芻議新時代人大換屆選舉檔案工作的優化路徑

摘 要：人大換屆選舉工作中所形成的資料是選舉工作的原始記錄和依據，是無法再生、不可替代的原生信息資源，為指導今后換屆選舉工作提供參考，更為人民代表大會制度的進一步完善留下珍貴的歷史資料。文章針對人大換屆選舉檔案工作展開深入研究，為后續人大常委會各項工作的開展提供參考意見。現階段，人大換屆選舉檔案管理過程中還面臨著一些現實問題，人大換屆選舉檔案管理的意識有待加強、管理體制不完善和管理環節銜接不當等問題依然突出。對此，我們要主動出擊，積極采取相應措施，做好人大換屆選舉檔案管理工作，切實發揮檔案“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的功能。

關鍵詞：人大；換屆選舉；檔案管理；優化路徑

人大換屆選舉工作是全國人民政治生活中的一件大事，在五年一屆的人大換屆選舉工作中間接選舉產生上一級人大代表。換屆選舉過程中形成的文字、圖片、音頻和視頻等不同形式的真實記錄，為我國人民代表大會制度的進一步完善和發展提供了參考依據，必須保存好這些珍貴的資料。做好人大換屆選舉檔案管理工作，既是踐行全過程人民民主理念、提升檔案管理人員綜合素質的基本要求，也是全面落實黨的領導和組織運行體系、強化民主政治建設的必然途徑。提升對人大換屆選舉檔案的重視程度是一個系統性的工程，不僅需要強化外部的監管，也要在檔案部門激發內部動力。

一、人大換屆選舉檔案管理遵循的基本原則

人大換屆選舉檔案為指導今后換屆選舉的各階段工作提供參考決策，也為人民代表大會制度的完善留存彌足珍貴的歷史資料。選舉檔案的管理應立足于人大換屆選舉檔案的主要功能，始終堅持由統一組織負責、各級部門統籌管理、歸檔工作標準化等基本原則，樹立人大換屆選舉檔案管理工作的正確導向。

1.堅持統一負責

根據我國對于機關文書工作的基本要求，各地人大換屆選舉類的重要文件應由檔案工作委員會統一領導和匯總，使其能夠順利遞交至上級部門。人大換屆選舉檔案不同于黨委機關、行政機關的檔案，因此，不主張由黨委部門的人員來提交，不只是由于黨委工作者對換屆選舉工作每個階段、每個環節的具體內容及法定程序不了解，可能引發歸檔時的收置混亂，不利于后期的查找和審閱，還會限制換屆選舉檔案實際功能的發揮。由此，規定各地的人大換屆選舉檔案要執行統一整理、統一遞交及統一歸檔的立卷管理原則。

2.堅持統籌管理

人大換屆選舉的檔案資料，其收集歸檔流程主要是從基層逐級開始上報，如對于實行直接選舉的縣鄉兩級人大代表在初步代表候選人的推薦過程中，由各選區工作組向鄉鎮選舉委員會上報，再由鄉鎮選舉委員會向縣選舉委員會上報，對各個層次的材料類型必須詳細區別和劃分。在這一過程中，各個部門要密切溝通、協同配合，及時上報相關文件資料，使人大換屆選舉檔案的收集和歸檔工作能夠在各個組織之間緊密聯結，實現自下而上的統籌優化。例如，縣級或鄉鎮級在換屆選舉活動完成后，相關部門在這一活動中形成的檔案資料收集管理，并將其逐級上報，實行分級管理。這樣不僅能夠促進檔案歸檔工作的有序開展，也為后續的開發利用奠定堅實的基礎。

3.堅持標準歸檔

人大換屆選舉檔案的歸檔工作是一個不斷優化、循序漸進的過程。對于基層組織來說，一些在人大換屆選舉工作時成立的選舉工作委員會通常具有臨時性，在人大換屆選舉工作順利圓滿完成后就會解散，具有顯著的人員不固定的問題。當前，由于對人大換屆選舉檔案的收集和歸檔缺乏規范化的要求，各級選舉檔案的結構和形式也具有明顯的差異，使得后續檔案管理過程中存在一些不全面或者不統一的問題，為日后的檔案開發和使用帶來了很大的限制。因此，人大換屆選舉的檔案管理部門必須嚴格落實規范要求，實現這一工作的標準化轉變。

二、人大換屆選舉檔案工作中存在的問題

現階段，人大換屆選舉檔案管理具有復雜化和煩瑣化的特點，在管理過程中很多環節都需要保持謹慎、細致和耐心的態度。現代化信息技術為各行各業的快速發展提供了極大的便利，也為人大換屆選舉檔案管理的改革帶來了新的契機。然而，在目前人大換屆選舉檔案管理流程中仍存在管理意識有待加強、管理機制不夠健全、管理環節銜接不當等問題，為人大換屆選舉檔案工作帶來諸多困擾。

1.管理意識有待加強

要實現人大換屆選舉檔案管理的現代化，必須強化管理人員的思想意識。很多檔案管理部門對檔案管理缺乏深入的認識，在一些基層單位，個別領導覺得人大換屆選舉檔案是一項務虛的工作，對單位的發展沒有多大用途，再加上從業人員職業素質的水平參差不齊，管理意識淡薄，不僅限制了各級人大換屆選舉檔案管理效率的提升，也打擊了管理人員的工作熱情。

筆者曾經參與本單位《人大志》的編纂工作，其中一項重要的工作就是收集整理縣、鄉兩級人大代表選舉情況及各鄉鎮召開人代會時的選舉情況，有的鄉鎮未對當時的換屆選舉材料歸檔或歸檔不齊全，導致浪費了大量的人力、物力和時間才得以補齊材料，完成編纂工作。同時，受到傳統思想的束縛，諸多地區在檔案管理工作中普遍存在著“重藏輕用”的現象，很多地方領導認為只要做好基礎的保管工作即可，缺乏資金投入上的大力支持，檔案管理未能及時引入先進的信息化設備設施，服務水平和服務能力偏低，對于檔案開發利用也較為被動，使得人大換屆選舉檔案難以發揮其應有價值。

此外，檔案管理責任履行不到位，人大換屆選舉工作涉及的部門廣、人員多、周期長，檔案資料在歸檔時要注意不同階段、各個環節的互相銜接。但是，由于各地做法不統一，導致換屆選舉檔案的責任認定不清，銜接不當，造成換屆選舉檔案資料不全、遞交程序混亂等問題。

2.管理機制不夠健全

有的地方人大機關的檔案管理體制不夠規范，歸檔管理較為混亂。由于管理人員的業務不熟練或者操作不規范，使得檔案的收集歸檔沒有完善的操作程序，歸檔和傳輸的文件編制質量偏低，甚至出現一定程度的偏差。例如，紙張使用、裝訂方式和文檔格式等不統一的現象以及在換屆選舉檔案管理中類別不同的文檔被歸檔到一起，這些問題最終致使人大換屆選舉檔案管理整體混亂，違背了《檔案法》的基本要求。比如，筆者所在的人大常委會機關于2022年5月，對全區各鄉鎮（街道）的人大換屆選舉檔案開展工作督查，在督查中發現，全區24個鄉鎮（街道）中，只有7個鄉鎮對換屆選舉檔案集中收集、整理和歸檔，15個鄉鎮（街道）只有材料收集而未及時歸檔，2個鄉鎮（街道）有收集資料卻不完整，除了1個鄉鎮的換屆選舉檔案有存入檔案室統一管理外，其他均未移交入庫，整體情況堪憂。很多地方人大換屆選舉檔案編制、工作版記以及登記流程不規范，使得文件資料容易混淆，雖然近幾年有關檔案規范的研究在不斷深化，各地也在積極探索相應的管理制度，但在實際進程中由于監管不力以及對實施要求的不嚴格，使得這部分檔案的建立和管理偏離了其初衷，導致換屆選舉檔案的共享受到限制，對檔案管理的長久開展造成了阻礙。

3.管理環節銜接不當

首先，人大換屆選舉檔案管理的過程中需要從各個部門、各個選區工作組和各鄉鎮選舉委員會收集關鍵文件資料，但一些部門或選區工作組為了自身的便利，很多時候對于手中的文件資料不愿歸檔或拖延歸檔，使得檔案管理人員經常心有余而力不足，尤其是一些重要文件，由于歸檔不及時，時間久了就會發生遺失或損壞，而責任無從追究。人大換屆選舉檔案的管理不是人大系統一個部門或檔案管理人員一個人的事，需要各相關單位、各選區工作組及鄉鎮選舉委員會的通力配合和支持，如果各個部門配合不當就會使得檔案管理推進較為困難。

其次，人大換屆選舉檔案材料的生成時間較長，涉及內容廣泛且復雜，包括換屆選舉前后的多種記錄性材料及選舉過程中選區劃分、選民登記、初步候選人推薦、正式候選人醞釀協商以及投票選舉等各階段形成的文字、圖表和照片等材料，操作難度較大，而現階段針對換屆選舉檔案收集、整理的培訓也主要是圍繞具體流程和施行方法，缺乏對整理、分類及傳輸等內容的強調，使得歸檔數據的完整性不足。

最后，隨著信息化的發展，人大換屆選舉檔案的管理更加趨向精細化和科學化，對于檔案管理的收集、整理、儲存、檢索以及審閱等各個環節都要緊密聯結，但很多基層領導忽視了檔案編制和管理之間的關聯性，使得各個環節銜接不當，容易導致信息孤島，不利于人大換屆選舉檔案管理的長久開展。

三、探索新時代人大換屆選舉檔案工作的創新路徑

人大換屆選舉是人民群眾參與的最廣泛、最直接的民主活動，是加強民主政治建設的重要步驟，是人民當家作主的重要體現，是踐行全過程人民民主重大理念的生動實踐。優化人大換屆選舉檔案工作，是選舉工作發展和進步的有力見證，更是運用檔案管理專業知識、強化民主政治建設、踐行全過程人民民主理念的重要途徑。因此，必須切實提升換屆選舉檔案管理的創新意識、完善換屆選舉檔案管理制度和優化換屆選舉檔案管理流程，有效發揮人大換屆選舉檔案管理的各項功能。

1.提升創新意識

檔案是了解和掌握客觀規律的重要憑證，亦是回顧過去和預見未來的參考依據。2021年7月6日，習近平總書記專門對檔案工作作出重要批示，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。人大換屆選舉的檔案管理工作是人大機關和檔案部門的基本職責。要通過多層次、全方位以及多角度的宣傳，強化各部門的檔案管理意識，保障檔案管理工作有序推進。要始終秉持“深化檔案管理、堅守檔案責任、服務人大工作”的思維導向，通過某博、某信、電視廣播、新媒體、短視頻等平臺多形式、多渠道普及推廣換屆選舉檔案管理的相關知識，強化全社會對換屆選舉檔案的重視。

同時，人大機關和檔案管理部門要明確各自責任歸屬，制定科學的獎懲機制，加強各項基礎設備設施的投入，改善辦公條件、引進專業人才，強化溝通培訓機制，提升檔案管理人員的專業化水平和業務技能，對信息化、數字化等先進技術不斷學習并熟練掌握，推動人大換屆選舉檔案管理的現代化發展。另外，還要不斷向一些領先地區借鑒優秀經驗，積極探索人大換屆選舉檔案管理的新思路、新舉措。

2.健全管理機制

要切實做好換屆選舉檔案管理工作，就必須緊緊抓住制度建設這個“牛鼻子”，將其作為基礎性、根本性工作。

首先，需要完善換屆選舉檔案管理制度，通過制度建設進一步對人大換屆選舉檔案的范圍、標準和周期的明確規定，讓換屆選舉檔案工作有章可循、有法可依?，F階段，只有秉持清晰的電子文件檔案歸檔原則，才能保障電子檔案的真實性、規范性和可用性，方便隨時查閱。還要加強各部門之間的密切合作，做到應歸盡歸，落實好檔案收集、整理、歸檔、存儲以及開發等各個環節的規章制度。

其次，要落實責任、嚴肅紀律。換屆選舉整個流程中所形成的各類文件、圖表和影像資料都屬于檔案范疇，應按照類別明確各自職責，既要明確分管領導，也要安排具體人員負責做好換屆選舉各項資料的收集、整理工作。

最后，可以邀請檔案方面的專業人士全過程參與指導，輔助檔案資料的收集歸檔，確保換屆選舉檔案的齊全性。還要堅決避免收集整理時發生遺失、損毀以及偽造等情況，對影響檔案完整性的行為要嚴肅處理，依法追究相關責任。

3.優化管理流程

首先，加強部署。要成立專門的機構，補充專業的檔案管理人員，細致地規劃人大換屆選舉工作，通過具體實踐機制的設定，保障換屆選舉資料的順利開展及完整收集。

其次，隨著信息化在人們工作、生活中的持續覆蓋，檔案管理的數字化和智能化對人大換屆選舉檔案管理工作的高質量發展提出了新的要求，檔案管理也開始逐步向更高水平轉變。因此，要加強信息化硬件和軟件設備設施的投入，建立分卷立冊的檔案管理模式，細致區分檔案內容，并強化目錄的索引和編撰環節，方便后續的開發和查閱。此外，可以設置專門的線上管理平臺，開通與廣大民眾的聯結機制，廣泛收集社會群體對于人大換屆選舉檔案管理工作的意見與建議，對選區劃分、名額分配、選民登記、候選人推薦、投票選舉以及代表構成等開展科學分析，促進檔案工作的有效利用，充分體現全過程人民民主的真實性和廣泛性。

最后，構建完善的信息化安全監管體系，重視人大換屆選舉檔案的保密性，嚴格履行檔案工作者的保密原則，定期對數據資料備份，避免由于病毒侵襲或系統崩潰而導致檔案信息的損毀或丟失。

四、結語

綜上所述，健全和完善人大換屆選舉檔案管理工作機制，對研究和推進我國民主政治建設進程具有舉足輕重的時代價值。新時代賦予了人大換屆選舉檔案管理工作新使命、新任務和新要求，檔案管理部門應正視現階段人大換屆選舉檔案工作中存在的一些問題和不足，積極改進，切實提升人大換屆選舉檔案管理水平，更好地服務于地方人大工作，服務人民群眾。

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作者簡介：賈江仙（1973—），女，漢族，山西聞喜人，本科，館員，研究方向：檔案管理。