使用Vlookup 函數比對兩表數據提高工作效率

□王立國

在考試招生實際工作中，我們經常需要利用Excel或WPS表格處理大量的數據。比如需要從全市/區考生報名信息庫中快速查找某個特定群體（如藝術校考合格考生）名單上每名考生所在的報名點、班級信息及電話號碼等。如果人工逐一查找會非常耗費時間和精力。現在我們有一個簡單有效的方法，那就是使用Vlookup函數快速查找數據。該函數是一個查找函數，給定一個查找的目標，它就能從指定的查找區域中查找返回符合查找條件的值。它的基本語法是：Vlookup（查找目標，查找范圍，返回值的列數，精確OR模糊查找）Vlookup函數在Excel和WPS表格中均可以使用。下面以Excel為例為大家演示如何使用Vlookup函數實現比對查找。

假設有兩個表格， 分別是S h e e t 1 和Sheet2，Sheet1中有考生號、姓名，Sheet2中有考生號、姓名、報名點名稱、所在班級、聯系電話等等。

首先我們通過比對找到考生所在的報名點，在Sheet1的任意空白列中，輸入以下公式：=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:G,5,0)

這個公式的含義是，在Sheet2的A到G列中查找考生號A2所對應的信息。如果找到了，返回該條信息第5列的值；否則返回錯誤值。

接下來，通過自動填充將其他考生的報名點信息查找出來，通過向下拖動鼠標到最后一名考生或將鼠標放到C2單元格右下角變成十字后雙擊鼠標即可完成。

這樣，就得到了考生的報名點，Sheet2中沒有的考生就顯示為錯誤#N/A。

要找到考生所在班級，在Sheet1的報名點后面列中，輸入以下公式：=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:G,6,0)，并使用同樣方法進行填充。

在Sheet1的班級右側增加“電話號碼”列名，選擇列名下的第一個空白單元格，輸入以下公式：=Vlookup(A2,Sheet2!A:G,7,0)即可得到考生的電話號碼。使用同樣方法填充所有考生電話號碼。

需要注意的是，在處理大量數據時，使用Vlookup函數可以幫助我們快速核對兩個表格中的數據。但是，如果需要核對的數據非常多，那么可能會影響Excel的性能。為了避免這種情況，可以使用以下幾個技巧：

優化Vlookup函數：Vlookup函數的性能受到許多因素的影響，包括數據的規模、查找范圍的大小、數據的精度等等。為了提高Vlookup函數的性能，可以嘗試以下優化技巧：

●減少查找范圍：將查找范圍限制在一個比較小的區域內，可以提高Vlookup函數的性能。

●減少數據的精度：如果數據中有許多小數或者千位分隔符等等，會影響Vlookup函數的性能。因此，可以考慮將數據進行格式化或者篩選，以減少數據的精度。

●使用多個查找區域：如果查找范圍非常大，可以將其分成多個小區域，每個區域查找一部分數據，以提高查找效率。

通過以上幾個技巧，可以幫助我們更加高效地處理大量數據，快速核對兩個表格中的數據。

總的來說，Vlookup函數是一個非常實用的數據處理工具，可以極大提高我們的考務工作和信息管理工作效率。例如，實際工作中，還可以通過這個函數實現報名表和體檢表的比對，查找沒有參加體檢的考生名單；通過比對報名庫和編場庫查找沒有參加編場的考生，通過比對報名庫和繳費名單查找沒有繳費的考生等功能。通過這種方法也可以將不同年份各院校專業投檔線進行查詢比對，得到各院校專業不同年份投檔線的對比情況，供我們報志愿參考使用。當然，除此函數外，我們也可以使用Index等函數來實現上述功能，高版本的Office(2019以上或WPS365）中也可以使用更加靈活的Xlookup函數來實現，希望此文能給您提供幫助。