新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理探討

馬晏萍，呂旭，趙娜

1.天津市河東區東新街社區衛生服務中心公共衛生科，天津 300162；2.天津市河東區疾病預防控制中心健康教育科，天津 300151

突發公共衛生事件檔案是指發生新的突發公共衛生事件時，由組織、機構、個人產生的極具保存意義的記錄，在對公共衛生事件的具體性質與特征的分析過程中，通過記錄與整理相關歷史事件，以此為總結提供有效的參考[1]。通過對突發衛生事件檔案管理的分析，能使醫院在今后發生可能的突發公共衛生事件時，形成應對措施，有效應對突發公共衛生事件。

1 突發公共衛生事件檔案的特征及意義

突發公共衛生事件最突出的特征體現在突發性方面，其在短時間內將對公眾健康帶來極大的危害，包括原因不明的群體疾病、重大傳染疾病等。

突發公共衛生事件的科學檔案管理，能為今后的工作指明方向，其主要是指政府與相關職能部門一同應對突發性公共衛生事件過程形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，根據該記錄，能讓后人有依據可循[2]。

1.1 突發公共衛生事件檔案的特征

1.1.1 事件的突發性 發生極其突然，且速度比較快，涉及面比較廣的事件就是所謂的突發公共衛生事件，其對廣大群體的健康安全帶來很大的影響，保存突發公共衛生事件形成的檔案資料，能使政府及各部門團結一心地真實記錄突發災難。由于突發公共衛生事件的發生比較突然，由此存在類型較多的檔案材料，且內容比較復雜，處理起來存在一定難度。

1.1.2 涉及范圍較廣 涉及范圍廣，且有地區性、季節性、不確定性是突發公共事件的特征所在，比如禽流感等，收集突發公共衛生事件的檔案材料，應該要注意全面、廣泛地收集，不能出現材料遺漏的現象[3]。

1.1.3 材料綜合性 材料來源的形式具有多樣化特征，其中有文書類、科技類，且載體的方式也有所差異，檔案材料載體包括紙質、聲像、電子等。這些材料是構成突發事件檔案的主要內容，不僅能為疾病預防提供參考依據，且在疾病控制、突發事件的處理方面能提供真實有效的依據。

1.1.4 資料的保密性 突發疫情將會給公眾的健康帶來危害，同時，還會影響社會的穩定發展，所以，在檔案工作中應該全面了解整個突發事件，在處理突發事件時，檔案的收集與整理是關鍵，特別要注重對檔案資料進行保密。

1.2 醫療衛生機構檔案管理的意義

在當前大數據時代下，提升醫療機構衛生檔案管理質量具有重要意義。①能詳細地記錄突發公共衛生事件的真實性，為后續對該事件的處理過程等提供有效參考依據[4]。對于追溯事件起源、發展、過程等資料，記錄相關的文字、圖片等，能對突發公共衛生事件的發生過程進行回溯性研究，并為所發生事件的后續走向提供有效參考依據。②積累實踐經驗，落實好戰略整體部署，由此在處理突發公共衛生事件時，衛生管理機構應加強自身的應急處理能力。

2 醫療衛生檔案管理的作用

醫療衛生檔案在國家衛生管理工作中占據重要地位，在管理、記錄與保存中需遵循相應的原則，包括統一領導、分級管理，且需要保障檔案記錄的科學性。另外，還需要全面地把控檔案的歸檔管理、利用與開放、管理機制等管理體系，突顯醫療衛生檔案的完整性、安全性，由此滿足國家對公共衛生的管理與記錄的需要。在信息化時代背景下，醫療衛生檔案的管理中開始應用信息技術，其逐漸朝著網絡化的方向發展，使得檔案管理工作質量得到提升，為突發公共衛生事件的處理提供有效參考[5]。

在突發公共衛生事件背景下，要想強化醫療衛生檔案管理，可以從這幾個方面著手：①通過記錄真實的事件，能夠保證信息來源的真實性、可靠性，為更好地處理突發衛生事件提供有效依據。詳細地記錄公共衛生事件的發生過程，溯源處理突發公共衛生事件，由此使人民群眾不會受到健康安全的威脅，同時，醫務人員在疾病治療中，通過參考真實的信息資料，能更好地判斷患者疾病發展，以此提升疾病治療效果，且在消滅疾病方面能提供有效參考依據。②通過積累可靠的經驗與戰略部署工作，在面對公共衛生突發事件，能快速地采取有效措施應對，從而控制突發事件的發生，避免事件的進一步發展。醫療衛生檔案通過記錄突發公共衛生事件的相關內容，包括防控、應急措施等，能為后續事件的發展提供有效的參考依據，由此更好地促進醫學事業的發展。③社會信息檔案建設工作在一定程度上能滿足社會文化共享資源的需求，尤其是其中的歷史資料與實踐經驗發揮重要作用[6]。歷史紀錄的主要方式為記錄檔案信息，其能使人們更好地回顧歷史相關內容。

3 突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理的基本要求

公共衛生安全是保障人們健康生存的關鍵，對于突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理上應做到這幾點：①需及時歸檔相關檔案資料，在檔案資料的收集過程中，醫療衛生機構應對檔案資料進行總結，且需要按照相關制度規定做好這項工作，對于歸檔工作來說，應按照其規律與特征出發，以保障醫療檔案資料的完整性，避免資料丟失的問題發生[7]。②為了提升檔案管理質量，需規范檔案管理，并建立完善的管理機制，編制科學的醫療機構衛生檔案分類方案，并合理設置獎懲制度，使得工作人員認真地做好自己的本職工作，從而大大提升醫療機構衛生檔案資料管理水平。在整理相關資料時，需充分尊重客觀事實，并根據突發公共衛生事件的實際情況做好資料的歸納與整理，同時，還需要重視檔案管理相關信息化系統資源的開發，備份相關文件，防止文件丟失的現象發生，將管理制度落到實處[8]。③對于檔案管理人員，應該從服務的角度出發，充分發揮醫療機構衛生檔案管理工作，同時，借助信息技術的優勢，提升檔案管理工作效率與服務質量，為資源利用提供有效保障[9]。

4 新形勢下突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理存在的問題

從實際情況來看，管理優勢的欠缺是突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理最突出的問題，同時，有的工作人員沒有認真地對待醫療衛生檔案管理工作，在工作中經常出現差錯，工作效率較低[10]。另外，由于沒有重視檔案管理過程中存在的問題，特別是醫療衛生檔案管理逐漸朝著信息化的方向發展，使得以往的紙質檔案與電子檔案存在混搭的現象，存在不明確的編碼分類、不及時的歸檔存檔等問題，會增加人為的工作量，使檔案資料管理工作無法得到保障，由此對醫療衛生檔案管理的整體質量帶來不利影響。突發公共衛生事件導致的極大負面影響會導致醫療衛生檔案工作內容更加復雜，由此會加大管理工作難度，使檔案管理工作的滯后性暴露出來[11]。突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理工作的執行規范存在欠缺，且對于管理工作的執行存在隨意的現象，比如，歸檔時限過于隨意，采用的信息技術也不太規范等，檔案管理儀器設備有所缺乏等，由此對整體工作效率帶來極大的影響[12]。

另外，缺乏基層公共衛生人才也是一個突出的問題，當前公共衛生部門存在著一種“假飽和”的人才現狀，這種情況體現在兩個方面：①公共衛生部門存在的數量較少，且很少接受正規的系統培訓，特別是在農村很常見；②我國城鄉發展存在不平衡的現象，由此使得公共衛生人才都集中在大城市，而基層人員的綜合水平不高，所以，通常在大中城市存在基層公共衛生隱患，如果在農村流行一些重大傳染性疾病，后果將十分嚴重[13]。

5 突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理的對策

突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理存在的諸多問題，勢必直接影響醫院的穩定、長遠發展，所以，結合其中存在的問題提出有效解決對策是關鍵，可以從以下幾個方面著手。

5.1 醫療衛生檔案管理網絡化新體系的建立

對于紙質化的檔案管理來說，其工作效率相對較低，且極易出現犯錯的現象，使得檔案管理經常出現失常的問題。紙質檔案資料具有特殊性，在調取、傳輸方面存在不利影響，這給醫院等機構帶來極大的損失[14]。所以，完善醫療衛生檔案管理的網絡化體系是建立檔案數據庫時需要引起重視的部分，要避免數據庫出現不安全的因素，由此使數據的真實性、完整性得到保證，進一步提升檔案數據傳輸效率，使數據調取更加方便，統一檔案，且實現數據庫的不斷更新與升級。

5.2 醫療衛生檔案管理基礎設施建設的加強

數據基礎設施建設、發展與維護的保障是突發公共衛生事件醫療衛生檔案管理事件數據化管理的重要部分，這說明不僅需要對檔案管理功能進行細致化，還需要重視各部門之間的交流與合作，實現跨部門之間的通力合作，使檔案管理朝著數字化的方向發展，還需要強化醫療衛生檔案信息化管理工作物質基礎、技術支持。

①醫療機構應獲取多部門之間的技術支持，對于醫療衛生機構的政策與資金方面，政府部門應提供支持，使醫療機構建設朝著數字化的方向良好發展[15]。另外，醫療機構還需要借助技術部門的支持，建立完善的醫療機構數據管理系統，定期培訓檔案管理工作人員，提升其整體工作效率與水平，由此穩定數據庫的運轉。②各地醫療衛生機構需加強重視數據庫的維護，需結合自身的實際情況展開這項工作，使工作人員熟練掌握數據的操作。另外，為保障數據體系的穩定性，還需要定期地維護數據基礎設施，并在資金支持方面加強重視。

5.3 聘用專業化的檔案管理人員

醫院的發展受到一定阻礙，主要原因為應對突發醫療衛生事件的檔案管理工作存在不足，與此同時，檔案管理人員專業方面還有待提升，從而對醫院的長遠發展帶來不良影響[16]。所以，醫療機構在招聘工作中，需要重視招聘人員的專業知識，對于新入職的人員，需要加強對其進行培訓，使其專業水平與綜合素質得到提升，高效地進行醫院檔案工作。

5.4 互聯網思維的樹立

醫療機構的檔案管理工作人員需轉變傳統的思想觀念，同時，完善互聯網思維的建立，在解決問題時需采用互聯網、數據化方式。當前大數據技術得到廣泛應用，在檔案管理工作中采用大數據，不僅需要工作技能、基礎設施的更新換代，且需要更新思想觀念[17]。這就說明，醫療機構需要密切結合“互聯網+”的發展趨勢，通過更新觀念以及升級新技術，在日常工作中應用互聯網思維。

5.5 深化改革，保障檔案管理工作規范化

頂層設計的完善是保障檔案管理工作的基礎內容，以《衛生檔案管理暫行規定》為基礎，對新形勢下突發衛生公共事件應對的條例規范進行完善，并對醫療檔案的內容、程序進行進一步的強化，使突發公共衛生事件發生時，能夠有模板作為參考依據。其次，通過將信息技術應用于檔案管理工作中，使醫療機構衛生檔案管理的工作效率得到提升，實現“互聯網+醫療”的目的，使醫療檔案管理工作質量不高的問題得到改善，使其充滿生命力。另外，通過梳理突發公共事件防控檔案資料，能為今后防控與應對突發公共衛生事件提供依據支撐，實現管理的集中化[18]。

6 結語

綜上所述，在新時代背景下，突發公共衛生事件中檔案管理還存在諸多問題，因此，有必要針對其中的問題深入分析，并采取有效解決措施，通過對檔案管理工作的規范化，提升醫療衛生機構的檔案管理工作質量，更好地推動醫療機構的可持續發展，促進社會的穩定發展。