水利水電檔案管理工作的標準化問題研究

文/陜西省水利電力勘測設計研究院 張璐

水利水電檔案不僅是水利水電工程建設和管理中的重要組成部分，也是后續再進行工程質量驗收時的重要依據。在水利部設置的《水利工程管理考核辦法》中，也對檔案規范化管理工作和考核細則做出了詳細規定[1]。2022 年4 月，國家檔案局發布了《檔案服務外包工作規范第4 部分：檔案整理服務》等12 項行業標準，為檔案外包服務、各類檔案管理、檔案館建設等工作提供了參考，這也為檔案管理工作的標準化提供了參考與支持?；诖耍疚囊詸n案管理工作標準化為切入點，分析基層水管單位如何推進水利水電檔案管理的規范化，希望為相關人員提供一定的參考與借鑒。

一、水利水電檔案管理工作標準化建設的意義

水利水電檔案管理極為重要，水利水電檔案是圍繞水利水電各項中心工作，能夠對工程建設過程進行反饋和記錄的檔案，具有極強的服務性和參考性。因此，要進一步推動水利水電檔案管理工作的標準化、規范化、信息化，使其更充分的適應新時代的發展要求，不斷提升檔案管理的發展質量和發展水平[2]。

二、水利水電檔案管理工作的標準化建設現狀與存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。水利水電等單位需要結合水利水電工程現狀，從管和養兩大方面進行切入，既要做好水利水電工程的管理，也要為后續工程養護提供充足的資料支撐。檔案管理作為水利水電工程中重要的輔助性工作，在相當長的一段時期內不受重視，尤其是水利水電管理工作十分繁重，單位內部往往對檔案工作重視不足，或者將檔案管理簡單化，認為檔案管理就是對相關資料的搜集[3]。一些參建單位在水利水電工程管理中對職責任務認識不足，僅僅將其作為材料整理過程，或者將工作彼此推諉。對于監理施工單位來說，認為項目材料的整理應由項目法人來完成，而項目法人的各業務單位也認為文件材料的整理歸檔需要由檔案管理部門專職負責。在管理意識方面的薄弱、管理責任落實不到位等問題，都會極大影響檔案管理的質量和效果。

（二）檔案管理硬件不足。檔案管理是一項長期性、動態性的工作，尤其在推進檔案管理標準化建設的過程中，需要在檔案的收集、儲存、應用等各個環節進行標準化配置。在檔案管理中，對單位自身的儲存條件和檢索利用設備有著較高的要求，檔案資料具有易損耗的特點，一經損毀難以恢復，會造成難以挽回的損失。在水利水電檔案管理中，設備不足、經費薄弱的問題始終存在，這也會影響檔案管理標準化建設進度，會對檔案管理工作造成較大困擾。此外，水利水電檔案管理內容涉及工程運行、財務管理、工程建設、人事勞資等多方面的內容，在檔案管理中一些相關領域的業務檔案往往又被分散至各職能科室，在工作過程中，一些原始資料文件檔案也由職能科室分別搜集[4]，檔案管理工作十分復雜。在水利水電檔案中，竣工圖編制也是一大重點，是存在問題較多的環節，在實際的應用中還存在規范性不足的問題。

（三）檔案利用效率較低。伴隨著當前水利水電管理信息化水平的持續提高，越來越多的信息技術已經應用于水利水電檔案管理中。伴隨著自動化監控、防汛決策信息系統、視頻監控系統等的廣泛應用，水利水電工程建設效率得到了極大的提升。然而，在水利水電檔案管理方面卻存在著較大的滯后性，在檔案管理中仍采用傳統的方法進行檔案取用、檔案查閱。水利水電檔案利用效率不高，檔案管理中各個步驟之間銜接度不足，且容易受水利水電工程和管理周期的影響，在水利水電檔案管理中，也存在較強的周期性。這使得水利水電檔案的時空性更為突出，利用效率不高、針對性不強，成了制約檔案管理工作質量和工作水平的重要因素[5]。

三、水利水電檔案管理工作的標準化建設路徑

（一）強化水利水電檔案基礎業務的標準化建設。水利水電檔案管理人員和單位領導，要充分認識到檔案管理工作標準化建設的意義，認識到檔案管理工作是一項對歷史負責、對現實負責的重要工作。有關部門和單位要提升對水利水電檔案工作的重視，并通過明確職責范圍、健全管理制度、統籌管理經費，為水利水電工程檔案的順利展開奠定基礎[6]。在檔案管理中，要水利水電單位的主要業務工作進行共同研究，共同部署，結合檔案法律法規做好落實，提升廣大干部職工對于水利水電檔案標準化建設的重視，確保標準化管理工作得以有效落實。例如，在水利水電工程管理中，要結合項目法人和項目運營管理單位，做好管理檔案的要求，要設置不同情況下的檔案材料管理機制。例如，當項目僅涉及一家運營管理單位時，可以通過異地保存一套的形式進行落實；而當涉及多家管理單位時，則要結合項目產權單位保管原件，其他單位保管復印件的方式進行展開。對于一些控制性水利樞紐或大江大河的重要防堤工程，則應該由項目法人向流域機構的檔案館移交一整套完整的竣工圖和竣工驗收的文件資料。

（二）建立健全水利水電檔案制度。水利水電檔案涉及的范圍廣、應用空間大，水利水電本身與建筑水文、生態環境、電力機械等多個領域密切相關，水利水電檔案種類眾多，根據不同的內容，可以劃分為工程建設檔案、文書檔案、設備檔案、財務檔案等。針對不同類型的檔案，要實施分類歸檔管理，結合不同的工程內容，實施追蹤收集和分階段收集。其中，追蹤收集主要適用于工程周期較短，能夠快速形成檔案材料的過程，通過追蹤收集，能夠提升檔案管理效率，確保檔案資料的齊全完整。而分階段收集則更適用于建設周期較長的工程，在這類周期較長的工程檔案收集時，要加強資料催收，盡量保證檔案原始資料的完整，保障檔案內容的連續性、系統性。在水利檔案的歸檔中，需要明確歸檔范圍，歸檔時間，以及歸檔保管單位的質量要求，辦理好歸檔手續[7]。

健全完善的規章制度是保障水利水電檔案管理標準化建設的一大基礎，需要落實項目法人、建設管理部門、參建單位等不同單位的職責和任務。要使各個單位明確自身的職責與使命，共同完成好工程建設和檔案管理工作。在立卷前，需要結合水利水電檔案的歸檔范圍進行系統梳理。檔案部門要及時將已經接收的水利水電檔案進行分類編目，使其入庫，為后續的檔案保管利用創造條件。業務部門在檔案部門移交檔案后，交接雙方要對歸檔目錄進行清點查驗，認真核對，確認無誤后辦理完成交接手續，并做好保存工作[8]。在水利水電檔案管理中，標準化建設需要其從審批程序的角度進行落實，要結合檔案的借閱使用管理等相關需求，設置檔案統計臺賬機制，建設管理和歸檔考核機制。要對水利水電檔案項目中相關的文件收集整理歸檔等情況，做好考核，對于參建單位來說，也要對其項目管理情況的履約實踐進行評價。要按照管理要求歸檔，設置好前提條件，結合水利水電工程檔案的類型、數量，做好分類登記，確保其信息化數字化建設的有序落實。

（三）規范水利水電檔案的基礎性管理。從基礎性管理的角度來看，可以從以下幾方面著手：第一，要做好水利水電檔案庫房管理。健全水利水電檔案庫房的基礎設施，優化水利水電檔案管理設備配置，改善管理條件，及時引入先進的科學技術推進科學管理。在檔案庫房管理上，要保證溫度、濕度適宜，在環境管理上，要確保檔案儲存空間無塵、無蟲、無鼠、無害，在內容管理上要條理化排列，系統化保管。要為檔案管理提供設備支持，例如，在檔案柜、除濕機、碎紙機等相關的設備采購方面，要按照標準化檔案室的要求進行配置，也要設有專人進行設備的維護與保養，保障設備運行得當。第二，要落實檔案管理的各項職責，要明確各方的檔案管理責任，結合《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的要求，做好職責說明和崗位落實，確保水利水電檔案的管理和利用合法合規。在檔案管理中要落實好“以防為主、防治結合”的防護保管原則，確保檔案的完整安全。同時，檔案管理人員要增強保密意識，確保水利水電檔案的信息安全，結合科學保管和有效防護，防止檔案被損毀。檔案管理人員要結合檔案管理的各項職責，積極提升自身的業務能力和水平，踴躍參與業務培訓；要能愛崗敬業，不斷吸收接納新知識新信息，結合檔案管理的新理念、新方法，保持進步，更好地適應信息化社會的發展需要，進一步推動檔案管理規范化建設。第三，要建立健全規范的檔案管理網絡，這也是檢驗單位檔案管理水平的重要標準。對于水利水電的招標文件要重點從簽訂合同、設置議程、安排條款等方面做好落實，要確保文件的歸檔范圍、歸檔套數、歸檔時間等被詳細規定，還要落實各方的責任。在檔案管理中可以建立起由分管領導、專職檔案人員、科室兼職檔案人員組成的檔案管理網絡，構建檔案領導小組，以專兼結合的形式落實檔案管理的各項內容。針對檔案管理中的一些重要制度，要將其明確并固定下來，要明確各個科室的檔案兼職人員，并使其持有專業的上崗證書。從檔案內容的移交入庫到定期巡檢，再到檔案借閱，要保證各個工作步驟的細節明確、嚴謹。通過落實責任制度，完善檔案管理步驟，保證檔案管理的各項內容、各個環節都能做到統一規范，進一步確保檔案應用的標準化。結合當前信息化建設的發展趨勢，在水利水電檔案管理中，也要配置必要的檔案信息化設備，要強化對設備的使用與培訓，結合檔案管理系統，完善檔案系統的各項功能，要組織開展檔案數據庫建設，結合檔案收集歸檔、查閱檢索、查詢統計等相關功能，落實電子化、網絡化管理要求。

四、結語

水利水電檔案管理工作實施標準化建設，能夠更好地發揮水利水電檔案的作用與價值，也能進一步推動水利水電檔案管理的信息化、現代化。然而，面對目前水利水電檔案管理中存在的管理意識薄弱、管理硬件不足、利用效率較低等現實問題，需要在推進檔案管理標準化建設過程中，結合硬件軟件兩大方面進行落實。要強化對基礎業務的標準化建設，完善和健全水利水電檔案管理機制，不斷規范水利水電檔案的基礎性管理要求，落實責任制度，明確工作細節，將水利水電檔案管理的各個步驟、各個環節統一規范，確保檔案管理的標準化、效能化，更好為水利水電檔案工作奠定好基礎。