萬達集團數字檔案管理系統應用與實踐

陳瑩 彭潔 蔡哲 李錚

萬達集團創立于1988年，現已發展成為以現代服務業為主的大型企業集團，旗下包括商管集團、文化集團、投資集團。隨著企業業務數量的不斷增加和規模的不斷擴大，傳統的檔案管理模式已難以滿足日益復雜的集團化的業務需求。如何進一步規范檔案的管控要求、提升管理效率、降低管理成本，成為亟須解決的問題。為此，萬達集團基于企業管理實際開發了數字檔案管理系統，以提高企業檔案管理的效率和智能化水平。

一、萬達集團檔案管理基本情況

萬達集團架構復雜，涉及產業眾多，檔案業務量巨大，集團領導重視檔案管理工作，成立集團檔案室，制定集團檔案制度，梳理檔案業務條線，形成“集團檔案室統一領導，各系統總部分級管控”的逐級傳導模式，實現從集團到地方門店、項目的垂直管控。

萬達集團共有商管、項目、院線、寶貝王等全宗1689個，檔案員816人（集團總部設置專職檔案員3人，各系統總部管理員4人），庫房總數1271個。目前館藏檔案約190萬卷，1629萬件，其中電子檔案35.5萬件。

萬達集團注重建立完備的檔案管理制度，先后制定《萬達集團〈檔案管理〉實施細則》《工程檔案管理實施細則》《項目公司檔案管理規范》《不動產權屬檔案管理規范》等。集團下屬各業態（商管、寶貝王、體育等）因地制宜建立健全符合自身特點的制度。總部及各業態嚴格要求各部門做到檔案“應歸盡歸，應收盡收”，確保有檔可查，有檔可用。

二、萬達集團數字檔案管理系統

因業務需要及適應國家檔案行業管理標準，萬達集團攜手同方鼎欣科技股份有限公司進行檔案系統定制開發，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案管理系統。2021年，萬達集團針對自身業務需求所開發的數字檔案管理系統，獲得國家版權局認定的《計算機軟件著作權登記證書》。

（一）搭建業務系統聯通模式，形成集團化檔案資源中心

數字檔案管理系統作為所有業務系統檔案歸檔的終端系統，負責接收系統的結構化數據及電子文件。在檔案系統搭建初期，統一系統接口方式，讓業務系統先行改造后再對接檔案系統。例如，檔案系統與電簽服務平臺、印章管理系統三方聯通對接，業務經辦人在印章系統發起合同用印審批流程后，電簽服務平臺直接在合同文件上加蓋電子簽章，然后回傳至檔案系統。三方系統之間的互聯互通，有效提高合同、往來函件等一系列重要電子文件歸檔的及時性及有效性。截至目前，檔案管理系統陸續與計劃模塊化管理系統、印章管理系統、知識產權管理系統、合同管理系統、資產租賃系統、電簽服務平臺等11個業務系統打通，將業務系統內產生的電子文件自動推送至數字檔案管理系統存檔，逐步形成集團化、規模化的企業檔案資源中心。

同時，系統對接也極大減少了紙質檔案電子版的人工掃描、掛接、上傳等費時費力的體力性工作，檔案員整理紙質檔案時，逐一比對系統接收的電子版文件，并整理已有實體紙質檔案即可完成歸檔工作，真正做到有效操作，在提高數據傳輸安全的基礎上，降低檔案整理的時間成本。

此外，系統聯通對檔案利用的安全性起到舉足輕重的作用。大型集團化企業檔案利用普遍存在檔案跨地域借閱、檔案流轉頻繁、借閱體量大的特點，萬達集團2022年檔案借閱量高達18.8萬件，如何在全集團范圍內借閱人員人事變動、不定期調轉的情況下，100%保證檔案借出后妥善歸還，成為集團化企業面臨的嚴峻考驗。檔案系統與人力資源管理系統對接就成為解決問題的關鍵。將檔案系統內所有借閱人員及檔案員數據推送至e-HR系統，當借閱人及檔案員出現人事變動時，e-HR系統自動提示“某某人員有外借檔案，歸還后方可離職”或者“某某檔案員未辦理檔案交接手續，交接后方可離職”等信息，強制其在完成檔案歸還或移交后方可進行離職或調動，有效確保檔案利用、歸還的安全性。

（二）分析業務系統規律，以前端管控為抓手，為檔案歸檔保駕護航

根據業務系統管理進程，分析業務系統數據與檔案生成規律，制定各類檔案重要的收集時間節點、收集范圍、收集類別，從而建立“前端管控”模式，通過“自動匹配任務、智能推送代辦、監控錄入數據、反饋超期歸檔”的方式，形成工作閉環。具體主要通過三個方面實施：一是將業務系統架構與檔案系統架構建立綁定關系，進行數據初始化。系統綁定后主要的問題是增減量及系統調整問題，其中，建設項目數量增加或減少、工程節點不定期調整、管理人員實時變化等方面的問題最為突出，可以將所有涉及調整的問題，在業務系統前端設置固化流程進行管控，一旦發生調整，業務系統推送調整流程至檔案系統進行同步修改，確保數據推送的有效性。在檔案系統內開發“系統推送數據管理”模塊，用反查的方式“倒推”全宗綁定等數據的正確性，避免因業務系統改變導致檔案數據斷推、錯推、重復推的現象。二是建立項目建設節點模型，系統自動生成歸檔任務。將項目主要分為三大類別：開發項目、直投項目、BIM項目，并將項目的建設期拆分為259個工程節點形成固定的節點模型，每個項目在立項時，便可以套用節點模型，生成詳細的工程階段、工程進度節點、檔案歸檔時間、歸檔負責人等，業務系統將數據推至檔案系統后，檔案系統自動分析生成代辦任務分配給指定檔案員，要求按時完成后續實體檔案歸檔工作。三是實時監控歸檔數據，紅燈預警與處罰掛鉤。系統按月統計全國在建項目工程資料歸檔情況并形成報表，一旦出現延期歸檔導致亮紅燈，即將紅燈結果統一上報對口的業務管理部門及檔案管理部門，由業務管理部門當月在公司對相關責任人進行內部通報及經濟處罰。

（三）檔案系統可視化監控，為檔案管理做好風險防控

數字檔案管理系統的運用，對推進萬達集團檔案智能化和可視化管理起到更好的作用。以“檔案管理·智能看板”的形式對檔案業務的實際情況進行監控展示。以“拖延歸檔、超期借閱、異常下載、蓄意刪除”四個維度監督檔案數據，自動生成風險防控數據提供至集團檔案管理部門。

拖延歸檔：一方面，可顯示各全宗的公章數量以及尚未整理已推送過來的用印檔案數據。另一方面，可根據已關聯計劃模塊化管理系統的相關節點，實時監控并查看所關注的節點是否移交、超期未移交或節點已延期。此外，還可以根據已移交的檔案及全宗數量，按照月、季度、年，進行數量分析對比。

超期借閱：智能看板根據檔案系統與權證系統的借閱與歸還臺賬，統計出到歸還時間且尚未歸還或發起續借的借閱人及相關借出的檔案，直接體現超期未歸還的全宗及檔案數量。

異常下載與蓄意刪除：一天內同一個人下載超過一定次數（目前設置為20次/人/天）即觸發警報（一旦有異常發生，就會以短信方式通知檔案管理部門負責人）。相關檔案員一旦接到異常數據的提醒，將會對系統進行排查，這樣便有效監控了集團用戶操作行為，做到事前風險防控。

如上內容均以“計劃管控、移交監控、數據統計”方式對各單位的檔案工作進行實時展示與監控，確保集團內各單位的檔案工作穩步運行。萬達集團通過數字資源中心的建設，結合檔案業務系統的功能，以服務為主線，強化服務職能和應用，強調服務用戶群體的廣泛性和應用服務方式的多樣性；通過信息共享、信息服務、協同辦公、利用支持等方式，提供全集團內的檔案資源全方位、多角度、一站式、一體化的服務，充分發揮檔案的服務功能，滿足全集團各公司、部門對于檔案的實際需求。

（四）開發物聯網管理模塊，實現檔案盤點的智能化

2021年，數字檔案管理系統開發物聯網管理模塊，將RFID（Radio Frequency Identification）技術納入檔案管理之中，實現檔案利用及盤點智能化全方位管控。RFID技術是自動識別技術的一種，通過無線射頻方式進行非接觸雙向數據通信，利用無線射頻方式對記錄媒體（電子標簽或射頻卡）進行讀寫，從而達到識別目標和數據交換的目的。檔案的盤點歷來是檔案管理的一大難題，為每份檔案載體都打上電子標簽，檔案就變得可以遠距離批量讀取識別，以毫秒級的識別速度，只需用盤點槍進行掃描，即可獲得在架檔案的信息、存放架位、借出情況及是否錯架，盤點效率大大提升。同時，盤點車又是庫房內的一個工作臺，檔案借出時掃一下所借檔案，就完成了檔案狀態的更改，歸還時再次掃描，便可以知道這些檔案原本的存放位置。如果檔案需要倒架，只需要讀取倒架的檔案所在位置的標簽，就完成了自動綁定，批量操作，又快又準。以標簽、盤點車、門禁設備關聯檔案系統，將人工管理檔案轉變為智能設備管理檔案，通過智能化的方式完成檔案的盤點、利用，有效提高檔案相關工作效率，確保工作內容的有效、準確，以及實體檔案出入庫房的安全預警。

萬達集團檔案數量龐大、多地存儲、多層管理，因此檔案管理一直是一個巨大的挑戰，而這恰恰也是檔案管理創新的條件。今后，在保障集團數字檔案管理系統持續穩健發展外，檔案系統還將繼續發揮其在業務范圍內的優勢，拓展數字檔案價值，為萬達集團地產開發、商業運營管理等業務部門提供可靠、便捷、高效的服務與支撐，從而更好地助力集團未來的發展。

作者單位：1.大連萬達集團股份有限公司

2.同方鼎欣科技股份有限公司