紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析

付虓

摘 要：檔案在人類社會發展過程中起著查詢、記錄的重要作用，如果沒有檔案的記錄，人們將無法獲取不同時期的重要信息。檔案也可以作為一種憑證，方便后來者參考和使用。隨著科技的進步和信息技術的發展，人類生產活動和文化建設等各方面對于檔案管理也提出了新的要求。傳統紙質檔案記錄方式不能完全適應時代發展的要求，但紙質檔案也有其不可比擬的優勢。電子檔案是現代科學技術的產物，電子管理方式更加高效，但也同樣有缺點。本文主要闡述紙質檔案與電子檔案二者各自的優缺點以及對紙質檔案管理與電子檔案管理的有效融合分析。

關鍵詞：檔案管理；紙質版檔案管理；電子檔案管理；融合

隨著信息化時代的發展，電子檔案管理的應用范圍不斷擴大，而紙質檔案管理的范圍則在不斷縮小，這種互動融合的過程，使得紙質檔案管理的范圍和規模都受到了影響。

盡管當今我國檔案管理取得一定的成績，但仍然存在許多挑戰，有必要采取有效的措施來加強電子檔案的管理，并要及時保護紙質檔案，從而促進電子檔案管理的發展。通過將電子檔案與紙質檔案的有機結合，充分發揮兩者的優勢，加強檔案管理，可以大幅提升我國檔案管理的水平，實現更高的管理質效。

一、電子檔案管理的產生及其現狀

1.電子檔案管理的產生

隨著科技的進步，電子檔案已經成為一種新的文件形式。它不僅能夠提高文件的記錄效率，還能夠快速、便捷地保存文件，使用者可以在短時間內輕松獲取所需的信息，并通過計算機處理技術實現數據整合和利用。

2.電子檔案管理的現狀

IT與計算機技術的完美融合，為電子檔案帶來諸多優勢，它不僅可以呈現文件的多種形式，讓用戶更清晰和直觀地了解其中的內容，還擁有極少的存儲空間和豐富的信息，并且可以長久保存，方便快捷地復制與傳輸。利用電子檔案，用戶能夠輕松快捷地獲取有價值的資訊。雖然電子檔案可以通過多種方式傳輸，如“云空間”、磁盤或磁帶，但是這些方式也有一些局限性，如不夠穩定、使用壽命短、容易被氧化或被化學物質破壞。隨著信息技術和計算機技術的發展，電子檔案已經成為一種必要的存儲方式，其存儲和管理離不開計算機的支持，由于電子檔案可能會受到惡意軟件的篡改和攻擊，安全性可能會受到影響，這就需要專業人士參與管理，保護電子檔案的安全。

二、紙質檔案管理的獨特價值及弊端

1.紙質檔案管理的獨特價值

紙質檔案存儲具有更高的真實性，讀者可以更加準確地查閱和理解信息，但紙質檔案存儲易受到自身條件的限制，其壽命較短，容易被人更改信息，從而降低數據的準確性。利用先進的技術，電子檔案的存儲能力較強，從而更好地滿足用戶的需求。電子檔案可以提供便捷的信息傳輸，但同時也有許多缺點，如容易受到外界的電磁干擾，會導致數據的損失。

2.紙質檔案管理的弊端

盡管紙質檔案具有許多優勢，但它也存在一些缺陷：第一，它的保存條件非?？量蹋驗槠漭d體是由纖維素構成的紙張，易受酸堿性物質的影響，物體很容易受損；第二，由于紙質檔案的存儲空間有限，必須購買昂貴的存儲設備設施，導致檔案存儲成本顯著提高。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的差異

1.紙質檔案與電子檔案歸檔時間的區別

通常情況下，傳統紙質檔案需要在第二年的上半年提交給本單位的檔案管理部門，便于檢索和使用。電子文件可以在處理結束后立即存儲，并通過互聯網發送到相關的檔案管理機構，所有的文件都能夠有效交換，從而保證信息的安全性和準確性。檔案管理人員將根據需要登記的檔案，并將其劃分為不同的類別，并為其設置訪問權限和等級，方便檔案利用者查詢與使用。定期歸檔有助于防止遺失或損壞文件，并能確保其準確性和完整性。電子文件具有許多優勢，如易于管理、高效率和較安全等。它們不僅能夠防止數據丟失，而且能夠抵御微生物的侵蝕。

2.紙質檔案與電子檔案的歸檔方式不同

隨著技術的發展，“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法被廣泛應用于傳統紙質檔案歸檔，但仍存在一些問題，如文件分類困難、程序煩瑣、要求嚴格以及工作量大等。隨著電子編碼技術的發展，電子文件的編輯和修改幾乎沒有任何痕跡，其載體也無法被固定，甚至一些關鍵的憑據信息也可能被更改。因此，要想準確地識別出電子文件的真實性和有效性，就顯得異常困難。為了確保電子文件的完整性、準確性和可用性，應該嚴格執行數字簽名、身份驗證、信息認證和加密技術，以防止文件被泄露、篡改或丟失，要求相關人員出示有效的法律文書，以便檔案管理機構能夠準確、及時地收集、分析和利用相關資料。

3.紙質檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異

目前，保護紙質檔案的主要技術包括提高檔案材料的耐用性、改善檔案保存條件，并采取措施來維持其完整性。這些措施可能包括調整溫度和濕度，防止灰塵、陽光和有毒生物的侵蝕，并采取措施來避免有害氣體的排放。此外，還可能采取一些措施來修復已經損壞的檔案，如清除污漬和消除酸堿，恢復文本的清晰度，并重新裝訂紙張。隨著科技的飛速發展，檔案管理人員已經能夠通過使用電子文件來替代傳統的紙質檔案，能夠更加方便地存儲和傳遞信息。當收到電子文件時，可以將其轉換為統一的格式，并將其存儲在專業的數據庫中，確保信息資源得到充分的利用。

4.紙質檔案與電子檔案查詢、利用方式不同

紙質檔案的利用是指以利用者為服務對象，以提供檔案室庫藏檔案為手段，采用多種形式和方法，開發和提供檔案為利用者服務，從而實現信息的快速傳遞與共享紙質檔案的查詢和使用可能會受到空間和人力資源的限制。電子檔案查詢和利用，只要符合一定條件，利用者可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就能夠通過遠程登錄等方式，經電子文件中心確認身份并確定查閱權限獲得許可后，可以查詢有關的電子檔案信息。

四、電子檔案管理與紙質檔案管理的融合

1.電子檔案管理與紙質檔案管理共存

隨著科技的不斷發展，電子檔案已經成為一種可靠的檔案管理方式，其擁有許多優勢，但是要想讓它真正發揮作用，就必須將其與傳統的紙質檔案管理相結合，以實現更加全面和高效的管理。電子檔案和紙質檔案共存的主要原因在于：第一，電子檔案是基于傳統檔案管理發展而來的，它利用了現代技術和計算機，使得檔案管理更加便捷。為了提高工作效率，相關人員在條件允許的情況下改變了傳統的紙質檔案管理方式，但這種轉變并不意味著完全取代了紙質檔案的管理方式；第二，高效率要求極大地影響了人們的工作模式，使得傳統的紙質文件無法滿足需求，但紙質檔案的使用仍然至關重要。作為檔案管理人員，應該將重要的信息和數據保存在紙質檔案中。如果電子檔案出現丟失或其他問題，可以通過查詢紙質檔案來第一時間解決。盡管電子檔案存儲在一些落后地區可能會帶來一定的成本增長，但它仍然是一種有效的存儲方式。因此，檔案管理人員不僅要熟悉檔案的日常操作，還要具備專業的計算機技能，以便更好地實現這一目標。

2.電子檔案管理與紙質檔案管理的互動

一般而言，檔案的管理可分為兩種：電子檔案和紙質檔案。不同的存儲和管理方法各有其優勢和不足，檔案管理人員應該根據自身的經驗和專業知識，綜合考慮各種因素，確定最佳的檔案管理策略，從而有效地提高檔案的利用率。只有明確各種檔案管理方法的優劣，才能夠有效地開展檔案管理，并充分體現其在檔案保存和利用上的重要性。通過相互促進和推動，使得自身功能得到完善，從而實現最佳效果的同時，也節省了大量的成本。電子檔案管理和紙質檔案管理之間存在著相互促進和完善的關系，這種關系表現在兩個方面：

第一，電子檔案管理可以加快紙質檔案管理的改進速度。隨著電子檔案的普及，紙質檔案的管理方式發生了巨大變化，大幅度提高了檔案管理的效率，為實現檔案一體化提供了重要支持。通過采用電子檔案管理模式，可以極大地改善傳統紙質檔案管理的不足之處，這種模式的核心在于建立一個靈活的實體系統以及一個穩定的關系檔案，從而使得檔案的檢索變得更加便捷。隨著互聯網的普及，電子檔案管理技術已經成為一種極具價值的工具，它可以快速、準確地搜索出用戶所需的信息，并且可以根據不同的需求建立多種聯系，從而使得紙質檔案也能夠通過軟件的檢索，迅速地被查找出來；第二，隨著紙質檔案的普及，電子檔案的管理也將取得長足的進步。通過相互作用，雙方都能夠充分利用各自的優勢，并不斷發展壯大，最終構建出一個完整的管理體系。

五、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合路徑

1.合理實施“雙套歸檔制”

采用先進的技術，可以將電子和紙質文檔的信息安全、高效地存儲于同一個磁盤空間，并利用專業的軟件構建出完善的數據庫索引，從而可以快速、準確地查詢和管理電子文檔?！半p套歸檔制”規定，不僅要將電子文件歸檔保存，還必須將其轉換為紙質文件，并且其中的內容和描述必須完全一致。通過建立兩套不同的管理系統，既要強調它們之間的聯系，又要突出它們各自的獨特性?！巴ǖ馈钡某霈F，大大改善了業務處理的效率，能夠讓人們在瀏覽一篇文章的同時，迅速查找與它有關的其他文檔，極大方便了人們獲取和利用信息。

2.管理模式的融合

目前，盡管諸多企業及單位有意識地開展檔案管理信息化建設，但出于多種因素的限制，紙質檔案與電子檔案的融入現狀不容樂觀，致使二者的優勢仍處于相對獨立的狀態。由作用優勢上看，電子檔案無論是在信息傳輸、處理模式或是開發應用中均實現了便捷與高效，但隨之而來的網絡安全問題也令管理人員苦惱，因而為規避這一問題，管理者仍會采用紙質檔案管理模式。首先，需要在管理模式上實現融合，實現雙套制與雙軌制。為達到統一管理檔案的目的，將電子檔案轉化為紙質并加以備份，為紙質檔案賦予了數字化的特征；而基于雙軌制，可以簡單理解為檔案在生成、使用過程中的關系，這種關系會隨檔案的有效利用而出現改變，在這一模式下，可促進紙質檔案與電子檔案的融合過程。

3.建立健全相互配合的檔案管理制度

為了更好地協調電子檔案和紙質檔案的管理，需要建立一個協調的檔案管理體系，以確保這兩種管理手段能夠高效運行。管理者應該充分發揮兩種檔案的優勢，將其有效結合起來，以達到最佳的管理效果。同時，也應該建立良好的溝通機制，以確保檔案的信息儲存和業務的一致性。重要的文件資料應該采取多種方式保管，包括紙質和電子兩種。一旦完成文件的歸檔，應立即將其輸入計算機中，轉換成可供查閱的文件格式。一些永久保留的文件，如工作經驗、教育背景等應當采取電子化的方式來保管，以確保其有效性和安全性。通過使用電子檔案的形式，可以快速、準確地記錄和管理各種不斷變化的信息，如采購、考察等，可以及時調整信息的內容，同時，每次調整也會記錄下相關的歷史記錄，從而為人們的工作提供便利。

4.管理流程的融合

現階段，互聯網技術已步入了穩定發展時期，電子商務、電子政務等在管理中占據著重要地位，辦公網絡系統也日趨完善，為紙質檔案、電子檔案二者的有效融合提供了有力支持。為促使二者更好地融合，需要不斷改善與優化管理流程。分析檔案管理的整個流程，涉及了較多的工作內容，包括檔案的鑒定、整合歸納等，要求管理者能夠做到統一管理，這不僅應體現在后期的歸檔工作中，也需要落實到最初的鑒定工作、整理環節中。

5.發揮管理優勢，加強復合型人才培養

為了實現長期的紙質檔案與電子檔案的共存管理，必須充分利用雙方的優勢，將傳統的管理方式與現代的科技手段相結合，并靈活選擇最有效的工作方式。采用電子檔案為核心，紙質檔案為輔助，可以有效地減少紙質檔案的分類和整理工作，從而提高管理效率。管理紙質檔案需要人工整理、歸檔和分類存檔文件，需要大量人力，增加了管理成本，通過計算機處理電子文件，可以大大提高信息處理的效率，簡化處理過程，節省時間和精力。利用先進的電子檔案技術，能夠極大地方便用戶的使用，快速有效地激活他們收集的資料，為其提供全面的服務，大幅提高了工作效率與質量。利用計算機技術，用戶可以迅速、精確地對文檔內容展開分類、組織、編輯、打印和復制，以達到高效、安全的信息傳遞。利用電子檔案的管理優勢，讓檔案管理人員擺脫煩瑣的日常工作，轉而投入更具創新性、更智慧的檔案服務中，從而提升檔案管理的效率和質量。隨著電子檔案信息化的發展，檔案管理人員需要具備全面的知識儲備和先進的技術水平，不僅要掌握傳統紙質檔案管理的知識，還要具備電子檔案管理的技能，以確保電子檔案的安全性和可靠性。為了更好地滿足社會發展的需求，相關部門應該引進復合型人才，并加強對現有檔案管理團隊的專業培訓，以提升他們在信息化方面的基礎知識和技能。

六、結語

紙質檔案和電子檔案的管理，一個是傳統的管理方式，一個是基于現代化技術的產物，兩者各有優點，也各有劣勢和不足。因此，在未來很長一段時間內，只有將兩者完美融合，不斷創新，共同進步，才能在檔案管理工作中不被淘汰，才能建立一個完善的一體化的檔案管理體系，更利于檔案管理工作開展。

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（作者單位：北京石油化工學院）