顧 娟
玉溪市人民醫(yī)院
在科技創(chuàng)新引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的大環(huán)境下,科研創(chuàng)新與發(fā)展已成為公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵,2021 年國家公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動對三級醫(yī)院的科研水平提出了更高的要求,要求實(shí)施臨床科研提升行動。國家三級公立醫(yī)院績效考核中將每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)及每百名衛(wèi)生技術(shù)人員科研成果轉(zhuǎn)化金額納入績效考核指標(biāo)體系,重點(diǎn)考核醫(yī)院的科研創(chuàng)新能力及醫(yī)院去規(guī)模化和創(chuàng)新成果應(yīng)用能力,并要求指標(biāo)值要逐步提高。從醫(yī)院層面來看,隨著公立醫(yī)院的科研投入不斷增長,科研經(jīng)費(fèi)占公立醫(yī)院總支出的比重不斷提升,如何管好、用好科研經(jīng)費(fèi)是醫(yī)院亟待解決的問題。由此可見,不管是國家層面的要求、還是醫(yī)院自身可持續(xù)發(fā)展的需要,公立醫(yī)院都應(yīng)不斷提高科研經(jīng)費(fèi)管理水平,確保科研工作順利開展,提高醫(yī)院競爭力。
科研預(yù)算是科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷和項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收的重要依據(jù)。科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制精細(xì)、合理,才能保證經(jīng)費(fèi)實(shí)際支出與預(yù)算保持一致,但現(xiàn)實(shí)情況是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏預(yù)算相關(guān)專業(yè)知識,在編制預(yù)算時(shí)多憑主觀經(jīng)驗(yàn),缺乏嚴(yán)肅性和合理性。另一方面財(cái)務(wù)人員對科研項(xiàng)目的研究內(nèi)容、方法、技術(shù)路線等缺乏深入了解,無法將研究計(jì)劃科學(xué)的轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)指標(biāo),不能對預(yù)算編制提出指導(dǎo)性意見,也未對預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān),只控總額未控具體支出項(xiàng)目及支出標(biāo)準(zhǔn), 導(dǎo)致預(yù)算編制基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)不細(xì)化、預(yù)算科目不準(zhǔn)確、預(yù)算項(xiàng)目不完整,實(shí)際報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)支出項(xiàng)目與預(yù)算項(xiàng)目口徑不一致、支出超預(yù)算或無預(yù)算開支等問題。
科研人員對醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷制度不熟悉,經(jīng)費(fèi)開支后要么不知如何報(bào)銷費(fèi)用,要么覺得報(bào)銷手續(xù)太復(fù)雜沒時(shí)間跑,往往科研項(xiàng)目要結(jié)題了不得不報(bào)時(shí)才集中來報(bào)銷費(fèi)用,導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度慢。再者因報(bào)銷時(shí)間拖延,很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中的發(fā)票開票時(shí)間甚至有一兩年前的,有的發(fā)票因保管時(shí)間太長要么找不到了要么破損了導(dǎo)致報(bào)銷不了。還有的報(bào)銷原始憑證不合格,如發(fā)票單位名稱不規(guī)范、納稅人識別號錯誤、無收款方簽章或簽章不合格、發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)不符等問題,甚至還有科研人員僅憑證一張發(fā)票,無任何附件就來報(bào)銷的情況,等到了財(cái)務(wù)審核才知道有問題報(bào)不了賬,對此科研人員往往不理解,總覺得是財(cái)務(wù)人員在故意刁難,造成雙方的不愉快。
為保障科研項(xiàng)目的順利開展,醫(yī)院要求凡是涉及科研項(xiàng)目的采購付款事項(xiàng),均于第一時(shí)間專項(xiàng)辦理。但科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與報(bào)銷流程中的醫(yī)工科、后勤部、財(cái)務(wù)科等職能科室缺乏信息共享機(jī)制和有效的溝通,大家各行其事、閉門造車,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人清楚自己在使用科研經(jīng)費(fèi),但各職能科室不知道,從而未能在第一時(shí)間及時(shí)辦理。科研經(jīng)費(fèi)支付后,科研會計(jì)在賬務(wù)處理時(shí)若支付審批單上標(biāo)注了是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的就從科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)列支,若未標(biāo)注的就作正常經(jīng)費(fèi)列支,因項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)常漏標(biāo)記導(dǎo)致會計(jì)人員記賬不準(zhǔn)確,造成科研項(xiàng)目支出賬實(shí)不符,后期與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對賬發(fā)現(xiàn)問題后頻繁調(diào)賬,影響會計(jì)核算的規(guī)范性及準(zhǔn)確性。
經(jīng)費(fèi)報(bào)銷完全靠手工、靠人跑。報(bào)銷審批單需由經(jīng)辦人填制、經(jīng)辦科室負(fù)責(zé)人及科研管理部審核、預(yù)算歸口部門登記預(yù)算、財(cái)務(wù)科長審核、總會計(jì)師或院長審批后才完成報(bào)銷審批。往往一張付款審批單要耗時(shí)幾小時(shí)至幾天才能完成,若遇審核審批人員出差,則審批時(shí)間更長,科研人員經(jīng)常抱怨人難找字難簽。醫(yī)院預(yù)算管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等互不聯(lián)通,科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、預(yù)算下達(dá)、經(jīng)費(fèi)使用至賬務(wù)處理在不同的系統(tǒng)中完成,信息傳遞不及時(shí)、不共享。財(cái)務(wù)科及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人難于適時(shí)掌握項(xiàng)目資金的支出進(jìn)度,不能適時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)支出內(nèi)容,一旦需要科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出情況時(shí)都需財(cái)務(wù)人員手工匯總支出,費(fèi)時(shí)費(fèi)力且難于保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
科研經(jīng)費(fèi)支出內(nèi)容包括直接費(fèi)用和間接費(fèi)用,科研間接費(fèi)用主要是醫(yī)院按科研項(xiàng)目收入的一定比例提取的費(fèi)用,專門用于科研項(xiàng)目實(shí)施所發(fā)生的間接成本及績效支出,包括醫(yī)院為科研人員研究項(xiàng)目提供的儀器設(shè)備及房屋、水、電、氣、暖等消耗及支付給科研人員的績效。原《醫(yī)院會計(jì)制度》并未明確科研間接費(fèi)用的提取標(biāo)準(zhǔn)及會計(jì)核算辦法,長期以來醫(yī)院未計(jì)提科研間接管理費(fèi)用,一方面導(dǎo)致部分科研項(xiàng)目產(chǎn)生虛結(jié)余,另一方面醫(yī)院的業(yè)務(wù)成本未得到應(yīng)有的彌補(bǔ)。
部分已結(jié)題驗(yàn)收后課題經(jīng)費(fèi)有結(jié)余的項(xiàng)目,課題負(fù)責(zé)人對于結(jié)余經(jīng)費(fèi)的使用往往有兩種方式,一種是激進(jìn)型方式,認(rèn)為課題經(jīng)費(fèi)是自己的,結(jié)余經(jīng)費(fèi)可以自由使用,不應(yīng)再受任何限制;另一種是保守型方式,認(rèn)為項(xiàng)目已結(jié)束,結(jié)余經(jīng)費(fèi)不敢用也不會用,任其掛賬放任不管。對于課題負(fù)責(zé)人還需要繼續(xù)使用的結(jié)余資金,因醫(yī)院對資金的用途、標(biāo)準(zhǔn)、使用期限等均無硬性規(guī)定,給財(cái)務(wù)人員的審核及管理工作帶來較大的難度。而對于課題負(fù)責(zé)人不再繼續(xù)使用的結(jié)余經(jīng)費(fèi),財(cái)務(wù)人員也無依據(jù)擅自結(jié)轉(zhuǎn),導(dǎo)致科研結(jié)余資金長期掛賬,一方面未充分發(fā)揮科研資金的作用,造成資源浪費(fèi),另一方面財(cái)務(wù)每年年終結(jié)賬時(shí)均要對掛賬資金進(jìn)行清理對賬,增加了管理難度。
科研管理部設(shè)置專職科研預(yù)算管理員,預(yù)算管理員上崗前需至財(cái)務(wù)部預(yù)算管理崗位學(xué)習(xí)1-2 月,熟悉并掌握預(yù)算編制業(yè)務(wù),并能獨(dú)立完成預(yù)算編制,在科研預(yù)算編制中承擔(dān)橋梁作用,負(fù)責(zé)將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的科研要求與財(cái)務(wù)科預(yù)算編制要求進(jìn)行銜接,在與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人充分溝通的前提下編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算,編制預(yù)算過程中與財(cái)務(wù)科充分溝通,保證科研預(yù)算既能符合項(xiàng)目的實(shí)際情況,又符合財(cái)務(wù)管理要求。科研預(yù)算編制由專職人員來做,既保證了預(yù)算的科學(xué)合理,又解放了科研人員的雙手,還減輕了財(cái)務(wù)科的審核壓力。進(jìn)一步細(xì)化科研預(yù)算項(xiàng)目,如設(shè)備費(fèi)預(yù)算需細(xì)化到設(shè)備臺(件)及相關(guān)技術(shù)指標(biāo),咨詢費(fèi)、出版印刷費(fèi)、會議費(fèi)等其他費(fèi)用細(xì)化到各費(fèi)用的數(shù)量、單價(jià)、金額、用途。所有預(yù)算項(xiàng)目均設(shè)計(jì)為標(biāo)準(zhǔn)化表格,提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。科研項(xiàng)目預(yù)算編制由粗放轉(zhuǎn)為細(xì)致,有效避免了預(yù)算編制時(shí)因考慮不周導(dǎo)致的后期有支出無預(yù)算、有預(yù)算無支出、支出與預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況的發(fā)生。
完善科研經(jīng)費(fèi)管理制度,明確差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)、會議費(fèi)等報(bào)銷內(nèi)容及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn),并詳細(xì)規(guī)定每一類財(cái)務(wù)報(bào)銷事項(xiàng)所需提供的材料清單。業(yè)務(wù)招待費(fèi)要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后才能接待,報(bào)銷時(shí)要提供接待人員及陪餐人員信息,接待人數(shù)10 人以下的陪餐人數(shù)不超過3 人,接待人數(shù)10 人以上的,陪餐人數(shù)不得超過十分之三。對于一些沒有發(fā)票的報(bào)銷費(fèi)用也詳細(xì)規(guī)定了需提供的報(bào)銷憑證,如支付專家勞務(wù)費(fèi)要有專家邀請函、專家培訓(xùn)課件、專家授課時(shí)間表、還需提供專家職稱信息、身份證信息及銀行卡信息;支付給課題組臨時(shí)聘用人員的勞務(wù)費(fèi),需自制勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表,提供課題組和臨時(shí)聘用人員簽訂的勞務(wù)協(xié)議,提供臨時(shí)聘用人員工作時(shí)間及工作內(nèi)容的證明等。財(cái)務(wù)科將開具發(fā)票的規(guī)范信息制作成文本下發(fā)科研人員,包括單位名稱、納稅人識別號、開戶銀行、銀行賬號及其他注意事項(xiàng),報(bào)銷人員在開票時(shí)可提供給開票方,避免收到不合格的發(fā)票。嚴(yán)格規(guī)定科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)限,要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后一個(gè)月內(nèi)啟動報(bào)銷流程,報(bào)銷完成期限不得超過發(fā)票開具日期兩個(gè)月,超過報(bào)銷時(shí)限的不得報(bào)銷。通過科研項(xiàng)目微信交流群、現(xiàn)場培訓(xùn)等方式定期向科研人員傳達(dá)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理制度,財(cái)務(wù)報(bào)銷制度等規(guī)章制度,通過各種方式讓科研人員主動或被動地了解相關(guān)的規(guī)章制度,讓科研人員從不會報(bào)銷變?yōu)檩p松報(bào)銷。
規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)采購申請單、材料物資出入庫單及報(bào)銷審批單,采購申請單及出入庫單上增設(shè)“資金來源”必選項(xiàng),凡是科研項(xiàng)目資金均需在“資金來源”選項(xiàng)勾選為科研資金,以保證采購項(xiàng)目從采購、入庫、出庫至付款全過程均有“科研項(xiàng)目”明顯標(biāo)識,保證各流程均第一時(shí)間專項(xiàng)辦理,縮短采購付款時(shí)間。設(shè)置科研項(xiàng)目資金報(bào)銷審批單,報(bào)銷審批單需填寫科研項(xiàng)目的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目總預(yù)算、報(bào)銷事項(xiàng)及金額等事項(xiàng),審批單使用錯誤的不予審批,保證科研項(xiàng)目資金使用及會計(jì)核算的準(zhǔn)確性。
1.構(gòu)建醫(yī)院綜合運(yùn)營管理系統(tǒng)(HRP),其中預(yù)算管理系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)等相互聯(lián)通,突破信息系統(tǒng)孤島難題。科研報(bào)銷數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新、動態(tài)共享,實(shí)現(xiàn)對科研資金從預(yù)算編制至使用全過程的信息化監(jiān)督管理。在預(yù)算管理系統(tǒng)中完成預(yù)算編制、下達(dá)、執(zhí)行登記,最后通過資金支付系統(tǒng)付款后聯(lián)動預(yù)算管理系統(tǒng)核銷預(yù)算。科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登陸HRP 系統(tǒng)中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢模塊,即能隨時(shí)查到本人科研經(jīng)費(fèi)的使用情況,包括固定資產(chǎn)購置、耗材領(lǐng)用及其他支出,適時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度。科研會計(jì)通過HRP 科研項(xiàng)目輔助賬可以查詢到具體的經(jīng)費(fèi)支出數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由手工轉(zhuǎn)為自動,管理效率得到提高。
2.構(gòu)建多種形式的智慧報(bào)銷系統(tǒng),科研人員外出培訓(xùn)、公務(wù)、會議等活動的財(cái)務(wù)報(bào)銷在“公務(wù)之家”移動報(bào)銷APP 端進(jìn)行。報(bào)銷人員在“公務(wù)之家”中填寫事項(xiàng)申請(如出差申請單、會議申請單等),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,在公務(wù)之家平臺入駐的商戶訂購機(jī)票、車票及酒店等,交易完成后供應(yīng)商將對應(yīng)的電子發(fā)票及票據(jù)自動推送到公務(wù)之家平臺,平臺將發(fā)票歸集到報(bào)銷人電子票據(jù)夾。報(bào)銷人在平臺發(fā)起報(bào)銷申請時(shí),系統(tǒng)自動將各類電子發(fā)票整理到報(bào)銷申請單中作為附件,并自動計(jì)算報(bào)銷金額,會計(jì)核定報(bào)銷金額,出納審核后將相關(guān)信息推送至直聯(lián)銀行還款至報(bào)銷人員的公務(wù)卡。在整個(gè)報(bào)銷流程中報(bào)銷人不用找領(lǐng)導(dǎo)、找財(cái)務(wù)進(jìn)行紙質(zhì)簽批,審批領(lǐng)導(dǎo)移動互聯(lián)網(wǎng)辦公,可隨時(shí)隨地審批業(yè)務(wù)縮短審批時(shí)間,財(cái)務(wù)人員通過平臺進(jìn)行票據(jù)驗(yàn)真驗(yàn)重,可以有效避免票據(jù)造假、報(bào)銷違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)。其他報(bào)銷事項(xiàng)如勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)、出版印刷費(fèi)等可在醫(yī)院智慧政務(wù)協(xié)同工作平臺的財(cái)務(wù)支出模塊進(jìn)行線上審批,科研報(bào)銷人員取得報(bào)銷附件后,登陸移動端審批系統(tǒng),通過拍照等方式上傳報(bào)銷附件后將紙質(zhì)報(bào)銷單交至財(cái)務(wù)科,之后在移動端按設(shè)定好的流程順序完成預(yù)算登記、單據(jù)審核、審批,審批完成后會計(jì)人員打印出審批單,連同報(bào)銷人員交回的報(bào)銷紙質(zhì)附件交出納付款,完成報(bào)銷流程。整個(gè)報(bào)銷流程科研人員“只跑一次”,大大提高了報(bào)銷效率。
財(cái)務(wù)科及科研管理部結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有科學(xué)研究條件,制定科研項(xiàng)目間接費(fèi)用管理辦法,規(guī)定科研間接費(fèi)用的計(jì)提比例及開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。科研間接費(fèi)用根據(jù)科研項(xiàng)目總額及研究周期長短,按照項(xiàng)目收入的10%-20%計(jì)提。間接費(fèi)用開支內(nèi)容包括醫(yī)院管理費(fèi)、科研人員績效、其他間接費(fèi)用三類。管理費(fèi)主要是醫(yī)院為研究提供的房屋設(shè)備維修費(fèi),日常水、電、氣消耗,按照間接費(fèi)用的10%提取后按月定額使用。其他間接費(fèi)用占間接費(fèi)用的20%,支付無法在直接費(fèi)用中列支的課題審計(jì)費(fèi)、業(yè)務(wù)接待費(fèi)、專利維護(hù)費(fèi)、倫理審查費(fèi)等,其他間接費(fèi)用在發(fā)生時(shí)使用。基于體現(xiàn)科研人員價(jià)值,充分發(fā)揮績效支出的激勵作用的目的,間接費(fèi)用的70%用于支出科研績效,科研績效在項(xiàng)目結(jié)題后使用。
按照政府會計(jì)制度,醫(yī)院在收到科研項(xiàng)目收入時(shí)提取間接費(fèi)用,財(cái)務(wù)會計(jì)借記“業(yè)務(wù)活動費(fèi)用或單位管理費(fèi)用- 科研項(xiàng)目間接費(fèi)用”科目,貸記“預(yù)提費(fèi)用- 科研項(xiàng)目間接費(fèi)用”科目,預(yù)算會計(jì)借記“非財(cái)政撥款結(jié)轉(zhuǎn)-項(xiàng)目間接費(fèi)用”科目,貸記“非財(cái)政撥款結(jié)余- 項(xiàng)目間接費(fèi)用”科目。實(shí)際支出間接費(fèi)用時(shí),財(cái)務(wù)會計(jì)借記“預(yù)提費(fèi)用- 科研項(xiàng)目間接費(fèi)用”科目,貸記“銀行存款”等科目。因在計(jì)提間接費(fèi)用時(shí)并不清楚間接費(fèi)用實(shí)際支出的內(nèi)容,計(jì)提科目不能反映間接費(fèi)用的真實(shí)支出,所以在使用間接費(fèi)用時(shí)要根據(jù)實(shí)際支出科目調(diào)整計(jì)提費(fèi)用科目,此處同時(shí)借記“業(yè)務(wù)活動費(fèi)用或單位管理費(fèi)用-科研項(xiàng)目間接費(fèi)用”(紅字)科目,借記“業(yè)務(wù)活動費(fèi)用或單位管理費(fèi)用- 水電費(fèi)或績效工資”等科目。預(yù)算會計(jì)借記“事業(yè)預(yù)算支出- 水電費(fèi)或績效工資”等科目,貸記“資金結(jié)存”科目。期末結(jié)轉(zhuǎn)后,財(cái)務(wù)會計(jì)沖減“本期盈余”科目,預(yù)算會計(jì)沖減“非財(cái)政撥款結(jié)余”科目。
制定科研結(jié)余資金管理制度,年度結(jié)余資金進(jìn)行分類管理。已通過正常結(jié)題驗(yàn)收的項(xiàng)目結(jié)余資金在1 年內(nèi)的,且撥款單位無明確要求的由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出申請后重新編制預(yù)算,經(jīng)科研管理部審批后可繼續(xù)使用結(jié)余資金,結(jié)余資金必須用于科研相關(guān)支出,經(jīng)費(fèi)的使用與管理要符合國家相關(guān)法律、法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定;若使用1 年后結(jié)余資金仍有剩余的,將交回醫(yī)院統(tǒng)籌安排使用。如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未提出申請的,結(jié)余資金將轉(zhuǎn)為醫(yī)院科研發(fā)展基金,由醫(yī)院統(tǒng)籌安排用于科研發(fā)展相關(guān)支出。未通過結(jié)題驗(yàn)收、整改后通過結(jié)題驗(yàn)收、因故終止執(zhí)行、依法撤銷等項(xiàng)目,結(jié)余資金按撥款單位的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;沒有明確規(guī)定的,由醫(yī)院統(tǒng)統(tǒng)籌安排使用,充分發(fā)揮結(jié)余資金的價(jià)值。
科研經(jīng)費(fèi)的管理除了規(guī)章制度、管理系統(tǒng)等軟硬件條件外,還需配備一批高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才,通過外出培訓(xùn)、院內(nèi)交流、自學(xué)等多種渠道不斷提升財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力及自我素養(yǎng),培養(yǎng)既懂財(cái)務(wù)管理,又具備科研理念的多樣手,能融會貫通財(cái)務(wù)管理要求及科研業(yè)務(wù)要求,對科研項(xiàng)目實(shí)施全程有效的監(jiān)督,對項(xiàng)目資金使用的準(zhǔn)確、合法、合規(guī)加強(qiáng)審核,提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率和效果,從而為科研人員研究帶來極大便利,激發(fā)科研人員的研究熱情,最終實(shí)現(xiàn)科研興院的目標(biāo)。
中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計(jì)2023年10期