做好干部職工人事檔案管理工作探析

文/楊旭

為保證單位各項管理工作順利開展，管理人員要轉變觀念，在人事檔案管理各個環(huán)節(jié)中做好基礎工作和利用工作，提升人事檔案管理工作效率。

人事檔案記載著每個員工的個人信息，對單位開展考核培訓、干部選拔、人才培養(yǎng)、人力資源規(guī)劃等有著重要意義。為保證單位各項管理工作順利開展，管理人員要轉變觀念，堅持“對黨負責、對干部負責、對職工負責”的理念，在人事檔案管理各個環(huán)節(jié)中做好基礎工作和利用工作，提升人事檔案管理工作效率，從而保證干部職工人事檔案管理工作的規(guī)范性、全面性和有效性，使干部職工人事檔案管理工作得以有序開展。

眾所周知，一個人的人事檔案是其思想道德修養(yǎng)、學習與工作經(jīng)歷、業(yè)務能力水平的紙質版縮影。通過人事檔案可以初步篩查出一個人的基本信息，并對該個體有一個“初步印象”。所以，對人事檔案進行科學分類與優(yōu)化管理，可以推動人力資源管理工作的進程，促進人力資源檔案管理工作跨越式發(fā)展。

做好干部職工人事檔案管理工作的重要性

規(guī)范的干部人事檔案是挖掘優(yōu)秀人才的重要依據(jù)。首先，人事檔案承載的信息關系到單位干部的聘用、考核、選拔、晉升、調動、退休等諸多環(huán)節(jié)，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評價人才的重要基礎，是組織對干部考察的重要參考，規(guī)范的干部人事檔案可以提供真實有效的干部信息，對單位合理選拔任用優(yōu)秀人才開啟了最直觀的一扇“窗”。其次，提升干部人事檔案管理水平是維護單位良性運轉的關鍵。選配思想政治素質好、業(yè)務能力強、工作作風正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，并根據(jù)規(guī)定對干部人事檔案加強管理，讓干部有意識、自覺地補充完善檔案信息，從而推動單位整體人才隊伍素質提升。在干部的成長過程中，干部人事檔案能夠幫助組織清晰地了解干部成長動態(tài)，以及有效地幫助組織發(fā)現(xiàn)人才、留住人才、充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢作用，從長遠角度來看，指導了單位干部隊伍發(fā)展方向，有力地促進了單位良性運作。再次，規(guī)范干部人事檔案管理是做好基礎性服務工作的體現(xiàn)。一份規(guī)范完整的干部人事檔案，可以體現(xiàn)干部晉級晉升的全過程，是干部工資待遇兌現(xiàn)的依據(jù)。在干部退休時，每一段工作經(jīng)歷材料，可用于佐證干部的成長軌跡，對退休待遇的測算和兌現(xiàn)至關重要。在選擇崗位最優(yōu)人才時，可以通過規(guī)范的干部人事檔案的基礎性材料，全面了解干部的品質，挖掘出最適合的人才予以任用。最后，干部人事檔案數(shù)字化應用也是一項標準化工程，可直觀有效地提升干部人事檔案的靈活利用率，切實保護好檔案原始紙質材料，有利于強化干部人事檔案管理。

干部職工人事檔案管理面臨的主要問題

管理制度需要更新。在現(xiàn)代化的單位管理模式下，單位需要根據(jù)時代的發(fā)展對管理制度進行更新，否則就會出現(xiàn)人才流失、人才資源配置不合理等問題。尤其是現(xiàn)代化信息技術加入單位人力資源管理中，使得傳統(tǒng)的管理方法與現(xiàn)代的管理手段之間存在一些問題，導致機制不完善，影響管理的效率。

檔案記載信息與組織掌握不一致。首先是出生日期方面的信息不一致。部分干部職工人事檔案中的出生年月填寫混亂，身份證、入黨志愿書、學籍卡以及干部職工任免審批表記載的時間存在著不同，或者出現(xiàn)了農(nóng)歷時間和陽歷時間交叉填寫的情況。其次是干部職工參加工作時間信息記錄缺乏準確性。在部分干部職工人事檔案中，參加工作的時間出現(xiàn)了前后不一致的情況，出現(xiàn)這個問題或是因為干部職工到人社部門、具體單位報到的時間不一致，部分檔案材料如錄用審批表、報到證與轉正定級審批表記載的工作時間不一致。最后是黨員材料記載信息不夠準確。記錄時間或是支部大會通過干部職工成為預備黨員的會議時間，或是將明確同意預備黨員轉正的時間作為入黨時間，另外還存在將干部職工人員正式通過審核成為預備黨員的時間和入黨時間節(jié)點混為一談。這些記錄信息與組織掌握不一致現(xiàn)象的出現(xiàn)，對于今后干部職工的評價、選拔和工作認定產(chǎn)生影響。

專業(yè)設備設施不足造成檔案建設滯后。目前，我國機關單位人事檔案工作有近70%仍停留在傳統(tǒng)的紙質管理階段，檔案存放柜、密集架等基礎設備設施陳舊，在防火、防水等硬性安全指標方面不盡如人意，由于財政預算等方面因素，專業(yè)性檔案管理硬軟件的開發(fā)與應用難度大，導致單位參與檔案信息化建設的積極性不高，阻礙了新時代檔案信息化建設的發(fā)展。

做好干部職工人事檔案管理工作的措施

豐富內(nèi)容，優(yōu)化從嚴管檔工作體系。做好基礎性工作，應用長遠發(fā)展的管理理念，不斷完善檔案管理制度內(nèi)容，著重開展干部職工人事檔案管理體系構建工作，豐富各項規(guī)章制度，保證檔案管理過程中涉及的各個環(huán)節(jié)具有科學合理性。結合工作實際，健全干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善干部人事檔案材料管理制度，并對工作職責進行細致劃分，保證各項工作按序開展，提升管理效果。

嚴把專項審核關，維護干部職工人事檔案信息的真實性。首先要嚴格審核程序。在審核過程中，應該嚴格按照審核程序進行，對文件規(guī)定的審核登記、匯總分析、調查核實、組織認定、問題處理、材料歸檔等環(huán)節(jié)進行細化分解，明確內(nèi)容、要求及人員責任，確保每卷檔案的審核信息真實準確。其次是嚴格調查核實。對于干部職工人事檔案中涉及“三齡二歷一身份”的信息，需要實施對應資料補充工作，要嚴格按照規(guī)定，由組織進行調查核實。最后要嚴格認定標準。在審核過程中持續(xù)匯總審核工作中發(fā)現(xiàn)的各類問題，始終以專審工作的基本原則作為認定階段的出發(fā)點，對照政策規(guī)定逐一進行研究分析和甄別，最終形成一致意見，維護干部職工人事檔案的真實性。

以更新先進設備為重點，邁向檔案管理的信息時代。把握新時代網(wǎng)絡信息技術帶來的效率紅利，積極探索現(xiàn)代化管理模式。硬件方面。改善或者新建符合現(xiàn)代化標準的檔案庫房及密集架，尤其做好庫房安全性、保密性工作，在庫房溫濕度、監(jiān)控報警、密集架移動、出入門禁等方面全面實現(xiàn)自動化、智能化，淘汰存放人事檔案的紙質檔案袋、檔案盒，更換為保存質量更好的塑料檔案盒，使人防、物防、技防三位一體，安全防范體系更加完備。軟件方面。加強政策引導，明確準入門檻，鼓勵支持軟件開發(fā)單位參加現(xiàn)代化檔案管理模式建設。同時，完善檔案信息化軟件開發(fā)的規(guī)范標準，增強安全保密性、兼容性、推廣度；明確軟件開發(fā)的基礎功能，實現(xiàn)動態(tài)查詢、完善售后服務保障，并及時完善更新檔案信息管理系統(tǒng)。

及時更新干部職工檔案材料，做好組織認定，確保單位干部職工檔案的真實有效。組織部要求從嚴管理干部職工人事檔案，要求對每一位干部職工的“三齡兩歷一身份”進行組織認定。在實際工作中，單位干部職工人事檔案管理人員，應該要做到熟悉掌握政策規(guī)定，認真履行規(guī)范程序，加強日常檔案管理。對于干部職工的“三齡兩歷一身份”應該經(jīng)組織人事部門通過認真核查原始檔案材料，甄別材料真實性，按照認定依據(jù)，提出認定意見，經(jīng)過黨組（黨委）會議研究確認后，予以認定。而經(jīng)過組織認定的信息，不允許隨意變更。對于學歷更改等變更情況，應要嚴格規(guī)范地經(jīng)過組織程序進行審核認定后，及時將原始材料完整地歸入干部職工個人檔案中，以此確保干部職工個人檔案的真實有效。

提高管理人員的整體素質。管理者的專業(yè)水平對檔案管理的效果有重要影響。因此，在進行檔案管理過程中，本單位應重視對檔案管理人員的專業(yè)素質培訓。檔案管理人員通過各單位之間的考察、教育、培訓和理論交流，學習和運用先進的干部人員檔案管理概念和方法，提高對各單位檔案管理的理解和責任感，對于完善檔案管理體系有著積極作用。此外，應對人力資源檔案管理的工作人員進行定期考核，提升管理人員檔案管理工作的質量，為單位的發(fā)展和人才能力的充分發(fā)揮提供保障。

面對新形勢新任務新要求，應進一步做好干部職工人事檔案管理工作，在確定管理要求的基礎上，從多個角度出發(fā)，嚴格管控檔案管理行為。同時，完善管理制度，轉變管理方式及工作思維，為后續(xù)實現(xiàn)安全化、標準化、信息化建設目標創(chuàng)造條件，進而促進單位的可持續(xù)發(fā)展。