基于智慧財務理念探析工資財務系統存在的問題和建議

鄭新隆

一、前言

隨著會計電算化的普及，各種財務工資管理系統軟件為財務薪酬管理工作賦能，以改善會計信息質量、提高會計工作效率、降低會計工作成本、提升工資薪酬工作的合規能力和價值創造，能促進和輔助企業財務進行薪酬戰略決策和規劃。在經濟全球化和經濟高質量發展趨勢下，，傳統的工資管理軟件不能滿足新的業務要求，需要用先進的信息技術和數據分析技術對財務工資管理軟件進行優化。隨著信息技術的快速發展，計算能力的提升和存儲成本的降低，企業可以更好地處理和分析大量的財務數據，從而提高財務管理的水平?，F在很多企業的財務數據已經實現了數字化和數據化，這為智慧財務的實施提供了基礎。大數據時代的到來，企業可以通過對海量數據的分析，發現其中的規律和價值，從而提升財務管理的智能化水平。

智慧財務是指利用先進的信息技術和數據分析技術對財務數據進行處理和分析，以優化財務管理和決策的一種方法。它將人工智能、大數據、云計算等技術與財務管理相結合，可以提高財務工作的效率和準確性，同時為企業提供更準確的財務分析和決策支持。隨著市場競爭的加劇和企業規模的擴大，財務管理對于企業的重要性也日益突出。企業需要更準確、更及時的財務信息，以支持管理層的決策和戰略制定。智慧財務可以提供準確，詳盡的理財務數據，減少人工操作和錯誤，提高工作效率。同時，通過自動化的報表生成和數據分析功能，可以減少財務人員的工作量。

二、工資管理系統的意義和發展現狀

工資管理系統具有重要的意義，使用工資管理系統可以自動計算員工的工資，并生成工資單和報表，這可以減少人工計算的時間和錯誤，有助于提高員工對工資計算的信任度，減少工資糾紛的發生。工資管理系統可以提供詳細的工資數據和報表，讓管理者清楚地了解組織中各個崗位的工資情況。這有助于發現工資結構的問題和不公平現象，及時進行調整，提高管理的公正性和透明度。工資管理系統可以自動生成工資單和工資明細，讓員工清晰地了解自己的工資構成和發放情況。工資管理系統的發展經歷了多個階段。最初，人工計算薪資是主要的方式，后來逐漸發展出電子表格和計算機軟件來輔助處理工資管理。隨著科技的不斷進步，工資管理系統也得到了迅速發展[1]。

現在，工資管理系統通常是基于計算機網絡技術的，可以實現全面的工資管理和處理。這些系統可以自動計算員工的工資、扣除稅款和社會保險費用，并生成工資單和報表。同時，工資管理系統還能夠與財務系統進行數據交互，實現信息共享和數據一致性?，F代的工資管理系統具備自動化的特點，能夠根據基礎數據自動計算工資，減少人為錯誤和工作量，提高工作效率。工資管理系統已經向云計算和平臺化方向發展，可以實現在線訪問和操作。隨著個人信員息保護意識的提高，工資管理系統對數據安全和隱私保護越來越重視，采取了各種安全措施，如加密技術、權限控制和審計功能，確保工資信息的安全和合規。工資管理系統通過數據分析功能，可以提供各種報表和統計數據，幫助企業進行工資結構分析、人力成本控制和決策。

三、傳統工資管理系統存在問題

（一）傳統的工資管理系統存在數據孤島問題，各部門間數據協同聯動性不足

工資的發放流程及內容需涉及大量的科室，按傳統的工資發放流程，財務科通過接其他科室送達的紙質材料，在財務工資系統上獨立核算和處理，這就造成無法向相關科室第一時間提供工資相關項目的發放情況以及問題，這不利于相關科室對涉及項目進行分析和管理。紙質化傳遞也降低了會計工作效率，增大工作強度。傳統工資管理系統也無法覆蓋整個工資發放流程。發放憑證制作，審核，出納環節在同一系統內不能同時涉及，數據無法互通，管理效率低下。

（二）傳統的工資系統缺乏智慧化業務處理和核算，效率低下

傳統的工資管理系統只能滿足簡單的導入和基本的運算邏輯。對導入介質要求較高，對一些紙質通知只能靠手工錄入，增加了錯誤率，降低了效率。工資數據數據量大，傳統的工資管理系統只有按一般的辦公軟件的限定標準進行限制，缺乏涉及相關工資發放制度和內容的邏輯判斷和審核，不利于及時糾錯，造成工作反復。工資的發放涉及大量的標準和限制，工資發放要求對工資總額的控制，對不同類型及用途的工資項目進行統計和區分，這在傳統的工資管理沒有集成，增加了相關人員之后的統計分析工作[2]。

（三）傳統的工資管理系統缺乏與管理需求相關的分析和決策支持模塊

工資數據是重要的財務數據，上級管理部門以及相關領導都需要準確的數據決策。傳統的工資管理系統只能提供簡單的匯總，缺乏提供相關的專業化，個性化分析報表，不利于相關戰略決策。工資數據量較大，涉及項目內容較多，上級部門要求提供的數據多種多樣，在日常的工資中，需要大量的統計核算工作。傳統的工資管理系統沒有及時更新相關的核算方式和相關數據要求，增加工作量的同時也增加了錯誤率。

（四）傳統的工資管理系統提供的服務平臺內容單一，操作繁瑣，安全性低

傳統的工資管理系統提供的服務平臺是基于系統內部基礎表格的數據模式，只有單一的查詢功能，缺乏時間維度的對比和分析功能模塊。且目前單一的查詢功能已經沒有辦法滿足職工對薪酬發放管理的需求。職工需要對薪酬發放的制度和規定有更全面和清晰的了解，這是傳統的工資管理系統不能提供。傳統的工資管理系統是按照傳統的邏輯流程設計的，功能項目多，且有些功能項目沒有及時更新，造成業面操作繁瑣，對用戶不夠友好，有時甚至會誤操作，降低了效率。傳統的工資管理系統對權限管理不夠嚴格，使用者權限區分模糊，有時會造成一人多號，財務數據外泄等情況，這不利于相關工資數據的管理和維護，也降低了財務數據保管的安全性。

（五）傳統的工資管理系統設計理念落后

隨著社會經濟的飛速發展，產生了許多新的會計管理理念，對財務分析統計提出了更多的要求。傳統的工資管理系統的重點在于準確的維護數據并進行簡單的邏輯計算。隨著大數據技術日漸成熟，面對未來更多的不確因素，管理者要求財務系統業財融合，并提供更多的復合型分析數據來進決策。傳統的工資管理系統提供的數據只能在財務層面進行數據分析，數據的擴展性不夠，不能很好的滿足管理決策需求。以往財務人員的工作重點在于財務數據的錄入和維護，隨著管理會計理念得到越來越多的重視，財務人員的工作重心也應該從錄入維護數據轉為對數據的分析和管理監督。這也要求工資管理系統能夠集成相應的功能，并且將相關數據連接進大數據中心，進行數據分析統計，以生成更多簡潔明了直觀數據分析來支持財務工作的進行[3]。

四、基于智能財務理念對工資管理系統建設的建議

（一）強化業財融合，進行工資發放全流程電子智慧化管理

強化工資系統的可擴展性，系統覆蓋工資發放的各個節點及相關科室。通過篩選相關流程和節點，將所有的發放項目和代扣項目都進行集成進系統電子化管理。新系統根據用戶的需要，個性化實時提供數據，以輔助相關科室的管理和分析工作。部門之間的數據傳遞進行數字化管理，通過信息化技術，直接通過新系統進行接收和核對，提高會計效率及準確率。在財務科內部，系統直接集成會計，審核，出納，做賬全部流程，各個崗位數據互通，根據相會計業務的流程順序進行數據傳遞和業務處理，設立銀企直連賬戶，建立自動做賬系統，在流程結束后自動轉賬和賬務錄入，提高效率和準確性。

（二）運用智慧財務信息技術，智能化處理核算及相關業務

建立數據影像系統，升級相關數據的錄入方式。將數據的錄入方式由電子模板擴展到各種紙質要式文件。通過掃描其他科室提供的要式文件，直接進行自動化的數據錄入和相應的業務處理。在業務處理和核算中，根據上級部門及人事相關規定，在系統中設置相應的邏輯審核和糾錯，保證在第一時間發現存在的錯誤及違規內容，保障工資發放的安全。同時，新系統為了更好的管理需要，對發放的金額和發放款項類型做出限制，防止發放的金額超過工資發放的總額，對特殊項目的發放金額和對象也能根據相關文件的要求進行控制和管理。搭建電子檔案系統，將原有的工資存檔紙質材料更改為電子介質檔案。在系統內內置電子檔案的標準制度，格式和流程，保證留檔信息的準確性，通過使用電子檔案，能節約存儲空間，減少紙質耗材的使用，延長保管時間，增加歸檔信息的安全性，同時也便于相關信息的查詢和使用。

（三）運用智慧財務信息技術，建立智能決策支持系統，提供戰略分析和決策支持

在日常工作中，針對上級部門、領導管理層、信息使用用戶，根據其不同需求，財務工作者需要提供不同的報表和分析數據。這就要求系統必須支持相關數據的統計和提取。因此，根據決策和分析需要，在工資管理系統下，應根據需求建立不同的，針對性，個性化的分析模塊，以便迅速的提取數據，并通過系統進行簡單的數據分析提供決策。建立智能決策信息系統必須有成熟的財務分析模型。通過相關的制度，標準，建立簡潔，有效的財務分析模型以支持智能決策信息系統的建立。財務分析模型必須具備實時，動態兩個要求。通過實時動態的財務模型，實時對工資發放的情況進行監督和管理，保證工資績效發放與制定的戰略發放計劃保持一致。建立時態數據庫，通過具有時間維度的數據對比，反應出工資績效發放的變動情況，及時的發現問題并做出相關決策。通過智能決策系統，能迅速的解決日常遇到的簡單決策問題。在建立智能決策系統的同時，輔助建立相關的風險預警模塊，通過風險預警，保障單位制定的薪酬戰略計劃[4]。

（四）運用智慧財務理念，建立安全，高效，穩定的工資信息服務平臺

將各種業務要求細分，在工資管理系統中按不同角色制訂個性化權限，并進行統一管理。保證每個角色都能獲得相應的數據支持又能保持相互獨立，增加了系統的安全性。運用新的信息技術對相關信息數據加密，數據專人專用，保障財務工資數據信息安全。利用智能工資管理系統的數據庫的自動備份功能，在一定時間自動定時備份數據，在備份的同時把相應的數據文件儲存到指定儲存磁盤里。在每個月結束后系統對上個月所有表格數據用電子介質全部打包備份儲存，以此防止工資數據丟失，增加數據安全性。創新工資信息平臺的服務方式，改變傳統工資管理系統只能單獨查詢單月工資條的信息的服務方式。新系統不僅只限于單月查詢，還具有統計，匯總，稅務計算，相關工資信息顯示等服務功能，個性化為系統用戶提供工資信息服務[5]。

（五）運用大數據理念優化財務工資管理系統

近幾年信息技術飛速發展，財務管理的大數據理念也日趨成熟，并成為管理層決策的重要助力。應指定牽頭部門用大數據理念優化財務工資管理平臺。財務工資管理平臺覆蓋單位所有的相關業務部門，并制訂標準化平臺語言。通過區分不同的工作角色，為每位系統用戶開放不同的系統權限進行業務處理，并將業務處理過程中產生的各種數據上傳至大數據中心，結合工資管理系統中原有的數據，通過數據處理可生成多種形式豐富，準確，簡潔，有效的財務分析報表。例如，職工全年工資變動折線圖，各部門職工工資發放條形統計圖，不同年齡段職工薪酬分布比例圖，不同業務團隊級全年收入餅狀圖、各部門人力資源成本占全年支出比例圖等。根據這些可視化財務分析數據能挖掘各數據之間的邏輯關系和關聯性，有助于職工能清晰地了解個人工資情況及變動情況，以便進行個人長期的工資薪酬規劃。管理層通過這些數據，能清晰，及時，準確地掌握全員工資薪酬的發放情況，有針對性地解決問題，進一步完善全員的薪酬管理規定，保障薪酬規劃的順利進行[6]。

五、結語

傳統的工資管理系統中由于存在部門間數據協同聯動性不足，智慧化、人性化不夠，缺少先進的分析和決策模塊等問題，造成薪酬管理工作存在工作效率低，數據質量不高、財務數據報表內容單一，數據信息存在差異等問題。在智能財務理念引導下，先進的工資管理系統成為工資薪酬管理的重要要手段。應把握機遇，積極利用先進的智能財務理念來優化工資管理系統，推動工資薪酬管理工作的創新發展。根據實際需求，建設和完善智慧財務信息系統所需的設備和軟件，增加各部門之間的協同配合，大力培養提高職工信息運用能力，制定相關的薪酬管理規定和政策，使薪酬管理工作向高效化、個性化、智能化和全員化方向發展。