干部人事檔案專項(xiàng)審核對(duì)人事檔案管理工作的啟示

文/陜西省生物農(nóng)業(yè)研究所 喬中慧

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，在教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才等方面發(fā)揮著重要基礎(chǔ)作用[1]。因此，干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性尤為重要。人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展，有利于保障人事檔案材料齊全完備、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，防止干部“帶病提拔”，確保干部任免公平有序，對(duì)人事檔案管理工作具有重要指導(dǎo)意義。

本文以某事業(yè)單位干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為例，分別就專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題，如何解決這些問題并推動(dòng)單位人事檔案工作兩方面展開論述。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核問題解析

根據(jù)中共中央組織部要求，接上級(jí)部門通知，自2021 年下半年起，某基層事業(yè)單位開展人事檔案專項(xiàng)審核工作，審閱了單位在編在崗職工共56 人的人事檔案，重點(diǎn)審核了干部“三齡兩歷一身份”（即年齡、工齡、黨齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、干部身份）等信息，反映出當(dāng)前工作存在的諸多問題。

（一）檔案信息出入大。最具代表性的問題就是出生日期和工作日期記載不一致。1.出生日期不一致。在工作中，筆者發(fā)現(xiàn)10 人出生日期記載不一致。其中，兩名職工檔案中出現(xiàn)兩個(gè)出生日期，經(jīng)查閱當(dāng)年日歷后發(fā)現(xiàn)屬于陰陽歷混淆使用的情況；兩名職工個(gè)別材料出生日期不一致，推測(cè)是由于材料形成時(shí)年紀(jì)尚小，對(duì)個(gè)人信息記憶比較模糊，或存在找人代寫、筆誤等情況，導(dǎo)致個(gè)別材料記載的出生日期和其他材料不一致，但只是略有偏差。但是，個(gè)別職工檔案存在出生日期變化大，時(shí)間跨度長(zhǎng)等棘手問題，給審核工作增加了極大難度。例如，某職工的出生日期以大學(xué)畢業(yè)為分界線，大學(xué)畢業(yè)前的所有檔案材料均比畢業(yè)后的檔案材料記載的出生年份要早兩年；某職工大學(xué)畢業(yè)前材料、大學(xué)學(xué)位證、參加工作后材料記載的出生年份及月份都不一致；某職工檔案中涉及5 個(gè)不同的出生日期，最大的時(shí)間跨度為一年。出現(xiàn)此類問題的職工年齡多為45 周歲以上，由于時(shí)間較為久遠(yuǎn)、保存手段有限等歷史原因，原始戶籍檔案難追溯、難調(diào)取，短期內(nèi)無法核定。這些情況暴露出材料填寫、入檔審核、日常管理等多個(gè)環(huán)節(jié)的漏洞。從材料填寫上來說，干部本人記憶混淆、未認(rèn)真對(duì)待，檔案工作人員誤聽誤記、張冠李戴等情況都容易引發(fā)上述問題。從入檔審核上來說，干部中學(xué)、大學(xué)、工作單位各階段檔案工作人員在檔案歸檔或交接前后未能及時(shí)審核重要的人事信息，未能做到早發(fā)現(xiàn)早改正。從日常管理上來說，檔案存檔后未開展人事檔案專項(xiàng)審核工作，干部本人及檔案工作人員對(duì)信息不一致的現(xiàn)實(shí)狀況不知情、不了解，導(dǎo)致此類問題成為歷史遺留問題。2.工作日期不一致。審核發(fā)現(xiàn)，工作日期記載不一致的人事檔案超過半數(shù)，主要是兩方面原因。一是混淆工作時(shí)間。大部分職工全日制學(xué)習(xí)畢業(yè)前夕（一般是六月中下旬）已經(jīng)進(jìn)入用人單位實(shí)習(xí)，同時(shí)辦理學(xué)校畢業(yè)的相關(guān)手續(xù)。用人單位一般會(huì)在職工七月上中旬拿到畢業(yè)證、學(xué)位證、報(bào)到證后正式辦理入職手續(xù)，這就導(dǎo)致工作時(shí)間存在著一個(gè)月的時(shí)間差。另外，上級(jí)單位正式批復(fù)的用工日期、職工與用人單位簽訂勞動(dòng)合同的日期、轉(zhuǎn)正定級(jí)日期相較于用工日期也有一定程度的延后，致使用工日期、正式入職日期、合同簽訂日期、轉(zhuǎn)正日期產(chǎn)生偏差，出現(xiàn)職工填寫錯(cuò)誤等情況。二是缺少佐證材料。少部分職工在進(jìn)入本單位前已有工作經(jīng)歷，但由于工作時(shí)間較短或未將材料及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案內(nèi)缺少原工作單位出具的相關(guān)證明材料，工作日期靠職工自述，一時(shí)無法認(rèn)定。

（二）材料收集不規(guī)范。主要體現(xiàn)在學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷上。1.材料更新不及時(shí)。部分職工在進(jìn)入本單位工作后未填寫《干部履歷表》；部分職工參加工作后在職提升學(xué)歷，畢業(yè)后未能及時(shí)將最新的學(xué)歷學(xué)位檔案轉(zhuǎn)移至用人單位；部分職工的職級(jí)晉升材料、工資變動(dòng)材料未能及時(shí)補(bǔ)充更新；單位對(duì)職工個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)缺少關(guān)注，因此大部分職工的獎(jiǎng)勵(lì)類材料缺失嚴(yán)重。這些問題導(dǎo)致職工的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷出現(xiàn)了一定程度的滯后或斷層，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映出干部的成長(zhǎng)軌跡和履歷的變化情況。2.關(guān)鍵要素不完整。檔案材料“缺斤少兩”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一方面，成套材料不齊全。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中對(duì)十類人事檔案材料的歸檔范圍做出了明確的規(guī)定。此外，入學(xué)、畢業(yè)、入黨、評(píng)職稱都有規(guī)范的流程，因此學(xué)歷學(xué)位類、職稱評(píng)聘類、黨團(tuán)類材料一般都有較固定的入檔清單。但是，在實(shí)際工作中，檔案材料不齊全的情況屢見不鮮，這反映出檔案工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)水平上的不足。另一方面，關(guān)鍵內(nèi)容不完整。表現(xiàn)在材料中的日期、照片、簽名、蓋章等信息殘缺，諸如此類“缺胳膊少腿”的材料不在少數(shù)。尤其是學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書等以復(fù)印件形式保存的材料，入檔前需要加蓋公章，這一問題經(jīng)常被忽視。

二、改進(jìn)干部人事檔案工作的建議

（一）做好基礎(chǔ)工作。1.加強(qiáng)問題整改。干部人事檔案專項(xiàng)審核不僅是干部評(píng)鑒、任用、提拔的重要依據(jù)，更是對(duì)單位人事檔案工作的清查。以此為契機(jī)，對(duì)以上問題進(jìn)行分類，集中整改，確保審核工作落到實(shí)處，做到凡事有交代，件件有著落，事事有回音，才能積極推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。（1）出生日期不一致的解決方式。第一，主動(dòng)聯(lián)系干部戶口所在地的戶籍部門，調(diào)取原始戶籍材料，如果原始戶籍材料形成時(shí)間早于人事檔案中材料的形成時(shí)間，且原始戶籍材料真實(shí)可靠，則可按照原始戶籍材料記載的出生日期進(jìn)行修正。第二，如果難以獲取原始戶籍材料，可先通過邏輯推斷等方式鑒別。例如，鑒別該干部入學(xué)、入黨、入伍、參公時(shí)是否符合政策規(guī)定的年齡，或與其父母、兄弟姐妹的出生日期做對(duì)比，分析是否存在不符合邏輯和常識(shí)的情況。第三，如果經(jīng)邏輯推斷，確定并非因入學(xué)、入黨、參公等情況獲利，且無法調(diào)取原始戶籍資料的，需要由組織人事部門召開會(huì)議。經(jīng)綜合研判、組織商議，并結(jié)合《中共中央組織部、人事部、公安部關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41 號(hào)）要求，“對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。也就是說，以干部人事檔案中最早形成材料中記載的出生日期為依據(jù)。（2）工作日期不一致的解決方式。針對(duì)工作日期不一致的問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系干部本人，獲取首次參加工作時(shí)的聘用文件、勞動(dòng)合同、社保繳納、工資發(fā)放記錄、轉(zhuǎn)正定級(jí)表等材料，明確用工時(shí)間、正式入職時(shí)間、簽訂合同時(shí)間以及轉(zhuǎn)正定級(jí)時(shí)間，具體情況具體分析。根據(jù)中共中央組織部發(fā)布的《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》（組工通訊總2764號(hào)）相關(guān)規(guī)定，如果是1992年7月23日《全民所有制工業(yè)企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制條例》施行之前參加工作的，應(yīng)當(dāng)以勞動(dòng)者初次參加工作時(shí)縣級(jí)以上勞動(dòng)人事部門審批時(shí)間作為認(rèn)定依據(jù)；如果是1992 年7 月23 日之后，2008 年1 月1 日之前參加工作的，應(yīng)當(dāng)以首次簽訂勞動(dòng)合同之日或企業(yè)辦理錄用手續(xù)之日作為認(rèn)定依據(jù)；如果是2008 年1 月1 日《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》施行后參加工作的，應(yīng)當(dāng)以用工之日作為認(rèn)定依據(jù)。（3）材料收集不規(guī)范的解決方式。針對(duì)材料更新不及時(shí)，關(guān)鍵要素不完整的問題，可以按照人員或材料類別進(jìn)行分類，列出問題清單，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員，補(bǔ)充缺失材料和關(guān)鍵要素。例如，獎(jiǎng)勵(lì)類材料可在每年年末統(tǒng)一收集單位職工本年度所獲榮譽(yù)證書；工資變動(dòng)情況可在人事管理系統(tǒng)查詢，制作《干部工資檔案表》后統(tǒng)一歸檔；學(xué)歷學(xué)位材料可以通過學(xué)信網(wǎng)、學(xué)歷網(wǎng)查詢下載學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告；畢業(yè)證等復(fù)印版材料，應(yīng)在加蓋組織人事部門公章后歸檔保存。

2.做好歸檔工作。歸檔工作是檔案管理中重要且關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，把好歸檔關(guān)，就守住了檔案規(guī)范性的底線，也為后續(xù)的管理環(huán)節(jié)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（1）要加強(qiáng)材料收集。既要做好定期收集，又要做好平時(shí)收集。檔案工作人員應(yīng)將材料收集作為專項(xiàng)工作，并列入年度工作計(jì)劃。特別是針對(duì)需要定期統(tǒng)一更新的材料，例如年度考核材料、工資變動(dòng)材料等，可結(jié)合工作實(shí)際，統(tǒng)一組織開展更新、收集工作。另外，針對(duì)日常工作中形成的零散材料，應(yīng)在材料形成后第一時(shí)間提醒干部盡快提交，并做到即時(shí)收集即時(shí)歸檔。同時(shí)，還可以結(jié)合保密檢查、節(jié)假日文件清理，或在人事變動(dòng)時(shí)將零散材料統(tǒng)一收至檔案室保存并歸檔，避免丟失遺漏。（2）強(qiáng)化入檔審核。既要加強(qiáng)事前控制，又要做好長(zhǎng)效管理。入檔材料質(zhì)量的好壞，大多是由材料形成時(shí)決定的，因此要從源頭抓起，在入檔前就把好質(zhì)量關(guān)。在單位引進(jìn)人才、調(diào)入職工或在更新人事檔案材料時(shí)，應(yīng)該認(rèn)真審查材料的價(jià)值性、完整性和真實(shí)性，鑒定歸檔材料是否屬于人事檔案歸檔范圍，有無保存價(jià)值，審核歸檔材料是否完整、齊全，審查歸檔材料是否真實(shí)可靠，能否反映干部本人基本情況[2]。要重點(diǎn)關(guān)注“三齡兩歷一身份”是否真實(shí)無誤，及時(shí)剔除不屬于歸檔范圍的、重復(fù)的、信息錯(cuò)誤的、缺乏證明價(jià)值的無用材料，補(bǔ)全簽字、蓋章、日期、照片等缺失的手續(xù)和要素，為后續(xù)工作減少不必要的麻煩。

入檔工作也不是一勞永逸。要遵循干部人事檔案動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，將干部人事檔案審核專項(xiàng)工作常態(tài)化。既要在日常工作中嚴(yán)守規(guī)矩，做到凡進(jìn)必審、凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審[3]，又要定期開展檔案審核工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。只有如此，才能減少工作失誤，確保檔案真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活即時(shí)。

（二）提高思想認(rèn)識(shí)。由于人事檔案具有保密性，導(dǎo)致社會(huì)公眾對(duì)人事檔案普遍缺乏認(rèn)識(shí)。一方面，單位職工對(duì)人事檔案的了解程度不夠，重視程度不高；另一方面，缺少專職檔案員，兼職檔案員管理意識(shí)不強(qiáng)、管理能力不足也是當(dāng)前本單位的基本現(xiàn)狀。因此，加強(qiáng)宣傳教育，提高職工思想認(rèn)識(shí)，提升檔案工作人員管理能力，在全單位范圍內(nèi)形成重視檔案、認(rèn)識(shí)檔案的氛圍，對(duì)人事檔案工作的開展有積極作用。

一方面，要通過大力宣傳，強(qiáng)化廣大職工的檔案意識(shí)。通過線上線下結(jié)合的方式，例如，制作宣傳手冊(cè)、展板，開展宣傳講座，利用微信、微博等平臺(tái)轉(zhuǎn)載科普文章等，宣傳人事檔案的重要性，宣貫人事檔案有關(guān)規(guī)定，普及基本的檔案常識(shí)，提高廣大職工的思想認(rèn)知度和工作配合度。通過以上方式激勵(lì)職工認(rèn)真規(guī)范填寫需要?dú)w檔的材料，及時(shí)將滯留在自己手中的材料交由組織人事部門歸檔保存，既能保障檔案的規(guī)范程度，又有利于提高檔案工作效率。另一方面，要通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的管理意識(shí)和工作水平。檔案工作人員應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作的必要性和重要性，樹立對(duì)檔案工作的榮譽(yù)感，培養(yǎng)自覺學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。要認(rèn)真研讀《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等政策性文件，閱讀人事檔案管理相關(guān)的書籍或論文，在學(xué)中做，在做中學(xué)，避免因知識(shí)水平不足出現(xiàn)工作疏漏。同時(shí)，單位可積極組織或推薦檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動(dòng)與其他單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法與技術(shù)，優(yōu)化工作方法，提升工作能力，推動(dòng)人事檔案工作邁向新臺(tái)階[4]。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。檔案管理想要與時(shí)俱進(jìn)，必須要跟上信息化建設(shè)的步伐。2021 年1 月1 日頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》新增了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的章節(jié)，特別強(qiáng)調(diào)“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，并且鼓勵(lì)支持機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

當(dāng)前，基層單位檔案信息化建設(shè)仍處在起步階段，存在基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、工作經(jīng)驗(yàn)不足等問題。因此，在今后的工作過程中，要結(jié)合經(jīng)費(fèi)狀況及工作實(shí)際，在以《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為準(zhǔn)則的前提下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的作用，使檔案管理更加高效、便利[5]。

第一，利用辦公軟件，結(jié)合干部人事檔案專項(xiàng)審查結(jié)果匯總統(tǒng)計(jì)人事信息，方便信息的提取和利用，避免出現(xiàn)個(gè)人信息不一致的情況。第二，采購(gòu)國(guó)家規(guī)定的掃描儀器和專用硬盤，將紙質(zhì)檔案電子化，長(zhǎng)久存儲(chǔ)人事檔案材料。第三，購(gòu)置或租用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提供即時(shí)查詢服務(wù)，并與辦公系統(tǒng)連接，有效提高檔案利用率和管理效率。第四，做好電子檔案加密和備份，加強(qiáng)信息安全、保密工作和信息化建設(shè)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，做好硬件及軟件支持，緊跟檔案管理信息化的發(fā)展步伐。