做好國有企業辦公室文秘工作的路徑

陳慶賢 福建省泉州市泉港區人力資源和社會保障局

文秘，是文書與秘書的總稱，他們主要完成領導交代的各項任務，有承上啟下、聯系內外的作用，為領導起到參謀和助手的作用。相比一般單位的辦公室文秘，國有企業的辦公室文秘需要具備更高的素質和更強的工作能力。如何在工作量驟增、工作內容愈加復雜的新時代做好文秘工作，成為國有企業辦公室文秘的重點思考內容。文章將圍繞這些內容展開探究，旨在為更多辦公室文秘工作者高質量完成工作，帶去有益思考和有效幫助。

一、文秘工作內容

文秘工作的主要內容可以歸納為以下幾點：

1.信訪接待工作：接聽、轉接來電，接待來訪人員。若收到來信，及時拆封、認真閱讀和做好摘記，最后準確交辦，若群眾需求超出個人能力范圍或職權范圍，則要上報處理，將各項事務合理解決。對來訪人員做到熱情接待，平等交流，始終以微笑示人，不給人高高在上的感覺，對反映的問題進行恰當處理。

2.公務接洽工作：指的是辦理領導機關、平行單位、下級組織和本機關聯系公務事宜的接洽工作。辦公室文秘主要在其中起到“窗口”作用，如接待領導、解決來訪者的食宿和交通問題、答復詢問等，消除來訪人員的各種不適感、迷茫感，協助來訪人員順利開展工作。前提是文秘工作者熟悉來訪的領導及其他人員情況，與有關部門保持密切聯系，確保接待工作圓滿完成。

3.辦公室常規工作：主要指擬定公文和辦理公文。其中，擬定公文是結合領導意圖和領導班子的決定起草演講稿、重要文件等，主要起到傳達意圖、發布政令、憑證記載等重要功能。辦理公文，主要由發文處理和收文處理構成。其中，發文包含擬制、核簽、審核、簽發等環節，而收文則包含簽收、分送、批辦、承辦等環節[1]。

4.調查研究工作：針對領導當前關心的問題、急需解決的問題，調查相關情況并作重點分析，將了解的狀況以報表形式呈交給領導，為領導做出正確決策提供重要依據。涉及的每一項調查研究都涉及三個階段工作，分別是調查準備、調查實施和調查總結收尾，在三個階段中完成確立調查題目、廣泛搜集調查對象的信息、整理搜尋到的信息、分析并寫成報告等工作。

5.信息處理工作：主要指對手頭掌握的信息做收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本操作，或是自行搜集信息并完成一系列加工的操作，為的是發揮信息價值，善于從信息中發現苗頭、問題，從而反饋給相關部門，用來提高工作質量、消除隱患。值得一提的是，作為國有企業的辦公室文秘工作者，會接觸到各式各樣且大量的信息，有些信息涉及機密，所以務必做好保密工作。

6.監督檢查工作：監督檢查共涵蓋三方面內容，一是對政策、方針、路線、目標等落實情況進行監督檢查；二是對領導批辦事件承辦情況進行監督檢查；三是對文件和會議事項進行監督檢查[2]。這個過程中，文秘可以催辦檢查、實地調研、日常查辦等，更好地向上反映情況、向下做出指示。

7.溝通協調工作：文秘的溝通協調工作涉及范圍廣，除了對上協調，即領導之間的相互協調，還會對下協調、上下級雙方協調、同屬部門協調等，常見的還有會議協調、公文活動協調等，調研工作中甚至會登門拜訪協調、召開會議協調、送文上門協調等。

8.辦理組織會務工作：即辦會，指的是機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類事務，為的是確保會議如期召開并取得應用成效，為會議的召開與結束提供輔助性服務。辦公中，文秘要重點協調與安排會議議題，與各方取得聯系，將會議中提及的各項內容整理成文件，已經立題的成熟文件交給領導，決定是否參與會議討論[3]。另外，會議也要做全局統籌安排，如會議時間、地點、人員、座位等。在此基礎上，辦公室文秘還要對會議中的各項文件進行印發、傳遞、歸檔等，留有會議記錄。辦公室文秘要做好會議各項記錄，參與到會議善后工作中，如督促檢查會議決策的落實、編寫簡報等。

二、新時代做好國有企業辦公室文秘工作的具體路徑

（一）在工作環境中突出個人的優越素養

做好國有企業辦公室文秘工作，以文秘工作者具備良好素養為前提。文秘工作者要善于發揮這些素養在工作中的作用，在工作環境中有出色表現：

一是領會領導意圖。身為國有企業領導助手的文秘工作者，要準確把握和理解領導的意圖和思想，即“聽懂”領導在說什么。與此同時，要及時反饋領導關心的信息，做到妥善、合理的回應，這就需要文秘工作者具備一定的政治修養和政策水平，若可以做到想領導之所想、急領導之所急則更好，要求文秘工作者具備一定的預見性和超前性，真正成為領導的參謀助手。值得一提的是，面對不同類型領導，文秘工作者也要從容不迫和巧妙應對。文秘工作者要從協助領導工作和維護單位的整體利益出發，忠于職守，在尊重領導的意見、權威的前提下，適當提出自己可行的意見和建議。要承受住一定壓力且不盲目附和，有自己的想法，同時也要避免語言過于直白。還要掌握一些工作方法，講究一定的工作藝術。總而言之，不管面對什么類型的領導，文秘工作者都要懂得領會領導意圖，可從領導的話語中察覺細微變化，成為領導的有力助手。

二是講究說話技巧。國有企業是處理內外事務的重要場所，也是對外聯絡、對內溝通的重要部門，相比于一般國有企業的辦公室環境，文秘工作者所處的辦公室環境更嚴肅，所以文秘工作者說話要更嚴謹，以免造成不必要的影響、產生不必要的錯誤。首先，文秘工作者要以良好形象示人，保持精神飽滿的工作態度，面帶真誠的微笑，態度和藹、與人親善，與人對話的語氣要柔和、富有親切感，不能過于強硬，少用命令語氣，更不能妄自菲薄，要掌握正確與人對話、溝通的技巧和禮儀[4]。面對辦公室內的紛紛擾擾，更要潔身自好，不信謠、不傳謠。其次，在與領導的溝通中，說話要自信，該謙虛就謙虛，始終保持良好的態度。面對領導的批評，要認真反思自己而非與領導爭吵，講究與領導說話的技巧，語言簡單明了，準確表達并凝練領導需求的信息，避免與領導的溝通無效和低效。

三是突出身為文秘工作者的其他素養。國有企業辦公室文秘工作者要有較高政治覺悟，具備基本的談話、撰文、搜集信息、處理問題等能力，品行端正、工作踏踏實實和兢兢業業，對領導和國有企業絕對忠誠，既要謹慎又要開放，不能唯唯諾諾、畏畏縮縮，要敢于在領導面前表現自己，更重要的是坦誠相待，真正做到無私無畏，勇于承認和改正錯誤，不見風使舵，頭腦靈活和思維敏捷，關鍵時刻顧全大局，可以從全局視角考慮問題，更要具備創新意識、開拓進取精神，將小事辦細致、將大事辦周到，真正在崗位中凸顯個人價值。

（二）在完成工作中突出個人能力

完成工作是國有企業辦公室文秘工作者“硬實力”的重要體現，不管在哪個時期、哪個階段，文秘工作者都要通過出色、及時完成工作體現個人能力，成為令領導信賴和滿意的工作助手。

其一，做好文字起草和信息收集工作。文秘工作者具備基本的撰寫稿件能力，既要領會中央及上級機關的指示精神，又要了解地方實際情況，將政策準確“上傳下達”，夯實理論基礎，真正做到眼觀六路、耳聽八方，準確用字，撰寫出高質量的文字材料，也要在此基礎上善于搜集與之有關的重要信息，緊跟時代潮流并從多個方面搜集信息，包括報刊、電視、電腦信息平臺、手機交流和互動軟件等，敏銳發現信息苗頭，為領導決策提供動向。

其二，做好群眾來信和對外接待工作。在國有企業中，信訪工作是一項重要的、經常性的政治任務，正確處理群眾來信至關重要，文秘工作者要做到“封封必拆”和“要點逐一記錄”，針對自己難以解決的問題，要反饋到領導那里，避免某些問題嚴重化、某些事件不可控[5]。若有群眾來訪，文秘工作者要禮貌接待，傾聽群眾反映的情況，接受群眾的意見和建議，在與群眾對話和互動中達到相互尊重、相互平等、舉止得體等標準。

其三，做好提案預案與保密工作。在工作過程中要考慮周全、顧全大局，要比領導思慮得更周全和替領導去操心，時刻具備前瞻性、超前性思想，真正做到居安思危，有條理、有層次性地開展工作，保質保量并以最快速度完成工作，做到“今日事今日畢”。與此同時，文秘工作者會因為工作需要而接觸到各種機密文件，了解到各種高級別內容，因此要做到嚴守秘密，不該問的不問、不該看的不看，對工作中了解到的一切重要信息都做到守口如瓶，同時將文件規范保管和存檔。

其四，做好決策、組織協調等工作。國有企業文秘工作者不管在什么時候，都要認真完成交付下來的各項工作，將工作辦細致、辦出色，即使它是一件小事。為替領導分憂，可以積極為領導出謀劃策，更要將掌握的情況、搜集的資料敘述給領導或是呈遞給領導，協助領導做出正確決策。與此同時，還要粗中有細、文武兼備，大事要干得了，小事也要能干，在大事上不犯糊涂，在小事上也要謹慎，在大事的決斷上要有獨立思考能力、辨別是非能力、綜合分析能力[6]。組織協調方面，文秘工作者要協商、制訂計劃，各項人際協調工作也要做好，打通人員與人員、部門與部門間的溝通壁壘，消除矛盾與隔閡，充分動員各個人員、各個部門的主觀能動性，構建生機勃勃、積極向上的內部氛圍，帶動更多人進步與成長。

總而言之，新時代國有企業辦公室文秘工作者要在工作中投入較多精力和心血，發揮組織、撰寫、匯報、搜集信息等多種能力，讓領導安心、放心，將工作高質量完成，做到“事事有回應”，不擅自做決定，不管大事小情，都認真與嚴謹完成，在工作中不松懈神經，更要“隨叫隨到”，為領導分憂解難，且身心健康，具備較強心理素質，不被困難和挑戰壓倒，切實讓自己的工作能力有目共睹[7]。

（三）養成終身學習習慣并督促自己不斷進步

身為國有企業辦公室文秘工作者，不能只圖“一時表現好”“一時工作出色”，需追求“長久表現好”“長久工作出色”，以免落后時代、無法勝任崗位工作。

要知道，時代在進步、社會在發展，國有企業辦公室文秘工作者面對的挑戰只會越來越多，自己若是停滯不前，被時代淘汰是遲早的事情。為此，養成終身學習習慣、督促自己長久進步至關重要，容不得文秘工作者有一絲松懈。可酌情參考如下建議：

一是積極參與單位組織的各項培訓。在培訓中學習知識、開闊視野和提升個人工作能力，讓自己經受得住各種考驗，要積極參與到黨性教育、思想政治教育中，確保自己的政治覺悟不斷提高，時刻保持清醒的頭腦，思想和行動上始終與黨中央保持一致[8]。與此同時，要重點提升自身的信息技術水平、創新能力、解決問題能力等，跟進時代發展的步伐，不斷完善自身，讓自己有能力、有責任、有文化、有擔當、有道德，輕松勝任各個階段下的崗位并高質量完成手頭工作，將精力、熱情和青春奉獻在崗位中，日復一日地兢兢業業、勤勤勉勉，看重工作并且謹慎處理各項棘手問題，不給領導增添煩惱。

二是工作外多關注與工作內容息息相關的信息。包括新出臺的政策、各地經濟發展新動向、黨的重要會議等，隨時隨地地武裝頭腦，避免思維固化、行動滯后和遲緩，要開闊視野并做到“多思、多看、多聽、多悟”，鍛煉自己敏銳的洞察力、沉著冷靜的應變力、深刻的觀察力等，讓綜合能力不斷提升[9]。與此同時，在讓自己“博學而多識”過程中，要善于將所見所聞融入編寫的文件中，確保先進思想融入工作各處，讓積累的文化底蘊支撐自己開口講話、提筆能寫和遇事巧辦，也對領導的意圖了然于胸，確保工作不死板、拘于形式，確保完成的工作令領導滿意。

三是積極與同事交流工作方法。學習中忌諱“關門造車”，需要學會與人合作并在與他人交流中“取經”，為此，國有企業辦公室文秘工作者要積極向前輩請教，始終保持謙虛態度，不在前輩面前班門弄斧[10]。另外，要發現同事工作中的優點，積極與同事交流工作方法，在相互幫助中積累豐富的工作經驗，讓自己在向他人學習的過程中取得進步，不妄自菲薄，但也不驕傲自大，接受與肯定“每個人都有出色的一面”這個事實。與此同時，要學會與同事、其他單位人員合作，強化工作能力，贏得他人尊重，與周圍同事和睦相處、團結一致，不給領導添亂。

四是提高個人道德水平。這是國有企業辦公室文秘工作者真正立足的關鍵所在。國有企業辦公室文秘工作者要切實踐行“忠誠老實，實事求是”這八個字，將其作為自己工作中的座右銘，時時警示自己、時時勉勵自己，做到對領導、對組織、對同志的絕對忠誠，不虛與委蛇，真誠與人打交道。同時，信守承諾，答應的事情必須完成，最重要的是不撒謊、不隱瞞、不欺騙，也要表現出敬業、專注、責任、擔當、雷厲風行等品質，在崗位中任勞任怨、埋頭苦干，尊重領導的同時，也不盲從，不回避問題、不逃脫責任，真正凸顯個人魅力。

總體說來，新時代國有企業辦公室文秘要面對更具挑戰性的工作，所以要不斷完善自身、督促自己進步，為的是提升崗位適應力、讓領導對自己及完成的工作滿意，這樣才可以避免自身被時代所淘汰[11]。對此，辦公室文秘工作者要從思想、言行、心理、工作技巧等方面做全面革新，實現由內到外的轉變、升級，懂得領導意圖、理解政策綱要并有指向性地落實工作，避免在工作中拖后腿，避免給領導徒增煩惱，成為領導信賴、肯定的優秀助手，為領導排憂解難、獻計獻策，不負領導期望。

三、結語

綜上所述，新時代背景下，國有企業辦公室文秘工作者面對的是更高的工作要求、更多的工作挑戰，需要文秘工作者認真思考做好各項工作的路徑和方式方法。本文對此作了重要論述，希望可以給諸多國有企業辦公室文秘工作者帶去啟發和幫助，同時也希望各個文秘工作者積極進取，不停下進步與成長的步伐，更要強化心理素質，如此才可以輕松勝任崗位工作、出色完成崗位工作，獲得領導青睞、其他同事的認可，為國有企業做出應有的貢獻。