信息化背景下檔案管理與學校融合發展

摘 要：在當前的信息化背景下，高校檔案管理成為學校事業發展的重要組成部分，發揮著教育支持、學術研究輔助和行政服務等多重功能。但在實際工作中，檔案管理與學校融合發展過程中仍面臨著諸多挑戰，包括數據準確性和完整性的挑戰，資源配置與服務個性化的困境，以及跨部門協作與信息共享的瓶頸。針對上述問題，文章提出了三個可能的發展路徑：技術發展路徑、管理機制完善路徑和文化建設路徑，期望為高校檔案管理與學校融合發展提供一條清晰、可行的路徑，從而助力學校事業更加健康、有序地發展。

關鍵詞：信息化；檔案管理；學校；融合發展

課題基金：本文系內蒙古自治區高等教育學會檔案工作分會2021年檔案科研項目一般項目《高校檔案建設與學校發展的跟進融合研究》（項目編號：NGJ—YB—2021—6）。

信息化時代，檔案管理作為高校事務管理的重要組成部分，其發展和完善在高校全面發展進程中尤為重要。當前，高校檔案不僅僅是紙質文件的存儲，還包括大量的電子數據和網絡資源。因此，高校檔案管理的工作已經從簡單的“保管”擴展到“服務”和“資源整合”的多元化方向。而在這樣的背景下，探討高校檔案管理的融合發展不僅具有現實的指導意義，還具備理論深度和前瞻性[1]。通過深入探討高校檔案管理的現狀和挑戰，可以為高校提供一條更為清晰、科學的發展路徑，同時也可以為相關的政策制定提供理論支撐和參考[2]。

1 信息化背景下高校檔案管理的價值與功能定位

1.1 教育支持功能

在信息化的大背景下，高校檔案管理已逐漸從簡單的檔案保存擴展到更為深遠的領域，尤為突出的是其在教育支持方面的重要功能。一個現代化、有遠見的檔案管理體系能夠助力高校教育事業健康發展。其中嵌含的價值遠超過檔案本身的文獻價值。首先，教育事業的根本是立德樹人，這需要通過知識的傳授和創新來實現。在這一層面上，檔案管理體系可以成為一個強有力的后盾，它可以通過整合各類教育資源來豐富教育內容和形式，使教育更具前瞻性和創新性[3]。通過現代化的檔案管理系統，高?？梢愿玫卣砗捅９艽罅康慕逃Y源和資料，形成一個高效、動態和可持續發展的教育資源庫。這樣不僅可以大大提高教育資源的利用效率，而且可以為教師和學生提供一個更為豐富和多元化的學習環境，從而有力地推動教育事業的發展。其次，檔案管理在促進教育公平方面也發揮不可忽視的作用。教育資源的分配往往會受到地區、經濟和社會因素的影響，而一個健全和先進的檔案管理系統可以通過線上資源共享和遠程教育等方式，打破這種限制，實現更為均衡和公平的教育資源分配。這不僅有助于提高整個社會的教育水平，而且可以為弱勢群體提供更多的教育機會，從而促進社會的平等和諧。

1.2 學術研究輔助功能

首先，現代的檔案管理系統能夠高效地收集、整理和保管各類學術資源，也包括學術論文、研究報告、實驗數據等。這一系統的建立和完善意味著學者們能夠更快、更準確地找到所需的資料，從而大大提高學術研究的效率。在這一層面上，檔案管理實質上是一個能夠促進學術創新和協作的平臺，為學者提供一個可以互相交流和學習的環境。其次，通過對歷年來的學術研究成果進行系統的整理和評估，檔案管理不僅可以為高校提供一個清晰、科學的研究路徑，而且可以發現學術研究中存在的問題和不足，從而有針對性地提出改進措施?？梢酝ㄟ^數據挖掘和分析來發現某一領域的研究熱點和前沿問題，進而指導學者進行更有深度和前瞻性的研究[4]。最后，在一個信息爆炸的時代，學術成果的保護顯得尤為重要。通過檔案管理，可以確保學術成果的原創性和完整性，避免因失誤或其他非法行為而導致的學術成果損失或侵權。這不僅有助于維護學者的權益，也是保持學術環境純潔和公正的必要條件。

1.3 行政服務功能

在高校的多元化發展背景下，行政服務作為溝通各部門和保障學校運行流暢的重要組成部分，顯得尤為重要。首先，一個高效的檔案管理系統可以有效地整合各種行政資源和信息，從而為行政決策提供有力的支持。它通過收集和分析大量的數據和信息，可以幫助行政部門更好地理解和把握當前的情況和可能面臨的挑戰，從而做出更為明智和有前瞻性的決策。對學生的成績和反饋、教師的教學質量和研究成果等方面的數據分析，可以提供關于學校教育質量的深刻洞見，從而有助于制定更為科學和合理的教育政策。同時，檔案管理在行政服務中可以作為一個重要的溝通橋梁。它能夠幫助各部門更好地交流和協調，通過共享重要的信息和數據，可以有效地減少信息孤島的現象，從而促使行政管理更為順暢和高效。在這一點上，檔案管理實際上是一個能夠提升行政效率和響應速度的重要工具。此外，檔案管理還可以作為一個有效的監督機制，確保行政決策的執行是正確和合法的。通過對行政決策和執行過程的記錄和監督，可以更好地保證決策的透明度和公正性，從而增強公眾對行政體系的信任和認可。這一點在現今越來越注重公開透明的社會環境中顯得尤為重要。

2 信息化背景下檔案管理與學校融合發展的難點

2.1 確保數據準確性與完整性的挑戰

在信息化背景下高校檔案管理與學校融合發展進程中，確保數據準確性與完整性是一個巨大的挑戰。數據的不準確和不完整會給學校的日常運行帶來極大的困擾。不準確的數據可能會導致學校資源的誤配，產生無效的政策決策，甚至在更為嚴重的情況下，可能會導致法律糾紛和聲譽損失。同時，數據的不完整則可能削弱決策者的信心，限制他們能夠進行的深度分析和策略規劃，從而影響學校的長期發展和穩定。對于高校來說，確保數據準確和完整的任務更是艱巨。高校內部涉及多個部門和層級，信息流動繁多且復雜。在這樣的背景下，確保每一處的數據輸入的高度準確是一個非常具有挑戰性的目標。此外，隨著大數據和AI技術的發展，數據量呈現爆炸性增長，這無疑進一步加大了確保數據準確性和完整性的難度。

2.2 優化資源配置與服務個性化的困境

在信息化背景下，高校檔案管理面臨一個非常微妙的困境，即在大量標準化的信息處理流程中實現服務的個性化，同時優化資源配置以適應多元化的需求。這個問題不僅僅是一個技術上的挑戰，它更多地涉及到高校內部的管理哲學。首先，高校在日常運營中需依賴于大數據來進行決策和資源配置。大數據可以提供一個宏觀的視角來理解和分析高校的運行狀況，從而促進更加有針對性和有效的資源分配。然而，這種宏觀視角往往忽略了學生和教職員工的個性化需求，這可能導致資源分配的不公平和服務的不滿意。其次，實現服務的個性化是一個非常具有挑戰性的目標。盡管信息技術可以幫助高校更好地理解和滿足個體的需求，但這也引發了一個很實際的問題：在資源有限的情況下，如何有效地實現服務的個性化，而不是陷入一種“一刀切”的服務模式？這需要高校在資源配置和服務提供之間找到一個適當的平衡點。最后，從更廣泛的視角來看，這個困境實際上揭示了一個更大的問題，即在一個高度信息化的環境中，如何保持高校的多元性和包容性？這是一個非常復雜的問題，因為它不僅僅涉及技術和資源，還涉及高校的價值觀和教育理念。

2.3 實現跨部門協作與信息共享的瓶頸

檔案管理不僅僅是一個單一部門的責任，它要求多個部門和團隊之間的緊密協作和信息共享。首先，高校內部還存在著信息孤島現象。這是由于各個部門或團隊在日常運行中形成了各自獨立的信息和數據庫，缺乏一個統一和協調的系統來集中和共享這些信息。這樣不僅增加了信息查找的時間和所要用到的資源，同時也限制了全面和深入的數據分析，這是理解和解決高校中的復雜問題所必需的。其次，跨部門協作的缺乏。雖然檔案管理是一個跨學科和跨部門的工作，但實際上，在很多高校中，各部門之間的協作仍然是一個非常大的問題。這種情況通常源于歷史的管理和組織結構，以及在職責和責任分配上的不清晰。最后，這種瓶頸也揭示了一個更深層次的問題，即高校的文化和價值觀的影響。在一個強調獨立和自主的文化中，實現跨部門的協作和信息共享是一個非常大的挑戰。

3 信息化背景下檔案管理與學校融合發展路徑探析

3.1 技術發展路徑

技術發展路徑來說要更多地關注如何采用現有的技術資源和未來的技術發展趨勢來實現檔案管理與學校的深度融合。一個切實可行的方式是通過統籌多技術集成路徑來實現這一目標，意味著高校不僅要將云計算、大數據分析和人工智能等先進技術有機結合，同時還要結合學校具體的業務需求和發展方向，來構建一個可以全面滿足學校多元化和動態變化需求的綜合性檔案管理系統。這樣的系統可以實現更高效的資料存儲、檢索、分析和使用，從而在實際操作中大大提高工作效率和數據準確性。與此同時，技術路徑不應僅僅局限于一個靜態的架構設計，它需要具有很高的靈活性和適應性，這樣才能確保在實施過程中能夠根據實際的需要和變化進行適時的調整和優化。這包括對新技術的迅速接納和應用，以及對已有技術路徑的適時調整和優化，確保系統始終保持最佳狀態。此外，高校還應當注重跨學科、跨領域的協作，加強與相關技術領域的合作，共同探討和研究新技術在檔案管理中的應用場景和可能性，以推動檔案管理技術的不斷創新和發展。學校應當建立一套完善的培訓體系，包括定期的培訓課程和實踐操作指南，以及一個可以提供實時技術支持和幫助的服務體系。同時，也可以通過與業界合作，定期舉辦技術研討會和交流活動，不斷提高檔案管理人員的技術水平和業務能力。

3.2 管理機制完善路徑

首先，需要明確管理機制的核心目標是實現檔案管理的高效和有序，同時滿足學校的教育和科研需求。為實現這一目標，高校需要構建一個完善的制度體系，其中包括檔案管理的規章制度、標準和指南，以及與之相關的監督和評估機制。這樣的制度體系可以確保檔案管理的規范化和標準化，從而實現更高的工作效率和服務質量；其次，需要強化檔案管理的人文關懷和服務導向。檔案管理不僅僅是一個技術問題，而是一個涉及人們知識、經歷和記憶的復雜問題。因此，需要在管理機制中加入更多的人文元素，如歷史保護和文化傳承，以及對個體的尊重和關懷。這可以通過建立一套以人為本的服務體系來實現，其中包括個性化的服務、心理關懷和情感交流，從而使檔案管理成為一個更具人文關懷和溫暖的領域；再次，要重視檔案管理的可持續性和未來發展。在管理機制的構建過程中，不僅要考慮當前的需求和條件，而且要預見未來的發展趨勢和可能的挑戰。這需要高校構建一個具有前瞻性和創新性的管理機制，可以靈活適應未來的變化和發展，從而確保檔案管理的長期穩定和可持續發展；最后，強化跨部門和跨領域的協作與交流，建立一個跨部門和跨領域的協作與交流機制，有效整合各個部門和領域的資源和力量，從而實現更高的工作效率和服務質量。

3.3 文化建設路徑

文化不僅僅是指那些檔案所記錄和反映的歷史和現實，而更是指通過檔案管理來培養和塑造一種有利于學校發展的文化氛圍和價值觀。首先，高校應當致力于構建一個以學術為核心的文化環境。這一環境應當強調學術的嚴謹和客觀，同時也應當鼓勵創新和批判性思維。檔案管理可以通過保護和傳承學術的歷史和傳統來為這一文化環境提供支持，使學者們能夠更好地理解和批判現有的知識體系，從而推動學術的進步和發展。其次，高校需致力于打造一個包容和多元的文化環境。在這樣的環境中，不同的聲音和視角可以得到尊重和認可，從而促進學術的交流和合作。檔案管理可以通過收集和保護多元的歷史和資料來支持這一目標，使學者們能夠從不同的角度和視角來理解和解釋現實，從而推動學術的多元化和發展。此外，高校應通過檔案管理來培養和塑造一種尊敬歷史和傳統的文化氛圍。這不僅可以幫助學者們更好地理解和評估現有的知識體系，而且還可以幫助他們更好地理解和評價自身的學術工作和成就。檔案管理可以通過保護和傳承學術的歷史和傳統來為這一文化環境提供支持，使學者們能夠更好地理解和分析現有的知識體系，從而推動學術的進步和發展。最后，高校應當注意到文化建設的持續性和可持續發展。這意味著需要建立一個能夠適應未來變化和挑戰的文化建設路徑，其中應當包含對新技術和新方法的適應和利用，以及對新的學術趨勢和發展的預見和響應。

參考文獻

[1]劉源霞.規范檔案管理對學校發展建設的重要性分析[J].教育教學論壇，2018（20）：5-6.

[2]韋衛.加強檔案管理建設 促進學校持續發展——淺談新形勢下技師學院檔案管理現狀及規范化、信息化建設[J].檔案學研究，2017（S2）：116-122.

[3]鄭國紅.論信息時代檔案管理工作的創新——以高校檔案管理工作為例[J].中國集體經濟，2014（16）：35-36.

[4]牛新麗.加強教學檔案管理 為學校內涵發展服務[J].塔里木大學學報，2010，22（03）：87-91.

作者簡介：秦敏（1976— ），研究生學歷，內蒙古師范大學檔案館館員，主要從事檔案管理研究。