大數據在高校財務管理中的應用

任 華

南京中醫藥大學

一、引言

在大數據時代，海量的財經大數據和以數據挖掘為核心的大數據技術給高校從財務管理理念到會計核算、預算管理、內部控制等具體內容和管理手段都帶來了挑戰和機遇。高校財務工作者必須具備大數據思維，了解大數據、應用大數據、挖掘大數據，利用大數據進行管理、決策和創新，不斷拓展財務職能、提升管理能力、實現財務價值，助力實現學校治理能力和治理水平現代化。

二、大數據與高校財務管理

（一）大數據的含義

“大數據”顧名思義，“大”的“數據”。“大”是指存儲的海量級別。“數據”除了傳統的格式化數據，在互聯網和傳感器廣泛應用的時代，更包括如圖片、音頻、視頻等半結構化或非結構化數據。對于高校的財務來說，大數據不但包括原本的原始單據、憑證、賬簿、報表等結構化數據還包含教育教學活動中的各類業務行為數據、國家宏觀經濟數據、同類高校情況等大量的其他數據，這些都具有海量規模、快速流轉、多樣類型和價值密度低等典型的大數據特征。

“大數據”不僅指數據本身，還包括大數據技術。由于巨量數據在數量、容量、并發量三個方面常規軟件和技術已難以進行獲取和處理，需要新的技術來處理，這就有了包括大規模并行處理（MPP）數據庫、數據挖掘、分布式文件系統、分布式數據庫、云計算平臺、互聯網和可擴展的存儲系統的大數據技術出現。大數據技術是實現財務大數據管理、預測、決策和創新等價值的手段和基石。

（二）大數據在高校財務管理中的應用價值

習近平總書記指出：“要運用大數據提升國家治理現代化水平。要建立健全大數據輔助科學決策和社會治理的機制，推進政府管理和社會治理模式創新，實現政府決策科學化、社會治理精準化、公共服務高效化”，對于高校財務管理工作來說就是要用數據提升財務管理效能、用數據保證財務決策科學、用數據改變財務服務模式、用數據創新財務管理模式。

1.實現數據共享，提升財務管理效能。高校從會計電算化到財務信息化的過程中，原本使用單一的財務核算系統發展為核算、網上預約、薪酬、收費、物流報賬、憑證影像等多系統運行。由于缺乏專業的信息化專門人才，缺乏對財務信息化的頂層設計和統一規劃，所以一般都是財務軟件公司開發出什么，學校就應用什么，各個子系統的財務數據一般都是獨立管理的數據庫，不但財務內部各系統的數據信息沒有完全共享和有機整合，與校內其他部門的數據交互更是壁壘重重。數據獲取難、數據標準不一致、數據質量差等問題一直成為影響高校財務管理效能的重要因素。應用大數據技術，可以較好地解決這一問題。利用大數據技術，建立統一的財務大數據平臺，通過對各部門、各系統、各渠道的各類數據進行采集、清洗，建立大數據模型，對數據進行實時、高效統計分析和利用，財務預測能力、分析能力、業財融合度等不斷提高，財務管理的效率和效果將得以提升。

2.實現精細化管理，輔助財務決策科學。高校財務工作需要從各個業務系統獲取各類基礎數據、各種預算收支報表、各類項目運行情況，但是大都通過人工處理獲取數據，存在數據標準不一致、數據不精準、反映不及時、數據安全性差等問題，這些嚴重影響了數據的匯集、共享和應用，財務面對大量的數據卻很難有效利用，缺乏實行精細化管理的基礎。通過建立財經大數據平臺，利用大數據技術，進行多系統數據采集和數據挖掘，高校的各項經濟業務活動從預算、審批、報銷支付以及固定資產、工資薪酬、合同管理、票據管理等得以有機整合應用，通過對財經活動進行事前申報、事中監督、事后評價的全過程管理，根據決策事項需求，利用大數據建立量化的技術模型，將數據轉變為價值，財務管理實現預算精細化、監控實時化、評價科學化。

3.實現不見面服務，提升師生滿意度。在梳理財務事項、優化辦事流程、將內控在系統中固化的基礎上，通過智能報銷系統、網上簽批系統、無人投遞物流系統的實施，師生辦理財務業務可以“網上收件、網上受理、數據共享、自動比對、智能審批”，通過數據的流轉，實現財務服務全過程“少跑腿、零排隊、不見面、全自動”的“互聯網+數據+財務服務”新模式。通過對財務辦理事項的排名、咨詢熱點分布、服務訴求趨勢等方面的數據分析，可以對財經熱點問題和突發事件實時預警；通過歷史數據縱向對比分析、風險預警和輿情分析，多維度的發現師生訴求深度規律，找出傾向性、苗頭性問題，可以為學校決策提供重要的民意參考。通過對師生關心財經熱點問題的分析梳理，升級財經智能問答知識庫、動態更新財經狀態，通過大數據分析，實時、全面感知師生所需的各類信息和服務，確保師生在辦理財經業務中所反映的急難愁盼的問題能得到及時解決。

4.實現大數據+,創新財務管理模式。大數據在高校廣泛應用前，由于財務信息獲取不全不準不及時的問題存在，大部分高校的財務管理還是局限于靠手工報賬+人工算賬，在報銷審核、憑證整理裝訂等方面投入大量人力、精力和時間、預決算管理不夠細致準確，內部控制、成本核算、財務分析等管理職能都未能充分履行。在大數據時代背景下，通過大數據+的充分利用，財務財務管理模式將不斷創新。財經大數據平臺的建立，財務部門與業務部門通過數據有效銜接，高校的財務管理將由“核算型”轉變為“管理型”，原本從業務到財務的縱向管理模式也將改變為業財協同融合的橫向管理模式。

三、大數據在高校財務管理中的應用

（一）大數據在報銷核算中的應用

傳統模式下，日常報銷在依靠紙質和人工線下傳遞的情況下，報銷規則復雜、線下審批繁瑣、報銷周期較長、財務審核效率較低、財務數據不能共享，造成師生報銷難、財務管理難、領導決策難的“三難”狀況。隨著數據獲取、數據清洗、數據共享、數據挖掘等大數據技術以及RPA 和機器學習、OCR 識別、電子票據、電子影像存儲等技術的應用，為高校優化日常報銷流程、智能生成會計憑證、提升支出管控能力、縮短師生報銷時間，讓高校財務工作重心真正從會計核算向財務管理型轉變，從而實現財務治理能力和治理水平的提升。

報銷時，師生使用手機等移動終端對原始發票進行拍照或上傳電子發票，通過OCR 技術對紙質發票進行智能識別，實現對發票金額、供應商、發票各類明細等發票全票面信息的獲取，通過與國家稅務電子發票系統關聯及發票大數據池進行查驗查重，實現票據一鍵認證；通過預置的發票內容與預算項目和財務科目映射關系，自動生成含有報銷事項、報銷金額、費用類別等信息的網上預約報銷單。按審批權限要求，經項目負責人、校領導等線上審批后，財務審核人員可觸發自動生成記賬憑證，完成核算記賬工作，通過與國庫支付系統、銀企互聯的對接，相關費用轉入報銷人賬戶、通過報賬物流系統提示到賬信息，師生足不出戶完成報賬工作。通過基于大數據的智能化報銷，會計核算效率大幅提升，基于費用報銷流程中沉淀的數據大量結構性和非結構性財務數據，通過結合大數據分析模型及算法進行挖掘和可視化展現，可以輔助校領導做出科學的管理決策。

（二）大數據在預算績效管理中的應用

1.在預算績效管理數據獲取方面。高校進行預算績效管理所需的數據按照來源分，可以分為內部數據和外部數據。內部數據包括學生信息、教職工信息、資產信息、工資信息、車輛信息等多種數據，分別來自教務系統、研究生管理系統、資產管理系統、薪酬系統、人事管理等多個部門的多個系統。由于各信息系統歸屬于不同部門，建設時未能充分考慮各系統間的互聯互通，預算基礎數據不能自動獲取；學校層面缺乏統一的數據管理，沒有統一的數據字典，造成數據孤島存在。外部數據包括財政相關數據、各相關利益主體的數據、門戶網站數據等，是預算績效運行監測分析工作的基礎，數據量大又極其分散，需要花費大量的人力和時間。

數據是預算編制、績效評價的基礎，有了準確的數據才能編制出準確的預算、才能對預算的績效進行客觀的分析評價。傳統預算績效管理模式下，孤立地存在于預算系統和核算系統中，預算與績效的數據獲取方式、數據類型、獲取時效存在天然缺陷，實時、準確、有效的數據成為預算績效管理的難點和痛點。大數據時代，借助網絡爬蟲技術據既定目標選擇性地訪問互聯網上的網頁與相關鏈接，循環讀取網頁內容，獲取相關信息可以方便的獲取外部數據；利用存儲大數據與商業智能（BI）技術，通過建立全生命周期的校內預算績效管理大數據平臺，對數據進行收集、存儲、加工、篩選、分析等，接通獲取各方面的數據鏈條，減少數據收集的工作量、提高數據價值；通過數據可視化技術，實時展示分析數據。大數據技術的應用使預算績效管理從編制、執行、監控、評價到反饋應用的閉環全過程能夠更高效順暢地運行和開展。

2.在預算績效資源配置中的應用。如何科學合理的配置預算資源一直是高校財務管理的難點，實現資源最優化預算配置也是高校預算績效管理的重要目標。由于資源最優化配置在本質上是非線性規劃問題，本身既有最優化問題解在收斂性、穩定性等方面的難度、也存在外部政策的不確定性而帶來的約束條件的波動，實踐中很難通過傳統目標規劃方法科學計算出高校預算配置的最優方案。隨著計算機硬件和算力的大幅提升、數據挖掘技術的迅速發展，機器學習、深度學習得以廣泛應用。在資源配置預算時，可以采用BP 神經網絡等大數據模型，解決難以用定量化、連續性函數描述的高校預算資源配置問題。通過對高校歷年來預算分配方案及整體績效考核得分等海量數據的訓練與學習，找出預算與績效數據間的內在規律，可以構建出高校預算與績效之間關系的數學模型；再通過遺傳算法，求解出總資源規模確定條件下總體績效最大的最優化資源預算配置方案。

（三）大數據在內控管理中的應用

根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》，高校的內控目標是提高學校內部管理水平，規范內部控制，加強學校廉政風險防控機制建設。具體工作包括梳理學校各類經濟活動的業務流程，明確業務環節；系統分析經濟活動風險，確定風險點；選擇風險應對策略，在此基礎上根據國家有關規定建立健全學校各項內部管理制度；并督促相關工作人員認真執行。

隨著高校規模的擴張和學科的發展，學校的部門越來越多，經濟事項越來越多樣、業務流程越來越復雜，利用大數據技術，將內控的信息數字化、通過內控技術的創新，內控的手段智能化，改變以往“經驗性的人工控制”向“數據化的智能控制”轉變，確保學校的內控目標的實現。

利用大數據技術整合學校內部各項經濟業務活動所產生的信息數據建立大數據平臺，實現內控數據的電子存儲，可以實現信息資源共享，大幅提高工作效率。將學校各項業務活動業務流程和控制流程相結合，將內控的制度要求轉化為流程操作中的判斷標準，嵌入在信息系統業務流環節中，通過業務發起、流轉、審批、結果的全過程留痕，增強控制執行的剛性，確保國家法律法規、和校內規章制度得到嚴格執行。通過深入分析和挖掘業務和財務數據，使內部控制的管理水平和效率得到提升。運用機器學習、智能搜索、模式識別、數據分析、智能控制等大數據技術，能更深入地洞察業務流程、實現合規檢查；進行風險等級評估、有效識別高風險的管控領域、進行風險預警和異常跟蹤；利用大數據平臺數據還可以實施內部控制的在線評價和大數據審計。

（四）大數據在財務數據展示中的應用

財務數據是專業和枯燥的，非財務人員很難直接讀懂數據。利用大數據展示技術實現數據可視化，將數據通過圖像或經過設計的圖形直觀的、快速的、便于理解的進行展現。利用EXCEL、Power BI、Tableau、Python 等工具，制作條形圖、柱形圖、折線圖、餅圖、面積圖、氣泡圖、雷達圖、儀表盤等可視化圖表。通過數據圖表的呈現，可以傳達出數據背后的深層次的信息和價值，讓數據的使用者快速、準確的獲取所需信息，并據此進行決策。比如按照時間維度展現歷史數據和實時數據，通過數據對比，可以了解項目的執行情況、預算的執行進度、對預算執行異常情況進行預警，降低風險。通過不同層級對財務數據的關注重點不同，可以展現個性化、分層級的數據內容。比如為校領導關注展示出全校性的財務整體指標狀況，為部門負責人展示本部門的預算執行情況，為報銷人員展示自己的項目報銷情況。

四、大數據時代財務管理的挑戰與應對

一是要樹立大數據思維：對事物的認知首先要從思想上改變，才能落實到行動上。高校的財務管理者要能緊跟時代步伐，認識到大數據的基礎性戰略資源地位，認識到數據資源在財務管理方面的重要作用；轉變思維方式，養成建立“用數據思考、用數據說話、用數據決策、用數據管理、用數據創新”的管理思維和管理機制。

二是要建立大數據平臺：目前高校的各種財經大數據還有如深埋在地下的資源，處于“休眠”狀態，亟待挖掘利用。財務管理者要學會“挖掘數據、激活數據”，高度重視數據的生成、采集和管理，對財經數據資源進行摸查整理，梳理數據資產，列出數據目錄，建立數據檔案，掌握應用場景，建立財經大數據平臺。

三是要做好大數據安全防護：大數據為我們高校財務管理工作帶來了巨大機遇和便利，但數據價值的實現需要數據安全作為保障。因此，數據安全是我們利用大數據需要關注的首要問題。高校需要明確相關安全防范制度、制定基于數據生命周期的數據安全防護方案、采取相關技術防護措施以滿足數據安全的要求，特別是敏感財務數據的安全。

四是要培養大數據人才：“大數據”使高校財務管理的技術、方法、模式都發生了深刻的變化，對財務管理人員的信息化水平和數據分析能力提出了更高的要求。財政部在《會計行業人才發展規劃(2021-2025 年)》中明確“強化對會計信息化能力的要求，推動各級各類會計人才適應會計工作數字化轉型”。高校財務人員要改變財務知識結構單一、對信息化系統了解限于操作的現狀，不斷加強相關計算機網絡信息技術的學習，利用大數據技術工具，更高效地履行分析、決策等管理職能。財務人員要適應時代發展和學校高質量發展的要求，實現從專業型、技術操作型向管理型、復合創新型人才的轉變。