基于分部分項檢驗批劃分思維的BOM 式設備檔案收集管理模式

文/中國航發商用航空發動機有限責任公司 李平

伴隨固定資產投資項目的檔案驗收及設備后期的維護及改造等工作需要，設備檔案的歸檔文件范圍越來越清晰，設備相關文件的收集也越來越受到重視。面對設備，尤其是大型設備文件收集和設備驗收中存在的各種各樣的問題[1]。多數學者已從完善設備采購要求、加強設備驗收管理、完善設備管理程序、明確設備檔案歸檔要求等角度強調檔案文件收集工作的重要性，然而從檔案工作者的切實角度出發，為檔案工作者梳理出一個清晰的脈絡，指出一條切實可行的工作思維或方式方法的研究卻少之又少。故而，本文完全從基層檔案工作者的角度，探索設備主要階段的文件收集管理思路，夯實檔案工作第一要務[2]。基本建設檔案分部分項檢驗批劃分方案為建設項目施工質量驗收工作指明了清晰的思路，指出了檔案工作收集的方向和范圍。受此啟發，本文借鑒基本建設檔案分部分項檢驗批劃分的思路，將一套大型設備視為一個單體工程，將一套設備分為多個分部分項及檢驗批進行管理，按分部分項及檢驗批的思路進行檔案的收集與整理工作，既從上到下的保障了設備相關文件的齊全完整，又保障了各分部分項及檢驗批之間的有機聯系。

一、范圍

按照設備的生命周期，一般可以將設備分為：計劃/立項階段，選購階段，設計階段，工廠驗收階段，到貨及開箱階段，安裝調試階段，最終驗收階段，維護及改造階段[3]。對于單一設備而言，一般屬于某一個固定資產投資項目，其計劃/立項文件一般存于固定資產投資項目綜合卷中；對于維護及改造階段，一般較為單一，而且維修或改造過程中涉及的設計、到貨開箱、安裝調試及驗收工作宜可參照設備各階段進行收集管理。相對于一般的國產設備，進口設備會多出進口代理商的選購、報關發運兩個階段，對于進口代理選購，其業務流程和歸檔文件與設備的選購階段類似；對于報關發運階段，一般形成的文件有報關單、形式發票、運單、保險單、提單、裝箱單、數量與質量證明、原產地證明、包裝相關證明等，其收集整理方式亦可參照一般國產設備的到貨及開箱階段材料的BOM 模式中手續性文件及質量證明文件等進行收集與整理，為了保障文中所述管理模式的適用范圍，本文也不再另行論述。

故而，本文按照設備“選購→設計→工廠驗收→到貨及開箱→安裝調試→最終驗收”的階段進行研究，同時結合設備自身的BOM 結構，建立起設備結構和設備各階段文件結構兩條BOM基線。

二、設備結構BOM

大型設備一般由多個子系統構成，每個子系統由相應的組件或設備單元構成，每個組件可能又由一些設備單元組成。這里所指的設備單元是指構成設備的最基本的組件或零部件，具有自身單獨的質量證明文件、操作說明書等隨帶文件資料，一般為構成設備的關鍵零部件、主要外購件、影響設備核心功能或使用安全的元器件以及其他具有單獨質量證明文件的基本單元。

大型設備組成結構與基建項目的組成有異曲同工之妙，如果將設備各子系統看作一個分部工程，將子系統構成組件理解為分項工程，將構成組件的設備單元視作檢驗批，則可得到完整的設備結構BOM，里邊包含子系統、子系統組件和設備單元的數量等，具體到設備本身，也可根據設備實際情況進行增減。

設備的結構BOM 是掌握設備整體情況，明確設備脈絡，開展設備設計、驗收、安裝調試及設備維護管理等各項工作的基礎，也是建立設備設計、工廠驗收、到貨及開箱、安裝調試和最終驗收等階段文件BOM 的基礎和開端，更是建立設備檔案之間關聯關系的根基。

三、各階段文件結構BOM

（一）選購階段BOM。設備選購階段的業務活動一般可分為三個階段：制定采購計劃或需求，選定采購供應商，簽訂采購合同。將每個階段視為一個分項工程，各階段下的業務活動視為一個檢驗批，如：選定供應商階段可分為報價及評選要求（投標要求）、報價文件（投標文件）、評選記錄、評選結果審批等4 個檢驗批。從而構建出選購階段的業務模塊，明確各模塊下形成的文件類型。

（二）設計階段BOM。設備的設計階段通常由設計計算（一般針對自制、非標設備）、文件設計（設計方案、圖樣、接口信息、技術說明等設計文件）、設計審查（設計文件評審）等部分構成，同樣的，將每一部分視為一個分項工程，將每個部分下形成的各類文件材料視為檢驗批，則可形成設計BOM。

（三）工廠驗收階段BOM。工廠驗收階段一般較為簡單，宜有說法將工廠驗收稱為設備預驗收，通常是對設備主要性能指標進行檢驗，所以該分項下文件較為簡單。在實際的文件材料交付過程中，工程驗收階段的文件材料一般與到貨及開箱階段的相關質量證明材料一并交付，在進行整理組卷過程中應注意區分，維護正確的設備結構模型。

（四）到貨及開箱階段BOM。到貨及開箱階段是設備檔案收集的痛點及難點，設備檔案收集不齊全、歸檔資料無法關聯溯源的問題多發生在該階段[4]，建立該套管理模式最開始的出發點其實是為了強化和完善該階段的管理，實現該階段文件的應收盡收。到貨及開箱階段與選購、設計階段不同，業務活動較為單一，其主要內容就是交付及開箱記錄、質量證明文件、操作及說明文件等隨帶文件的收集工作，故而可以按文件類型劃分分項工程，將合格證、檢測報告、校準證書、校準報告、主要原材料質量證明、原材料復試復驗報告、部件復驗報告、出廠質量證明、產地證明等質量證明文件整體看作一個分項工程，將各類文件視為檢驗批進行收集。對于壓力容器、起重裝置等特種設備其質量證明文件中還應包含特種設備登記證、特種設備使用標志、特種設備登記表等，應注意根據實際情況進行判別。

（五）安裝調試階段BOM。安裝調試階段按業務活動主要分為安裝和調試兩個模塊，故而可視為安裝和調試兩個分項工程，該階段業務活動形成的文件一般較為單一，通常會形成相應的工作計劃、工作方案或大綱、工作記錄、工作報告、存在或發現問題的備忘錄等，故而形成劃分方法。

（六）最終驗收階段BOM。安裝調試完成后，設備買賣雙方一般就設備性能、技術指標等進行現場的測試及試驗，確認設備的達標情況，進而出具設備整體的合格證明等。同時，賣方應將設備使用維護相關技術資料移交給買方，并對買方相關技術人員或操作人員進行培訓，故而按業務邏輯可將最終驗收階段的文件材料按業務模塊分為技術驗收、合格證明、操作及說明、培訓等4個模塊，形成結構圖。

四、BOM的融合使用

（一）設備文件BOM。將設備各階段的BOM 圖串聯到一起，得到一個設備全階段（研究范圍內的全階段）BOM，姑且稱之為設備文件BOM 圖。該圖能清晰的反應設備各階段主要形成的文件類型，是各階段形成文件的一個匯總，某種意義上來說，設備全階段文件BOM 圖就是設備文件歸檔范圍，因此可以作為設備相關文件材料收集、參與設備驗收的參考和輸入，指導全階段設備管理和設備檔案收集工作[5]。該BOM 圖雖能清晰反應設備從采購到通過驗收過程中形成的文件材料，但是卻不夠具體，舉例來說：到貨及開箱階段要收集設備相關的質量證明文件，但是有兩個問題可能困擾著檔案工作者及設備項目管理人員，其一，收集哪些對象的質量證明文件？其二，收集整理的過程中，同一對象的不同質量證明文件以及同一對象質量證明文件與其他文件之間的關聯如何保持和體現？所以設備文件BOM 圖是有缺陷的，純粹的依賴設備文件BOM 圖或者歸檔范圍開展設備文件收集工作是有一定局限性的，雖能明確設備全階段應收集的文件或者說文件類型，但是在使用和執行中的關鍵點或者部分節點上仍不夠具體，會給參與設備文件收集工作的人員帶來一定程度上的困擾。

（二）雙BOM 融合。深度剖析設備文件BOM 圖的局限性，發現有兩個根本原因：第一，檔案人員不了解設備的構成成分，同時設備人員不了解檔案的收集整理思路；第二，檔案人員不清楚設備各構成成分之間的關聯關系。這種對設備的認知不清晰，導致了檔案收集工作的瓶頸，而設備結構BOM圖卻能清晰的反應設備的各個構成部件以及各部件之間的層次關聯關系，因此，如果將設備結構BOM圖和設備文件BOM進行融合，則可得雙BOM融合圖。

雙BOM 融合圖左側體現的是設備層次結構關系以及部件之間關聯關系（為便于參看和管理，繪圖時亦可將子系統級的設備單元和子系統組件級的設備單元置于同一階層進行管理），右側是設備各階段按照時間順序的邏輯排列以及各階段形成文件的線性排列，受篇幅限制，僅僅列出了各階段的“分項”來代替形成的具體文件，使用運用過程中應結合本單位常見設備文件情況，繪制各類文件線性詳圖，以便具有更強的參考性。各類文件按邏輯順序線性排列的目的，為了給文件收集過程中或收集之后的整理組卷工作提供參考，合理的線性排列順序，可作為組卷和卷內文件排列順序的參考依據。

設計階段文件可按子系統進行收集和組卷，各子系統的文件單獨整理成案卷之后按系統順序排列，設計階段也可能是設備整體設計的，未按系統進行分別設計，這種情況下收集及整理工作較為單一，無太大難度。工廠驗收階段多數情況下與設計階段類似，一般按各子系統進行驗收，也有整體進行驗收的情況，其收集整理的思路與設計階段相似。到貨及驗收階段相對較為復雜。首先，應按各子系統進行區分，其次，對子系統下各層級組件、設備單元的文件進行分別收集、整理及組卷。之后，子系統內部案卷按層級由高到低排列。最后，各子系統下的案卷再順序排列。安裝調試階段，各子系統分別進行安裝調試，設備整體再進行聯合調試，故而可按照各子系統安裝文件、調試文件、聯調文件的邏輯順序進行收集和整理。當然，考慮到多數情況下，各系統的安裝計劃、安裝方案、安裝總結、調試計劃、調試大綱、調試總結等僅出具一份文件，不針對各子系統分別出具，故而實際組卷過程中可將安裝文件按照安裝計劃、安裝方案、各子系統安裝記錄、安裝總結、安裝備忘錄的順序進行組卷，同樣調試文件可按照調試計劃、調試大綱、調試用設備校準文件、各子系統調試記錄、設備聯調記錄、調試總結、調試備忘錄的順序進行組卷。最終，驗收階段一般按照驗收方案開展驗收工作，通過現場動態驗收和靜態驗收結合的方式檢驗設備性能，驗收通過后出具設備合格及驗收通過證明并進行資產移交，開展使用培訓交底等工作，其整理情況按實際各“分項”進行整理即可。

總體來說，設備BOM 是收集整理工作的基礎，設備各階段（分部）是文件收集的里程碑節點和案卷區分的標識，“分項”是各階段下分卷和案卷排序的依據，“檢驗批”則是卷內文件排列的參考。

五、優勢分析

將設備結構BOM 與設備文件BOM 融合的管理模式，為設備文件的收集整理、設備檔案的管理提供了工作思路和方式方法，既能有效地保證文件的齊全完整，又能保障文件之間的有機關聯、保存設備各構成成分之間的結構關系。為設備文件收集人員和設備檔案整理和保管人員提供了具有操作性的指導方案和行為規范，能有效解決設備到貨及開箱階段以及設備其他各階段的文件收集瓶頸。

促進檔案管理、檔案要求前置，深入深化“三納入”“四參加”“四同步”工作要求。伴隨著單位內部形成成熟的雙BOM 融合圖后，可將該融合圖納入設備采購技術協議中，規范采購技術協議，檔案人員參與技術協議會簽或審查的同時，要求各相關方按照雙BOM 圖的模式進行設備文件的收集及整理工作，提出檔案文件收集整理及移交等相關要求。同時檔案人員參與設備驗收及設備最終驗收報告審查會簽的同時，按照雙BOM 融合圖檢查設備相關文件收集及整理情況。從而逐漸地將這種BOM式的管理思維滲透到業務環節、業務活動中，將檔案管理深化為項目管理甚至為單位業務流程設計、單位治理的一部分。

為檔案工作標準化作業提供了可能性。一方面，標準化作業是一個較為完備的工作程序，能為參與工作的各個角色提供清晰的工作指導，將人員從復雜的工作困擾解脫出來；另一方面，能一定程度上規避工作問題，預防工作漏洞，保障檔案文件齊全完整且有效。將設備各階段文件收集整理要求通過雙BOM 圖的形式固化成為設備檔案收集整理要點，為檔案工作標準化作業提供輸入。

啟迪檔案工作者不斷學習進步，掌握多邊技能，培養成為復合型人才。檔案工作者應熟悉業務流程，才能更好地參與到業務活動中；檔案工作者應學習檔案管理各階段相關專業的內容，才能更好地開展檔案管理工作；檔案人員應學會引入其他專業的工具方法，提升和優化檔案工作，讓檔案工作更靈活、更高效、更有活力。