新時期電力工程建設項目檔案管理對策探析

摘 要：檔案管理是工程建設資料管理和運用的重要內容，對技術要求較高。在電力工程建設項目中，不僅要保存好重要技術資料和原始記錄，還應做好數據后期處理，例如分類、歸檔等。當前，隨著社會的不斷發展，電力工程項目規模進一步擴大，檔案管理工作要求不斷提升。鑒于此情況，本文重點圍繞新時期電力工程建設項目檔案管理問題開展分析，并針對性提出優化對策，以此為關注這一話題的人士提供借鑒。

關鍵詞：電力工程；項目建設；檔案管理

電力工程屬于民生項目，對經濟社會建設具有重要意義。在開展項目檔案管理過程中，要確保資料收集與整理的全面與規范性，從而在后期資料查閱過程中，真實還原工程項目狀況，為追究責任以及質量管控提供保障。目前，電力工程項目檔案管理依然存在很多不足和發展空間，難以滿足新時代要求。由此可見，圍繞新時期電力工程建設項目檔案管理對策開展研究尤為重要。

1 新時期電力工程檔案管理重要意義

1.1 電力工程檔案是質量保障的重要文件內容

檔案信息可以全方位地記錄工程情況，展現工程細節處理內容，為后續工程質量分析奠定基礎。電力工程項目的專業較多，如水電、火電、風電、光伏、核電、抽水蓄能以及供電等，內容較復雜，因此檔案管理難度更高。在建設過程中實際產生的文件資料尤為重要，要求電力工程管理人員必須要加大對檔案管理工作的重視，這樣才能夠為后續工作開展創造良好的條件。

1.2 電力工程項目檔案是鑒定后續相應工作以及追究責任方責任的重要依據

在檔案中涉及詳細的數據信息可幫助工作人員全方位掌握當時的工程狀況，為后續安全事故責任追究或法律事務工作等提供憑證性參考。因此現階段電力工程檔案也已經成為了責任認定的重要數據資源，需強化管理工作，確保檔案文件材料的真實、有效和完整。

1.3 電力工程檔案是強化企業管理質量的重要內容

電力工程檔案可直接反映企業技術與管理水平，在不斷積累檔案的過程中也能夠為企業后續施工提供充分借鑒。在具體工程中，技術人員可以通過檔案搜索、查閱利用等形式找出前期檔案管理中存在的不足，并全方位地進行優化，為后續工程開展創造良好的條件。

2 新時期電力工程檔案管理的具體要求

2.1 需要具有較強專業能力的專業人員

在工程項目施工的過程中，由于需要通過信息收集和記載的形式全方位展示施工過程中的信息，因此檔案管理通常會呈現周期較長、專業難度高、數量龐雜的特點，要求管理人員要具備一定的專業能力，并強化與其他部門之間的聯系，做好信息溝通才能夠提升檔案管理水平。

2.2 檔案管理和工程建設管理的必須同步

在流程規劃的過程中，現有管理目標要深度融合，確保檔案管理和工程建設管理的同步。在進行檔案管理工作的過程中要統籌規劃，全方位參與到項目工程中，時刻掌握工程進展情況的信息和動態數據，為后續檔案管理工作奠定基礎。在項目結束的前期，檔案管理人員要配合項目驗收人員開展驗收工作，及時地提交檔案信息，并進行資料對比，及時發現存在的不足并開展后續整改與優化，最終形成與實際情況相符的竣工檔案材料。

2.3 做好全程記錄工作，為后續檔案管理質量提升創造條件

通常情況下，對于電力工程來講，檔案管理主要包括內容和安全質量管控兩方面，其中內容質量管控主要是指數據的準確性以及信息的真實性，而安全質量管控則是要確保檔案完整性和系統性。為有效確保項目順利推進，檔案工作人員應全身心投入項目管理中，做好信息收集和記錄，并憑借自身專業經驗，為企業檔案管理發展奠定基礎。

3 電力工程建設項目檔案管理現狀

3.1 檔案管理能力較低，人員素質較差

隨著社會時代發展，電力工程建設人才存在嚴重匱乏和不足的態勢，尤其是在工程項目逐漸擴大的背景下，電力建設工作壓力逐漸增加，檔案信息化管理等級也在進一步提升，檔案管理工作必須要向現代化方向建設才能夠滿足新時代要求。目前，多數檔案管理工作人員專業技能較差，對信息化軟件了解不足，對政策法規掌握較少，只能夠開展簡單的收集、整理工作，加上自身主觀能動性較差，以至于檔案工作與實際需要嚴重脫節，存在準確性不高、完整性較差的問題。

3.2 缺乏完善的管理制度，整體質量較低

于電力工程存在一定的特殊性，且涉及較多的工程內容，因此檔案管理工作中要求技術人員需要通過專業理念確保技術信息與工程建設一致。目前，檔案資料與工程實際之間卻依舊存在不一致情況。例如，從設計的角度來看，設計作為工程的重要內容，從設計開始工程圖紙內容就已經屬于檔案信息資料，然而目前很多單位會以承包外聘方式開展設計工作，由于設計周期較短，技術人員對圖紙后續更改信息了解參與較少，造成竣工圖修改不到位、歸檔材料有缺失等情況。

3.3 分包單位不重視檔案工作

在實際施工過程中，多數工程會運用分包的形式開展。而部分分包單位對檔案管理不重視，信息記錄不全面，以至于很多技術信息編碼等出現錯誤，甚至文件沒有標注，臨時性的圖紙也沒有開展專業化管理，導致文件難以及時修正，出現錯誤歸檔。從驗收的角度來看，一旦專業技術不達標，檔案規范性系統性不足，則會存在盲目歸檔等錯誤情況，加大了檔案管理的整體難度，無法最大程度發揮電力工程檔案管理的作用價值。

4 電力工程建設項目檔案管理對策建議

4.1 明確職責，做好考核評價

做好電力工程建設項目檔案的管理管控，檔案部門應針對現階段電力企業中建設與管理的情況，明確檔案工作的具體職責。工程管理部門主要負責檔案信息的收集與整理，并在竣工期后的3個月內需要做好提交工作。檔案部門首先要做好檔案工作交底，過程中要對收集和整理做好監督管理，并按照節點規劃完成不同階段的資料審查。此外還要明確檔案部門和管理部門之間的績效考核指標，做好層層管控，這也是強化檔案管理質量的重要基礎內容。

4.2 完善管理流程，促進規范化

4.2.1在前期項目立項的同時，管理部門應及時與檔案部門進行溝通，做好節點計劃，協助檔案部門開展工作。然而，檔案部門往往是在竣工時才知道項目存在，過程中無法實現檔案工作管控。因此在后續項目的流程管理中，需加大對項目檔案管理過程的重視，檔案部門及時掌握立項信息和節點情況，才能夠根據不同階段特點做好檔案監督指導，實現超前管控。

4.2.2工程部門應在前期立項及設計的過程中做好檔案資料移交時間及質量標準的相關約定。在新時代發展背景下，電力企業依法管理水準不斷提升，合同簽約逐漸呈現標準化趨勢，根據我國建設項目檔案管理要求，在項目協議簽訂的過程中，應專門設立條款，包括項目文件移交質量標準、歸檔以及責任要求等。如：可以在合同中約定的質保金含檔案移交情況、將移交檔案資料作為工程結算依據之一等，以督促各單位按時完成檔案管理內容，為后續的檔案收集和整理奠定基礎。

4.2.3工程管理部門還要安排專門的資料管理人員，隨著工程的推進完成歸檔工作。按照節點做好檔案審查，確保檔案信息齊全完整性和準確度，并指導相關人員開展細節工作。在審查過程中，要出具審查意見并確認整改信息，這也是強化檔案管理規范化的重要基礎。一般來講，工程建設分為前期準備、過程施工以及后期竣工等不同階段，每一環節工程和檔案管理人員都要對檔案材料開展監督管理，及時了解檔案整體情況，為后續工作提供指導。

4.3 強化過程管控，確保檔案準確性

在檔案收集管理過程中，需要建立完善的檔案交底和協調制度，以此確保文件信息的真實性和可靠性，保障檔案管理較高標準。在此過程中，要求檔案交底制度建設需要包括以下兩方面內容：一方面，要求檔案部門必須要全方位參與到交底工作中，及時掌握程序文件的內容信息，做好主動管理。另一方面，檔案人員需要通過培訓做好人員管理，確保每一位工作人員都能夠了解檔案交底工作的重要性，并及時地做好工作記錄和檔案資料收集整理，確保檔案歸檔質量能夠滿足工作要求，達到檔案文件規范化標準化指標，實現科學管控。

4.4 優化溝通促進部門合作質量

檔案管理工作涉及內容較多，工作環節更為復雜。為保障檔案管理質量標準，檔案人員應及時與現場管理人員和工程技術人員進行溝通與合作，有效實現過程管控以及資料收集。對于企業來講，良好的檔案管理不僅是要檔案工作人員的努力，而且為了保證檔案管理的全面性和精準度，還需要其他各單位各部門進行配合。對于工程來講，技術人員和現場管理人員最為了解細節內容，因此檔案多數產生于現場管理中，檔案人員應該積極地做好檔案管理日常宣傳工作，使技術人員能夠了解檔案管理的重要性，并配合檔案人員完成信息收集、整理和歸檔等工作內容，只有通力合作，才能夠強化檔案管控，全方位提升檔案管理水平。

4.5 創建檔案管理網絡樹立正確意識

為進一步強化電力項目建設施工人員對檔案管理工作的正確認知，要求施工單位應建立專項小組，做好檔案管理方面的資金投入，建立健全管理網絡體系，針對跨區域的工程做好動態檔案收集管理，確保每一位工作人員都明確自身檔案管理職責，并通過崗位責任制的運用全方位收集整理文字表格、圖紙、聲像等信息資料，防止檔案管理與實際情況的材料不一致或管理脫節的問題。

4.6 完善檔案制度配備專業人員

電力工程建設涉及內容較多，參建單位也更加復雜，這也導致檔案管理內容逐漸增加，加大了工作人員的工作量。在此背景下，檔案管理人員在歸檔的過程中經常會出現時間混亂、規范性系統性不足，因此，實際工作中要求檔案管理團隊要制定管理方法以及工作細則等具體工作制度，明確工作流程并嚴格執行，做好監督管控。除此之外，專業的管理人員也是強化管理水平的重要基礎，應配備專業檔案管理人才，并做好基礎設施設備和電子檔案管理信息系統建設投入。每一位管理人員均要圍繞工程全周期完成檔案收集。例如，在前期設計階段，應做好設計圖的收集，并做好圖紙會審、交底和修改修正的過程記錄和信息更新。開工之后，要設立專門的辦公室并配置資料管理人員完成標準化檔案管理。項目完工后，應確保竣工圖修改到位并與實際相符。在此過程中，應確保檔案信息資料安全管理，并借助信息化管控系統提升檔案歸檔效率，強化檔案信息的共享質量，優化工作人員業務水平。除此之外，在日常工作中，企業也要做好檔案業務技能培訓，強化工作人員對檔案管理的認知，使其能夠處理好細節問題，加強檔案的準確性和精準度，進一步發揮檔案管理作用價值。

4.7 協調做好檔案文件材料移交前的復核工作

為確保建設項目檔案的完整、準確性和系統、有效性，在所有檔案文件材料移交前必須要再一次復核，填寫移交簽證單，經本單位檢查、監理審查、工程質量部門復核、檔案部門審核，包括檔案數量、質量以及文件信息安全等，在負責人簽字之后才能夠進行移交歸檔。在具體工作中，應注意以下幾方面問題：一是前期文件的收集整理。具體包括可行性研究報告、風險評估資料以及設計圖、項目核準備案等內容。所有資料信息均要逐一收集并檢查，做好信息核對。二是管理過程文件的收集整理。應做好合同、招標文件、質量管理等資料歸檔。此方面資料收集要求工作人員要細化工作內容，保持高度的責任心，做好全方位信息收集。三是建設過程原始記錄的收集整理。在實際施工過程中，應該針對工程進展、材料使用情況、施工狀況做好數據記錄。應該先明確收集內容并檢查原始記錄的精準度，做好質量管控，防止出現沒有簽收已經簽字的情況，影響檔案整體質量。四是進一步加強檔案信息化建設。統一使用電子檔案管理系統，全面推進企業數字檔案館（室）建設，利用數字技術對檔案工作全面創新，進一步推動檔案工作數字化轉型和高質量發展。

總而言之，電力工程項目檔案管理工作較為復雜，為有效解決現有問題，需要檔案部門和工程技術部門做好制度建設并優化管理流程，確保每一位工作人員都能夠了解自身職責要求，做好細節管理，提高信息資料收集與整理質量，為后續檔案運用和管理優化創造良好的條件。

結語

綜上所述，電力工程檔案管理是企業運營管理中非常重要的內容之一。在新時代背景下，電力工程項目流程不斷完善，工作內容也在逐漸進行科學調整。在此過程中，檔案管理必須要從機制、人員配備以及日常管控方面全面優化，加大檔案管理的精準度和規范度，這樣才能夠全方位提升電力工程項目檔案管理水準，促進經濟社會進步。

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作者簡介：玉聞叫（1974— ），傣族，本科學歷，大唐云南發電有限公司高級政工師（副高級），工作研究方向：電力企業檔案、檔案數字化。