職業院校教學診斷與改進檔案建設及管理研究

張海濤

（廣西國際商務職業技術學院 人文教育學院，廣西 南寧 530007）

職業院校教學工作診斷與改進制度（以下簡稱“教學診改”）的推進和實施，是我國根據職業教育的特點，為從根本上解決技術技能人才培養質量問題而實施的國家策略、國家行動。職業院校在教學診改過程中，要想實現內部質量保證體系的良性運轉，就必須以“診”為基礎（發現問題）、“改”為目標（解決問題），加強過程性管理，通過相關檔案材料來記錄診改過程，反饋診改結果，這給教學診改檔案的建設提供了根本遵循。

一、職業院校教學診改檔案概念界定及研究實踐

（一）概念界定

教學診改是指職業院校根據自身辦學理念、辦學定位、人才培養目標，聚焦人才培養工作要素，查找不足與完善提高的工作過程［1］。因此，教學診改檔案是指職業院校內部質量保證體系建設過程中，直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［2］。目前，部分職業院校對教學診改檔案概念的理解存在一個誤區，即認為教學診改檔案就是教學檔案。職業院校教學診改是以“大教學工作”為對象，教學診改檔案不能簡單地等同于教學檔案。教學檔案主要包括教學管理和教學實踐兩大類，而教學診改檔案還涉及辦學條件、學校管理、制度體系、人才培養質量等方面；教學檔案是常規檔案，教學診改檔案是專題檔案。

（二）研究實踐

筆者在中國知網（CNKI）數據庫、維普中文期刊服務平臺分別以“教學診斷與改進檔案”“教學診改檔案”以及“教學診斷與改進”“教學診改”“診改”“診斷”“內診”并含“檔案”為關鍵詞進行檢索，發現針對教學診改研究的論文有很多，但暫未發現與教學診改檔案相關的研究成果（數據截至2022年9月22日），說明目前針對教學診改檔案的研究還基本處于空白狀態。

二、職業院校教學診改檔案建設的意義

（一）記錄診改過程，反映人才培養動態軌跡

提高人才培養質量是現代職業教育的核心，但由于各種原因，職業院校在人才培養過程中存在一定的問題或瓶頸。因此，教育部2015年開始推動建立職業院校教學工作診斷與改進制度，依據目標鏈和標準鏈，對標人才培養要求，通過對人才培養動態過程進行全面全程監督，發現問題并及時解決問題，形成診改的常態化周期循環。教學診改檔案是職業院校開展“自主檢查—自主診斷—自主反饋—自主改進”工作不斷循環往復過程的規范記錄，其完整記錄了整個診改過程，是人才培養動態運行軌跡的真實呈現。

（二）收集數據信息，為質量監控提供參考依據

教學診改是職業院校查找不足與完善提高的工作過程。何處存在不足，何處需要完善，只靠某個人或某個部門的主觀判斷很難精準把握，而以大量的數據信息為判斷依據可以實現精準“把脈”。因此，教學診改檔案建立的過程也是收集各種數據信息的過程，實時采集各個層面的數據信息并呈現其變化軌跡，及時掌握和分析人才培養工作狀況，全程監控預警，為質量監控提供參考依據，為教育行政部門、學校決策施政提供參考輔助。

（三）規范檔案管理，提升學校治理能力與水平

檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案［3］。檔案工作涉及學校的歷史和根脈，是學校的重要工作。檔案工作的規范程度是衡量學校治理能力和水平的重要標準。教學診改檔案記錄了學校內部質量保證體系的運行情況，是學校檔案的核心和重點，因此規范做好教學診改檔案的收集、整理、立卷及歸檔工作，是營造學校質量管理、質量文化氛圍的重要途徑，也是學校治理能力和治理水平提升的重要標志。

（四）提供檔案查詢，助力教育行政部門監管指導

教學診改是職業院校自主解決問題的主動行為，教育行政部門通過對職業院校的教學診改工作抽樣復核進行監督管理。教學診改復核主要是組織專家組進校聽取教學診改工作匯報、查閱教學診改工作相關檔案材料、召開座談會等方式進行。教學診改復核的時間一般是1～2天，因為時間有限，在教學診改復核過程中，專家組很大層面要借助查閱教學診改檔案材料來分析、判斷、查找問題，并綜合匯報、訪談等渠道得到的信息給出復核結論（反饋意見）。因此，教學診改檔案材料的真實度、規范度、完整度、契合度、科學度對專家組給出的復核結論（反饋意見）有著至關重要的影響。

三、職業院校教學診改檔案建設與發展現狀

（一）思想上重視不夠

2015年教育部發布《關于建立職業院校教學工作診斷與改進制度的通知》，2016年在部分院校開展教學診改試點工作，2017年全面推進教學診改工作。到2022年也就五六年的時間，不少職業院校對如何進行教學診改還處于探索階段，上至學校領導下至師生員工對教學診改檔案的建設還不夠重視，檔案管理人員對教學診改材料的歸檔問題研究不多、經驗不足，師生員工對診改檔案材料收集的積極性不高，二級學院及職能部門對此類檔案材料的歸檔主體不清、標準不一、雜亂無序。

（二）管理上制度缺失

在教學診改檔案的管理上，不少職業院校是參照教學檔案的管理方法進行管理，但實際上這兩種檔案是有很大不同的。《普通高等學校檔案管理辦法》第二十一條規定：教學類檔案主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料［2］。首先，職業院校教學診改工作不僅僅是教學部門的事情，還涉及校辦、宣傳、人事、學工、二級學院等諸多部門；其次，該管理辦法是2008年發布的，而教學診改工作是2015年啟動的，因此《普通高等學校檔案管理辦法》中還無法找到適用于教學診改檔案材料歸檔的條目。不少職業院校出臺了與教學診改相關的制度措施，但是涉及檔案管理方面的內容很少。這就意味著，職業院校在教學診改檔案歸檔范圍、保管時限、操作規程等方面還處于無章可循、無制可依的困境。

（三）操作上歸口多元

教學診改是以“大教學工作”為對象（高職院校有37個診斷點，中職學校有99個診斷點），它包含學校組織的一切有利于學生成長成才的培養活動，涉及學校的各個部門，因此，在實際工作中既有學校層面的檔案材料，又有職能部門和二級學院的檔案材料。再加上教學診改是每年的常規工作，因此產生的檔案材料數量多、種類雜，檔案文件分布碎片化，在實際操作過程中會存在學校與職能部門、二級學院歸檔責任不清楚、歸檔材料不集中、歸檔范圍不統一、保管期限不明確等問題。

（四）載體上形式單一

目前，教學診改檔案的載體主要是沿用傳統的紙質記錄。紙質載體的檔案有其優點，但也存在共享性不足、查找使用不便、多樣化需求不便實現等明顯缺點，因此僅靠紙質檔案很難實現教學診改檔案的完整深入全覆蓋記錄。在信息化、大數據化時代，教學診改檔案的建設也要與時俱進，緊跟時代潮流，實現信息化創建管理的目標。

（五）人員上專業度不夠

通過走訪調研發現，職業院校一般未設置專職的教學診改檔案管理人員。學校層面的檔案管理員一般是由檔案館（檔案室）的有關人員兼任，各職能部門、二級學院的檔案管理員基本上是非專業出身的秘書、辦公室人員、輔導員等兼職擔任。這些兼職人員大多是“半路出家”，沒有系統地學習過檔案學專業知識，對教學診改檔案認識不深，建檔上缺乏統一標準，管理上缺少專業性的指導。工作人員專業素養的不足會直接影響教學診改檔案的建設和管理質量，難以保證教學診改檔案的真實性和完整性，以及檔案價值的實現［4］。

四、職業院校教學診改檔案建設路徑與管理策略

（一）職業院校教學診改檔案的創建

1.創建的主體。教學診改檔案涉及部門多、內容比較廣、跨度比較久、材料總量大。受工作性質、專業背景、業務范疇等因素影響，學校檔案館（室）工作人員和職能部門、二級學院兼職檔案管理人員對教學診改檔案的理論知識和實際業務流程了解不深，在開展編研和信息加工時困難重重［5］。因此，教學診改檔案的創建應以具體診斷點主體責任部門為主，學校專職檔案管理人員進行跟蹤指導。在收集材料的過程中，校檔案館（室）、各職能部門、二級學院、教師和學生要緊密支持和配合。學校層面的教學診改檔案統一交由學校檔案館（室）歸檔保管，其他層面的教學診改檔案由所產生部門歸檔保管。

2.歸檔的范圍。職業院校教學診改檔案具有形成主體多、周期長、類型多樣、碎片化的特點，筆者認為可以建立教學診改專題檔案。專題檔案歸檔范圍可包含兩個方面：一方面主要是職業院校自主教學診改的全過程材料，可以參照《高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案（試行）》和《中等職業學校教學工作診斷與改進指導方案（試行）》文件中的診斷層面，每個層面下再根據具體診斷點進行分門別類的材料歸檔；另一方面主要是其他與教學診改有關的材料，包括教學診改復核專家組進校復核的過程性材料和復核意見、學校所在地區的區域經濟社會事業發展規劃等相關材料。

3.創建的時限。教學診改是為了調整糾偏的持續性工作，上一年度教學診改中發現的問題要納入下一年度的教學診改中，是一個成“8字形質量改進螺旋”持續改進的動態調整過程。因此，教學診改檔案貫穿職業院校辦學過程的始終，要區分不同的價值，劃分不同的保管期限，重要的檔案要永久保管，它是一個學校發展、辦學質量不斷調整提高的歷史見證。

（二）職業院校教學診改檔案的管理策略

1.提高思想認識。職業院校學校領導、中層干部、教師、學生都要充分認識教學診改檔案對增強學校質量責任主體意識、形成有學校特色的校園質量文化的重要作用。通過提高學校人員的思想認識，形成以上率下、人人有責、人人行動的良好氛圍，不斷提升學校教學診改檔案收集、整理、分類、管理、利用的水平。

2.健全管理制度。完善的制度保障是職業院校教學診改檔案規范化建設和管理的基礎。在《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》等相關要求的框架下，職業院校可以結合校情特色，因地制宜地制定教學診改檔案管理規章制度。該規章制度一定要明確教學診改檔案的創建主體、創建范圍、分類標準、保管期限等關鍵問題，同時還要明確各職能部門、二級學院在教學診改檔案建設中的職責，明確責任主體和歸口管理部門，確保教學診改檔案在收集和管理過程中有據可依、有制可循。

3.加強信息化建設。信息化平臺是教學診改信息的重要來源，也是專家組進校進行教學診改復核的必核內容。教學診改相當于學校辦學質量的全面“體檢”，涉及學校人才培養的各個維度，需要強大的信息智能化平臺對學校、專業、課程、教師、學生等層面的有關數據進行采集分析。因此，職業院校需要購買或自主開發建設信息化診斷平臺，將學校的人事管理系統、學生管理系統、教學管理系統、招生就業系統等系統的數據與教學診改預警平臺相互貫通，消除數據“孤島”，實現數據的實時采集、開放共享，服務于教學診改。最終依托平臺利用數據實現實時監控預警、自動診斷、自動生成教學診改報告，形成教學診改實體檔案與電子檔案的有益互補。

4.提高業務能力。教學診改檔案工作人員的業務素養對教學診改檔案的收集、整理、歸檔起著至關重要的作用，因此提高管理人員的業務能力顯得尤為重要。一是可以采用“派出去，請進來”的方式，即定期邀請檔案專家開展專題講座、輸送相關人員參加檔案管理培訓班的模式，提高教學診改檔案工作人員的業務素養。二是通過定期考核或不定期抽查教學診改檔案建設情況的方式，鼓勵工作人員加強業務學習，提高業務水平，將考核結果納入評先評優或績效考核，以此激勵相關工作人員提高自己的業務水平。三是工作人員變動時要做好教學診改檔案的交接和業務傳承，保證教學診改檔案工作的延續性和連貫性。

總之，教學診改檔案見證了學校內部治理結構改革發展的全過程，記錄了學校成長發展的歷史，既是學校迎接教學診改復核的重要憑證，也是學校質量文化氛圍營造的重要載體，更是學校歷史發展路徑中最有價值的原始證明材料。因此，一定要重視教學診改檔案的價值，通過提高全校的思想認識、健全管理制度、加強信息化建設、提高工作人員的業務能力等手段，讓教學診改檔案發揮其應有的價值。