X物流公司內控制度優化建議

文/王璐

1.引言

近年來，伴隨著我國科技經濟的不斷發展，各個行業迎來了高速騰飛的黃金發展時代，其中物流運輸物流行業也不例外。越來越多的物流公司正在擴大其基礎設施，因此投資每年都在增加。然而，由于物流本身具有復雜性特點，加上準備時間長，期間可能存在著諸多專業問題以及其他各種風險，因此失敗的情況屢見不鮮。這些物流的失敗結果不僅沒能達到企業預期制定的計劃目標，還造成投資以及資源的浪費，甚至給社會帶來了不良影響。目前，大多數企業通過引進先進技術和創新技術，管理理念和管理模式也在發生變化，隨著物流運輸業在市場上競爭力的提高，企業內部控制的優化和創新需要適應當前物流運輸的發展要求，更好地為物流運輸服務，最大限度地提高企業的經濟效益。在對X公司物流運輸進行一番深入分析之后，探索具體的物流內控及對內控制度進行優化的改進方案。該研究不僅將促進內控理論和風險管理理論在實際工作中的應用，并且在日后的實踐中也會為同類物流在內控制度物流運輸等方面起到應有的借鑒作用。基于以上原因，本文將借助X公司對物流運輸活動的每個流程環節進行深入細致的分析，旨在找出內部控制上存在的問題并提出針對性的優化方案，設立一套符合企業管理情況的內部控制制度體系。

2.X物流運輸物流有限公司內部控制制度分析

2.1內部控制環境分析。X物流是一家專業性的貨運服務中心，承接運城市至全國各大中城市貨物運輸，及周邊地區和省內短駁。擁有車型4.2-18米，可承載3-200噸各類貨物，以“安全、快捷、誠信”為服務宗旨，堅持以客戶為中心，為客戶提供準確、可靠、安全、及時的服務。物流運輸公司的大多數高級管理人員都是專業的物流運輸者，但在內部控制和風險管理方面經驗不足，同時由于對內部控制的認知過少，高級管理層對內部控制制度的實施和規范也存在一定的擔憂，實施過程中可能會影響某些人的個人利益，使高級管理層保持一種死板陳舊的內部控制管理理念，選擇對內控制度的建立與完善敷衍了事、流于形式。此外，管理層對于內部控制管理理解過于簡單，對內控制度的物流運輸也沒有很深入的了解，而企業內部的員工對此更是知之甚少。上述原因導致物流運輸公司控制環境混亂，拉低了企業內部控制的管理水平。

2.2內部控制制度分析。（1）分析崗位分工與授權內控制度有效性。即使X公司規定了物流運輸的一般程序，但遇到人員數量不足或者監督不力的特殊情況出現時應該如何處理并未做出詳細規定，這是一個很大卻又很容易被忽視的漏洞；更重要的是，制度中只提到流程的程序，并沒有涉及明確的崗位分工和授權審批制度，也沒有提到經辦人的職責分離制度，以此很有必要在相互節制方面加強關鍵職位的授權和分工。（2）分析資金安全管理中的大額現金收支。翻閱去年X公司的現金賬簿和原始收據，發現X公司在去年的第一階段處于大額取款、大額現金支付（一次性支付1萬以上）的情況，詳見表1。經分析上述表格數據發現：8-10月三個月之間涉及大額現金收入總交易筆數達到22筆，平均每月超過7筆，單筆平均金額達到15.68萬元；大額現金支出總交易筆數達到18筆，平均每月達到6筆，單筆平均金額達到8.17萬元。而經調查同行業平均每月大額現金收入交易筆數為6筆，單筆平均金額不超過14萬元；大額現金支出交易筆數為6筆，單筆平均金額不超過8萬元。對比可見，X物流運輸物流有限公司的大額現金收支活動高于同行業平均水平。通過特殊渠道得知，X公司的大額現金收入通常是從銀行存款中提取現金備用，每一筆的額度都超過了4.8萬元，而支付工資和報銷各項日常費用導致了大額的現金支出。但比對原始憑證發現，整個提現過程只看到了銀行轉賬單和現金轉賬支票，沒有任何能夠體現進行了批準程序的實踐證明。以上種種跡象表明，在X公司的物流活動中比較頻繁地發生大額現金收支交易事項，卻并沒有任何關于大額現金收支控制的制度體現，企業的內控制度體系有所缺陷，需要健全及細化。

表1 公司大額現金收支情況表

2.3對內控制度貫徹力度分析。X物流運輸物流有限公司成立一年多以來，無論是資金管理、質量安全管理還是財務預算管理方面都建立了相應的控制管理制度，但在X公司的實際內部控制活動中，由于X公司存在人員素質參差不齊和監督檢查不力等問題，使得管理制度執行力與管理目標差距巨大。從實踐來看，X公司制定的一系列管理制度往往并不能真正執行到位。此外，在財務內部控制管理過程中，企業大多采取的是傳統意義上的管理方式，例如人工管理很難進行評價和記錄，而且浪費資源，提高企業物流運輸成本。除此之外，在企業實際的內部管理中并沒發現存在針對性的績效考核活動，規定的績效考核制度并沒有得到執行，公司利益受到損失，同時還使企業財務陷于極大的風險之中。

3.優化和改進X物流運輸物流有限公司內控制度建議

3.1改善內部控制環境。為了實現改善企業的內部控制環境的目標，只有通過樹立起全體員工的內部控制意識才能達到。因此，提高企業人員的整體素質是物流企業內部控制最基本的方法，比如要加強對內部控制制度的宣傳和指導，定期外聘內部控制方面的專家對員工進行風險和司法教育，讓職工樹立起內部風險控制意識；尤其是管理層，更要充分了解內部控制理論和風險管理理論，企業應該定期對管理層進行相關方面的培訓，不能只有物流方面的專業能力，在思想上更要重視內部控制制度的物流運輸。

3.2強化內部控制制度建設。（1）建立明確的崗位分工與授權機制。首先，合理制定制度可以有效規范行為，確保業務中所有不一致的立場不混淆，明確各部門的責任和權力。其次,根據特點，指派具有相關技能的工作人員執行操作。每個流程的操作者應具有良好的職業道德和專業素質，物流的主要操作者必須經過工作認證持證上崗。最后,明確經辦者的責任范圍和工作要求。與相關的業務建立嚴格的審批制度，明確各項控制措施，審批人應當具有與相關業務審批制度的規定，在不得超出其規定權限的范圍內進行審批。經辦者有權拒絕辦理在授權范圍以外進行審批的操作，并應及時準確地向上級報告情況。（2）加強物流預算及價款支付控制。①要加強對物流造價的預算控制。在內部建立預算環節控制制度，事先做好市場調查，編制造價預算表，一切按計劃進行，避免出現數量上的缺失、重復和不準確等。②要加強物流價款的支付控制。制定物流價款支付進度的控制制度,特別是對大金額的交易，應對價款支付的條件、方式以及會計核算程序作出強制要求,會計師、財務人員應當對合同約定的支付方式、支付申請和審批意見等進行審查，審查合格后應當審查價格支付程序，保障會計信息的準確性和及時性。

3.3加強內部控制制度的落實。（1）細化和明確風險管理責任。對于物流運輸企業來說，必須強化相關工作人員的責任分工，細化責任內容，尤其是管理層和負責財務工作的人員，充分提升他們的工作效率和作用，保證無論在哪一環節出現問題，都能各盡其責。要定期檢查相關制度的落實情況，摸排調查各個部門員工是否按規定辦事，防止“制度只是一紙空話”而導致的工作效率低下，甚至出現物流運輸企業的重大財務問題。還應建立起負責風險管理的獨立部門，同時應嚴格按照企業內部控制的有關制度規定，實行現代化企業管理，引入信息化數據化的監控監督管理系統，不要一味依靠人力管理，以此確保企業重視風險管理工作，實施內部環境控制和風險控制。（2）提升內部人員綜合素質。內控制度的落實不到位，主要是因為X的內部控制結構中沒有相關專業人員作保障，因此必須想辦法引進相關經驗豐富的專業人員，以確保內部控制物流運輸方面人力資源數量和質量都要充足。一方面為了充分調動員工的積極性，明確和落實各項獎懲措施，樹立良好的內部控制管理意識。另一方面，要提高內控管理人員的專業素質，明確內控人員的相關職能，加強專業培訓，提高相關技能。財務人員尤其是審計人員必須對提高會計信息的敏感性和專業勝任能力，學習與物流相關的專業知識，規范企業財務管理活動。這不僅需要大批專業人才，而且須有一套健全的考核制度。建立并落實人才分層制度，確保財務人員的工作能力，推動企業的經濟效益和提升自身的市場競爭力。C

引用出處

[1]吳秀潔.企業內部控制環境對會計信息質量地影響[J].商業會計,2018,（24）,109～130.

[2]田梅.解析企業內部控制制度的執行[J].會計研究,2020,（5）,85～86.