提升流動(dòng)人員人事檔案信息化水平的幾點(diǎn)思考

陳美然

第七次全國(guó)人口普查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人口約37582萬(wàn)人，與2010年相比增長(zhǎng)69.73%，人口流動(dòng)現(xiàn)象突出，這對(duì)流動(dòng)人口的人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

人事檔案是用人單位選用人才、評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)。做好流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)工作既是人才服務(wù)部門的基本職責(zé)，也是政府服務(wù)民生、產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要抓手。

一、流動(dòng)人員人事檔案的特點(diǎn)

流動(dòng)人員指戶口沒有在居住地但又取得合法居住的人。2021年12月29日中共中央組織部、人力資源和社會(huì)保障部等多個(gè)部門聯(lián)合發(fā)布了《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，該《規(guī)定》的出臺(tái)也對(duì)本單位的流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更多的新要求[1]。以河北省秦皇島市為例，截至2022年12月底，秦皇島市、縣（區(qū)）兩級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)共記錄保存流動(dòng)人才人事檔案信息158932 條，其中在庫(kù)各類流動(dòng)人才檔案128154份，當(dāng)年新接收普通高校畢業(yè)生等各類人才檔案8839份。向各級(jí)各類單位提供檔案查借閱服務(wù)200人次，向服務(wù)對(duì)象個(gè)人提供查借閱服務(wù)2500多人次，依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明、提供政審（考察）服務(wù)1500人次，向海外留學(xué)回國(guó)人員提供檔案接收管理專項(xiàng)服務(wù)30人次。

流動(dòng)人員人事檔案具有下列特點(diǎn)：一是使用頻率高。經(jīng)常根據(jù)需要提供政審材料、出具有關(guān)證明、辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)等業(yè)務(wù)。二是檔案流轉(zhuǎn)速度較快。和其他類型的人事檔案有較大不同的是，流動(dòng)人員的檔案往往會(huì)隨人員本身的工作地或者戶籍所在地的變化而流轉(zhuǎn)。因此，流動(dòng)人員的人事檔案在流轉(zhuǎn)的速度上就會(huì)更快。三是檔案管理難度較大。流動(dòng)人員人事檔案管理工作不僅性質(zhì)較為特殊，也常會(huì)面臨諸多內(nèi)、外部環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息的資料更新不到位、內(nèi)容不完善等問題，均加大了檔案管理的難度。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

新時(shí)期流動(dòng)人員的人事檔案管理信息化建設(shè)成為重要發(fā)展趨勢(shì)，從秦皇島市工作實(shí)踐來看，還存在以下問題：

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)不互聯(lián)、不統(tǒng)一，影響人才服務(wù)信息化深層次建設(shè)

人才服務(wù)工作與就業(yè)工作、社會(huì)保障工作尚需進(jìn)一步融合。目前，公共就業(yè)和社會(huì)保障信息系統(tǒng)發(fā)展充分、技術(shù)成熟并且應(yīng)用廣泛。人才服務(wù)信息化建設(shè)涉及面廣，與公共就業(yè)、社會(huì)保障信息系統(tǒng)既獨(dú)立又交叉、既并行又分離，比如就業(yè)網(wǎng)和人才網(wǎng)求職登記基本相同、失業(yè)登記與人才求職登記功能類似、人才社保信息與社會(huì)保障服務(wù)互聯(lián)不足、人才專業(yè)信息與就業(yè)崗位登記匹配不夠等，從而導(dǎo)致人才服務(wù)信息化的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度不高、資源共享率不強(qiáng)、服務(wù)應(yīng)用面不廣。在實(shí)踐中，秦皇島市人才交流服務(wù)中心多次與公共就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，但由于系統(tǒng)建設(shè)和軟件服務(wù)互為獨(dú)立，無統(tǒng)一接口和技術(shù)構(gòu)架，信息共享化難度較大。同時(shí)，秦皇島市人力資源和社會(huì)保障局已在全局推行了OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，秦皇島市人才交流服務(wù)中心作為所屬事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但與人才服務(wù)信息化平臺(tái)結(jié)合度不夠，導(dǎo)致內(nèi)部辦公系統(tǒng)與外網(wǎng)業(yè)務(wù)缺乏有機(jī)聯(lián)系。

（二）縣區(qū)發(fā)展不平衡、不統(tǒng)一，制約人才服務(wù)信息化向更寬領(lǐng)域推廣

秦皇島市人才交流服務(wù)中心積極向各縣區(qū)人才交流機(jī)構(gòu)推廣信息化建設(shè)模式和構(gòu)架，但從實(shí)際情況分析，各縣區(qū)人才交流機(jī)構(gòu)無論在理念認(rèn)識(shí)還是在技術(shù)資金上都存在不足，有條件的縣區(qū)在積極爭(zhēng)取，條件欠缺的縣區(qū)在等待觀望。同時(shí)，由于人才服務(wù)信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和系統(tǒng)化概念仍未統(tǒng)一，各縣區(qū)對(duì)信息化體系應(yīng)用存在顧慮，秦皇島市在推廣過程中也在探索信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一直接影響了市本級(jí)與縣區(qū)的互通互聯(lián)，無法建立通用數(shù)據(jù)口和統(tǒng)一的信息化模式，制約了縣區(qū)人才服務(wù)信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）內(nèi)外部數(shù)據(jù)交換不及時(shí)、不充分，阻礙人才服務(wù)信息化精細(xì)化運(yùn)行

人事檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)之一便是能利用其中的信息資源數(shù)據(jù)，但實(shí)際上，目前該資源的利用水平還處于淺層，且相關(guān)分析技術(shù)運(yùn)用也不到位，還局限于數(shù)據(jù)的錄入和傳送層面，并未進(jìn)行深層次的挖掘[2]。盡管秦皇島市人才交流服務(wù)中心在對(duì)外服務(wù)方面建立了秦皇島人才網(wǎng)，在對(duì)內(nèi)運(yùn)行方面建立了“海之冀”人事業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，配備了3臺(tái)自助服務(wù)一體機(jī)，但與內(nèi)外信息互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)交換、業(yè)務(wù)辦理分析、流程實(shí)時(shí)監(jiān)控及信息安全管理等要求還存在較大差距。在信息化建設(shè)上，秦皇島市人才交流服務(wù)中心與河北東軟軟件有限公司緊密合作、共同推進(jìn)，在功能需求、模塊設(shè)計(jì)、服務(wù)實(shí)現(xiàn)、技術(shù)支持、開發(fā)運(yùn)營(yíng)和人才培訓(xùn)等方面做了大量工作，但距人才服務(wù)信息化建設(shè)的全方位、全天候目標(biāo)還有很大距離。秦皇島人才網(wǎng)的政務(wù)功能已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是人才招聘和崗位推薦功能仍有待開發(fā)。“海之冀”人事業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)辦公已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，儲(chǔ)存了大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和流程數(shù)據(jù)，但與秦皇島人才網(wǎng)互聯(lián)互通尚未實(shí)現(xiàn)。從實(shí)踐中看，人才服務(wù)與信息技術(shù)的結(jié)合需要長(zhǎng)時(shí)間的探索和運(yùn)行，人才服務(wù)信息化的技術(shù)化運(yùn)行、數(shù)據(jù)化操作還需要不斷加強(qiáng)。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化共享理念

流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)，是相關(guān)人員要轉(zhuǎn)變觀念，真正意義上建立“大數(shù)據(jù)”“信息化”共享理念[3]。為此，需要采取的策略如下：首先，加大宣傳力度，要求人力資源公共服務(wù)中心的各個(gè)部門、各崗位人員都能明確人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義，能正確掌握該項(xiàng)工作信息化建設(shè)的內(nèi)容、實(shí)施流程和可能帶來的效果，為工作開展打好基礎(chǔ)。通過加大宣傳和引導(dǎo)，讓有關(guān)部門人員主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)等有關(guān)的理論知識(shí)和技能，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的支持與配合。其次，在信息化建設(shè)過程中，人力資源公共服務(wù)中心在開展檔案管理工作時(shí)還需轉(zhuǎn)變工作思路，主動(dòng)和各個(gè)用人企業(yè)、高校等之間搭建協(xié)作溝通的對(duì)接關(guān)系，建立雙方間的信息化建設(shè)協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)共享。

（二）核心助力，構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)核心，在于具備一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的目的是能實(shí)現(xiàn)全國(guó)流動(dòng)人員的檔案信息資源共享，為檔案管理信息化的建設(shè)提供強(qiáng)大助推力，提供更為高效的檔案服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事檔案管理制度的改革持續(xù)深化，流動(dòng)人口的數(shù)量明顯增長(zhǎng)，因此，構(gòu)建完善、規(guī)范、全面、通用的數(shù)據(jù)庫(kù)是應(yīng)對(duì)流動(dòng)人口數(shù)量激增下檔案管理問題的可靠手段。第一，要合理規(guī)劃設(shè)計(jì)該數(shù)據(jù)庫(kù)中的各個(gè)子系統(tǒng)，要求所有的子系統(tǒng)都參照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理，避免各種設(shè)備不匹配、軟硬件不兼容問題。在此環(huán)節(jié)中可聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計(jì)子系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的先進(jìn)性和完善性[4]。第二，在全國(guó)各個(gè)地區(qū)，要全面推進(jìn)關(guān)于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用及推廣工作，尤其注意在應(yīng)用該數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中有任何異常及問題，要及時(shí)記錄和反饋，以便修復(fù)完善系統(tǒng)。作為政府部門要發(fā)揮帶頭引導(dǎo)作用，重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性問題，采取相關(guān)措施確保檔案管理信息化水平。第三，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理要遵循相關(guān)的規(guī)章制度，防止檔案資料失泄密等問題出現(xiàn)。

（三）基礎(chǔ)保障，加大資金投入與軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)

流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)需要來自資金、軟硬件、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方面的基礎(chǔ)保障。第一，增加資金投入。地方政府及有關(guān)部門要重視流動(dòng)人員的人事檔案信息化管理工作，重點(diǎn)落實(shí)相關(guān)的專項(xiàng)資金撥款，并將信息化建設(shè)納入規(guī)劃。此外，還要整合資源，適當(dāng)擴(kuò)大資金來源渠道，爭(zhēng)取社會(huì)各界的支持，籌集更多的資金保障流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。第二，加大軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)力度。由于科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)發(fā)展迅猛，各項(xiàng)技術(shù)升級(jí)更新加快，因此軟硬件的基礎(chǔ)優(yōu)化是必然舉措。一方面，要持續(xù)更新現(xiàn)有的硬件設(shè)備，并結(jié)合檔案管理要求和現(xiàn)有的資金條件持續(xù)優(yōu)化，購(gòu)置性價(jià)比高的設(shè)備，讓新舊硬件設(shè)備聯(lián)合，充分發(fā)揮出設(shè)備作用。另一方面，加大對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)工作，確保軟件系統(tǒng)的兼容性和適用性，使其既能滿足流動(dòng)人員人事檔案管理需求，又能和其他企業(yè)或者職能機(jī)構(gòu)對(duì)接，利用先進(jìn)的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資料的檢索、借閱，提升檔案管理相關(guān)服務(wù)效率與質(zhì)量。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。有關(guān)部門可利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)處理流動(dòng)人員的人事檔案信息資源，針對(duì)性地作出分析報(bào)告，為解決各種經(jīng)濟(jì)、學(xué)術(shù)等問題提供可靠依據(jù)。

（四）人才推動(dòng)，提升檔案管理隊(duì)伍人員綜合素養(yǎng)

作為人力資源公共服務(wù)中心必須高度重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力提升人員的綜合素養(yǎng)。第一，要深入研究當(dāng)前從事流動(dòng)人員人事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)、知識(shí)能力架構(gòu)等人力資源條件，并根據(jù)現(xiàn)有人員條件有針對(duì)性地設(shè)計(jì)教育培訓(xùn)體系。第二，在檔案信息化管理的教育培訓(xùn)體系中，要采取專家講座、委培、集中化培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等形式，在培訓(xùn)內(nèi)容上，要大力普及關(guān)于信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)，全面提升人事檔案管理人員的信息素養(yǎng)，善于利用先進(jìn)的信息化技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的改革與升級(jí)[5]。第三，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員主觀能動(dòng)性，搭配完善的人員獎(jiǎng)懲機(jī)制、晉升機(jī)制，有效地引導(dǎo)檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)提升，為流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)助力。

新時(shí)期的流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，仍然存在一些亟待解決的問題，為切實(shí)地推動(dòng)該項(xiàng)工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，可緊扣思想理念、數(shù)據(jù)庫(kù)、資金投入、軟硬件、技術(shù)更新、人才支撐等多個(gè)關(guān)鍵詞采取對(duì)策，進(jìn)一步推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)管理工作的水平更上一層樓，為人力資源公共服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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基金項(xiàng)目：河北省人力資源和社會(huì)保障廳立項(xiàng)課題“秦皇島市流動(dòng)人才人事檔案信息化研究”（JRS-2023-0343）

作者單位：秦皇島市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心