查詢到所需的圖書名目，并且在經過圖書管理員調整之后，與關鍵詞相匹配的書籍數量大幅增加，在這種情況下，圖書資源需求者可以不費任何周折，便可以借閱或瀏覽到與個人需求相匹配的圖書資源；第三，提高圖書資源利用率。搜索引擎功能在升級以后，搜索方式更為人性化，搜索痕跡的識別精度更高，這就給圖書管理員的書籍增補與資源調整工作提供了便利條件，在這種情況下，一些低利用率的圖書資源將逐步被高利用率的圖書所取代，久而久之，醫院圖書的整體利用率將穩步提升[1]。

二、整合圖書資源，編撰導讀詞條

對醫院圖書管理員來說，最為重要的工作職責是提高圖書資源利用率，使圖書資源需求者享受到最佳的服務體驗。而受到工作性質的制約和影響，醫院的醫護工作者平時的工作量大，工作強度高，尤其在出現一些危重癥患者以后，幾乎沒有更多的閑暇時間去閱覽各種專業書籍。基于醫護人員的這一工作特點，圖書管理員應當及時轉換思路，并借助于信息化圖書管理平臺，為廣大醫護人員提供更加便捷、人性化的服務。最為常用的方法是通過編撰簡單而醒目的導讀詞條來給醫護人員提供便捷服務。一方面，這種創新管理模式可以幫助醫護人員在較短的時間內，對書籍的一些大致內容予以了解和掌握。另一方面，醫護人員可以通過對書籍詞條的參考與借鑒，來確定所選的書籍是否符合自己的專業要求，是否能夠在醫療活動當中發揮參考價值。

比如呼吸內科的醫生需要查詢呼吸系統疾病方面的書籍，鑒于對醫生工作時間與工作強度的考慮，圖書管理員應當事先對這方面的書籍編撰清晰易懂的導讀詞條。以《呼吸病學》這本圖書為例，圖書管理員編撰的詞條應當包括以下內容：“呼吸系統疾病的診斷和鑒別診斷、急性與慢性支氣管炎、阻塞性肺氣腫、肺原性心臟病、支氣管哮喘、急慢性呼吸衰竭、呼吸窘迫綜合癥”等，當醫生看到這些導讀詞條之后，能夠快速從這些信息當中初步了解書中的內容，這時，醫生可以根據專業需要，來判定這些詞條所顯示的內容是否對臨床診斷和救治有所幫助，如果具有較高的參考價值，醫生可以根據導讀索引直接跳轉到所需的頁面或者直接參照實體書籍。在這一過程當中，醫生享受到了以下兩種便捷服務：第一種是直觀推薦服務，即圖書管理員所編撰的導讀詞條涵蓋了一本圖書所有的關鍵詞，醫生可以根據這些關鍵詞的提示，直接做出是否借閱這本圖書的決定，這就給圖書資源的查找與借閱節省了大量時間；第二種是超前的導讀服務。即醫生一旦確定圖書的名目以后，可以直接閱讀圖書管理員編撰的導讀詞條，這時，醫生已經從詞條當中對書中的內容產生了大概的了解，如果在當下或者未來對書中的內容有所需求，那么，醫生可以將這本書列為重點學習和參考的工具書，這對提高醫生的職業素養與專業能力將起到關鍵性作用。

從這種管理模式的實際應用效果可以看出，每一個圖書需求者在查詢或者選擇所需要的圖書資源時，都希望省時省力，而這種方法恰恰滿足了這些醫院讀者的個性化需求。首先，圖書管理員在編撰導讀詞條時，完全是在圖書管理系統平臺進行操作，管理員錄入的每一個詞條都會經過系統的仔細甄別，這就使詞條錄錯的概率大幅降低，這樣一來，圖書需求者可以瀏覽到最為精準的圖書信息；其次，圖書管理員在編撰導讀詞條時，都需要做好充足的準備工作，即對需要編撰的書籍內容進行簡單的瀏覽，在瀏覽過程中，圖書管理員的腦海當中能夠存儲一些簡單的書籍信息，當圖書需求者在查閱圖書資源時，圖書管理員可以通過簡單的口頭詢問了解醫院讀者更熱衷于哪一類圖書，這種人性化的服務模式給醫院讀者的查書、借書、讀書過程提供了更加便捷的條件；最后，一部分醫院讀者在閱覽書籍時并沒有一個明確的目標，而在登錄圖書管理系統以后，能夠直接瀏覽圖書管理員提供的導讀信息，在閱覽過程中，醫院讀者可以根據信息提示的內容，確定自己的閱讀方向，然后可以直接尋找到與之相匹配的圖書資源，這就大大簡化了醫院讀者查找圖書資源的煩瑣流程。

三、依托智慧載體，創新服務理念

在醫院圖書管理工作當中，圖書管理員恰恰可以借助于先進的信息技術，為醫院內部的廣大讀者提供更加人性化的服務。其中，QQ 與微信等社交軟件將圖書管理員與醫院讀者之間建立了密切的橋梁紐帶關系，特別是微信在溝通交流過程中發揮著至關重要的作用。首先，圖書管理員可以利用微信的智能化功能，來建立微信群或者公眾號，并定期在微信群當中發布一些最新的圖書信息。也可以每個星期專門發布專業書籍或者醫學文獻的推介信息，進而給醫院讀者提供最為準確、最為及時、最為權威的圖書資源信息；其次，無阻礙交流是微信群的一個強大功能，利用這一功能可以不受空間的限制，在任何情況下，圖書管理員都可以登錄微信操作界面與醫院讀者進行交流。而讀者可以結合自己的專業與崗位特點，隨時向圖書管理員進行咨詢，或者發布一些圖書需求。當圖書管理員接受這些信息之后，可以對現有的圖書資源進行科學規劃與合理增補，以此來提升圖書資源的利用率；最后，借助于微信這一智慧型溝通載體，圖書管理人員可以廣泛收集醫院讀者的意見與建議，尤其在圖書管理方面，圖書管理員可以采納一些好的想法與建議，這樣既可以拉近與讀者之間的距離，同時，也能夠加快推進醫院圖書規范化、標準化與信息化發展進程[2]。

以骨科醫生為例，由于骨科患者類型呈現出多樣化特點，除了肌肉斷裂、肌腱損傷、骨質損傷、骨折、腰椎間盤突出等常見的骨科疾病以外，還包括腰椎管狹窄、韌帶鈣化、骨盆損傷、骨腫瘤等治療難度較大的疾病，這就給骨科醫生的專業性提出了嚴格要求。如果醫生僅僅掌握了單一類型的骨科疾病的治療方法，那么，將難以樹立醫院的權威，也無法得到患者的滿意度。因此，骨科醫生需要經過不斷的經驗積累與自主學習，來提升自身的專業技術水準，以有效應對各種各樣的骨科患者。其中，效果最為明顯的方法是通過閱讀大量的專業書籍，來汲取更多的知識養分。但是，由于骨科醫生平時并沒有過多的閑暇時間，以至于瀏覽各種書籍的機會少之又少。在這種情況下，圖書管理員完全可以通過微信交流的方式，為骨科醫生推薦骨科的專業書籍，然后可以利用微信的數據傳輸與下載功能，將電子版的書籍分享給骨科醫生，這樣既滿足了骨科醫生的求知需求，同時，也使骨科書籍的利用率得到大幅提升。比如在微信交流過程中，圖書管理員可以向骨科醫生推薦《骨科臨床檢查法》《上下肢手術路徑圖譜》《脊柱內固定系統應用指南》《韋加寧手外科手術圖譜》等圖書，在推薦圖書資源的同時，圖書管理可以將事先編撰好的導讀詞條直接分享到微信群當中，當骨科醫生接收到這些信息之后，可以利用工作的間歇為自己充電。另外，在信息化背景下，手機App 越加盛行，因此，圖書管理員可以聯合專業技術人員專門制作一款醫院內部圖書的App 資源庫，然后將各類圖書整理和轉化成為電子版的書籍，當這一資源庫建立以后，對于工作與業務繁忙的讀者來說，完全可以打開手機App，瀏覽自己中意的圖書信息。

通過踐行這一新型的服務理念，醫院圖書管理的服務職能將更加健全，服務水平也會直線上升，進而可以吸引大量內部與外部讀者的光臨。基于這一理念，在圖書管理工作當中，圖書管理員應當充分發揮智慧型載體的應用優勢，并著力開發出能夠給廣大讀者提供便捷服務的軟件或者信息平臺，這對醫院圖書信息化管理水平的提高大有裨益。與此同時，圖書管理員應當進一步增強自身的服務意識，想方設法來滿足不同讀者群體的閱讀需求。比如利用平時的業余時間，可以通過微信平臺與讀者進行遠程互動，尤其針對一些新發布的圖書信息，圖書管理員也無法在第一時間內獲取這些信息，這就需要醫院讀者的及時分享，來增加一些新的圖書資源。如果醫院讀者對圖書管理系統的操作不嫻熟，圖書管理員可以通過一對一視頻的方式，向讀者細致講解系統的每一個操作流程與步驟，進而使讀者能夠在使用圖書管理系統時收獲最佳的圖書閱讀體驗。

四、結語

信息化背景下，醫院圖書管理工作內容也發生了質的轉變，圖書管理員可以借助先進的信息技術專業書籍、文獻等資源進行科學管理，一方面可以利用計算機與互聯網技術完善圖書信息管理系統的各項功能，使廣大讀者能夠在第一時間獲取豐富的圖書資源。另一方面可以通過對服務理念、服務模式、服務流程的創新，來收獲更多讀者的好評與褒獎，這對圖書管理質量與水平的提升將起到積極的促動作用，而醫院圖書資源的利用率也會提升到一個全新的高度。