《實物檔案數字化規范》的內容解讀及相關問題探討

周泓妍

摘要：《實物檔案數字化規范》（DA/T 89—2022）是國家檔案局為規范我國實物檔案數字化工作出臺的檔案行業重要標準，為各級各類檔案室、檔案館的實物檔案數字化工作提供科學指導，有利于信息化時代檔案資源體系的深入建設，以及完善檔案工作的全數字化管理。論文通過對該標準的制定背景和主要內容進行介紹和說明，并就其核心術語表述有待改進、條目集中度不夠，以及部分內容有待完善方面的不足，提出了相應的修改建議。

關鍵詞：實物檔案 檔案數字化 檔案行業標準

Abstract：The Specification for Digitization of Physical Archives （DA/T 89—2022） is an important standard for the archival industry implemented by the National Archives Administration of China to standard？ ize the digitization of physical archives in China， provid？ ing scientific guidance for the digitization of physical archives at all levels. It is conducive to the in-depth construction of the archival resource system in the in？ formation age and the improvement of the full digital management of archival work. The article introduces and explains the background and main contents of the standard， and proposes corresponding amendments to the shortcomings of its core terminology， lack of concentration of entries and the need to improve some of its contents.

Keywords：Physical archives； Archival digitization； Archival industry standard

為了指導與規范數字時代我國實物檔案的管理，國家檔案局發布了《實物檔案數字化規范》（DA/T 89—2022）（以下簡稱《規范》），該標準于2022年7月1日起開始實施。《規范》規定了實物檔案數字化的工作流程和管理要求，設計了數字化登記的相關表單樣式，是指導各級各類檔案室、檔案館對實物檔案數字化工作進行管理的重要標準。與傳統的檔案數字化規范相比，《規范》在實物檔案的處理、采集工作等方面補充了不足，填補了我國在實物檔案數字化管理標準領域的空白。《規范》的正式實施，對加快推進新時代檔案資源體系深入建設，提升我國檔案數字化管理水平具有重要的示范作用和應用價值。本文將在對《規范》的制定背景進行介紹與說明的基礎上，闡明《規范》的主要特點及主要內容，并就《規范》中存在的問題與不足提出相應的修改建議。

一、制定背景

（一）《規范》的制定符合我國檔案資源體系建設的戰略要求

檔案資源數字轉型戰略的提出，最早來源于2013年召開的全國數字檔案館（室）建設推進會，國家檔案局于會上首度提出“存量數字化、增量電子化”這一理念，強調要完善我國檔案數字化建設。近年來，隨著國家信息化建設的深入，檔案數字化轉型再次提上日程。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》。該規劃提倡在檔案管理中貫徹新發展理念，借助信息化手段優化國家治理體系，推動治理能力現代化，從而提高檔案管理的效率。規劃中提到的一項主要任務，就是要深入推進檔案資源體系建設，加快檔案資源數字轉型，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，實現檔案資源結構的優化。由此可見，《規范》的制定迎合了國家檔案事業數字化發展、高質量發展的重要機遇，符合宏觀層面上國家頂層的戰略部署要求。

（二）《規范》的制定符合我國檔案數字化管理的現實需要

隨著國家信息化建設不斷深入，為了更好地提升我國檔案數字化建設水平，完善檔案數字化相關行業標準迫在眉睫。從理論上來看，可以將紙質檔案視作實物檔案中的一種傳統載體檔案，而我國現已制定了較為完善的紙質檔案數字化規范，那么理論上實物檔案數字化的工作流程與管理要求，在一定程度上可以參照紙質檔案數字化相關規范進行。然而，從現實來看，紙質檔案數字化規范必然是無法滿足實物檔案數字化的多方位需求及應用趨勢的。一方面，與傳統的紙質檔案相比，實物檔案由于自身特殊的材質、復雜的形狀等，在搬動的過程中容易造成破壞，特別是有些珍貴的實物檔案，例如古文字畫、石刻檔案等，由于所處年代久遠且本身材質不易保存，一旦實體有所損壞便是不可逆轉的傷害。另一方面，紙質檔案數字化的工作重點在于識別與保存其內容信息，而實物檔案數字化需要采集和處理的還應包括實物檔案本身的外形輪廓、空間結構及色彩等特征信息。然而，從實踐來看，大部分實物檔案的數字化工作只是簡單的拍照利用，沒有得到完善的數字化采集與處理，無法清晰直觀地反映檔案的具體情況。另外，還有部分實物檔案在經過長期保存后，其外形、色彩等特征與原貌產生了較大變化，對于這部分實物檔案來說，現有的規范顯然難以滿足其數字化需要。因此，在目前我國實物檔案數字化規范性建設較為落后的情況下，制定相應的管理規范與標準，能夠在一定程度上有效保護實物檔案的完整性，延長其保存壽命，這是符合國家檔案數字化管理的基本趨勢與現實需要的。

二、主要特點

《規范》主要具有以下幾個方面的特點。

（一）首創性

《規范》是我國首個有關實物檔案的行業推薦標準。隨著我國檔案事業的發展，實物檔案數字化工作已成為各級各類檔案室、檔案館開展“互聯網+”和建設智慧檔案館等的重要內容，以促進新時代檔案資源體系深入建設。但在實物檔案數字化實踐中，由于缺乏相關標準規范，目前各地各單位在開展實物檔案數字化工作中仍存在較多問題，影響了實物檔案數字化工作的有效開展，不利于檔案工作的整體發展。作為國內首個有關實物檔案的行業推薦標準，《規范》從國家層面提出實物檔案數字化工作的統一要求，規范了實物檔案數字化的流程，從管理制度、人員培訓、設備配置、質量控制等方面提出了具體要求，使各級各類檔案室、檔案館在開展實物檔案數字化工作時有規可依、有矩可循，有利于提高實物檔案數字化工作的整體質量。可以看出，《規范》的出臺和實施推動了我國實物檔案數字化標準的統一，是我國檔案信息化建設中的一項重要成果。

（二）適時性

《規范》是適應新時代檔案資源體系建設和檔案數字化實踐變化的產物，具有很強的適時性。一方面，隨著我國檔案數字化建設水平不斷提升，作為檔案資源體系的重要組成部分，實物檔案近年來也越來越受重視，很多單位在開展傳統載體檔案數字化工作的同時，開始嘗試將實物檔案數字化。然而，在具體實踐中，由于缺乏相關標準規范的指引，實物檔案數字化工作在技術和管理方面都存在許多問題，導致無法順利進行。因此，《規范》的出臺滿足了當前各地各單位實物檔案數字化實踐的需求。另一方面，《規范》的內容也具有很強的適時性。例如，關于“數字化”這一術語的定義，《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017）將其定義為“利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程”，而《規范》中將其定義改為“利用信息技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程”，顯然，實物檔案數字化工作涉及的處理技術不僅有計算機技術，還包括了通信、傳感技術等，因此采用包括計算機技術在內的“信息技術”更為合適。由此可以看出，在研究制定《規范》時，檔案學界的專家與學者在術語和定義的使用上并不拘泥于已有標準的表述，而是與時俱進，對其進行針對性的修改。

（三）現實指導性

數字化檔案的操作流程主要包含管理環節和業務環節，前者通過計劃、組織和控制等手段對檔案數字化工作進行部署，是檔案數字化工作的主體部分，后者則通過模數信號轉換、數據庫建設等方法獲取有效檔案信息資源，為業務環節提供必要保障。[1]隨著檔案行業數字化實踐的不斷發展，特別是數字化外包工作的興起，使得檔案數字化工作的全流程管理成為新的關注焦點。就實物檔案數字化工作而言，這不僅是一項技術處理工作，還應該考慮到組織與管理方面的需求。一方面，《規范》對實物檔案數字化的工作流程與組織管理要求都做了明確規定與詳細說明，為各級各類檔案室、檔案館開展數字化工作的具體實踐提供了行動指南。另一方面，《規范》考慮到各單位開展實物檔案數字化工作的實際情況，提出多種數字化采集方式，滿足了不同類型、不同規模的實物檔案在數字化采集與技術處理工作上的需求，以便更全面、更清晰地指導實物檔案數字化具體實踐。

三、主要內容

《規范》主要由13個章節和2個資料性附錄組成，本文將其內容分為5個部分進行解讀。

（一）總體要求

從開展工作依據來看，要按照一般性原則和利用方法確定數字化實物檔案對象，只有真正符合合法性原則、價值性原則與搶救性原則的實物檔案才能夠進行數字化。合法性原則是指實物檔案必須符合《中華人民共和國檔案法》中規定的屬于開放范圍內的實物檔案；價值性原則是指實物檔案應具有永久保存或長期保存的較高利用價值；搶救性原則是指根據實物檔案的不同材質進行損壞預測，繼而安排數字化的優先順序，從而盡可能地減少自然因素對實物檔案造成的損壞或是更早地修復已損壞的實物檔案。

總體上來說，實物檔案數字化需要因檔制宜，盡可能地使數字化后的實物檔案信息資源能夠得到完整、準確、安全的利用，從而滿足國家、社會組織及個人的使用需求。

（二）組織與管理

基于日益復雜的數字化環境，實物檔案數字化工作不再只是簡單的技術工作，而需要技術與組織管理協調統一。

1.組織機構、人員配備及基礎設施。一項工作的順利進行，離不開組織機構的協調運轉。首先，實物檔案數字化工作需要建立專門的工作小組，配備具有相應管理能力與技術能力的工作人員。其次，要理清各類工作人員承擔的職責與任務，以此減少組織運轉中的責任糾紛，有效提高數字化效率。除了完善組織架構，實物檔案數字化工作還需要配備專用的場地與設備，以此形成高質量的數字化成果，《規范》在加工場地選址、工作布局設置、數字化設施設備選擇及防護系統等方面都做了明確的要求。

2.工作方案與管理制度。采取科學合理的工作方案，建立科學規范的管理制度，有助于提升數字化工作效率與質量。工作方案應當全面且詳細，涵蓋技術方法與指標、成本核算等具體事項，要分析可能出現的突發狀況并提出應對措施，還要進行專家論證，以保證工作方案的科學性。管理制度要對崗位管理、人員管理、數據管理等方面進行規定，避免工作過程中出現責任不明確的問題。

3.工作流程控制與文件管理。制定科學合理的工作流程并對其進行規范管理，是貫徹全程管理思想的重要體現。工作流程中產生的各類過程文件是對數字化工作的完整記錄，對其進行規范化管理，有利于及時發現問題、糾正錯誤，同時也有助于規避工作過程中產生權責不清的風險。

4.檔案數字化外包。與紙質、音像等傳統類型檔案的數字化相比，實物檔案數字化對技術要求更高，因此在各級各類檔案室、檔案館的具體實踐中，仍需要委托外包單位進行數字化加工。《規范》關聯參考《檔案服務外包工作規范》（DA/ T 68），對實物檔案數字化外包提出相應要求，例如應該嚴格審查外包單位的相關資質，評估考察其技術水平與管理能力。另外，由于實物檔案本身的特殊性，還需要提高外包的市場準入門檻，加強保密性和安全性審查，嚴格監控整個數字化過程。

（三）數字化前準備工作

1.檔案出庫。與其他類型的檔案相比較，實物檔案出庫更多強調的是權責維度上管理責任主體發生的變更，這是因為有些實物檔案由于本身體積較大或是受損程度較嚴重，不方便直接進行保管場所的轉換。

2.數字化前處理。高質量的數字化成果離不開數字化前嚴謹的處理工作。首先，在進行數字化工作前，需要對檔案實體的外觀、質量等進行檢查。其次，根據檔案管理的來源原則，在進行數字化工作時，應慎重處理檔案實體在保管期間形成的痕跡，如存在不利于數字化加工的問題時，可以由專業的技術人員對實物檔案進行技術處理。但如果會影響檔案本身的性狀或性質等，那么修復工作將不予考慮，這是檔案工作的原始性原則在檔案檢查環節中的重要體現。

3.目錄數據庫建立。《規范》規定在制定目錄數據庫數據規則時，應滿足《檔案著錄規則》（DA / T 18）對檔案著錄的要求，注意著錄的層級性、相稱性、關聯性和動態性。《規范》明確規定目錄數據應包括檔號、保管期限及各類技術參數等信息，要檢查目錄數據質量并及時修改不合格的數據。在選擇目錄數據庫時，要充分考慮數據格式的轉換，選擇可轉換為通用數據格式的目錄數據庫，以免各檔案館、檔案室在檔案信息交流時遇到阻礙。

（四）數據采集與處理

1.數字化采集。這部分是《規范》中關于實物檔案數字化采集與數據處理的核心內容，主要對數字采集方式與方法做了具體規定。

在數字化采集前，《規范》要求應對相關設備與場所進行清潔、檢查和調整，根據實際情況調整和設置相關參數。建議全部采用彩色模式進行掃描或拍攝，這樣能夠最大限度地保留原件信息。如果實物檔案尺寸過大，可以采取分幅掃描和拼接的方式進行數字化采集。對于形狀規整的實物檔案，應采用多角度拍攝。另外，在采集過程中要注意對檔案實體的保護，以確保實物檔案的安全。

對于像獎杯、標本等這類可以用三維立體影像展示的實物檔案，建議采用三維掃描進行數字化采集。掃描后的實物檔案的紋理精細程度，還應滿足如下要求：第一，真實反映實物檔案的質地、紋路等；第二，紋理長寬比不能相差太大；第三，要對圖像做校正處理，消除不必要的眩光與陰影；第四，圖像要真實自然，分辨率不得低于100 dpi；第五，畫面不能有拼接痕跡，過渡自然；第六，掃描完成后要進行色卡校正。

對于像生產工具、設施設備等這類用三維全景圖像進行展示的實物檔案，建議采用環形攝影的采集方法。在進行數字化采集時，要注意確認鏡頭與拍攝對象之間始終保持正射狀態，并保證每30度一個拍攝角度，不遺漏任何特征點。

2.影像處理。實物檔案數字化產生的影像需要經過一定的技術處理才能保證數字化成果的質量。為了確保視覺上影像足夠清晰、沒有偏斜，應對影像進行旋轉還原或糾偏處理。在進行去污處理時，要盡量保留檔案在保管期間原有的樣貌。對于三維掃描形成的影像成果，如有需要可以進行降噪和數據平滑處理，去除由外界因素或掃描儀自身因素造成的無效點，提高輪廓識別度，使影像更加符合實物檔案的幾何特征。

（五）成果驗收移交與檔案歸還入庫

1.數字化成果驗收與移交。《規范》對數字化成果合格率的驗收要求是100%，換言之，不存在抽檢一說，驗收標準十分嚴格。驗收合格的數字化成果需按照預先規定的工作方案及時移交，驗收不合格的數字化成果，則視情況經重新加工或修改后方可通過驗收。

2.檔案歸還入庫。在對實物檔案原件進行盤點并確認無誤后，依照相關規定辦理歸還入庫手續。與出庫一樣，實物檔案的歸還入庫，強調的依然是在工作流程上管理職責的轉變。

四、存在問題及修改建議

作為我國首個有關實物檔案的行業推薦標準，《規范》既對實物檔案數字化工作的組織與管理要求做了明確規定，又對其技術指導進行了詳細說明，填補了我國在實物檔案數字化管理標準領域的空白，表現出明顯的進步性。與此同時，《規范》中仍然存在一些問題需要進一步探討與完善。

（一）核心術語表述有待改進

對于核心術語“實物檔案”的定義還有待改進。“實物檔案”一直是檔案領域里討論的熱門話題，從目前的各種研究來看，對“實物檔案”問題的討論，主要聚焦于究竟存不存在“實物檔案”這一概念之爭。對此持反對意見的學者認為，實物檔案的定義只停留在外延羅列和內涵揭示，未觸及其核心本質且邏輯上存在不合理性，使實物檔案理論在概念上就站不住腳。[2]另外還有學者認為，實物檔案的非文字性混淆了實物反映信息與書面記錄信息的界限，會導致檔案館（室）存文物，文物館（室）存檔案，造成兩個部門職能交叉打架的情況。[3]對此持贊成意見的學者則認為，實物檔案的三維性與非文字性及其定義的非科學性，不是否定實物檔案存在的理由，不應混淆實物與實物檔案兩者的區別。[4]

《規范》中將“實物檔案”定義為“國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”，實際上是將“實物”看作“實物檔案”的屬概念，混淆了實物與實物檔案的區別。根據《中華人民共和國檔案法》的第二條規定，檔案是指“過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。可以看出，檔案必須具有以下幾個特點：一是在主體活動過程中直接產生的歷史記錄，記錄的是主體活動，而不是檔案自身；二是在某種載體上具有明確的信息記錄，檔案應該包括存儲和反映信息的實體和以符號形式展現的具有查考價值的信息，信息一旦消失，檔案也就不稱其為檔案了。換言之，如果實物沒有與明確且清楚的原始資料聯系起來，不具有“檔案”的內涵，那它僅僅只是實物，而不能作為實物檔案保存。

因此，不能將“實物”作為對“實物檔案”進行定義的屬概念，“實物檔案”的根本屬性還是“檔案”。由此，筆者建議可以將“實物檔案”的術語說明改為“國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，與原始資料相聯系，具有保存價值和參考價值的，以特定有形物品存在的檔案”。而對于那些沒有與明確清楚的原始資料聯系起來但又承載著一定歷史信息的“實物”，則可以作為博物館或紀念館中的“文物”加以收藏，將“實物檔案”與“文物”或“實物”區別開來，以此規避檔案部門廣泛收存，與文物部門職能交叉的情況。

（二）部分條目內容分散

條目集中度不足，屬于同一部分的內容分散在不同地方，容易導致利用者對相關內容無法較好地形成整體性認知。例如，“目錄數據庫”的相關內容在第七章“數字化前處理”和第八章“目錄數據庫”建立中均有所表述。在提及“目錄數據庫的數據規則”時，該項表述首先出現在了“7.3目錄數據準備”中，但對于數據規則的具體制定要求卻出現在后面的第八章中，即“應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。”這顯然是不符合邏輯的，應該加以調整。

（三）部分內容有待完善

從組織管理要求到技術規范，從檔案出庫到數字化成果驗收移交與檔案歸還入庫，再從數字化前準備工作到數據信息采集與處理，《規范》都做出了較為詳細的規定，然而，對于數據備份、存儲及數據掛接的相關要求，《規范》中卻并未涉及。在實物檔案數字化實際工作中，會采用三維掃描、環物攝影等不同的數字化采集方式，在數據采集過程中難以保證不出現任何意外，所以必須借助特定的軟件對生成的影像數據進行備份與存儲，與此同時，還應該標記相應的備份媒體以便后續的搜索與管理。

另外，實物檔案數字化工作中產生的數據不僅包括被采集的實物檔案本身的實體數據，還應該包括數字化工作過程中產生的數據，如材質與技術的數據等，這些數據對于整個數字化工作的順利開展都是不可或缺的，必須要對這一系列數據進行分離、標識、備份與存儲，因此從標準上規范數據備份與存儲是非常有必要的。

總而言之，作為我國檔案行業首個實物檔案管理領域的行業推薦標準，《規范》的發布與實施不僅能夠提升實物檔案數字化工作的規范性，提高我國檔案數字化能力與管理水平，還能夠進一步助力國家檔案治理體系與治理能力現代化建設，提升檔案治理效能，深化檔案信息化戰略轉型，全面推進國家檔案事業高質量發展，開啟檔案事業數字化發展新篇章。

注釋及參考文獻：

[1]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015：363.

[2]王先發，康蠡.反思“實物檔案”本質及其對檔案工作的影響[J].檔案管理，2011（6）：16-18.

[3]“實物檔案”概念應該否定[J].檔案，2004（4）：34.

[4]郭東升.實物檔案矛盾與概念本質[J].檔案與建設， 2016（9）：13-16.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院