現階段優撫醫院檔案建設信息化工作探討

宋萍

摘 要：檔案信息化在優撫醫院的發展中起著至關重要的作用，不僅可以為病床管理、手術安排等提供有力的支撐，還能夠極大地提升優撫醫院的管理效率。優撫醫院的檔案信息涵蓋了多個部分，如人事檔案、病歷檔案等，為了更好地滿足其服務需求，防止檔案丟失，應當采取有效的措施，加強對檔案的管理，實現檔案管理信息化，從而提升服務水平，實現優撫醫院的長遠發展。文章詳細論述優撫醫院檔案管理實施信息化建設的作用，分析了目前存在的挑戰，并提出了一些實際的改善方法。

關鍵詞：優撫醫院；檔案建設；信息化

引言

檔案管理在優撫醫院中起到至關重要的作用，隨著醫院的發展，存儲的檔案資料越來越多，傳統的檔案管理方式已經不能滿足當前的需求，因此，改進和完善檔案管理模式顯得尤為迫切。由于紙質檔案的保存和查詢比較困難，容易受到外界環境的影響，因此，為了有效地提升優撫醫院的檔案管理水平，需要利用信息技術減輕檔案管理人員的負擔，同時，還可以改善優撫醫院的服務水平，以確保其可持續發展。

一、優撫醫院檔案管理實施信息化建設的作用

在傳統的檔案管理流程中，檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力和高強度的勞動。由于醫院的特殊性，需要開展復雜的信息收集、整理、分類。通過采用先進的信息技術，檔案管理可以更加高效地完成檢索、查找、立卷和歸檔等工作，降低管理人員的工作負擔，并減少了人為操作帶來的錯誤，提高了檔案管理的質量。過去，檔案管理工作需要大量的紙質文件，不僅消耗大量的時間和精力，還需要投入大量的資源。然而，由于檔案管理水平較低，再加上相關規章制度的限制，使得資料查詢需要經歷復雜的流程。通過采用信息技術，檔案管理可以實現自動化，減少管理人員的工作量，檔案管理不再需要人工干預，也不會出現漏交信息或信息資料不完整等問題。通過實施醫院檔案管理信息化建設，不僅可以將文件按照特定的分類開展有效管理，減輕工作人員的負擔，降低了檔案管理中出現的失誤。

1.有利于提高醫院檔案管理水平

隨著信息技術的飛速發展，我國大多數優撫醫院已經實現了信息化，檔案信息化建設也取得了長足的進步，大幅提高了工作效率，克服了傳統檔案管理的局限性，使得優撫醫院在管理水平和醫療服務方面取得了顯著的提升。同時，也有助于提升臨床服務，滿足社會對醫療服務的需求。通過信息化建設，醫院檔案管理可以得到極大的改善，不僅可以跨越地域、部門和時間的限制，還可以更加高效地完成工作。優撫醫院的信息化管理是至關重要的，不僅能收集和整理醫院內的人力、醫療、后勤和病人等信息，還能有效地避免傳統檔案管理中出現的錯誤，從而減少對病人和醫院的影響。通過將這些信息存儲在計算機系統中，可以更好地將信息轉化為可用的形式，從而拓寬檔案信息的使用范圍。

2.與現代化技術相互適應的必經之路

隨著信息技術的不斷發展，已經滲透各個領域，并被廣泛應用于檔案管理工作，這不但有助于提升優撫醫院的工作效率，而且是適應現代化技術發展的重要途徑，也是提高優撫醫院檔案管理水平的有力武器。隨著科技的發展，傳統的檔案管理方式已經不再適用。現在，檔案管理更加簡單，不需要考慮防火、防水、防蟲等問題。此外，通過使用數字化的方式，檔案信息可以更有效地共享，并且可以更快速地查閱。通過利用信息技術，檔案管理工作可以有效地收集和整理信息數據，減少人力統計信息時間的同時，信息技術還可以幫助糾正數據錯誤，從而避免由于信息錯誤而導致的重大決策失誤。通過信息技術，各個科室可以實現信息共享，大幅提了工作效率。即使病人之前不在同一家醫院就診，也可以快速地從檔案中調取相關資料，從而更好地預測病情發展。

3.有利于提升醫院的服務質量

優撫醫院是具有特殊性的服務場所，其工作性質主要是以退役殘疾軍人和在服役期間患嚴重慢性病、精神疾病的退役軍人等優撫對象，提供醫療和療養服務，讓患者感受到就醫方便，是每個優撫醫院工作的主要目標。隨著信息技術的發展，患者可以通過網上或者醫院的自助服務機完成掛號、繳費等操作，大幅縮短了就醫時間，還可以輕松獲取之前的病歷資料，提高了患者的就診體驗 ，使得患者可以更快捷地獲得醫療服務，從而提高醫生的看病效率。為了進一步提高優撫醫院的服務水平，加強檔案信息化建設顯得尤為重要。利用信息技術的優勢，科學、合理地整理和歸納醫院檔案，并促進各科室信息資源共享，從而提升醫院的醫療服務質量。

4.為醫院決策提供有效的決策數據

在檔案管理工作中，除了涉及基本的知識和技能，還需要收集患者的就醫信息，這些信息不僅為醫院的工作提供重要的參考，也為醫院的未來發展提供指導，同時，也可以為各個科室的聯合診療提供有效的支持。隨著醫療機構的迅速發展，檔案數量也在不斷增長，給收集和管理檔案帶來了更大的挑戰。傳統的紙質檔案管理方式難以應付如此高強度的工作量。因此，提高醫院對檔案的利用率，充分發揮檔案的價值，促進檔案信息化建設顯得尤為必要。通過信息技術，醫院可以實現資料的統一管理，并及時分析其中的價值。此外，在需要時醫院可以快速調取數據，展開診療方案討論，并詳細分析醫院的醫療條件和發展水平，從而制定出可行的方案。

5.有利于檔案信息數據完整性

通過實施檔案信息化建設，可以大幅提高優撫醫院檔案管理的效率和質量。通過篩選不完整的檔案數據，可以有效保證檔案的完整性，并且，可以更好地挖掘其中的潛在價值。通過信息化建設，醫院檔案資料的更新速度得到了極大提升，現代信息的傳播速度極快，使得檔案資料的時效性得到了有效保障，檔案編號等信息也可以實現實時更新，從而保證了檔案資料的完整性和準確性。

6.有利于提高檔案信息的安全性

隨著科技的發展，傳統的檔案管理方式已經不再適用。現在，檔案管理人員可以通過電子化的方式來收集信息，而不再需要手寫或打印，避免了信息記錄錯誤和數據偏差的問題。同時，也可以更好地管理紙質版檔案，避免因環境因素，如火災或水澇等導致資料丟失或缺損等問題，對于醫院檔案管理工作來說是非常重要的。通過實行檔案信息化建設，可以有效地解決信息采集和保存方面的問題，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，而且可以有效地防止信息丟失、損壞等情況發生，提高檔案信息的安全性。

二、現階段優撫醫院檔案管理信息化工作存在的問題分析

1.醫院檔案管理信息化體制上的問題

目前，依然有部分優撫醫院對檔案管理信息化建設缺乏足夠的重視，或者沒有認識到在大數據背景下必須必要的創新檔案管理方式和內容，所構建的檔案管理體制不夠健全和完善，導致相關的檔案管理工作難以順利開展。并且，在管理過程中得不到有效的監督。隨著信息技術的發展，醫院必須不斷改進和創新檔案管理制度，以便更好地支持信息化管理。然而，有些優撫醫院的檔案管理制度并不夠實用，無法為信息化管理提供有效的指導。例如，如果電子病歷信息缺乏全面性或者出現延遲，將會嚴重損害醫院管理決策的準確性和可靠性，從而阻礙醫院信息化水平的進一步提高。

2.基礎設備設施的問題

隨著醫院檔案管理信息化的不斷發展，涉及的技術類型越來越多，需要通過軟件系統和硬件設備設施來滿足其功能要求。然而，有些醫院在采購、維護和應用基礎設備設施方面存在著諸多潛在風險，需要加以重視和解決。由于醫院未能及時調整和改善基礎設備設施，以及缺乏規劃性的資金投入，使得檔案管理信息化無法充分發揮出應有的作用，從而使得該領域的發展受阻。此外，由于外界環境和人為操作的因素，這些設備設施很容易出現故障，醫院相關部門缺乏及時的維護和保養，只有在發現問題之后，才會采取補救措施，從而降低了檔案信息的管理效率。

3.信息安全方面的問題

隨著醫院檔案管理信息化的發展，安全性成為當前最大的挑戰。因為采用數字化的管理模式，將信息采集到計算機系統和網絡中，有可能涉及一些保密文件，信息安全性成了建設過程中的一大障礙。此外，黑客攻擊、網絡漏洞等因素會嚴重破壞醫院的檔案管理系統，使得大量的數據被盜取、泄露，給醫院造成巨大的經濟損失。

4.檔案管理人員的問題

隨著醫院檔案管理信息化建設的不斷深入，傳統的手工登記方式已經不再適用，現代化技術的應用使得檔案信息可以實現數字化管理，但仍然存在一些漏洞問題，需要加強工作人員的意識和能力轉變，以便更好地實現信息化管理。由于信息化建設的不足，檔案管理無法達到預期的目標。

三、現階段優撫醫院加強檔案管理信息化的策略

為了推動檔案管理工作的信息化，國家相關部門已經發布工作綱要，旨在利用信息技術促進檔案管理信息化建設，并幫助檔案管理事業取得全面發展，提高國家的綜合管理水平，為優撫醫院的檔案管理提供更多的支持，將有助于實現檔案管理的整體性和有效性。

1.提高技術水平，完善管理設備設施

為了實現全面的信息化建設，優撫醫院必須不斷提高管理技術水平，完善管理設備設施，以確保檔案管理的有效性。只有擁有先進的技術和完善的設備設施，才能夠有效地推動醫院的信息化建設。隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理工作已經從記錄和儲存，轉變為利用計算機技術實現電子化，從而提高了檔案管理的效率和質量。為了推動醫療事業的長期發展，醫院應該大力投入資源，加快信息化建設，改善基礎設備設施，搭建先進的電子檔案系統，實現檔案管理的智能化和自動化。隨著信息技術的發展，醫院檔案管理工作得到了極大的改善，不僅打破了空間和時間的限制，而且可以通過各種端口實現動態化，使得醫生可以通過患者姓名快速檢索相關信息，從而提高了醫院的綜合管理水平。

2.加強綜合規劃，提高管理效果

通過引入先進的管理技術和軟件，可以有效地改善醫院檔案管理，并將其展開優化、整合和綜合規劃，從而實現最佳的檔案管理效果。醫院的管理系統由多個科室組成，它們的信息可以通過數據分析來整合，從而提高工作效率。這種統一的管理方式能夠有效避免資源浪費和信息重復，因此，醫院應該加強信息管理的統一性建設，根據每個科室的特點，利用信息技術來優化和完善管理，以確保醫院的全面發展。

3.遵守相關原則，實現信息化建設意義

首先，為了實現醫院檔案管理的信息化建設，必須堅持遵循工作準則，以便最大限度地實現預期目標。在醫院檔案管理的信息化建設中，安全性原則是至關重要的，因此，必須加強對信息安全的保護，確保醫院信息網絡的安全，避免由于技術漏洞或其他因素而造成的不良后果。其次，是經濟性原則。醫院檔案管理是一項艱巨的任務，其信息化建設需要持續的財政投入，為了有效地利用這些資金，必須嚴格控制醫院檔案管理扶持資金的使用，以免因投入過多而影響醫院的正常運營。通過全面性原則，可以更好地實現信息的有效利用、共享與儲存，從而使檔案信息發揮出其特有的價值。因此，在開展醫院檔案管理時，必須堅持完善工作原則，以此來提升檔案管理的效率，為醫院帶來更多的經濟效益。

4.建立管理機制，保證檔案管理效果

為了更好地維護醫院的檔案，必須建立完善、科學、有效的管理機制，以便更好地實施檔案管理，以為醫院的檔案管理工作帶來更高的質量與更好的結果。由于檔案信息可能會出現丟失或遺漏的情況，因此，建立有效的檔案管理機制，可以確保檔案信息的安全性和完整性，加強對整個檔案管理過程的監督和管理，以防止外部因素的干擾。為了保護公眾利益，一些違法犯罪分子會采取非法手段侵入醫院檔案管理系統，以獲取個人信息。因此，醫院應該加強對檔案安全的控制，加大資金投入規定，保護電子信息的安全，并建立合理的安全管理機制。通過建立完善的安全管理體系，定期維護和更新設備設施，以確保其正常運行，并實現快捷的檢索查詢功能。

5.培養專業人員，提高綜合技能

為了更好地優化優撫醫院檔案管理，應該加強對專業人才的培養，以期達到提高整體管理效率和水準的目標。第一，為了確保檔案管理人員能夠充分利用國家規定和醫院發展需求，應該定期組織專業培訓，以提升綜合素質，讓他們深刻認識到檔案管理的重要性，并積極學習最新的技術和理念，以便更好地完成醫院檔案管理工作。第二，為了提高檔案管理人員的技術和管理水平，應該采取積極的措施，加強對其學習的指導，培養其自主學習的能力，激發其學習熱情，培養其自我意識以及運用先進的技術和理念，不斷完善檔案管理體系，促進醫院檔案管理的信息化發展。第三，醫院應該拓寬招聘渠道，充分認識到新技術條件下對檔案管理工作人員的要求，加強引進具有良好綜合素質和能力的人才，建立一支高水平的檔案管理團隊，為優撫醫院檔案管理工作注入新鮮血液，激發團隊活力，促進檔案管理工作的有效實施。

四、結論

總之，優撫醫院的檔案信息種類多樣性，內容又極其復雜，因此，實施檔案管理信息化建設是十分必要的，相關人員應該清楚了解此項工作的細節，包括構建數據庫等可能出現的問題，以便更好地保障信息的安全。此外，還應重視基礎設備設施的改善，完善信息化體系，提升員工的綜合能力，確保優撫醫院檔案管理信息化建設的有效性，充分發揮其應有的作用。

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（作者單位：棗莊市榮軍康復醫院）