社會保險業務檔案管理信息化措施和途徑研究

摘 要：文章針對現階段我國社會保險業務檔案管理信息化建設過程中存在的問題展開詳細分析，從建立電子檔案、采用云存儲、開發智能查詢系統和強化信息安全措施幾個層面入手，對社會保險業務檔案管理信息化措施和途徑展開系統論述，明確了信息化管理是社會保險業務檔案管理現代化的內在要求，為進一步提高社會保險業務檔案管理信息化水平創造良好環境。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；信息化措施；可行性

社會保險是一種社會保障制度，旨在保障勞動者在生老病死等方面的基本權益，為其提供醫療、養老、失業、工傷以及生育等方面的保障。社會保險制度的核心理念是“共濟與共擔”，即通過全體參保人員的共同繳費來分擔風險和負擔，并為參保人員提供必要的保障。目前，我國的社會保險制度包括五項基本社會保險，即養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險。其中，養老保險主要是為退休人員提供養老金；醫療保險則是為參保人員提供醫療費用報銷；失業保險是為失業人員提供一定時間內的生活補貼；工傷保險是因工作事故或職業病引起的勞動者身體受到損害或死亡，而為其提供醫療、康復和撫恤等保障；生育保險則是為女性勞動者在生育期間提供一定的生活補貼和醫療保障。社會保險制度是一個國家的基本制度，對于保障勞動者的權益，促進社會和諧穩定具有重要意義。

一、信息化是社會保險業務檔案管理現代化的內在要求

信息化是社會保險業務檔案管理現代化的內在要求，能夠提高檔案管理的效率、安全性和智能化程度，推動檔案管理的現代化發展。信息化提高了檔案管理的效率和準確性，傳統的紙質檔案管理存在信息錄入錯誤、難以檢索和共享的問題，而信息化可以通過電子檔案系統實現自動化數據錄入、快速檢索和信息共享，提高了檔案管理的效率和信息的準確性。信息化增強了檔案管理的安全性和穩定性，紙質檔案容易受到損毀或丟失的風險，而信息化可以實現檔案的數字化存儲和備份，保障檔案的長期保存和安全性。信息化促進了檔案管理的智能化和便捷化，通過應用先進的信息技術，如人工智能、大數據分析等，可以實現檔案管理的智能化處理和分析，提供更多的決策支持和業務服務。信息化推進了檔案管理的現代化發展，在信息化時代，社會各個領域都在加速數字化轉型，檔案管理也需要與時俱進，適應信息化的發展趨勢。

二、社會保險業務檔案管理工作中存在的問題

1.社會保險業務中檔案管理模式存在的問題

在社會保險業務檔案管理工作中，傳統的紙質檔案管理模式存在容易丟失、難以檢索和占用大量空間的問題，需要人工整理、存儲和保管，容易受到自然災害或人為破壞的影響，造成檔案丟失或損壞的風險。由于信息記錄依賴人工操作，存在錄入錯誤和遺漏的可能性，不同部門之間的信息共享困難，導致檔案管理過程中存在信息不準確、重復錄入和難以共享的問題，導致辦事效率低下、信息傳遞不暢。同時，紙質檔案的長期保存也面臨著困難，如檔案易受損、難以遷移和耗費大量空間資源的問題。

2.社會保險業務中環境與基礎設備設施存在的問題

在社會保險業務檔案管理工作中，檔案管理需要一個安全、干燥、無塵和穩定的環境，確保檔案的安全保存和完整性。然而，有些機構或單位的檔案管理部門可能面臨環境條件不佳的情況，如濕度過高、溫度波動大以及灰塵多等，這些不良的環境條件可能對檔案保存造成損害，再加上有些單位可能面臨存儲空間有限、存儲設備設施老化、安全設備設施不完善等問題，導致檔案存儲空間不足，無法有效保護檔案的安全。

3.社會保險業務管理工作水平問題

在社會保險業務檔案管理工作中，管理問題包括業務流程管理、人員管理和信息化管理等方面，通過建立科學的業務流程管理機制、加強人員培訓和提高信息化水平，可以提升業務管理工作的質量和效率，實現社會保險業務檔案管理工作的順利開展。比如，不同業務環節之間缺乏有效的銜接和協調，導致信息傳遞不暢、辦事效率低下，需要建立科學的業務流程管理機制，明確各個環節的職責和流程，確保信息能夠及時傳遞和協作配合。有些單位可能面臨人員素質不高、培訓不足的情況，影響業務管理的質量和效率，需要加強人員培訓和素質提升，提高員工的專業知識和技能，確保業務管理工作順利落實。還有些單位的信息化水平較低，缺乏先進的信息技術支持，影響業務管理的準確性，需要加強信息化建設，引進先進的信息管理系統和技術工具，提高信息化管理水平。

4.社會保險業務管理體制不健全問題

在現有的體制下，社會保險業務檔案管理機構設置存在重疊和混亂的情況，不同的機構之間職責劃分不明確，導致在檔案管理工作中經常出現權責不清、工作重復的現象，這種機構設置的不合理性，使檔案管理工作缺乏統一性和協調性，無法形成有效的管理合力。由于缺乏明確的管理職責劃分，各部門和人員在檔案管理工作中往往容易出現推諉扯皮、敷衍了事的情況。在這種情況下，檔案管理工作很難得到有效推進，而且容易出現管理漏洞，給檔案的安全和完整帶來隱患。缺乏統一的標準和規范，各地區、各部門在檔案管理過程中各自為政，采用不同的方法和標準，導致檔案管理工作的不一致性和不規范性，不僅影響了檔案管理的效率，也給檔案的利用和查詢帶來了不便。針對當前社會保險業務檔案管理體制存在的缺陷，亟待進行改進和完善。通過優化管理機構設置、明確管理職責、制定統一的管理制度和標準，以及加強管理人員培訓等措施，可以進一步提高社會保險業務檔案管理水平，確保檔案的安全、完整和高效利用。

三、社會保險業務檔案管理信息化完善途徑

1.建立電子檔案

人力資源和社會保障局社會保險事業中心，通過對落實社會保險業務檔案管理信息化過程中取得的成績展開深入分析，能夠明確建立電子檔案管理系統、統一的編目和分類系統以及數字化處理紙質檔案、制定檔案安全管理政策，并明確電子檔案查詢和服務平臺的開發程度與具體步驟，為社會保險業務檔案管理提供高效、可靠、便捷的解決方案。對此，人力資源和社會保障局社會保險事業中心可以建立一個電子檔案管理系統，用于存儲、管理、查詢社會保險業務檔案，系統應該具備安全可靠的數據庫，并采用合適的加密和權限控制機制，確保檔案信息的機密性和完整性。為了建立電子檔案，該中心需要對檔案數字化處理，通過掃描紙質檔案文件，將其轉換為電子文檔的方式，掃描過程應確保文件清晰可讀，轉換并優化文件格式與圖像，提高電子檔案的質量和可用性。基于標準的檔案管理原則和規范，建立一個統一的檔案編目和分類系統，并按照具體分類標準，組織和歸檔電子檔案，提高檔案的檢索效率，確保檔案的有序管理和長期保存。為了提高電子檔案的安全性和可靠性，該中心應制定相應的檔案管理政策和措施，包括定期備份檔案數據、建立災備機制、加強網絡安全防護等，完善檔案保密和訪問權限管理規定，確保只有授權人員可以查閱和修改電子檔案，促進電子檔案的利用。同時，開發相應的電子檔案查詢和服務平臺，提供在線查詢、申請業務辦理和信息反饋等功能，方便參保人員和相關部門獲取和利用檔案信息。

2.采用云存儲

通過采用云存儲技術，社會保險事業中心在社會保險檔案管理中取得顯著的成效，云存儲為其提供高容量的存儲空間、數據備份和恢復功能、靈活的數據共享和協作機制以及高級別的數據安全性和隱私保護措施，能夠使社會保險檔案管理更加高效、安全、便捷，有效提升工作效率和服務質量。對此，該中心可以選擇一個可信賴的云存儲服務提供商，并與其建立合作關系，借助強大的存儲基礎設備設施和技術支持，確保檔案數據的安全性和可靠性，減輕機構的數據存儲負擔，提供彈性的存儲能力，滿足不斷增長的檔案數據需求。在此過程中，該中心應該將社會保險業務檔案數據上傳至云存儲平臺，實現數據的遠程存儲和備份，云存儲平臺具有高可靠性和可用性，能夠保障檔案數據的安全性和持久性。通過提供靈活的數據管理和訪問控制機制，根據機構的需求設定權限，確保只有授權人員可以訪問和修改檔案數據，利用云存儲平臺提供的強大計算能力和數據分析工具，深度挖掘和利用檔案數據，如通過數據分析和挖掘技術，發現潛在的業務趨勢和模式，為決策提供有力支持，與其他系統集成，實現數據的共享和交流，提高檔案管理的效率和協同性。采用云存儲還能夠實現檔案數據的靈活共享和遠程訪問，通過合理設置權限，授權人員可以隨時隨地通過互聯網訪問和獲取檔案數據，無須局限于特定的物理位置，在加快辦事效率的同時，提高服務質量，方便參保人員獲取個人檔案信息和辦理相關業務。云存儲還能利用數據加密、身份驗證和防火墻等技術，確保檔案數據不受未經授權信息的訪問和損壞，為社會保險業務檔案管理提供更加可靠、安全的存儲環境。

3.開發智能查詢系統

通過開發智能查詢系統，社會保險事業中心能夠實現社會保險檔案管理的信息化完善。該系統可以利用人工智能和自然語言處理技術，實現智能化搜索和查詢，提供多種查詢方式和界面以及個性化的查詢推薦和結果展示功能，并與其他信息系統集成，實現數據的共享和交互，為用戶提供更全面的服務和支持。因此，該中心應該利用智能查詢系統建立強大的語義分析模型和算法，理解用戶的查詢意圖，準確提取關鍵信息，并快速檢索與之相關的檔案數據。例如，用戶可以通過輸入關鍵詞、日期范圍，查詢參保人員信息，系統會自動篩選出符合條件的檔案記錄，大大提高查詢的準確性和效率。借助智能查詢系統可以提供多種查詢方式和界面的功能，滿足不同用戶的需求，支持多種查詢方式，如關鍵詞搜索、條件篩選和時間范圍選擇等，讓用戶根據自身需求選擇最合適的查詢方式，并提供友好的用戶界面，簡化操作流程，使查詢過程更加直觀和便捷。例如，用戶無須專業的技術知識，只需可以通過簡單的圖形界面、下拉菜單、語音指令，即可快速查詢并獲取所需檔案信息。另外，根據用戶的歷史查詢記錄和個人偏好，智能查詢系統可以自動推薦相關的檔案查詢內容，提供個性化的查詢建議，幫助用戶更快地找到需要的信息，查詢結果也可以以可視化的方式呈現，如圖表、統計數據等，使用戶更直觀地了解檔案信息的關聯性和變化趨勢。同時，將智能查詢系統與其他信息系統集成，實現數據共享和交互。社會保險事業中心可以將智能查詢系統與其他關聯系統連接，如人事管理系統、醫保系統等，確保用戶在查詢社會保險檔案時，還可以獲取相關的人員信息、醫療記錄等，提供更全面的服務和支持。

4.強化信息安全措施

該中心可以通過建立安全策略和政策、加強網絡安全防護、引入加密技術和建立訪問審計系統以及加強員工安全意識培訓等方式，強化信息安全措施。比如，可以制定和實施一系列的安全策略和政策，明確檔案信息的保護要求和管理規范，包括數據訪問權限控制、信息安全意識培訓、密碼策略以及安全審計等方面，確保檔案信息的安全性得到有效保障。在信息化系統中，網絡安全是防范外部攻擊和數據泄露的重要環節。社會保險事業中心應采取防火墻、入侵檢測系統、反病毒軟件等技術手段，保護系統和數據的安全。定期開展網絡安全檢查和漏洞掃描，及時修復漏洞，確保系統的穩定和安全性。通過加密處理檔案數據，可以有效防止未經授權的訪問。采用合適的加密算法和密鑰管理機制，加密存儲和傳輸檔案信息，確保數據的機密性和完整性。例如，可以使用對稱加密和非對稱加密技術，保護關鍵數據，以防止數據被泄露和篡改。引入訪問審計系統可以監控檔案管理人員和其他用戶對檔案信息的訪問行為，記錄用戶的登錄日志、操作記錄和數據訪問情況，以便及時發現異常行為和安全事件。社會保險事業中心可以根據審計結果，修復安全漏洞、處理違規行為，確保檔案信息的安全性和合規性，還應定期組織員工安全意識培訓，提高員工對信息安全的認識和重視程度。培訓內容主要包括安全政策、密碼安全、社會工程學攻擊防范等方面。在此基礎上，建立快速響應的技術支持渠道，解決檔案管理信息化過程中出現的問題和困難，可以通過設立技術支持熱線或郵箱，指派專門的技術人員負責解答疑問和提供技術指導，提供在線技術支持平臺，使用戶能夠隨時隨地獲取技術支持和指導。同時，中心可以定期舉辦經驗分享會，確保不同部門和單位之間分享檔案管理信息化的先進經驗，促進不同單位之間互相學習、合作，提高整體的信息化水平，使員工具備識別和應對安全風險的能力，減少人為因素對檔案信息安全的影響。

四、結束語

電子化和信息化開展社會保險業務檔案管理工作已經成為現實。隨著科技的進步，傳統的文件收集方式逐漸被計算機辦公軟件所取代，使信息化管理、管理人員專業化素質和管理模式標準化，成為社會保險業務檔案管理的必要要求，實現“三化”要求的同時，為進一步提高社會保險業務檔案工作質量提供全新的思路。

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會保障局社會保險事業中心）

作者簡介：杜曼麗（1975—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，副高級職稱，研究方向：檔案管理。