水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建分析

摘 要：利用層次分析法建立水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，可以將水利工程項(xiàng)目檔案管理諸多因素條理化、層次化，為管理者提供科學(xué)直觀的依據(jù)。本文以水利工程項(xiàng)目檔案管理為例，分析了層次分析法構(gòu)建檔案管理指標(biāo)體系的方法、原則及等級(jí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了評(píng)價(jià)，提出了改進(jìn)建議，拓展了水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)的理論深度，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；檔案管理；指標(biāo)體系

概述

水利部公布的數(shù)據(jù)顯示，2022年全國(guó)開(kāi)工重大水利工程項(xiàng)目47個(gè)，投資規(guī)模4577億元，新開(kāi)工水利工程項(xiàng)目2.5萬(wàn)個(gè)，較2021年度新增4135個(gè)，全年完成水利項(xiàng)目建設(shè)10893億元，較2021年度增長(zhǎng)44%。此外，還完成3500多座病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固，治理中小河流1605條，河長(zhǎng)1.4萬(wàn)公里。大興水利工程項(xiàng)目建設(shè)在造福一方百姓的同時(shí)，在項(xiàng)目前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等階段均形成大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像和實(shí)物等形式的水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件，構(gòu)成水利工程項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在檔案管理中的應(yīng)用，項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)功能日趨完善，也使得水利工程項(xiàng)目檔案管理取得快速發(fā)展。只有進(jìn)一步完善檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，才能提升整個(gè)檔案管理系統(tǒng)利用率[1]。為適應(yīng)新時(shí)代水利工程項(xiàng)目建設(shè)及檔案管理發(fā)展需要，強(qiáng)化檔案管理工作水平，進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)是促進(jìn)水利工程項(xiàng)目檔案科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)水利工程項(xiàng)目檔案管理科學(xué)評(píng)價(jià)，展現(xiàn)管理現(xiàn)狀及效果，解決相關(guān)問(wèn)題，將有限的檔案管理資源側(cè)重于更為關(guān)鍵或重要環(huán)節(jié)。

層次分析法（AnalyticHierarchyProcess，簡(jiǎn)稱AHP），最早是由美國(guó)著名運(yùn)籌學(xué)家薩蒂于20世紀(jì)70年代提出。層次分析法旨在就問(wèn)題歸結(jié)至最底層對(duì)最高層所占權(quán)重的確立，將若干問(wèn)題拆解為不同組合因素，再將拆分因素根據(jù)其關(guān)聯(lián)性組成不同層次聚集且多層次的分析結(jié)構(gòu)模型[2]。利用層次分析法建立水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，可以將水利工程項(xiàng)目檔案管理諸多因素條理化、層次化，判斷哪些重要急需處理的問(wèn)題，為管理者提供科學(xué)直觀的依據(jù)[3]。

1 評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建原則

1.1 實(shí)用性

水利工程項(xiàng)目檔案管理涵蓋項(xiàng)目前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等不同階段中形成的檔案資料的管理，評(píng)價(jià)的范圍廣、環(huán)節(jié)多、內(nèi)容雜，選擇AHP法構(gòu)建水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，應(yīng)本著實(shí)用性原則，既要有定性指標(biāo)，也要有定量指標(biāo)，使整個(gè)指標(biāo)體系具有統(tǒng)一性，更具統(tǒng)一測(cè)度，最大限度地減少人為主觀因素干預(yù)和影響。

1.2 簡(jiǎn)便性

在選擇指標(biāo)及標(biāo)定其指標(biāo)內(nèi)容時(shí)應(yīng)選擇簡(jiǎn)潔、明了、直接、全面的指標(biāo)，指標(biāo)要具有較強(qiáng)的概括性、綜合性，還要保證同一層級(jí)指標(biāo)或不同層級(jí)指標(biāo)之間的一定關(guān)聯(lián)性。

1.3 目的性

所謂目的性，就是指利用APH法構(gòu)建水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)有著明確的目的性，建立每一層級(jí)的指標(biāo)，以及界定的每一層級(jí)指標(biāo)的內(nèi)容，都是為了更快、更好地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、找出問(wèn)題，從而更好地、更有目的地解決問(wèn)題。

1.4 動(dòng)態(tài)結(jié)合

隨著水利事業(yè)發(fā)展，以及檔案管理理念、管理體制機(jī)制的發(fā)展進(jìn)步，水利工程項(xiàng)目檔案管理體系也將日趨完善，是一個(gè)從不完善到不斷完善的動(dòng)態(tài)過(guò)程，因此，水利工程項(xiàng)目檔案管理指標(biāo)體系內(nèi)容也不是一成不變的，而是要與時(shí)俱進(jìn)，整個(gè)檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系也要做出相應(yīng)的調(diào)整[4]。

2 評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

2.1 構(gòu)建方法

AHP法體現(xiàn)了綜合法、分析法指標(biāo)構(gòu)建核心思想，將評(píng)價(jià)目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)分析，構(gòu)建起若干層級(jí)遞階的結(jié)構(gòu)分析模型（見(jiàn)圖1）。利用AHP法基本思路進(jìn)行檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建是非常有效的[5]。

2.2 構(gòu)建內(nèi)容

根據(jù)AHP法基本模型（見(jiàn)圖1），結(jié)合水利工程項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，將水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系分為目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層三個(gè)層級(jí)[6]，共20個(gè)指標(biāo)（見(jiàn)表1）。

2.3 評(píng)價(jià)等級(jí)

評(píng)價(jià)指標(biāo)分值采用百分制，滿分100分，最終得分取值范圍[0，100]。其中，組織機(jī)構(gòu)20分；管理制度和保管條件均為15分；日常管理30分；開(kāi)發(fā)利用20分。為了便于評(píng)價(jià)需要，又將準(zhǔn)則層下指標(biāo)層的每個(gè)指標(biāo)進(jìn)行分級(jí)操作，設(shè)置五個(gè)等級(jí)（見(jiàn)表2），其中一級(jí)為最優(yōu)、二級(jí)為次優(yōu)，分別對(duì)應(yīng)相應(yīng)的分值，以此類推，計(jì)算出每一個(gè)層級(jí)相應(yīng)的分值和對(duì)應(yīng)的等級(jí)。

根據(jù)表1計(jì)算出每一層級(jí)得分，并依據(jù)表2對(duì)其等級(jí)進(jìn)行劃分，三級(jí)及以上為合格、良好、優(yōu)秀，三級(jí)以下為不合格等級(jí)。在評(píng)價(jià)結(jié)束后，便可根據(jù)評(píng)價(jià)過(guò)程準(zhǔn)確把握水利工程項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題及問(wèn)題產(chǎn)生的原因，進(jìn)而為檔案管理部門(mén)采取有針對(duì)性的解決措施提供精準(zhǔn)指導(dǎo)，使評(píng)價(jià)結(jié)果更加客觀、全面、真實(shí)，也使評(píng)價(jià)結(jié)果更具指導(dǎo)性、參考性和可操作性。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果得出水利工程項(xiàng)目檔案管理所屬層級(jí)，并為進(jìn)一步優(yōu)化水利工程項(xiàng)目檔案管理提供精準(zhǔn)指導(dǎo)和參考。

3 某水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程檔案管理評(píng)價(jià)實(shí)例

某水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程于2020年完工，并經(jīng)水利、檔案管理部門(mén)聯(lián)合組成驗(yàn)收組，對(duì)該水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收組按《評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，獲得90分以上，水利工程項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收達(dá)到了優(yōu)秀等級(jí)，順利通過(guò)了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，也為該水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程竣工驗(yàn)收順利進(jìn)行奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。但在驗(yàn)收過(guò)程中，對(duì)照評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)分內(nèi)容，也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題：首先，組織機(jī)構(gòu)。成立了水利工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組由行政管理、技術(shù)管理等人員組成，牽頭由檔案管理部門(mén)專門(mén)負(fù)責(zé)，專職人員若干，存在的問(wèn)題主要是專職人員存在流動(dòng)性，電子檔案歸檔不及時(shí)，未吸納一定兼職人員，檔案資料收集不及時(shí)。其次，管理制度。嚴(yán)格落實(shí)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，并在該《規(guī)定》的基礎(chǔ)上建立了除險(xiǎn)加固工程項(xiàng)目檔案工作、管理及崗位職責(zé)制度，但缺少具體的檔案人員薪資及培訓(xùn)制度，未有針對(duì)性地開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。再次，管理?xiàng)l件。設(shè)置了水利工程項(xiàng)目檔案管理庫(kù)房，配備了信息化所需的軟硬件設(shè)施，但檔案管理環(huán)境有待提升，落實(shí)“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求還有一定差距。再次，日常管理。專業(yè)性、完整性和協(xié)調(diào)性較好，但同步性、時(shí)效性還要加強(qiáng)。突出表現(xiàn)在“三納入”“四參加”“四同步”落實(shí)的質(zhì)量和效果還需增強(qiáng)，尤其是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔落實(shí)還不到位。最后，開(kāi)發(fā)利用。鑒定、檢索利用完成的較好，專業(yè)修復(fù)及效益開(kāi)發(fā)還需要加強(qiáng)。

4? 改進(jìn)建議

水利工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制要求》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》，從組織機(jī)構(gòu)、管理制度、保管條件、日常管理和開(kāi)發(fā)利用等方面綜合施策，并及時(shí)做好管理評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，不斷提升水利工程項(xiàng)目檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平。

4.1 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

水利工程項(xiàng)目是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，要切實(shí)強(qiáng)化檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。成立水利工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”“四參加”“四同步”制度，實(shí)行集中管理原則，在領(lǐng)導(dǎo)小組堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，在同一機(jī)構(gòu)下做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行統(tǒng)一制度。并將水利工程項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目發(fā)展規(guī)劃，并與工程項(xiàng)目同部署、同落實(shí)、同考核，制定水利項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)劃。

4.2 完善管理制度

根據(jù)指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)完善解決，建立健全水利工程項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，明確水利工程項(xiàng)目文件歸檔范圍、檔案保管期限規(guī)定。健全領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)制度，水利工程項(xiàng)目檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)及職責(zé)內(nèi)容。完善檔案管理人員崗位責(zé)任制度，細(xì)化具體從事水利工程項(xiàng)目檔案管理人員的崗位職責(zé)及內(nèi)容。建立檔案人員培訓(xùn)制度。根據(jù)水利工程項(xiàng)目建設(shè)周期，組織專兼職檔案員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、水利工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)。完善績(jī)效考核制度。將檔案人員考核與其他專業(yè)技術(shù)人員同考核，落實(shí)同等考核待遇。此外，還要健全水利工程項(xiàng)目電子檔案管理制度、安全檢查保管制度等等，以制度保證檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化水平。

4.3 改善保管條件

從水利工程項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境及軟硬件條件等方面，切實(shí)改善水利工程項(xiàng)目檔案保管條件，確保項(xiàng)目檔案安全?；A(chǔ)設(shè)施方面，要建立專用水利工程項(xiàng)目檔案管理庫(kù)房，配備辦公室、閱覽室等場(chǎng)所，添置必要的辦公設(shè)施，采購(gòu)無(wú)酸檔案盒、密集柜架、消磁柜等設(shè)施設(shè)備。改善水利工程項(xiàng)目檔案保管條件，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求配備設(shè)施設(shè)備，使水利工程項(xiàng)目檔案保管條件符合相關(guān)要求。軟硬件方面，則主要圍繞水利工程項(xiàng)目檔案的電子化、數(shù)字化添置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)，電子文件管理軟件系統(tǒng)等。

4.4 加強(qiáng)日常管理

日常管理質(zhì)量和水平在評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的權(quán)重最大，要從專業(yè)性、協(xié)調(diào)性、同步性、時(shí)效性、完整性等方面切實(shí)加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案日常管理工作。將水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中有關(guān)水文、地質(zhì)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等專業(yè)性文件進(jìn)行專業(yè)分類歸檔，通過(guò)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)每個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目建設(shè)推動(dòng)均要同步做好檔案資料的收集整理。嚴(yán)格依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，按照規(guī)定的時(shí)間做好文件資料交接、歸檔，確保水利工程項(xiàng)目檔案資料的完整性、歸檔率和準(zhǔn)確率。

4.5 做好開(kāi)發(fā)利用

從檢索工具、日常利用和編研開(kāi)發(fā)等方面，切實(shí)做好水利工程檔案開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮水利工程檔案現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。就檢索工具開(kāi)發(fā)而言，要編制水利工程項(xiàng)目紙質(zhì)檔案案卷目錄、歸檔文件目錄、分類案卷目錄、聲像檔案保管目錄。利用計(jì)算機(jī)及檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理[7]，建立水利工程項(xiàng)目檔案庫(kù)、基礎(chǔ)庫(kù)、管理庫(kù)，全文檢索和系統(tǒng)設(shè)置，為日常利用提供可靠保證。圍繞水利工程項(xiàng)目檔案利用頻率的綜合分析，以及水利工程項(xiàng)目管理的實(shí)際需要，主動(dòng)做好水利工程項(xiàng)目檔案編研，如全宗介紹、專題匯集、水利業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要等，并使編寫(xiě)的資料具有連續(xù)性、規(guī)范性，提升編研利用價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

水利工程項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量直接決定著檔案作用的發(fā)揮，利用科學(xué)地層次分析法建立水利工程項(xiàng)目檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，能夠?qū)⒂绊懰こ添?xiàng)目檔案管理諸多因素進(jìn)行條理化、層次化分析，更加直觀清晰地判斷哪些急需處理的問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出進(jìn)一步改進(jìn)措施，不斷提升水利工程項(xiàng)目檔案管理水平，為水利事業(yè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]羅理波.層次分析法下構(gòu)建檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的實(shí)踐研究[J].城建檔案，2021（5）：78-79.

[2]姚慧，付雷杰，賀志昊.基于模糊層次分析法的研究生競(jìng)賽項(xiàng)目?jī)?yōu)選[J].大學(xué)教育，2021（3）：183-185，198.

[3]羅志.雄江西省水利工程檔案管理指標(biāo)體系的構(gòu)建[J].陜西水利，2020（1）：198-201.

[4]喬二兵.大數(shù)據(jù)背景下信息統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用研究——評(píng)《檔案管理與信息統(tǒng)計(jì)》[J].人民長(zhǎng)江，2021（2）：217.

[5]洪萍.港航業(yè)檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系[J].中國(guó)水運(yùn)，2012（5）：30-31.

[6]康芳華，郭珺.基于改進(jìn)模糊AHP法的水利工程檔案管理評(píng)價(jià)[J].江西水利科技，2022（4）：247-250，258.

[7]占康英，蔡紅娟.青山水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程檔案管理[J].浙江水利水電?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2012（4）：51-54.

作者簡(jiǎn)介：李盼妮（1985— ），大學(xué)學(xué)歷，福州市水利工程技術(shù)中心館員，主要從事檔案管理研究。