企業制度建設探析

李傳石 廣州理工學院企業合規研究中心

企業制度建設是現代企業管理的重要工作，制度化、規范化、法治化是現代企業的標志。企業制度是企業規范經營管理、控制經營風險、提高經營效率、達到經營目標的重要工具和手段，是任何企業求生存、謀發展的重要基礎，更是企業規模化、集團化運營和跨國經營的內在要求[1]。

一、企業制度建設的含義

（一）企業制度的定義

企業制度在理論界還沒有形成廣為接受的定義[2]。企業制度是所有與企業經營管理有關的，用于協調企業經營過程中涉及的各個利益主體之間的相互關系、保障各方合法權益、規范企業經營行為、指導管理人員的管理行為及員工工作行為的方針、政策、要求、規范的統稱。

（二）企業制度的作用

第一，引領作用。現代企業是由眾多成員組成的，若沒有制度規范，企業成員各自為政，部門間、成員間的協作就無法正常進行，企業的經營管理目標就難以實現。通過制定和實施企業制度，企業能夠規范組織成員行為，引領全體成員朝著企業的整體目標邁進，能大大降低協調成本，對內提高經營效率，對外展示良好的企業形象[3]。

第二，激勵作用。企業制度本質上是對全體成員的莊重承諾，制度面前人人平等，體現了管理的公平性，使員工對自身的投入與回報有了穩定的預期。企業通過制度性的承諾，保障成員合理的利益訴求，能提高員工的工作積極性和對企業的滿意度，易于形成心理契約，產生激勵作用。

第三，持續控制作用。企業制度具有權威性和相對穩定性，企業制度實施后，要求員工持續遵照執行，保證了各項工作的穩定性和持續性。企業制度的穩定性使員工能夠預測制度執行的結果，始終自覺地按照一定的規則工作，持續保持企業的整體效能。

第四，民主法治作用。企業制度的制定和完善，需要經過各層級、各部門的充分參與，得到工會及多數員工的支持和認同，能夠代表企業大多數人的意見，體現出廣泛的民主性。在執行企業制度的過程中，需要賦予制度監督機構強制執行權，對違反制度的行為和人員進行相應的處罰，體現出制度的權威性和強制性。

二、企業制度的類別

（一）按制度內容分類

法人治理制度：涉及所有權與經營權的分離及相應的委托代理問題，主要解決經營管理層的激勵約束問題。

組織制度：涉及分工與協調，主要解決責任明晰、職權分配問題。

經營管理制度：涉及企業運作的各個方面，主要解決管理的科學性、經營的效率和效果問題。

企業法人治理制度是前提，組織制度是保證，經營管理制度是基礎。三者相互作用，相輔相成，共同構成企業制度的完整架構。

（二）按制度層次分類

綱領性制度：如戰略目標、方針政策、管理手冊，是企業經營管理的宗旨、方向或總體性、概括性描述。

程序性制度：是針對某一方面或過程間關系的管理規定，包括做什么、誰來做、何時做、在何地做、如何做，應利用什么資源，如何進行控制和記錄，如采購流程、招投標程序等。

操作性制度：是對具體的某個作業過程的操作性規定，往往規定了作業方法及過程指標的規范性信息，如設備操作規程、服務規范、檢驗方法及員工行為規范。

記錄性表格：是對前述制度的執行過程及結果等信息的證據，包括項目計劃、原始記錄、統計報表及分析評價報告等。

這四類制度范圍由大到小，內容由宏觀到微觀，從抽象到具體，由戰略層面、戰術層面到操作層面，各自有不同的適用對象，構成一個完整的制度體系。

三、企業制度建設的原則

不同企業的外部環境和內部條件不同，制度建設的方式、流程，制度體系的形式、內容、顆粒度等方面必然相異，但企業制度建設應遵循共同的基本原則，包括必要性、系統協調、融合優化、合規性、先進性、可操作性和權威性等原則。

（一）必要性原則

企業制度建設要把握好度。制度并不是越多越好，只有必不可少的制度才需要建立。制度的形式，也并不是非得形成文件，口頭規定、慣常做法，都是制度的可行方式。判斷必要性的標準，一是外部要求，二是企業需要。凡是外部法律法規、標準、規范要求形成制度的，都應納入制度建設的范疇，外部要求建立成文制度的，都必須文件化。從內部經營管理出發，若不建立制度便無法控制的，都必須建立制度，從經驗積累、知識管理、員工培訓等方面考慮，往往也是建立成文制度的出發點。

（二）系統協調原則

企業管理制度需要按照系統原理建立，用來表述、規定和證實管理體系全部的結構、過程和活動。這些管理制度是相互關聯和協調一致的，不能相互矛盾或存在沖突。系統協調性主要體現在兩個方面：一是制度本身及與同一層次制度之間，或不同層次的制度之間在職責權限和要求等方面應保持一致，不同層次的制度要連貫和對應；二是有邏輯關系的過程、活動和要素之間要相互銜接和對應。

（三）融合優化原則

建立管理制度的過程并不是對原有管理制度的照搬照抄或形成文件，也不是完全拋開原來的管理制度建立一套全新的管理制度，而是要對原有的企業管理制度進行融合與優化，應將制度體系的內部和外部要求融入組織的實際管理過程，對原有管理制度進行增加、刪除、合并和優化。

（四）合規性原則

合規性原則是制度建設的前提條件[4]。企業制度首先要滿足企業總部所在國和經營地所在國的法律法規、相關國際公約、政府監管等強制性要求，及企業倫理、社會道德等要求，從而防范企業經驗風險，合規經營、穩健經營。

（五）先進性原則

企業制度建設要有所突破和提高，既不能僅考慮滿足外部法律法規、標準、規范、政府監管等方面最低的現實要求，也不能完全局限于企業自身的現實條件，對于相應的規定、要求應有一定的前瞻性，考慮未來一定時期外部的變化，突破企業自身現實條件的限制，參照優秀標桿企業的做法，進行企業制度的規劃、設計、建設和實施。

（六）可操作性原則

企業制度要具有可操作性、可執行性，制度建設必須立足于企業實際。不能一味求高、求大、求全，必須與企業自身的技術條件，管理基礎，人員的意識、能力和水平相適應。企業制度建設要保持先進性和可操作性的平衡，不能一味強調可操作性而犧牲制度的先進性。企業制度可操作性的判斷標準是：適合企業的自身條件、內容描述清楚明確、規定具體，按照規定操作可以達到預期目標。

（七）權威性原則

權威性原則是制度執行過程的剛性原則。企業制度往往是對管理行為、工作行為的規范和約束，對原有工作習慣、管理方式的改變，需要有外在的強制力，迫使員工去改變工作行為和管理方式。權威性原則要求有法必依、違法必究，要在管理制度中設置相應的監督檢查、獎勵和懲罰條款，管理人員更應以身作則，維護管理制度的權威性[5]，很多企業的制度建設流于形式，最終淪為一紙空文，也是企業制度的權威性被破壞的結果。

四、企業制度建設的方法

企業制度建設需要遵循科學可行的方法，合理、完整的流程，是一個基于“策劃、執行、監控、改進”PDCA循環的持續改進過程。

（一）制度體系的建立

制度體系的建立包括策劃啟動、內容策劃、創建、評審與發布[6]，是一項繁雜的、系統的、技術性的、結構化的工作，必要時，可借助管理咨詢機構的力量。

最高管理者應對企業制度體系的作用有充分的認識和足夠的重視，應參與企業制度體系的策劃并發動員工積極參與企業制度體系的建設；應成立項目組，并授予權限、提供資源。項目組成員應是與企業制度體系涉及的各領域有關的各部門、各層級的人員。對計劃建立的制度體系有關的法律法規、標準、規范進行梳理、學習和培訓，了解制度體系應滿足的要求，按要求建立制度體系，形成策劃方案。

與企業經營有關的外部環境及內部經營管理有關的要求，包括國際、區域、國內法律法規、技術、競爭、市場、文化、社會、經濟因素，以及企業文化、戰略方向、業務模式等因素。結合內外部要求，確定應納入制度體系的管理職能、組織單元。從企業合規和內部經營管理角度，制度體系應涵蓋的領域有：法人治理、反腐敗、反洗錢、反壟斷、知識產權、勞動用工、社會責任、環境保護、職業健康安全、生產運作、市場營銷與客戶關系、投融資、信息與數據安全、物流與供應鏈等。在制度體系范疇內確定管理制度、相關過程間的相互關系。根據管理制度、相關過程及其相互關系，增加、刪除和重組相關部門職能或管理崗位，并賦予職責和權限，以滿足制度體系的要求。收集現有的制度體系，形成制度清單，對照管理制度體系的內外部要求，評價現有管理制度的適應性、完整性，制度執行的符合性，運行結合的有效性，從而做出修訂、新增、廢止等決定。建立覆蓋所有制度體系范圍、分層分類的、協調一致的制度體系清單，進行充分的評估和審批，用于制度的創建。

按照策劃階段形成的制度體系清單，創建分層分類的、協調一致的、成文的制度體系。

不論以何種類型、何種方式創建的制度文件，在正式發布前，都應評審和論證其完整性、合規性、協調性、先進性及可操作性。必要時，可以聘請外部專家或管理咨詢機構參與評審和論證，對評審中發現的問題進行修訂、完善，再按規定的程序，經過管理層的審批后發布。

（二）管理制度的運行

管理制度運行前，要經過充分的宣貫、試行和執行等程序進行驗證。

制度體系文件發布后，應組織全員進行學習、培訓和宣傳貫徹，特別是與制度要求直接相關的管理人員、監督人員、操作人員，使其了解、掌握制度的內容和要求。

制度體系經過充分的學習、宣貫后，進入試運行階段。制度體系試運行的目的，是驗證體系文件的有效性和協調性，通過試行暴露出制度的可操作性問題，并針對問題采取糾正和改進措施，從而進一步完善制度體系。在制度體系運行初期，不可避免地會發生偏離制度要求的現象，要通過協調、溝通等方式，對過程、產品和服務進行連續監視；一旦發現偏離，要及時采取糾正措施，必要時應對制度體系文件進行修訂。

按照管理制度的要求執行，是企業經營管理穩定運行的保障。管理制度只有落實執行，才能發揮其應有的價值。制度體系的落實執行，要遵循權威性原則，綜合運用監督檢查、激勵懲罰機制和手段。管理人員應以身作則，不搞特殊化，做到制度面前人人平等，形成重視制度、尊重制度、敬畏制度的制度文化，確保管理制度規定的要求、標準和措施得到徹底的落實。

（三）制度體系的監督檢查與評價

要通過定期、不定期的監督、檢查與評價，了解管理制度的適應性、合規性及有效性，以便進行改進完善。制度體系的監督檢查機制，可包括管理體系專責部門的監督檢查，或單項管理制度維護部門的例行檢查，或針對管理制度的專項審核等。

（四）制度體系的持續改進

依據制度體系日常監督檢查、專項檢查或定期審核評價結果，對制度體系進行持續改進，以不斷提升制度體系的充分性、適應性及有效性。制度體系改進的途徑有漸進性改進和創新性改進。漸進性改進是對現有制度進行個別的、程度較小的持續改進活動。這是制度體系改進最普遍的方式，在企業經營環境、監管政策和法律法規及內部產品、技術、模式未發生重大變化的情況下，為適應環境因素的動態變化，常采用漸進性改進。創新性改進是對制度體系進行整體改進或根本性的重新設計。