推進新時代公立醫院檔案管理工作的思考

趙征

摘 要：文章梳理了新時代背景下，公立醫院檔案管理工作的特點、意義、存在的問題，提出了推進新時代公立醫院檔案管理工作的方法以及疫情防控檔案信息資源的開發利用。深刻闡述了新時代背景下要充分利用信息技術把公立醫院復雜而數量龐大的資料轉化成電子文檔，通過人工智能技術對采集的檔案信息數據進行深度分析，構建相應智能模型，在預防、診斷、咨詢和病理分析等方面為公立醫院提供全面、精準分析，為公立醫院在行政管理、醫療資源配置、醫療人才培養等方面提供科學依據，科學開發和利用檔案資源助推公立醫院高質量發展。

關鍵詞：新時代背景下；公立醫院；檔案管理 ；信息技術；開發利用

新時代背景下，互聯網、5G、VR、大數據、人工智能、云計算等高新技術不斷應用于醫療領域，使公立醫院的醫療水平持續提升，相應的醫院檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰。公立醫院的檔案保管范疇不斷拓展，大體可分為業務類檔案和管理類檔案。其中，業務類檔案涉及病例、設備、科研、教學、音視頻和照片等檔案；管理類檔案涉及文書、人事、財務、基建等檔案。對公立醫院來說，尤其是遇到突如其來的重大疫情，如何快速準確篩選出對當前疫情防控和治療有借鑒價值的檔案，積極發揮公立醫院的主導作用，新時代背景下，更是擺在公立醫院檔案管理者面前的重要課題。筆者在內蒙古自治區中醫醫院多年從事檔案管理工作，就新時代背景下如何做好公立醫院檔案管理和疫情防控檔案的開發利用工作做以下思考。

1 新時代公立醫院檔案管理工作的特點

1.1 具有高效性

新時代公立醫院檔案管理工作將依托互聯網、大數據和信息化處理技術對檔案信息數據進行收集、整理、存儲以及使用，并構建相應的醫院檔案數據庫。檔案管理者通過采取新的錄入和存儲方式，將大部分檔案信息資源轉化為電子數據信息，為使用者提供迅速、精準的檢索服務，并推送所需背景資料和相應聯想內容，以更全面的內容和更直接的服務方式，充分展現公立醫院檔案所帶來的全面、便捷的服務。

1.2 具有主動性

新時代公立醫院檔案管理工作要積極引進和學習人工智能技術，對采集的檔案信息數據進行深度挖掘，將其中的價值運用于醫療行政管理和診療工作中。通過人工智能對以往大量的診療數據進行篩選，構建相應智能模型，在預防、診斷、咨詢和病理分析等方面提供全面、精準的分析。通過對管理類檔案進行數據分析，得到醫院管理領域的現狀及發展趨勢，為醫院行政管理、醫療資源配置、醫療人才培養等方面提供科學依據。

2 新時代公立醫院檔案管理工作的意義

2.1 有助于信息資源的保存

公立醫院檔案管理最重要的價值在于信息資源的無差錯、無遺漏保存。在當今信息化時代，數據的重要性和價值愈發突出，要適應信息化條件下醫療環境的變化，必須構建以數據信息為中心的發展模式，推動醫院實現信息化、智能化轉型。其中，醫院檔案管理起著基礎性、支撐性的作用。公立醫院檔案管理不是簡單的信息收集和存檔，而是基于在完善的管理體系和管理制度下，由專業的管理人員有針對性地篩選收集信息、高質量地核查整理信息、有目的地分析利用信息，進而使信息資源得到完整的保存和充分的利用。

2.2 有助于信息資源的利用

公立醫院檔案管理的價值在于信息資源的加工和利用。以往由于技術受限，數據中潛在的價值信息被忽略，醫藥中的規律、醫院發展中的決策等往往通過價格高昂、費時耗力的科學試驗和深入實際的調查研究等方式進行探索和驗證。在信息化條件下，大數據技術和相應的軟件技術可以快速專業地對醫院檔案中的數據進行分析處理，形成科學準確的規律和結論，從而提升醫院的科學研究水平，提高醫院的科學決策能力。與此同時，通過醫院間信息平臺共享、創建個人健康檔案、提供個性化治療方案等推動公立醫院業務的創新發展。

3 推進新時代公立醫院檔案管理工作存在的問題

3.1 檔案管理的意義未得到重視

受制于醫院“重業務輕管理”的舊觀念，公立醫院檔案管理工作一直處于邊緣地位，缺少對檔案管理工作的有效指導和研究。檔案管理投入的資金和設備不足，限制了檔案的信息化建設和檔案數據的分類整合加工，增加了后期調用檔案的困難，阻礙了檔案信息在醫院工作中的高效利用。

3.2 檔案管理工作沿用傳統模式

醫院檔案管理缺乏規范化的管理體系和管理制度，一直沿用傳統的工作模式，不能根據醫院新的發展需求及時更新管理模式和管理方式，檔案的完整性、準確性、可用性難以判斷。醫院檔案管理缺少專業的人才隊伍。信息化能力水平不足，缺少構建檔案信息平臺和數據加工處理維護的技術。醫院檔案管理缺少先進的管理技術和設備，仍使用落后的管理和技術維持醫院檔案的流轉。檔案管理設備陳舊老化，不利于檔案管理信息化建設，影響檔案管理的工作質量。

3.3 檔案數據未能得到充分利用

公立醫院檔案管理除了儲備醫院基礎數據，還應包括數據的加工總結，從而指導業務開展和戰略決策。醫院檔案管理存在信息化程度較低、數據錄入更新遲延、信息系統運行維護不善等問題，導致建立面向居民個人的健康檔案、實現醫療健康信息互通共享等健康數據工作進展緩慢。醫院檔案管理還存在檔案數據分析軟硬件落后、分析技術欠缺等問題，使得檔案數據還僅僅停留于為醫療活動提供依據支持，不能從檔案數據中科學總結規律，不能充分發揮檔案數據在醫院科學研究和戰略部署上的價值。

4 結合醫院事業發展，推進新時代公立醫院檔案管理工作

4.1 提高思想認識，重視檔案管理

檔案管理實現高質量發展的關鍵在于單位領導班子的重視，因此，必須把檔案管理作為公立醫院高質量發展中的短板高度重視。把醫院檔案管理作為統籌醫院發展和安全的重要組成部分，充分認識檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的領導和指導。要及時收集、整理檔案，保證業務類和管理類檔案及時歸檔、分類保存。要認真核查、統計檔案，保證檔案的真實性、完整性。要充分認識到信息化技術的優勢，提高運用信息化技術整理檔案的意識，不斷提升信息化服務能力，以適應檔案管理信息化改革的需要。

4.2 完善管理體系和制度，規范檔案工作流程

科學規范的管理體系和制度是檔案資源質量的有效保障。要強化檔案管理部門建設，配齊配強管理機構和人員，完善管理責任分工機制，明確管理人員的工作責任和工作內容，確保檔案管理覆蓋全面、流程暢通；要規范檔案管理流程，在檔案的收集、整理、存儲、使用、銷毀等方面建立嚴格的管理制度和工作流程，確保檔案內容完整、工作流程規范、交接手續齊全；要做好檔案統計總結工作，對收集的檔案及時分類整理、登記在案，定期對檔案數量進行統計，對檔案內容進行總結，更好地掌握檔案總體情況，及時發現問題；要健全考核監督機制，加強對檔案管理工作的考核評價，以評促改，推動檔案管理工作持續完善；要健全對檔案工作的監督機制，保證檔案工作開展的高效有序，以保障檔案內容的完整準確。

4.3 細化疫情防控檔案管理，科學推進檔案開發利用

2020年以來，面對新冠疫情，內蒙古中醫院積極借鑒各方信息資源，在抗擊新冠疫情過程中積累了豐富而寶貴的經驗，尤其是采用中醫、中藥治療不同情況的患者效果顯著，并積累了豐富的臨床經驗和大量的數據信息。這些信息資源至關重要，通過對疫情防控檔案信息資源開發利用，進一步推進新時代公立醫院檔案建設。

4.3.1新冠肺炎疫情防控檔案信息資源開發利用的重要意義。隨著新冠的流行，內蒙古中醫院積極調取非典時期形成的檔案，篩取有價信息，并針對新冠的特殊性采取有效防控和治療措施。通過篩查密切接觸者、擴大檢測、充分隔離等措施不僅為新冠，也為其他傳染病預防治療提供借鑒。中醫藥在打贏新冠疫情防控阻擊戰中功不可沒，也是內蒙古中醫院經驗的一大亮點，進一步推動內蒙古中醫院醫學創新發展，這些都離不開中醫藥檔案資源的開發利用。檔案使得中醫藥診療規律得到總結，通過數字化技術，中醫藥服務成為數字化醫學，通過檔案信息利用，研究人員對中醫藥進一步優化，使古老的中醫藥歷久彌新，借助信息技術煥發出更大生機活力。因此，做好醫學創新成果收集整理工作，再經過科學加工處理后，實現信息共享，滿足醫學研究人員的信息需求，對實現檔案價值、進一步推動醫學創新發展具有重要意義。公立醫院做好疫情防控檔案信息資源的建設，為建立有效應對新流行病的體系和能力，推動公共衛生系統的進步具有重要的參考價值。

4.3.2新冠疫情防控檔案開發利用的難點。首先是缺乏重要性認識。大多檔案專業人員觀念落后，習慣于原有的檔案管理模式，“重管輕用”思想根深蒂固，對新冠疫情防控檔案的巨大價值認識不足，紙質檔案數字轉化率不高，調取和甄選檔案極不方便，使新冠疫情防控檔案信息資源無法發揮其應有作用。其次是信息量大且橫向交流不足。新冠肺炎疫情防控檔案包含方方面面，如政策文件、醫學研究、新聞報道和社會綜合，既包括文件資料，也包括電子資料，數量龐大，收集和整理較為困難，很難及時將這些信息開發加工并加以利用。新冠疫情波及面廣，信息來源分散，各部門掌握的信息資源內向性強，缺乏橫向交流。政府、公共衛生部門、醫療機構和新聞媒體各自控制的信息資源難以流通，很難做到資源共享。最后是投入不足。許多公立醫院檔案部門在檔案開發利用方面投入不足，軟硬件更新速度慢，信息化、智能化管理水平低，開發利用方式較為落后。加之現有檔案開發人員信息化管理水平普遍不高，無法熟練運用計算機和人工智能等技術，限制了疫情防控檔案的開發利用水平。

4.3.3新冠疫情防控檔案信息資源開發利用策略。要充分認識疫情防控檔案開發利用的重要意義，樹立“一盤棋”思想，將疫情防控檔案開發利用工作與疫情防控工作同謀劃、同部署、同推進、同落實、形成工作合力，把疫情防控檔案開發作為一項重要政治任務做實做細。要深入挖掘疫情防控檔案信息資源，形成科學、系統、有序、便于利用的檔案信息資源；要充實檔案信息服務的內容。圍繞新冠疫情?重要文件、防控工作經驗積極開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立重要專題數據庫；要全面推動檔案信息化建設。新冠疫情防控檔案具有原始性、數量大、分散性的特點，檔案工作者要迅速且準確地為利用者提供所需要的檔案信息，必須對傳統的紙質檔案信息做數字化和智能化的加工處理，并以此為契機推動檔案信息化建設；要強化基礎建設，培養人才隊伍，利用信息化手段建立電子信息數據庫，將收集到的全部資料做數字化處理，統一分類存儲，既可以將新冠疫情防控檔案長久保存，又可以方便信息查閱，通過檔案網站和移動終端實現更高水平的精準、便捷服務。

4.4 加強人才隊伍建設，提高人才專業素養

新時代公立醫院檔案管理對人才隊伍建設提出了更高要求，管理人員不僅要具備基本的檔案管理知識，還要具備信息技術的知識和創新性的思路。因此，要加強人才培養體系建設，提供全面的培養渠道，科學的考核體系和透明的晉升機制，建設能力強、素質高的人才梯隊；要加大醫院檔案管理專業人才的引進，特別是信息技術人才的引進，確保管理隊伍的知識結構適應新時代檔案管理的需要；要加強對檔案管理人員專業能力的培養，結合管理人員的崗位職責和工作內容有針對性地開展培訓活動，通過外派交流學習、邀請專家指導等方式不斷增強檔案管理人員的技術能力和職業素養，提高公立醫院檔案管理的整體質量和效率。

4.5 建立健全保密制度，保障檔案安全

檔案保密工作是公立醫院檔案管理中必不可缺的環節，檔案管理人員要強化保密意識，加強對涉密載體和涉密信息設備的管理，嚴格保密工作程序，保障檔案信息安全。與此同時，醫院要加大對保密設備和保密技術的資金投入，在檔案管理信息化建設的過程中，避免出現信息泄漏或遭受攻擊的不良問題出現。

4.6 引入信息化技術，推動檔案管理改革創新

信息化建設是公立醫院檔案管理發展的大趨勢，也是推動醫院智能化轉型的重要抓手。在醫院檔案管理中要積極引入信息化系統，突破傳統紙質檔案管理模式的桎梏，促進檔案管理向信息化、電子化方向發展。要運用信息技術實現檔案的收集、整理和存儲，并建立檔案的查詢、檢索等功能，便于工作人員隨時調取和使用檔案；在檔案信息資源庫的建設上要拓展檔案信息的應用渠道，推動健康信息共享互通平臺建設，加強醫院與醫院、醫院與醫療機構之間的科研合作；要面向個人開放電子健康檔案，方便群眾看病就醫和進行個人健康管理；醫院要購置功能強大的數據處理系統，對檔案信息進行分析研究，為業務開展、學術研究和戰略決策提供可靠、充足的理論依據。

（作者單位：內蒙古自治區中醫醫院）