通過開展采購價格稽核為企業減損增效的探討

楊曉娜

（國投曹妃甸港口有限公司 河北唐山 063200）

物資采購價格稽核是指對企業在采購過程中所購買物資的價格進行審核和核對的過程。在企業進行物資采購時，供應商會提供不同的價格報價，而企業為了確保采購物資價格公平、合理及遵守相關法規，需要進行價格稽核。價格稽核的主要目的是確認采購價格是否符合協議或合同，并確保采購過程的合規性和透明性，能幫助企業避免不必要的損失和風險，有效控制采購成本。價格稽核可以由企業內部的采購部門或專門的采購審計團隊負責，也可以由外部獨立的審計機構負責。無論是內部還是外部價格稽核，其目的都是確保企業的采購活動在合規性和經濟性方面得到保障，幫助企業建立透明、公正的采購體系。

一、采購價格稽核現狀

采購價格稽核在許多企業和組織中已經成為一項重要工作，發展狀況因不同行業和地區而異。越來越多的企業和組織意識到采購價格稽核的重要性，稽核過程可以幫助企業實現采購成本合理、預算控制合理，避免欺詐和錯誤，從而提高供應鏈的透明性和質量。同時，隨著技術的不斷進步，采購價格稽核在許多企業中逐漸數字化，采用數據分析軟件、人工智能和機器學習等技術工具，使稽核過程更高效，提高數據的準確性和全面性。隨著數字技術和數據應用的普及，采購價格稽核也面臨著數據安全的挑戰。確保采購數據的安全性和保密性，是稽核過程中需要重點關注的問題。許多企業已意識到稽核過程需要持續改進，通過定期審查和評估稽核流程，識別問題并加以解決，使采購價格稽核的效率和效果不斷提升。

二、企業開展采購價格稽核的意義

通過開展采購價格稽核，企業可以實現以下幾個方面的效益：第一，降低采購成本。采購價格稽核可以幫助企業發現供應商定價錯誤或合同不規范等問題，及時予以糾正，從而降低采購成本。第二，避免欺詐行為。采購價格稽核有助于發現供應商可能存在的欺詐行為，如虛報成本、重復計費等，確保采購過程的合規性和透明性。第三，優化供應商關系。通過價格稽核，企業可以與供應商進行積極的溝通和談判，促進與供應商之間的合作，獲得更有競爭力的價格和優惠條件。第四，提高采購效率。稽核過程有助于優化企業的采購管理流程，減少重復性工作和不必要的支出，提高采購效率。第五，加強內部控制。采購價格稽核可以揭示內部控制上的薄弱環節，幫助企業建立健全的采購管理制度，預防潛在的風險。

三、物資采購價格稽核的方式方法

要確保物資采購價格稽核的全面性和有效性，企業需要綜合運用多種方式方法，最終達到提高采購管理質量和效率的目標。一是文件核對。企業對采購合同、發票和付款憑證等文件進行核對，確保采購價格與合同約定一致，避免付款錯誤或者供應商的欺詐行為。二是市場比對。通過市場調研和價格比較，企業將采購價格與市場平均價或競爭對手的價格進行比對，確認采購價格是否合理。三是歷史價格對比。企業將當前的采購價格與歷史價格進行對比，有助于發現價格波動或異常，及時調查原因。四是成本分析。企業對采購物資的成本進行分析，包括原材料成本、生產成本、運輸成本等，有助于確保采購價格包含了合理的成本元素。五是量價折扣核查。該環節可確保供應商給予的量價折扣符合合同約定。六是第三方審計。企業選擇第三方專業審計公司進行獨立稽核，第三方的客觀性和專業性有助于發現潛在問題和風險。七是數據分析。企業利用數據分析工具和技術，對大量采購數據進行篩查和分析，能夠發現異常交易和潛在的錯誤。八是隨機抽樣。企業對大批量采購數據進行隨機抽樣，確保樣本具有代表性，可以減少審核的工作量，保證稽核的準確性。九是供應商評估。企業建立供應商績效評估體系，將采購價格的合理性作為重要指標，對供應商的績效進行評估，有助于優化供應鏈合作關系。十是持續改進。稽核工作需要不斷改進和優化，根據稽核結果和反饋，及時進行調整，改善稽核方法和流程。以上方式和方法可以根據不同企業的需求和采購規模進行選擇，能夠確保物資采購價格稽核的全面性和有效性，最終提高采購管理的質量和效率。

四、企業采購價格稽核遇到的困難

在采購價格稽核的過程中，企業會遇到一些挑戰和困難。一是數據收集和整理。稽核過程需要大量的采購數據，包括合同、交易記錄、供應商信息等。然而，這些數據分散在不同的系統和部門，收集和整理數據非常耗時費力。二是數據質量。數據質量是一個重要的問題，不完整或錯誤的數據會導致稽核結果不準確。如果數據質量不高，稽核團隊需要額外的工作來驗證和清洗數據。三是復雜的合同條款。一些采購合同的條款非常復雜，涉及多個條件和價格計算方式。稽核團隊需要深入理解這些條款，并確保供應商的定價符合合同約定。四是供應商抵觸情緒。供應商可能對價格稽核感到不滿，認為企業對他們缺乏信任，導致供應商不愿意提供必要的信息，不配合稽核工作。五是資源限制。價格稽核需要投入一定的時間、人力和技術資源，如果企業缺乏足夠的資源，則難以實施全面的價格稽核。六是法律和合規問題。稽核過程涉及敏感信息或法律合規問題。稽核團隊需要確保在稽核過程中遵守相關法律法規，同時保護企業和供應商的合法權益。七是高級批準。某些價格稽核涉及重大采購決策，需要高級管理層的批準和支持。如果無法獲得高層支持，稽核工作便難以推進。八是復雜的供應鏈結構。復雜的供應鏈結構涉及多個供應商和中間商，稽核過程更加復雜和困難。

五、解決采購價格稽核問題的措施

（一）制定清晰的稽核計劃和目標，確保稽核團隊有明確的方向和任務。制定清晰的采購價格稽核計劃和目標，是確保采購過程合規、公正、高效的關鍵步驟。合理的稽核計劃和明確的目標，可以提高采購過程的透明度和效率，確保采購價格的合理性。

首先，確定稽核團隊。企業選拔負責執行采購價格稽核的團隊成員，并確保他們具備相關的知識、技能和經驗，同時確定采購價格稽核的范圍，明確涵蓋的采購項目、供應商、時間范圍等，確保稽核的有效性。企業要確定稽核標準和依據，定義采購價格稽核的標準和依據，包括相關法規、政策、合同條款、市場價值等。

其次，制定稽核計劃。企業根據稽核目標和范圍，制定詳細的稽核計劃。該計劃應包含時間表、任務分配、數據收集方式、稽核方法等信息，并在計劃執行過程中，不斷審查和評估計劃的有效性，根據需要進行修訂和調整。企業確定稽核方法和技術，選擇適當的稽核方法和技術，以確保能夠有效地收集、分析和驗證采購價格相關的數據和信息。這涉及文件審查、比較市場價、詢價、競爭性談判等方法。

再次，考慮風險因素。企業應識別可能的風險，并制定相應的應對措施，以確保稽核順利進行并取得預期結果。企業應與采購相關的利益相關者溝通稽核計劃和目標，以獲得支持和理解，減少誤解和阻力。

最后，經驗總結和持續改進。在稽核結束后，企業應總結經驗教訓，為未來的稽核活動提供改進和學習的機會，以持續提高稽核質量和效率。

（二）打造數據管理和信息系統，確保數據收集和整理的高效性和準確性。采購價格稽核是一個關鍵的業務流程，打造數據管理和信息系統可以確保數據收集和整理的高效性和準確性。數據在企業的決策和戰略制定中起著至關重要的作用，有效的數據管理和信息系統可以幫助企業更好地理解市場需求、供應鏈管理和成本控制等方面，從而提高企業的競爭力和效率。打造數據管理和信息系統要重視以下幾個方面：1.數據采集和整理。打造高效的數據采集系統可以確保數據的及時性和準確性，自動完成數據收集、數據清洗和整理，減少了手動錄入和處理錯誤的可能性。2.數據存儲和安全。數據存儲安全系統非常重要，能保護企業的數據免受數據泄露、損壞或未授權訪問，確保數據的完整性和保密性。3.數據分析和報告。信息系統可以幫助企業進行高級數據分析，從而得出有關采購價格稽核的有用見解，這些分析結果可以用于制定更好的采購策略和決策。4.供應鏈管理。優秀的信息系統可以跟蹤供應鏈中的數據，包括供應商性能、庫存水平、交貨時間等，有助于確保供應鏈的高效性，并幫助企業更好地管理供應商。5.成本控制。數據管理和信息系統可以提高采購成本和開支的透明度，使企業能夠更好地控制成本并尋找降低開支的機會。6.持續改進。通過數據管理和信息系統，企業可以不斷監控采購過程，并對其進行改進，提高采購過程的效率和質量。

（三）建立與供應商的誠信關系，積極溝通，解釋稽核目的和好處。在采購價格稽核過程中，維護與供應商的關系非常重要。誠信溝通和積極合作是關鍵。企業確保與供應商保持開放的對話，共同努力達成雙方的共同利益，從而建立穩固的合作關系。為了達到良好的效果，企業要注意做好以下幾個方面的工作：1.明確目的。在開始稽核前，企業向供應商明確稽核的目的，解釋稽核的目標是確保合同價格的準確性和一致性，保證雙方遵守合同條款和條件。2.開誠布公。企業要確保稽核過程是透明的，讓供應商了解稽核的程序和流程，說明稽核的依據、時間安排和可能的結果，確保供應商知道他們有必要提供信息，并在整個過程中保持溝通渠道暢通。3.強調共同利益。強調稽核的目的能確保雙方合作更加順暢和高效。稽核有助于發現潛在的問題并加以解決，使雙方都能從中受益。4.合作態度。企業要表現出積極合作的態度，而不是對供應商施加壓力或指責，使他們知道稽核是常規流程的一部分，不是針對特定供應商的特殊行動。5.誠信溝通。在整個稽核過程中，企業要真誠地與供應商溝通，避免隱瞞信息或做出虛假陳述，建立誠信和信任的基礎，使供應商愿意合作并配合稽核。6.改進建議。如果稽核發現了問題，企業要向供應商提供具體的建議，幫助他們糾正錯誤并改善業務流程。

（四）與法律和合規部門合作，確保稽核過程的合法合規性。采購價格稽核部門與法律和合規部門合作是非常重要的，特別是對于涉及政府采購或受到法規監管的采購活動。合作可以確保稽核過程的合法合規性，并有效降低組織在采購過程中可能面臨的風險。合作有以下幾個關鍵方面。第一，法律法規指導。法律和合規部門可以為采購價格稽核提供相關法律法規指導，解釋適用的法律法規，確保稽核過程符合相關法律要求。第二，合同審查。法律和合規部門可以協助審查采購合同，確保合同內容符合法律要求，并保護組織的權益。第三，法律風險評估。與法律和合規部門合作進行法律風險評估，可以識別采購過程存在的法律風險，并采取相應的措施加以規避或應對。第四，合規審計。合規部門進行合規審計，檢查采購過程是否符合內部合規政策和外部法規要求。第五，知識培訓。法務和合規部門可以為參與稽核工作的人員提供相關的法律和合規培訓，確保他們了解相關法規要求，并在稽核過程中遵循合規標準。第六，報告和披露。法務和合規部門可以協助稽核團隊披露稽核結果，確保透明度和合規性。第七，合規建議。在稽核過程中，法務和合規部門可以提供合規建議，使采購團隊遵守法律要求和內部合規政策。

（五）盡早獲得高級管理層的支持和批準，以推動稽核工作的進行。采購價格稽核是一項涉及采購成本和采購效率的重要工作，需要得到高級管理層的支持和批準才能順利進行。高級管理層的支持對稽核工作的成功至關重要。首先，資源得到保障。高級管理層的支持可以確保稽核團隊獲得足夠的人力、財力和技術資源，以便開展全面和有效的稽核工作。其次，提升優先級。高級管理層的支持可以將采購價格稽核提升到組織工作的優先級列表中，這意味著稽核工作在資源分配和時間安排上將得到優先考慮，從而提振市場信心。高級管理層的支持可以向供應商和市場傳遞一個積極的信號，表明組織對采購價格透明度和合規性非常重視，有助于建立良好的供應商關系和市場聲譽。再次，得到決策支持。高級管理層的支持可以為稽核團隊提供決策支持。稽核結果會對采購策略和供應商選擇產生影響，而高級管理層的批準可以確保決策得到支持和執行。高級管理層的支持可以將采購價格透明度和合規性納入組織的價值觀和企業文化中，鼓勵員工遵守稽核政策和流程。最后，起到監督督促的效果。高級別管理層對稽核工作進行監督和督促，確保稽核過程及時、準確和有效。稽核工作的推動需要高級管理層的支持和認可。在推動采購價格稽核之前，稽核部門最好與高級管理層進行充分溝通和解釋，確保他們理解稽核的重要性，并獲得他們的全力支持和批準。這樣可以確保稽核工作得到足夠的資源和支持，從而達到更好的稽核效果和采購管理質量。

（六）對于復雜的供應鏈結構，采用合適的稽核方法和策略，逐步開展稽核工作。面對復雜的供應鏈結構，采購價格稽核需要更加謹慎和周全，以確保稽核工作的有效性和準確性。稽核部門可以按照以下步驟進行稽核工作：1.了解供應鏈結構，深入了解供應鏈的結構和復雜性，包括涉及的各個環節、參與的供應商和分銷商及產品流向，確定稽核的范圍和重點。2.分階段開展。由于供應鏈具有復雜性，所以稽核工作可分為幾個階段逐步開展，先從關鍵節點或高風險環節開始，逐步擴大到整個供應鏈，使稽核團隊逐漸熟悉供應鏈并獲取必要的數據和信息。3.確定適用于復雜供應鏈的關鍵指標，如物資成本、運輸成本、庫存水平等，這些指標將成為稽核工作的重要依據。4.數據整合和分析。在復雜的供應鏈中，數據的來源分散且多樣。稽核團隊需要進行數據整合和分析，確保數據的準確性和全面性。數據分析工具和技術的應用是非常有益的。5.引入專業支持。針對復雜供應鏈，企業可以考慮引入專業的第三方稽核公司。他們有經驗和專業知識，能夠更好地處理復雜的供應鏈稽核任務。6.與供應商溝通。企業與涉及的供應商進行溝通，了解他們的經營模式和采購成本結構，以便更好地核實采購價格的合理性。7.定期評估和改進。采購價格稽核是一個持續的過程，宜定期評估稽核工作的效果，并根據評估結果改進稽核方法和策略。

六、結語

總體而言，采購價格稽核是確保采購價格合理的一項重要工作，需要執行力和專業知識的支撐，取得企業全體成員的支持，通過克服各種困難以保障組織的利益，提高采購管理的質量和效率。通過有效的采購價格稽核，企業可以優化采購成本，降低采購風險，實現采購成本的降低和效益的提升。