基層生態環境部門檔案管理工作的問題與對策

文/龍巖市長汀生態環境保護綜合執法大隊 朱雪鶯

從手工到自動，從紙質到數字，長汀生態環境部門不斷推進檔案管理的數字化和電子化，逐步加強了生態環境檔案信息的系統建設和網絡管理。總體來看，長汀生態環境檔案管理工作相對規范，但面對新時代、新任務、新要求，檔案數字化和電子化應用水平不高，檔案查詢和利用等體制機制建設不夠完善，成了亟須分析解決的突出問題，因此，采取有效應對舉措，推進生態環境檔案更好地服務于生態環境保護事業，為推進建設人與自然和諧共生的現代化建設提供有力支撐和保障。

一、基層生態環境部門檔案管理的重要性

基層生態環境部門檔案管理工作是指對生態環境部門所涉及的各類檔案進行規范、全面的管理和使用。其重要性體現在以下幾個方面：一是保障基層生態環境部門的正常運轉。基層生態環境部門的各種決策、管理、監督與執行工作都需要通過對歷史檔案資料的查閱和分析來支撐，因此生態環境部門檔案管理對于基層生態環境工作的穩健運轉至關重要。二是保護生態環境延續發展。生態環境部門所涉及的資料、文件、圖譜等，是非常珍貴的非物質文化遺產，對于生態環境保護、環境監督管理、環境綜合整治、環保宣傳教育等業務的演進提供了重要的歷史資料和信息，環保檔案的嚴格管理有助于保障這些資料的完整性和安全性，為推進生態環境治理，促進生態環境可持續性發展提供有力支撐。三是總結汲取成敗經驗。基層生態環境部門在進行環境治理時，要收集、整理、篩選記錄的數據資料等高質量的信息，從中借鑒歷史的得失經驗，優化生態環境治理方案。同時，為了保證環境治理工作的順利推進，要這些檔案作為科學依據。生態環境工作作為一項越來越受社會和群眾關注的公共服務事業，其檔案是其歷史沉淀，也是部門綜合素質和履職能力的體現。總而言之，基層生態環境檔案管理工作的重要性不容忽視，應當加強檔案建設和管理，確保其資料完整、信息安全，把牢生態環境事業發展的基礎[1]。

二、基層生態環境部門檔案管理存在的問題

（一）檔案管理發展相對失衡。近年來，我國環保檔案管理得到了快速的發展，但因為每個地方的發展水平有別，基層生態環境部門檔案管理逐漸出現了區域發展的差異：第一，因為不同的區域生態環境部門在管理方式、職權范圍、資源、資金以及群眾的認識程度等方面的不同，有的地方的環保檔案管理在收集、整理基礎資料時出現了不達標或者不規范的地方，從而造成了環保檔案管理的不和諧、不匹配和不協調；第二，因為生態環境部門的社會地位和所處地方的經濟發展水平不同，有些地方的設施建設、資源和人才配置等不能進行同步建設，再加上落后地區人們的環保意識較為薄弱，工作熱情不高，從而使基層生態環境部門檔案管理不能得到均衡發展。

（二）人員素質有待提高。檔案管理是服務性的工作，工作人員的素質和能力對檔案管理工作的順利開展著有直接的影響，影響服務的質量和水平。在基層生態環境部門檔案管理中，如果沒有一支信息素養、技術能力和專業知識都達標的人才隊伍，那么就很難滿足社會在生態環境檔案方面的需求。但當前基層生態環境部門大多缺乏掌握信息技術和檔案管理工作相關知識的復合型人才，例如，長汀所在的龍巖市，生態環境部門目前沒有一個生態環境檔案管理人員進入市級檔案評審專家庫的高級職稱人員。專職檔案管理人員相對缺乏，大多由辦公室人員兼職，缺乏過硬的生態環境檔案管理技能和專業知識，難于發現問題并及時解決問題。尤其是現在網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等的廣泛使用，對現代化的管理人員提出了更高的要求，基層生態環境部門檔案管理也面臨著新的挑戰。

（三）管理系統相對分散。生態環境保護文獻有綜合交叉性、類型復雜性和內容豐富性等特點，在載體形式上也逐漸由電子文件或多媒體光盤代替了傳統的紙質，在使其管理愈加現代化的同時，也為生態環境檔案管理工作人員的工作增加了難度。特別是當前我國生態環境檔案管理還沒有嚴格的規范，雖然實行了環保垂管體制改革，但檔案管理還沒有按垂管體制作統一要求，各地檔案還是以當地保管要求為主，沒有按上收體制進行統一和規范，各地的生態環境機構也沒有進行良好的合作溝通，長汀所在的龍巖市有七個縣（市、區），各縣（市、區）的生態環境部門平時在檔案管理方面的溝通交流很少，再加上部門、地域、時間等方面的限制，系統比較分散，往往各自為政，造成生態環境檔案收集、管理、利用效率不高的問題。

（四）科技含量相對較低。生態環境問題的長期性和復雜性，需要我們不斷完善生態環境保護工作。對和生態環境保護有關的檔案管理要重視，要注重對開展生態環境保護工作相應的文字、圖片、視頻等方面的記錄的收集、整理和歸檔。特別是在互聯網時代，由于基礎能力建設不足，生態環境檔案管理的科技含量相對較低。近年來，環保垂管體制改革時市級對各縣生態環境檔案管理情況進行梳理檢查時發現，有的基層生態環境部門檔案還停留在紙質時代，有的甚至積壓多年未進行規范化整理，對大數據不能有效利用和整合，不能充分發揮出科技的價值。環保檔案的科研管理工作要有有效科學的綜合分析方法和手段，在當前形勢下要能實現信息共享，從而使檔案管理的工作意義和作用發揮出來。但目前從我市各縣（市、區）生態環境部門總體上來看，大多數在生態環境保護檔案的管理上還停留在數字化掃描保存上，還不能滿足工作的實際需要，檔案利用效率有待提高。

三、基層環保部門檔案管理工作對策

（一）重視檔案管理，縮小地區差距。要加強對生態環境檔案管理的宣傳教育力度，讓生態環境管理部門和領導都重視生態環境檔案管理的相關工作，為生態環境檔案管理營造良好的氛圍。例如，通過對國家檔案管理相關法規政策的大力宣傳，從而使生態環境各部門和工作人員都能夠支持和關心生態環境檔案管理的工作，讓大家都能夠明確生態環境檔案管理的重要性，增強檔案意識，特別是歸檔和建檔意識，要把生態環境檔案的相關管理納入考核機制和評價機制中，并把環保檔案管理的目標分解到環境執法、環境監測、環境治理等各個具體的環節中，形成主要領導對生態環境檔案主要管理、分管領導對環保檔案具體管理、各個相關部門分工負責管理的制度，把生態環境檔案管理的相關工作納入基層單位的議事日程中，擺到位、擺上位，健全檔案管理的工作基礎[2]。

對于生態環境檔案管理地區失衡的情況，要加強對落后地區基層生態環境部門檔案管理人員的教育和宣傳，讓這些基層單位的工作人員和管理者都能夠認識到生態環境檔案管理的重要性，并通過近年來各地加強生態環境治理項目對口支援合作機遇，加強發達地區對經濟相對落后地區在生態環境檔案管理的相關工作和建設上給予一定的支持，拉近這些地區和發達地區生態環境檔案管理的距離，實現生態環境檔案在全國范圍內的信息共享，提高生態環境檔案管理的工作效率，增強生態環境檔案管理的實效性。另外，通過環保“垂改”，對“市、縣”兩級環保的督察職能進行上收等政策的調整，適應生態環境形勢發展的新要求，推動生態環境檔案管理進行相應的調整，從而使工作更加高效協調，推動生態環境建設。

（二）健全管理機制，建立組織架構。為了提升基層生態環境部門檔案管理的實際工作效果和檔案的利用效率，要不斷健全各項檔案管理機制，認真總結分析生態環境檔案管理過程中出現的問題，積極提出有效的改進手段，采取有效的措施。檔案管理上要嚴謹、規范，要健全完善檔案管理各項規章制度，要科學、合理制定各項管理規定，符合檔案管理的實際和單位的特點；還要簡明實用、可操作性強，更好地發揮出規范和指導作用；在制度約束上要有雙向性，特別是領導的決策和行為影響到制度的執行效果，職工是制度的執行者和約束對象，因此對領導和職工都要進行約束；要嚴格檔案法規執行檢查，自覺接受各級檔案管理部門的監督管理，嚴格進行獎懲考核，做到有過必罰，有功必賞，體現制度的嚴肅性和權威性。

檔案管理的開展與實施，需要嚴密、有效的組織架構和工作流程，開展工作時要做到有據可依。當前基層生態環境部門多數檔案保管缺失問題都是由組織架構不夠健全造成的，直接影響了檔案管理效果。基層生態環境部門在發揮管理職能的同時，還需建立科學的管理架構，根據組織架構有效精準地開展工作，對檔案進行及時的記錄，有效收集留存價值較大的材料，特別是書面記錄要標準、精細化，融合新技術，擴大計算機應用領域，對內容進行精準有效留存。基層生態環境部門檔案管理要以有效性為出發點，工作作風嚴謹，手段科學，從而促使工作有效落實和開展。環保體制改革后，縣一級垂直管理模式得到改變，環保部門的垂直管理模式也發生了變化。市、縣級生態環境部門都開始實行“水平管理”模式，通過“福建省生態云”信息網絡共享等平臺，對接各地協同辦公系統，實現生態環境檔案管理的上收與整合，從而實現市、縣檔案資源的共享。具體來說，生態環境體制改革后，縣級生態環境部門的檔案管理工作不再獨立，而是由上級環保部門統一管理，將縣級生態環境部門的檔案上收、歸檔等工作全部納入上級生態環境部門的檔案管理體系中，實現歸口管理和“統一全局、標準規范”的檔案管理。這些措施的實施可以幫助生態環境部門更好地維護生態環境，保護檔案的資料安全、自動化處理、電子化整理和共享，避免勞動力和資源的浪費。此外，在“水平管理”模式下，環境保護績效考核水平也得到了顯著提高，為積極推進縣（市、區）生態環境檔案管理水平的提高，營造了良好的環境保護公共服務環境，創造了一個有利的氛圍。

（三）提升人員素質，提高服務水平。生態環境檔案管理的相關工作人員直接執行檔案管理工作，他們的素質高低直接決定了檔案管理工作的水平，基層生態環境檔案管理部門要做好管理隊伍建設，選擇責任心強、作風正派、政治可靠的工作人員，重視對工作人員政治和業務素質的培養，更要重視對他們進行專業技能的培養，發揮出他們的創造性和積極性，使工作人員得到全面發展，滿足社會和時代的需要。工作人員要通過行業和管理系統檔案專業培訓或自學等形式提升專業水平，熟悉檔案管理的基本要求和工作環節，掌握科學方法和原則，要與時俱進掌握檔案管理新要求新技能，加強利用科技手段編研檔案信息資源的能力，不斷挖掘生態環境檔案的利用價值，提高服務中心的工作效率。

檔案管理人員要不斷轉變思想觀念，提高服務意識、端正服務態度、明確服務方向、培養創新意識、增強服務質量，要在工作中精益求精，不斷學習和進步，履行工作職責，主動接受和學習新的技術、設備和方法，整合檔案資源，優化檢索功能，滿足社會的需求。基層生態環境部門的檔案管理人員還要不斷拓展工作外延，要放眼整個檔案管理的全過程，深挖檔案所隱藏的價值，從而在最大程度上提高對檔案的利用價值。在具體工作中，要進一步的完善和改進檔案的功能，記錄要客觀、全面、動態化，不斷擴大和豐富檔案的內涵，使其功能滿足單位和社會的需要。

（四）提升科技含量，加強標準建設。時代的發展，也推動著檔案管理的進一步科技化、智能化，基層生態環境部門要適應環境變化，對生態環境檔案管理加強資金、人才及設備等方面的投入，將其作為一項硬指標列入生態環境工作經費預算。要結合計算機技術和科技手段，加強生態環境檔案管理的現代化技術，提升檔案管理的實際管理效果，通過數據庫、大數據建設，增強環保檔案的檢索水平，提高檢查的速度，適應信息時代的需求，提升檔案管理的科技含量。例如，基層生態環境部門要加快建立電子檔案進程，讓檔案留存更方便，使用也更簡便，檢索功能更快捷，調取更快速，從而實現更好共享和使用效果。在檔案管理中還要進行科學的分門別類建設，把不同的信息進行備案和分類，分為多個詳細文件夾，對不同文件夾再進行記錄和登記，當需要調取或者查閱相關生態環境檔案時，能直接找到第一手資料，為實際工作提供更為便捷的服務。

生態環境檔案管理要遵循法律法規的要求，它的實施和組織都不能脫離法律和法規的框架，這是檔案管理工作順利開展、發揮其職能的一個重要前提，所以基層生態環境檔案管理工作人員要按相關的法律法規開展工作，不能超越法律法規賦予的職責，在此基礎上科學進行檔案管理。相關管理機構也要根據實際情況完善檔案管理的相關機制，如監督機制、交流機制、運行流程等，從而提升檔案管理的工作水平。工作人員除要做好行政文書檔案管理外，還要特別重視對生態環境監測數據、環境執法案件、環境治理項目和群眾環境信訪檔案的處理和管理，要加強分類管理，設置專職管理人員，做到有檔可查。生態環境檔案管理和生態環境中心工作要協同配合、同步管理、同步跟進，確保生態環境管理檔案最大限度地發揮作用。

四、結語

了解檔案內容，厘清管理現狀，做好對策研究。新的時期，生態環境檔案管理的工作人員要不斷更新管理的觀念和手段，使檔案管理走向信息化、現代化，有效解決環保檔案中出現的問題，讓檔案管理工作更加開放和主動，促進生態環境檔案管理更好科學和有效，從而使生態環境檔案管理為基層生態環境保護工作助力！